視頻會(huì)議管理制度

視頻會(huì)議管理制度為了加強(qiáng)全市法院專網(wǎng)視頻會(huì)議管理，充分發(fā)揮我市兩級(jí)法院視頻會(huì)議系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱視頻會(huì)議系統(tǒng)）的作用，確保視頻會(huì)議規(guī)范、優(yōu)質(zhì)、高效、安全運(yùn)行，特制定了本辦法。視頻會(huì)議系統(tǒng)是通過我省法院專網(wǎng)建立的即時(shí)通訊平臺(tái)，是按照最高法院規(guī)劃建設(shè)的全國(guó)法院視頻會(huì)議系統(tǒng)的二級(jí)視頻會(huì)議管理中心及二、三級(jí)視頻會(huì)議會(huì)場(chǎng)。視頻會(huì)議適用于最高法院、省法院、市法院組織的有關(guān)會(huì)議；最高法院對(duì)法院系統(tǒng)轉(zhuǎn)播的中央國(guó)家機(jī)關(guān)的有關(guān)會(huì)議；以及最高法院、省法院、市法院組織的專業(yè)會(huì)議等。為了節(jié)約經(jīng)費(fèi)、提高效率，凡適合以視頻方式召開的會(huì)議，應(yīng)當(dāng)通過視頻會(huì)議方式實(shí)施。兩級(jí)法院要明確職責(zé)，加強(qiáng)管理，切實(shí)保證視頻會(huì)議系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和視頻會(huì)議的順利召開。視頻會(huì)議系統(tǒng)由辦公室和技術(shù)處分別負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)管理、技術(shù)和服務(wù)保障。（一）辦公室職責(zé)：1、制度建設(shè)。負(fù)責(zé)建立和完善視頻會(huì)議相關(guān)制度。2、下發(fā)通知。會(huì)議通知由辦公室至遲在會(huì)前兩天統(tǒng)一下發(fā)。內(nèi)容包括：會(huì)議名稱、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議內(nèi)容、參加人員、會(huì)場(chǎng)設(shè)置、技術(shù)調(diào)試時(shí)間等。4、會(huì)場(chǎng)日常管理。負(fù)責(zé)視頻會(huì)議主會(huì)場(chǎng)主席臺(tái)、桌椅、環(huán)境衛(wèi)生等日常管理。（二）技術(shù)處職責(zé)：1、設(shè)備管理維護(hù)。負(fù)責(zé)視頻會(huì)議系統(tǒng)（包括視頻會(huì)議系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)、主控設(shè)備等技術(shù)設(shè)施）的管理維護(hù)。2、網(wǎng)絡(luò)調(diào)試保障。負(fù)責(zé)會(huì)前會(huì)議室電源、燈光、麥克風(fēng)、音箱、調(diào)音設(shè)備等會(huì)議設(shè)施的檢查維護(hù)和網(wǎng)絡(luò)調(diào)試、會(huì)中網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測(cè)維護(hù)和畫面效果保證及會(huì)后的相關(guān)技術(shù)保障工作。3、資料整理存檔。負(fù)責(zé)視頻會(huì)議系統(tǒng)的操作和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、歸檔。視頻會(huì)議會(huì)場(chǎng)應(yīng)保持良好秩序，參會(huì)人員著裝整齊，會(huì)議期間不得隨意走動(dòng)、交談、接打手機(jī)，視頻會(huì)議室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙。切實(shí)做好視頻會(huì)議的保障工作。（一）視頻會(huì)議系統(tǒng)的使用，由技術(shù)部門嚴(yán)格按照《視頻會(huì)議系統(tǒng)操作規(guī)范和要求（試行）》操作。（二）會(huì)前提前2天進(jìn)行視頻會(huì)議系統(tǒng)的設(shè)備維護(hù)。