合同歸檔要求

合同歸檔要求合同編號：__________甲方：（全稱：_______________________________地址：_______________________________聯(lián)系人：_______________________________聯(lián)系電話：_______________________________）乙方：（全稱：_______________________________地址：_______________________________聯(lián)系人：_______________________________聯(lián)系電話：_______________________________）鑒于甲方與乙方就_______________________________事項達成一致，為明確雙方的權(quán)利義務，經(jīng)甲乙雙方友好協(xié)商，特訂立本合同，以便共同遵守。第一條歸檔內(nèi)容1.1本合同及其附件；1.2本合同的談判紀要、往來函件及附件；1.3本合同的履行過程中產(chǎn)生的所有書面文件；1.4本合同的解除、終止協(xié)議及履行過程中產(chǎn)生的其他相關(guān)文件。第二條歸檔時間2.1甲方應在合同簽訂后七個工作日內(nèi)，將本合同及其附件、談判紀要、往來函件及附件等一并提供給乙方；2.2乙方應在收到上述文件后七個工作日內(nèi)，對提供的文件進行歸檔；2.3雙方應在合同履行過程中，及時將履行過程中產(chǎn)生的書面文件提供給對方，并由對方進行歸檔；2.4合同解除、終止協(xié)議簽訂后，甲方應在七個工作日內(nèi)將解除、終止協(xié)議及履行過程中產(chǎn)生的其他相關(guān)文件提供給乙方，并由乙方進行歸檔。第三條歸檔方式3.1甲方應將歸檔文件掃描成電子文檔，并以PDF格式存儲在可移動存儲設備（如U盤、移動硬盤等）中，同時提供紙質(zhì)文件；3.2乙方應將歸檔文件存儲在指定的電子文檔管理系統(tǒng)中，同時保留紙質(zhì)文件；3.3歸檔文件應按照文件類型、時間順序進行分類、編號，并編制目錄，以便查找；3.4歸檔文件應由雙方指定專人負責管理，確保文件的安全、完整、準確。第四條保密條款4.1雙方應對在合同履行過程中獲取的對方商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息予以保密；4.2未經(jīng)對方同意，不得向第三方披露歸檔文件的內(nèi)容；4.3雙方在履行本合同時應采取合理措施，防止泄露對方保密信息；4.4本保密條款在合同終止或解除后繼續(xù)有效。第五條違約責任5.1雙方應按照本合同約定履行歸檔義務，如一方未履行或未適當履行，應承擔違約責任；5.2違約方應支付給對方違約金，違約金為本合同標的的1%；5.3本合同約定的違約金不足以彌補對方損失的，違約方還應承擔相應的賠償責任。第六條爭議解決6.1雙方在履行本合同過程中發(fā)生的爭議，應通過友好協(xié)商解決；6.2如協(xié)商不成，任何一方均有權(quán)向合同簽訂地人民法院提起訴訟。第七條其他條款7.1本合同自雙方簽字（或蓋章）之日起生效，有效期為____年；7.2本合同一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份，具有同等法律效力；7.3本合同未盡事宜，可由雙方另行簽訂補充協(xié)議，補充協(xié)議與本合同具有同等法律效力；7.4本合同附件為：_______________________________。甲方（蓋章）：______________________乙方（蓋章）：______________________簽訂日期：______________________一、附件列表：1.本合同及其附件2.談判紀要3.往來函件及其附件4.履行過程中產(chǎn)生的所有書面文件5.解除、終止協(xié)議6.履行過程中產(chǎn)生的其他相關(guān)文件二、違約行為及認定：1.未按照約定時間歸檔：指合同規(guī)定的歸檔時間到期后，一方未將歸檔文件提供給對方。2.未按照約定方式歸檔：指未按照合同約定的歸檔方式進行歸檔，如未將文件掃描成電子文檔或未存儲在指定的電子文檔管理系統(tǒng)中。3.泄露對方保密信息：指未經(jīng)對方同意，向第三方披露歸檔文件的內(nèi)容，導致對方利益受損。三、法律名詞及解釋：1.歸檔：指將合同及其相關(guān)文件進行整理、分類、編號并存儲在指定的管理系統(tǒng)中。2.違約金：指一方未履行或未適當履行合同義務時，應支付給對方的賠償金。3.商業(yè)秘密：指不為公眾所知悉，具有商業(yè)價值，能為權(quán)利人帶來經(jīng)濟利益的信息。4.技術(shù)秘密：指不為公眾所知悉，具有實用性，能為權(quán)利人帶來經(jīng)濟利益的技術(shù)信息。四、執(zhí)行中遇到的問題及解決辦法：1.歸檔文件丟失或損壞：建立備份制度，定期對歸檔文件進行備份，確保文件安全。2.歸檔時間延誤：提前預警，加強溝通，確保歸檔時間得到遵守。3.保密信息泄露：加強保密意識，簽訂保密協(xié)議，對泄露秘密的行為進行追究。4.歸檔方式不規(guī)范：明確歸檔要