辦公用品設(shè)備管理辦法

XXX有限公司資料來源于網(wǎng)絡(luò)整理辦公用品設(shè)備管理辦法第一章：前言為進(jìn)一步規(guī)范管理各單位辦公用品設(shè)備的申購及發(fā)放，防止辦公用品設(shè)備的重復(fù)性、浪費型購買，有效控制公司經(jīng)費開支、降低成本，特制定本管理辦法。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了辦公用品及設(shè)備的管理范圍、發(fā)放原則和配備標(biāo)準(zhǔn)。適用于各單位辦公用品設(shè)備的申購發(fā)放。第二章：定義第一條：辦公用品：指日常工作中使用的筆記本、簽字筆、中性筆、復(fù)印紙、計算器等常用及公用辦公物資。主要包括辦公文具、信封、信箋、檔案袋、牌匾、接待用品、名片等。第二條辦公文具：筆類、紙類、文件管理類、裁紙刀等輔助工具等。第三條：辦公設(shè)備：指與日常辦公有關(guān)的家具類、電器類設(shè)施。1.家具類：辦公用桌、椅、凳、柜、普通白板等。2.電器類：電扇、飲水機(jī)、空調(diào)、碎紙機(jī)等。第三章：職責(zé)第一條：行政人事部負(fù)責(zé)辦公用品設(shè)備的統(tǒng)一申購、使用管理、監(jiān)督檢查。第二條：各單位應(yīng)嚴(yán)格按照時間節(jié)點提交辦公用品計劃，按季度指標(biāo)執(zhí)行申購計劃。第三條：采購部負(fù)責(zé)根據(jù)公司下月辦公用品設(shè)備申購計劃，在規(guī)定時間內(nèi)按質(zhì)按價按期按量采購。第四條：各單位對超出購買標(biāo)準(zhǔn)的辦公用品、設(shè)備，必須做出使用計劃，嚴(yán)格履行審批手續(xù)，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)、公司高層批準(zhǔn)后，方可購置。第四章：辦公用品的申購第一條：行政人事部每季度負(fù)責(zé)統(tǒng)計各單位辦公用品庫存及管理人員需求情況，匯總季度內(nèi)辦公用品申購計劃。申購計劃按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，特殊耗材計劃需經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)簽字（或郵件答復(fù)）認(rèn)可后于每季度第一個月10日前提交行政人事部，逾期不報計劃，視為自動放棄領(lǐng)用該季度辦公用品。各單位辦公用品申購計劃中必須注明物品名稱、型號規(guī)格、品質(zhì)要求、物資編碼、單位（必須以常用單位的最小單位）申購數(shù)量等，各單位人員辦公用品的申購標(biāo)準(zhǔn)，按制定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。第二條：行政人事部審核各單位辦公用品申購計劃是否超標(biāo)，其申購物品的種類與數(shù)量是否超出申購范圍。對各單位計劃進(jìn)行匯總，制定季度辦公用品用具申購計劃，通過公司高層審批后，于每季度第一個月15日前交采購部，并同時發(fā)送一份申購計劃給物流部。第三條：采購部于每季度最后一個月25日前把辦公用品用具采購到位。第四條：辦公用品購回入庫時，物流部倉管員須核對其數(shù)量是否與行政人事部的申購計劃數(shù)量一致。如有差異，必須向行政人事部申購人反饋情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確后方能入庫。第五條：辦公用品購回入庫后，由各單位憑留底申購單在一周內(nèi)將所申購的辦公用品用具從物流部領(lǐng)出，物流部需嚴(yán)格按照申購計劃進(jìn)行發(fā)料。第六條：各單位的辦公用品自行指定人員保存，管理人員有需要時再到單位指定人員處領(lǐng)取辦公用品，未用完不得領(lǐng)取。第七條：各單位指定人員在發(fā)放低值非易耗辦公用品時必須要求領(lǐng)用人填寫《低值非易耗辦公用品用具登記表》進(jìn)行嚴(yán)格的登記。該表中所列辦公用品用具在員工離開公司時應(yīng)退還。第五章：辦公設(shè)備管理第一條：辦公設(shè)備的申購由申請單位按照《附屬固定資產(chǎn)管理辦法》執(zhí)行。行政人事部結(jié)合現(xiàn)有資產(chǎn)，對資產(chǎn)申購的必要性、申購資產(chǎn)的型號規(guī)格、配置、通用性及檔次等進(jìn)行審批，各辦公家電家具需要配套申購，不可單獨申購（例：屏風(fēng)卡位和職員轉(zhuǎn)椅配套、洽談臺和洽談椅配套、會議桌和會議椅配套等等）。辦公家電家具由行政人事部統(tǒng)籌規(guī)劃、調(diào)配、管理，并建立管理臺帳。各部門必須設(shè)立兼職家具管理員，負(fù)責(zé)對本部門家具的盤點和本部門家具的使用進(jìn)行監(jiān)督以及臺帳的日常維護(hù)。第二條：各部門兼職家具管理員（名單需報行政人事部備案），對部門家具需建立臺帳，落實每件家具的責(zé)任人，并負(fù)責(zé)對本部門家具盤點（每季度組織對部門內(nèi)部的家具進(jìn)行盤點，將盤點情況于盤點的次日用郵件的方式發(fā)給行政人事部匯總、通報），使用過程中的監(jiān)督，以及報廢的登記。配合行政人事部進(jìn)行不定期檢查。第三條：拆遷辦公家具前必須先報行政人事部審核，由行政人事部統(tǒng)籌安排，各部門不得私自拆遷辦公家具。第四條：借用辦公家具（含接待室、會議室等公共區(qū)域家具），需填寫《家具借用登記表》，經(jīng)行政人事部審批。借用家具在使用過程中損壞的，由借用部門原價賠償。第五條：家電/家具損壞的，由所在部門報行政人事部，由行政人事部統(tǒng)一安排維修，在保修期內(nèi)，由采購部聯(lián)系供貨廠家進(jìn)行維修。第六條：辦公家電家具損壞后，確認(rèn)無法維修的方可予以報廢，由各部門兼職家具管理員填寫報廢申請單、登記，具體流程按《附屬固定資產(chǎn)管理法》執(zhí)行。第七條：各類辦公家電家具報廢折舊必須按照家電家具的使用年限，確定每年和每月的折舊費用；對于報廢率最高的易損家電家具使用年限一般為3年；普通家電家具使用年限為4-8年；600元以上的高值或特殊材質(zhì)等家電家具使用年限為9-15年。第八條：各類辦公家電家具報廢必須進(jìn)行折舊，而尚未計提折舊部分由使用人或部門承擔(dān)，屬使用報廢的家具，按該家具折舊后價進(jìn)行賠償，對于未滿一個月的，按一月計算。第六章：名片申購第一條：各部門人員如需印制名片填寫《宣傳品制作申請表》，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)單位審批批準(zhǔn)后，交由行政人事部審核，審核通過后行政人事部按照宣傳品制作流程處理。第二條：原則上，技術(shù)部門、生產(chǎn)部門、各車間不印制名片（如個別有特殊對外業(yè)務(wù)需求必須印制名片，須經(jīng)公司高層審批同意）。第三條：各部門名片印制的費用計入各部門費用；公司高層名片印制由行政人事部負(fù)責(zé)填寫申請單，經(jīng)行政人事部負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)即可。第四條：各部門每人每次申請的名片數(shù)量，不超過2盒。行政人事部負(fù)責(zé)將《宣傳品制作申請表》與費用情況一起提交財務(wù)部進(jìn)行報賬。第五條：名片印制正常周期為1周，如需要申請加急，請在申請表上注明加急申請原因，二天內(nèi)通知領(lǐng)取。第七章：辦公設(shè)備的申購、領(lǐng)用、轉(zhuǎn)移、報廢由申請單位按照《附屬固定資產(chǎn)管理辦法》中具體流程執(zhí)行。