（三）應(yīng)實(shí)時(shí)監(jiān)控設(shè)備運(yùn)行情況，隨時(shí)與主會(huì)場(chǎng)保持聯(lián)系，及時(shí)調(diào)整鏡頭和麥克風(fēng)。設(shè)備或網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)排除，并向主會(huì)場(chǎng)匯報(bào)。（四）會(huì)議期間，技術(shù)操作人員要堅(jiān)守崗位，主會(huì)場(chǎng)視頻會(huì)議系統(tǒng)操作人員應(yīng)根據(jù)會(huì)議需要及時(shí)間安排，由技術(shù)部門預(yù)先設(shè)計(jì)導(dǎo)播方案，合理切換會(huì)場(chǎng)畫面。（五）會(huì)議期間，除視頻會(huì)議系統(tǒng)操作人員之外，無(wú)關(guān)人員一律不得進(jìn)入設(shè)備操作區(qū)，不得操作與視頻會(huì)議有關(guān)的設(shè)備。（六）會(huì)議期間，未經(jīng)主會(huì)場(chǎng)允許嚴(yán)禁擅自斷開會(huì)議終端，結(jié)束會(huì)議應(yīng)由主會(huì)場(chǎng)來(lái)統(tǒng)一中斷會(huì)議連接。在主會(huì)場(chǎng)中斷會(huì)議后，按操作流程關(guān)閉視頻設(shè)備。第九條視頻會(huì)議系統(tǒng)具有錄像功能，若需要對(duì)視頻會(huì)議進(jìn)行全程錄像，要提前通知技術(shù)部門，并在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)將錄制的`內(nèi)容從系統(tǒng)中導(dǎo)出，并刻錄光盤交由辦公室存檔。第十條做好視頻會(huì)議電子數(shù)據(jù)和有關(guān)資料的保密工作。未經(jīng)會(huì)議主辦部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得對(duì)外公布有關(guān)信息。第一章總則為了正確、規(guī)范的使用視頻會(huì)議系統(tǒng),提高會(huì)議舉辦的效率及質(zhì)量,保證視頻會(huì)議系統(tǒng)能夠長(zhǎng)期有效的運(yùn)行,特制定本制度。第二章管理機(jī)構(gòu)一、成立濱海新區(qū)教委視頻會(huì)議工作領(lǐng)導(dǎo)小組，下設(shè)視頻會(huì)議工作辦公室，設(shè)在教發(fā)院漢沽信息中心。（一）領(lǐng)導(dǎo)小組名單組長(zhǎng)：方華成員：孫群、芮秀艷、三所學(xué)校主管校長(zhǎng)、劉志起、王凱（二）領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)負(fù)責(zé)濱海新區(qū)教育委員會(huì)視頻會(huì)議工作，組織協(xié)調(diào)并監(jiān)督檢查視頻會(huì)議系統(tǒng)使用情況。（三）領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室名單主任：王凱成員：徐小強(qiáng)，盧素云，劉新梅（四）校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)小組各視頻會(huì)議中心所在校成立領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)視頻會(huì)議系統(tǒng)日常運(yùn)行與管理。組長(zhǎng)：學(xué)校一把校長(zhǎng)副組長(zhǎng)：主管校長(zhǎng)成員：電教（信息）主任及一至兩名技術(shù)人員。第三章設(shè)備管理視頻會(huì)議系統(tǒng)主要由攝像頭、話筒、會(huì)議專用電腦、圖像顯示設(shè)備、音響設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等構(gòu)成。視頻會(huì)議系統(tǒng)設(shè)備是會(huì)議專用設(shè)備，使用之前必須通過會(huì)議系統(tǒng)預(yù)約登記，登記成功之后方可使用（包括學(xué)校日常使用也要履行登記手續(xù)）。