老年活動(dòng)策劃與組織實(shí)施-老年活動(dòng)統(tǒng)籌管理

活動(dòng)財(cái)務(wù)管理活動(dòng)財(cái)務(wù)管理包括從活動(dòng)籌備期的經(jīng)費(fèi)籌措到服務(wù)階段的預(yù)算管理、成本控制，再到結(jié)束階段完成經(jīng)費(fèi)報(bào)銷。一、經(jīng)費(fèi)籌措企業(yè)贊助專項(xiàng)基金公益眾籌個(gè)人資助活動(dòng)籌資二、活動(dòng)預(yù)算活動(dòng)預(yù)算是活動(dòng)工作者在活動(dòng)目標(biāo)的指導(dǎo)下，對(duì)未來活動(dòng)和相應(yīng)的財(cái)務(wù)結(jié)果進(jìn)行充分、全面的預(yù)測(cè)與籌劃，以幫助活動(dòng)管理者更有效地管理活動(dòng)和最大程度實(shí)現(xiàn)活動(dòng)目標(biāo)。020103資源計(jì)劃確定每一活動(dòng)環(huán)節(jié)需要的資源(人力、設(shè)備、材料等)；制訂預(yù)算依據(jù)估算的資源成本分配到活動(dòng)的各環(huán)節(jié)成本評(píng)估對(duì)資源計(jì)劃中所需要的資源成本進(jìn)行估算編制活動(dòng)預(yù)算的環(huán)節(jié)資源計(jì)劃活動(dòng)任務(wù)分解歷史參考活動(dòng)范圍說明資源的取得方式說明資源使用期限估計(jì)01例：資源種類表成本預(yù)估根據(jù)資源需求計(jì)劃及各資源價(jià)格，估算活動(dòng)各環(huán)節(jié)成本的工作。02例：舉辦一個(gè)大型老年活動(dòng)的成本費(fèi)用

一般包括:第一，場(chǎng)地費(fèi)用，包括場(chǎng)地租金、設(shè)施(燈光、音響等)、場(chǎng)地布置等費(fèi)用；

第二，宣傳推廣費(fèi)，包括資料印制費(fèi)、宣傳廣告費(fèi)用等；

第三，管理費(fèi)，包括辦公費(fèi)用、人員經(jīng)費(fèi)、志愿者補(bǔ)貼等；第四，交通費(fèi)；第五，材料費(fèi)、食品費(fèi)和禮品費(fèi)；第六，稅費(fèi)；第七，其他不可預(yù)見費(fèi)，一般為預(yù)算總額的10%-15%。編制預(yù)算預(yù)估成本分配到活動(dòng)各環(huán)節(jié)具體工作中，從而確定活動(dòng)實(shí)際情況的基準(zhǔn)。預(yù)算的目的是通過一系列分析計(jì)算，對(duì)活動(dòng)各環(huán)節(jié)的資源需求情況進(jìn)行預(yù)計(jì)，將估算的費(fèi)用進(jìn)行分配，從而得到活動(dòng)預(yù)算表。03例：活動(dòng)預(yù)算表任務(wù)四：活動(dòng)進(jìn)度管理

活動(dòng)進(jìn)度管理是指在活動(dòng)實(shí)施過程中，對(duì)各項(xiàng)任務(wù)的進(jìn)展程度和最終期限進(jìn)行管理。在執(zhí)行活動(dòng)進(jìn)度表的時(shí)候，經(jīng)常要檢查實(shí)際進(jìn)度是否按計(jì)劃要求進(jìn)行，若出現(xiàn)偏差，便要及時(shí)找出原因，采取必要的補(bǔ)救措施或調(diào)整、修改原計(jì)劃，直至完成活動(dòng)目標(biāo)。{確定活動(dòng)任務(wù)}{活動(dòng)任務(wù)排序}{明確負(fù)責(zé)人}一、明確任務(wù)清單123步驟1【確定活動(dòng)任務(wù)】將整體工作進(jìn)程分解為更小、更易管理的任務(wù)。骨干小組討論組織活動(dòng)所必須的各項(xiàng)工作，尤其是關(guān)鍵性任務(wù)。將所有活動(dòng)列成一個(gè)明確的活動(dòng)清單。專家審定過程?；顒?dòng)范圍資源狀況參與人員風(fēng)險(xiǎn)因素3【活動(dòng)工期估算】

