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文檔簡介

合同記錄檔案管理制度1.引言本文檔旨在確立和規(guī)范合同記錄檔案的管理制度，以保證合同的存檔、查閱和管理工作的順利進行。該制度適用于公司內(nèi)所有合同的相關檔案管理工作。2.合同記錄檔案的歸檔2.1所有合同的記錄檔案應及時歸檔，并按照合同簽署日期和合同編號進行分類存儲。2.2歸檔人員應確保歸檔文件的完整性和準確性，任何遺漏或錯誤應及時整改。2.3歸檔文件應采取合適的保護措施，確保其安全和保密性。3.合同記錄檔案的查閱3.1任何需要查閱合同記錄檔案的人員應提出申請，并經(jīng)審批后方可查閱。3.2歸檔人員應在規(guī)定時間內(nèi)提供被授權人員所需的合同記錄檔案。3.3查閱人員應妥善保管查閱的合同記錄檔案，不得隨意移動或將檔案外借。4.合同記錄檔案的管理4.1歸檔人員應建立合同記錄檔案管理系統(tǒng)，包括檔案目錄、索引和登記等。4.2合同記錄檔案管理系統(tǒng)應定期進行維護和更新，確保其及時性和完整性。4.3歸檔人員應負責合同記錄檔案的審查、銷毀和轉移等工作。5.合同記錄檔案的保管期限5.1合同記錄檔案的保管期限應根據(jù)相關法律法規(guī)和公司規(guī)定進行確定。5.2歸檔人員應按照規(guī)定的保管期限妥善保管合同記錄檔案，并根據(jù)要求進行備份。6.異常情況處理6.1如發(fā)生合同記錄檔案損毀、遺失或泄露的情況，歸檔人員應立即報告上級并采取緊急措施進行處理。6.2出現(xiàn)異常情況時，歸檔人員應配合相關部門進行調(diào)查和處理，并按照程序進行記錄和報告。7.合同記錄檔案的銷毀7.1合同記錄檔案的銷毀需經(jīng)過合同簽訂雙方的書面同意，并經(jīng)過歸檔人員的審查和備案。7.2銷毀合同記錄檔案應嚴格按照公司規(guī)定的程序和要求進行，確保檔案的安全和保密性。8.相關責任8.1歸檔人員應全面負責合同記錄檔案的管理工作，并保證其準確性和有效性。8.2其他相關人員應配合歸檔人員的工作，確保合同記錄檔案的順利管理和運作。9.附則9.1本制度自頒布之日起正式實施，并作為公司的內(nèi)部規(guī)定。9.2如對本制度有任何疑問或需要修改的地方，請?zhí)岢霾⒔?jīng)過相關部門的批準。以上為《合同記錄檔案管理制度》的內(nèi)容，為確保公司合同記

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