第八章：急用辦公用品、設(shè)備申購：各單位屬計劃外急用的辦公用品、設(shè)備，可按照《零星采購管理辦法》的相關(guān)流程執(zhí)行。第九章：辦公用品配備及申購原則第一條：部分車間，因生產(chǎn)需要申購的辦公用品費用，不計入月度辦公用品標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)。包含有：大小記號筆（各色）、橡皮筋、油畫筆及印油。第二條：部分低值易耗品如簽字筆管理人員2支/月/人，筆芯1支/月/人；生產(chǎn)類用圓珠筆2支/季/人，筆芯2支/季/人；其他非易耗品1個/季/人；個別單位特殊易耗品另核。第三條：耐用品要求除辦公用品指定管理人員使用一套之外，每辦公室（人數(shù)小于等于10人）公用一套，大于10人的辦公室按公用品套數(shù)：人數(shù)=1:10進(jìn)行配置（計算器領(lǐng)用量視各崗位具體工作內(nèi)容而定）。第四條：各單位因人員新增、減少需改動辦公用品用具數(shù)量，各部門應(yīng)及時調(diào)整。管理類新員工的辦公用品用具按《新員工辦公用品配置單》進(jìn)行初始配置，單位間人員調(diào)動時，被調(diào)動人員將所屬個人辦公用品用具帶入新單位，公司不再另行配置；外聘入職管理人員、非管理人員（含輔助管理人員）聘為管理人員的辦公用品用具根據(jù)實際使用情況公司給予初始配置，管理人員崗位調(diào)換不在本范圍內(nèi)，各單位應(yīng)根據(jù)新入職人員的工作性質(zhì)、工作內(nèi)容在本范圍內(nèi)進(jìn)行計劃配置。第五條：所有打印紙、復(fù)印紙、油印紙、傳真紙、信簽、便簽等，能夠雙面使用的，必須雙面使用；中性筆在筆筒完好的情況下應(yīng)更換筆芯，部分辦公文具（計算器、測量工具、訂書機(jī)、剪刀、裁紙刀、打孔機(jī)等）盡量公用，申領(lǐng)時須以舊換新，不能使用的辦公文具由行政人事部統(tǒng)一報廢；辦公用品申購時，嚴(yán)格按照配置標(biāo)準(zhǔn)，提交詳細(xì)的需求理由。對不提出或如實提出申請理由的，一律駁回。第十章：管理方法及要求第一條：入庫的辦公用品、設(shè)備，相關(guān)負(fù)責(zé)人要清點數(shù)量，驗收質(zhì)量、規(guī)格，對不符合要求的物品要拒絕驗收，驗收后的物品，要擺放整齊、上帳，做到帳物一致。

第二條：物流部應(yīng)建立物資領(lǐng)用發(fā)放臺帳、原始記錄等。第三條：員工離開公司，必須交回辦公用具（如計算器、測量工具等），否則，不予辦理離廠手續(xù)。第四條：原則上要求設(shè)備、產(chǎn)品說明書不予復(fù)印，需復(fù)印的應(yīng)由行政人事部復(fù)印并做好登記備案；第五條：外來應(yīng)聘人員需復(fù)印證件應(yīng)由人力