2要找出任務(wù)之間的依賴關(guān)系和工作順序。既要考慮團(tuán)隊(duì)內(nèi)部希望的特殊順序和優(yōu)先邏輯關(guān)系，也要考慮內(nèi)部與外部、外部與外部的各種依賴關(guān)系以及為完成活動(dòng)所要做的一些相關(guān)工作。設(shè)立活動(dòng)里程碑事件是排序工作中很重要的一部分?！净顒?dòng)任務(wù)排序】二、編制進(jìn)度表工作任務(wù)負(fù)責(zé)人工作時(shí)間設(shè)計(jì)邀請(qǐng)函TANG7月28日——8月1日一審邀請(qǐng)函TANG8月1日——8月3日二審邀請(qǐng)函TANG8月3日——8月5日印刷邀請(qǐng)函TANG8月6日——8月10日邀請(qǐng)函寄給名單A的活動(dòng)嘉賓WANG8月11日——8月13日在回復(fù)期內(nèi)確認(rèn)名單A上的活動(dòng)嘉賓WANG8月14日——8月30日邀請(qǐng)函寄給名單B上的活動(dòng)嘉賓WANG8月31日——9月1日在回復(fù)期內(nèi)確認(rèn)名單B上的活動(dòng)嘉賓WANG9月2日——9月15日

案例：邀請(qǐng)會(huì)活動(dòng)（關(guān)鍵任務(wù)）

活動(dòng)進(jìn)度表任務(wù)二活動(dòng)進(jìn)度管理

活動(dòng)進(jìn)度管理是指在活動(dòng)實(shí)施過程中，對(duì)各項(xiàng)任務(wù)的進(jìn)展程度和最終期限進(jìn)行管理。在執(zhí)行活動(dòng)進(jìn)度表的時(shí)候，經(jīng)常要檢查實(shí)際進(jìn)度是否按計(jì)劃要求進(jìn)行，若出現(xiàn)偏差，便要及時(shí)找出原因，采取必要的補(bǔ)救措施或調(diào)整、修改原計(jì)劃，直至完成活動(dòng)目標(biāo)。{確定活動(dòng)任務(wù)}{活動(dòng)任務(wù)排序}{明確負(fù)責(zé)人}一、明確任務(wù)清單123步驟1【確定活動(dòng)任務(wù)】將整體工作進(jìn)程分解為更小、更易管理的任務(wù)。骨干小組討論組織活動(dòng)所必須的各項(xiàng)工作，尤其是關(guān)鍵性任務(wù)。將所有活動(dòng)列成一個(gè)明確的活動(dòng)清單。專家審定過程。活動(dòng)范圍資源狀況參與人員風(fēng)險(xiǎn)因素3【活動(dòng)工期估算】

2要找出任務(wù)之間的依賴關(guān)系和工作順序。既要考慮團(tuán)隊(duì)內(nèi)部希望的特殊順序和優(yōu)先邏輯關(guān)系，也要考慮內(nèi)部與外部、外部與外部的各種依賴關(guān)系以及為完成活動(dòng)所要做的一些相關(guān)工作。設(shè)立活動(dòng)里程碑事件是排序工作中很重要的一部分。【活動(dòng)任務(wù)排序】二、編制進(jìn)度表工作任務(wù)負(fù)責(zé)人工作時(shí)間設(shè)計(jì)邀請(qǐng)函TANG7月28日——8月1日一審邀請(qǐng)函TANG8月1日——8月3日二審邀請(qǐng)函TANG8月3日——8月5日印刷邀請(qǐng)函TANG8月6日——8月10日邀請(qǐng)函寄給名單A的活動(dòng)嘉賓WANG8月11日——8月13日在回復(fù)期內(nèi)確認(rèn)名單A上的活動(dòng)嘉賓WANG8月14日——8月30日邀請(qǐng)函寄給名單B上的活動(dòng)嘉賓WANG8月31日——9月1日在回復(fù)期內(nèi)確認(rèn)名單B上的活動(dòng)嘉賓WANG9月2日——9月15日

案例：邀請(qǐng)會(huì)活動(dòng)（關(guān)鍵任務(wù)）

活動(dòng)進(jìn)度表

任務(wù)五

活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)組織一場(chǎng)成功的老年活動(dòng)，從精心的策劃到實(shí)施環(huán)節(jié)的周密配合，很多的工作都是在幕后完成的，而現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)的焦點(diǎn)往往是活動(dòng)主持人?；顒?dòng)開始后，大家的目光都聚焦在主持人身上，作為氣氛的營(yíng)造者、程序的串連者、活動(dòng)的帶領(lǐng)者、場(chǎng)面的掌控者等多重角色于一身的主持人影響著整個(gè)活動(dòng)的效果。一、氣氛的營(yíng)造者（一）情緒1.把握活動(dòng)定位2.情緒真摯適度（二）語言1.吐字清晰2.語速適中3.音量起伏（三）體態(tài)1.表情2.姿勢(shì)3.手勢(shì)二、程序的連接者（一）熟悉活動(dòng)主持人要與多人聯(lián)系；必須熟悉活動(dòng)的過程，提前背熟主持串詞；了解活動(dòng)策劃者的要求，熟悉各類活動(dòng)的特點(diǎn)；提前熟悉活動(dòng)座位安排、嘉賓單位和姓名；最好對(duì)活動(dòng)對(duì)象比較熟悉。（二）巧于連接根據(jù)“起、承、轉(zhuǎn)、合”把整個(gè)活動(dòng)連綴成一個(gè)有機(jī)的整體。三、活動(dòng)的帶領(lǐng)者

（一）講解法運(yùn)用清晰的語言，通俗易懂的表達(dá)方式對(duì)老年人進(jìn)行活動(dòng)背景、目的介紹，對(duì)重難點(diǎn)步驟進(jìn)行操作說明、具體輔導(dǎo)。（二）示范法在示范過程中，可以根據(jù)動(dòng)作難易程度分類示范。對(duì)于易于掌握的動(dòng)作和操作，按照正常速度示范，對(duì)于重點(diǎn)難點(diǎn)動(dòng)作和操作，可以分解后以較慢的速度示范，便于老人同時(shí)模仿。四、場(chǎng)面的掌控者

（一）引導(dǎo)節(jié)奏主持人在領(lǐng)會(huì)策劃者意圖之后，要能夠掌控活動(dòng)方向，把握活動(dòng)節(jié)奏。（二）應(yīng)變有術(shù)主持一場(chǎng)活動(dòng)，難免會(huì)遇到臨時(shí)性、突發(fā)性、變動(dòng)性的情況，對(duì)此主持人應(yīng)培養(yǎng)處事不驚的能力，沉著應(yīng)對(duì)。

活動(dòng)人員管理活動(dòng)管理的人員特征復(fù)合型人才溝通能力市場(chǎng)的開拓和應(yīng)變能力組織能力和協(xié)調(diào)能力一、志愿者參與動(dòng)機(jī)分析志愿者是指不為物質(zhì)報(bào)酬，基于良知、信念和責(zé)任，自愿為社會(huì)和他人提供服務(wù)和幫助的人。（1）組織認(rèn)可的選擇。（2）志愿者自我實(shí)現(xiàn)的需要。

（3）“以恩報(bào)恩”文化底蘊(yùn)的支撐。

二、志愿者的管理流程計(jì)劃招募定位與培訓(xùn)配置與協(xié)調(diào)激勵(lì)監(jiān)督與評(píng)估（1）志愿者的計(jì)劃志愿者計(jì)劃是根據(jù)活動(dòng)的整體規(guī)劃，分析和預(yù)測(cè)活動(dòng)對(duì)志愿者的需求和志愿者的供給情況，采用多種手段使志愿者資源與活動(dòng)籌辦需求相適應(yīng)的綜合性發(fā)展計(jì)劃。目標(biāo)體系的建立既要符合大型活動(dòng)的要求，還要反映志愿者個(gè)體的要求。要把志愿者已具有的一定需要進(jìn)行專門化分類，并在此分類的基礎(chǔ)上，明確志愿者在整個(gè)大型活動(dòng)管理組織體系的位置和隸屬關(guān)系?；顒?dòng)服務(wù)崗位分析是志愿者招募的前提，主要估算所需志愿者的類型、數(shù)量和應(yīng)具備的條件。（2）志愿者的招募志愿者招募就是大型活動(dòng)通過發(fā)布大型活動(dòng)志愿者需求信息、按要求選拔錄用合乎要求的志愿者的活動(dòng)過程。志愿者為大型活動(dòng)提供服務(wù)有兩種組織形式：一種是集體志愿者，一種是個(gè)體志愿者。從有效協(xié)調(diào)的角度來看，集體志愿者是最理想的組織形式。由于我國(guó)大量的志愿者隸屬于各級(jí)團(tuán)組織的青年志愿者協(xié)會(huì)，因此可以通過團(tuán)組織代為招募。志愿者招募選擇方式一般經(jīng)過以下程序：資格條件審查筆試面試……（3）志愿者的培訓(xùn)志愿者培訓(xùn)就是通過對(duì)志愿者進(jìn)行有關(guān)大型活動(dòng)的相關(guān)知識(shí)和能力培養(yǎng)，使其獲得為大型活動(dòng)服務(wù)所需的知識(shí)和技能的活動(dòng)過程。志愿者素質(zhì)培訓(xùn)：包括待人接物的禮儀、社會(huì)公眾責(zé)任心的加強(qiáng)、組織歸屬感的培養(yǎng)、注重精神層次的培養(yǎng)。崗前定位培訓(xùn)：了解大型活動(dòng)志愿者服務(wù)的政策、程序，以及可能面臨的日常事務(wù)的處理，使志愿者盡快、盡可能多地了解大型活動(dòng)，以適應(yīng)大型活動(dòng)的要求。分類培訓(xùn):根據(jù)志愿者所從事的具體服務(wù)工作的不同，進(jìn)行的不同內(nèi)容的培訓(xùn)。志愿者服務(wù)水平的高低往往是評(píng)價(jià)一個(gè)大型活動(dòng)成功與否的重要指標(biāo)，這與培訓(xùn)水平的高低密切相關(guān)。（4）志愿者的配置與協(xié)調(diào)根據(jù)大型活動(dòng)舉辦工作的需求以及志愿者的供給狀況，將志愿者分配到各個(gè)崗位上，并隨時(shí)根據(jù)大型活動(dòng)的實(shí)際工作需求，對(duì)不同大型活動(dòng)崗位的志愿者進(jìn)行重新分配使用，以保證各項(xiàng)活動(dòng)順利開展。處理合作與協(xié)調(diào)關(guān)系：志愿者與正式員工之間不同部門的志愿者之間統(tǒng)一部門的志愿者之間志愿者崗位配置柔性化，留有適當(dāng)?shù)膹椥钥臻g。（5）志愿者的激勵(lì)志愿者的激勵(lì)就是要設(shè)法讓志愿者將個(gè)人需要與活動(dòng)需要、社會(huì)需要聯(lián)系在一起，使其處于一種互動(dòng)狀態(tài)，在這種狀態(tài)下所付出的努力不僅可以滿足志愿者的個(gè)人需要，同時(shí)也可以滿足大型活動(dòng)的需要并實(shí)現(xiàn)大型活動(dòng)的總體目標(biāo)。福利保障：雖然志愿服務(wù)是無償?shù)姆?wù)活動(dòng)，但必要的福利有助于保障志愿者的積極參與。一般以交通補(bǔ)貼、餐飲補(bǔ)貼為主。西方國(guó)家對(duì)于志愿者的福利保障做得比較好。如法國(guó)，規(guī)定志愿服務(wù)者有一定的補(bǔ)貼，且高于服兵役者，其中包括住房和交通補(bǔ)貼。（6）志愿者的監(jiān)督與評(píng)估對(duì)不良工作表現(xiàn)要給予建設(shè)性的批評(píng)。如果某些志愿者確實(shí)不勝任，應(yīng)委婉予以解職。其他注意事項(xiàng)：1.平等對(duì)待志愿者。2.為每一位志愿者設(shè)立一個(gè)檔案，注明其姓名、通訊地址、家庭電話、志愿工作的日期、感興趣的工作以及工作時(shí)間段。3.正確認(rèn)識(shí)志愿者的服務(wù)有限性，不能對(duì)志愿者提出過分要求。4.為每一位志愿者提供一份工作任務(wù)書，包括工作描述、具體職責(zé)、上級(jí)主管、相關(guān)委員會(huì)、活動(dòng)發(fā)言人等信息。5.為志愿者提供便于識(shí)別的服裝或飾品，如工作服和標(biāo)示飾物等。例：活動(dòng)預(yù)算表任務(wù)四：活動(dòng)進(jìn)度管理

活動(dòng)進(jìn)度管理是指在活動(dòng)實(shí)施過程中，對(duì)各項(xiàng)任務(wù)的進(jìn)展程度和最終期限進(jìn)行管理。在執(zhí)行活動(dòng)進(jìn)度表的時(shí)候，經(jīng)常要檢查實(shí)際進(jìn)度是否按計(jì)劃要求進(jìn)行，若出現(xiàn)偏差，便要及時(shí)找出原因，采取必要的補(bǔ)救措施或調(diào)整、修改原計(jì)劃，直至完成活動(dòng)目標(biāo)。{確定活動(dòng)任務(wù)}{活動(dòng)任務(wù)排序}{明確負(fù)責(zé)人}一、明確任務(wù)清單123步驟1【確定活動(dòng)任務(wù)】將整體工作進(jìn)程分解為更小、更易管理的任務(wù)。骨干小組討論組織活動(dòng)所必須的各項(xiàng)工作，尤其是關(guān)鍵性任務(wù)。將所有活動(dòng)列成一個(gè)明確的活動(dòng)清單。專家審定過程?；顒?dòng)范圍資源狀況參與人員風(fēng)險(xiǎn)因素3【活動(dòng)工期估算】

2要找出任務(wù)之間的依賴關(guān)系和工作順序。既要考慮團(tuán)隊(duì)內(nèi)部希望的特殊順序和優(yōu)先邏輯關(guān)系，也要考慮內(nèi)部與外部、外部與外部的各種依賴關(guān)系以及為完成活動(dòng)所要做的一些相關(guān)工作。設(shè)立活動(dòng)里程碑事件是排序工作中很重要的一部分?！净顒?dòng)任務(wù)排序】二、編制進(jìn)度表工作任務(wù)負(fù)責(zé)人工作時(shí)間設(shè)計(jì)邀請(qǐng)函TANG7月28日——8月1日一審邀請(qǐng)函TANG8月1日——8月3日二審邀請(qǐng)函TANG8月3日——8月5日印刷邀請(qǐng)函TANG8月6日——8月10日邀請(qǐng)函寄給名單A的活動(dòng)嘉賓WANG8月11日——8月13日在回復(fù)期內(nèi)確認(rèn)名單A上的活動(dòng)嘉賓WANG8月14日——8月30日邀請(qǐng)函寄給名單B上的活動(dòng)嘉賓WANG8月31日——9月1日在回復(fù)期內(nèi)確認(rèn)名單B上的活動(dòng)嘉賓WANG9月2日——9月15日

案例：邀請(qǐng)會(huì)活動(dòng)（關(guān)鍵任務(wù)）

活動(dòng)進(jìn)度表

任務(wù)五

活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)組織一場(chǎng)成功的老年活動(dòng)，從精心的策劃到實(shí)施環(huán)節(jié)的周密配合，很多的工作都是在幕后完成的，而現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)的焦點(diǎn)往往是活動(dòng)主持人?；顒?dòng)開始后，大家的目光都聚焦在主持人身上，作為氣氛的營(yíng)造者、程序的串連者、活動(dòng)的帶領(lǐng)者、場(chǎng)面的掌控者等多重角色于一身的主持人影響著整個(gè)活動(dòng)的效果。一、氣氛的營(yíng)造者（一）情緒1.把握活動(dòng)定位2.情緒真摯適度（二）語言1.吐字清晰2.語速適中3.音量起伏（三）體態(tài)1.表情2.姿勢(shì)3.手勢(shì)二、程序的連接者（一）熟悉活動(dòng)主持人要與多人聯(lián)系；必須熟悉活動(dòng)的過程，提前背熟主持串詞；了解活動(dòng)策劃者的要求，熟悉各類活動(dòng)的特點(diǎn)；提前熟悉活動(dòng)座位安排、嘉賓單位和姓名；最好對(duì)活動(dòng)對(duì)象比較熟悉。（二）巧于連接根據(jù)“起、承、轉(zhuǎn)、合”把整個(gè)活動(dòng)連綴成一個(gè)有機(jī)的整體。三、活動(dòng)的帶領(lǐng)者

（一）講解法運(yùn)用清晰的語言，通俗易懂的表達(dá)方式對(duì)老年人進(jìn)行活動(dòng)背景、目的介紹，對(duì)重難點(diǎn)步驟進(jìn)行操作說明、具體輔導(dǎo)。（二）示范法在示范過程中，可以根據(jù)動(dòng)作難易程度分類示范。對(duì)于易于掌握的動(dòng)作和操作，按照正常速度示范，對(duì)于重點(diǎn)難點(diǎn)動(dòng)作和操作，可以分解后以較慢的速度示范，便于老人同時(shí)模仿。四、場(chǎng)面的掌控者

（一）引導(dǎo)節(jié)奏主持人在領(lǐng)會(huì)策劃者意圖之后，要能夠掌控活動(dòng)方向，把握活動(dòng)節(jié)奏。（二）應(yīng)變有術(shù)主持一場(chǎng)活動(dòng)，難免會(huì)遇到臨時(shí)性、突發(fā)性、變動(dòng)性的情況，對(duì)此主持人應(yīng)培養(yǎng)處事不驚的能力，沉著應(yīng)對(duì)。

任務(wù)六

活動(dòng)評(píng)估總結(jié)一、活動(dòng)評(píng)估的定義活動(dòng)評(píng)估是指運(yùn)用科學(xué)的研究方法和技術(shù)，系統(tǒng)地評(píng)估活動(dòng)過程和結(jié)果，考查活動(dòng)的效果是否達(dá)到了預(yù)期目的與目標(biāo)的過程?；顒?dòng)評(píng)估具有持續(xù)性、互動(dòng)性、逐步深入等特點(diǎn)。二、活動(dòng)評(píng)估的意義（一）監(jiān)督工作進(jìn)度起到督促、提醒活動(dòng)工作者注意工作方向和進(jìn)度的作用。（二）鞏固活動(dòng)成果通過活動(dòng)評(píng)估，可以幫助活動(dòng)組織者和活動(dòng)參與對(duì)象回顧活動(dòng)的過程，幫助活動(dòng)參與對(duì)象總結(jié)參與活動(dòng)中的愉快經(jīng)歷，增強(qiáng)今后繼續(xù)參與活動(dòng)的動(dòng)力。（三）進(jìn)行社會(huì)交代活動(dòng)評(píng)估是活動(dòng)組織者向社會(huì)、公眾、上級(jí)主管部門、贊助單位等，交代其在多大程度上實(shí)現(xiàn)了活動(dòng)目標(biāo)和它的社會(huì)功能的過程，說明社會(huì)資源的使用情況和效益，接受社會(huì)公眾的監(jiān)督。三、活動(dòng)評(píng)估的方法活動(dòng)評(píng)估可從以下四方面開展：1.活動(dòng)準(zhǔn)備工作評(píng)估2.活動(dòng)執(zhí)