嚴(yán)禁在視頻會(huì)議專用電腦上安裝其他無(wú)關(guān)軟件，并定期做好病毒防護(hù)等安全維護(hù)工作。視頻會(huì)議系統(tǒng)的各項(xiàng)設(shè)備參數(shù)是已經(jīng)設(shè)定好的，與會(huì)人員在使用時(shí)，不得隨意更改。五、視頻會(huì)議系統(tǒng)設(shè)備由所在校指定專人進(jìn)行保管和日常維護(hù)；視頻會(huì)議工作領(lǐng)導(dǎo)小組工作辦公室指定專人提供技術(shù)保障、負(fù)責(zé)定期進(jìn)行視頻會(huì)議系統(tǒng)的檢查，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備、軟件及線路等出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行設(shè)備維修、軟件調(diào)試及故障排除。第四章會(huì)議管理視頻會(huì)議的召開本著節(jié)約經(jīng)費(fèi)、提高會(huì)議效率的原則進(jìn)行，凡是適合以視頻會(huì)議方式召開的會(huì)議、培訓(xùn)等，應(yīng)通過視頻會(huì)議方式實(shí)施。各部門如使用視頻會(huì)議，需由視頻會(huì)議申請(qǐng)人提前一周在OA系統(tǒng)中進(jìn)行預(yù)約，緊急會(huì)議需提前三天進(jìn)行申請(qǐng)。會(huì)議預(yù)定好以后，主辦部門要通知視頻會(huì)議系統(tǒng)所在校的主管校長(zhǎng)和領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室主任王凱，然后再通知參會(huì)人員會(huì)議的時(shí)間和主題。領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室成員在接到會(huì)議召開任務(wù)后，會(huì)議當(dāng)天如有其他工作，及時(shí)向主管校長(zhǎng)請(qǐng)示，協(xié)調(diào)工作安排。五、各視頻會(huì)議系統(tǒng)技術(shù)人員要在會(huì)議開始前半小時(shí)準(zhǔn)時(shí)打開設(shè)備，隨時(shí)與各會(huì)場(chǎng)進(jìn)行視頻和音頻的效果調(diào)試，確保視頻會(huì)議的正常使用，如發(fā)現(xiàn)問題，要及時(shí)向新區(qū)教委視頻會(huì)議管理人員反映，排除故障。調(diào)試完畢的單位，必須將麥克調(diào)至關(guān)閉狀態(tài)，以免分會(huì)場(chǎng)聲音傳至主會(huì)場(chǎng)，影響整個(gè)會(huì)議效果。六、所有參會(huì)人員必須提前10分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)，保持會(huì)議嚴(yán)肅性，嚴(yán)禁遲到、早退現(xiàn)象。七、視頻會(huì)議進(jìn)行過程中，各參會(huì)單位應(yīng)保持會(huì)場(chǎng)安靜，會(huì)議中如有單位需要發(fā)言時(shí)，方可打開麥克進(jìn)行講話，除發(fā)言單位外，所有分會(huì)場(chǎng)均關(guān)閉話筒。第五章其他一、視頻會(huì)議設(shè)備放置環(huán)境要做到干燥、防水、防塵并保持溫度不要過高。二、會(huì)議結(jié)束后要及時(shí)關(guān)閉各項(xiàng)設(shè)備電源。為切實(shí)加強(qiáng)我縣電子政務(wù)網(wǎng)視頻會(huì)議系統(tǒng)管理，規(guī)范會(huì)議流程，提高會(huì)議效率和質(zhì)量，確保電子政務(wù)網(wǎng)視頻會(huì)議系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運(yùn)行，結(jié)合我縣實(shí)際，制定本辦法。一、適用范圍縣委、縣人大、縣政府、縣政協(xié)、縣紀(jì)委、縣人武部、縣法院、縣檢察院及縣委各部門、縣直各單位、鄉(xiāng)鎮(zhèn)(工業(yè)園、街道辦)等運(yùn)用電子政務(wù)網(wǎng)視頻會(huì)議系統(tǒng)召開的會(huì)議。本著節(jié)約經(jīng)費(fèi)、提高會(huì)議效率的原則召開視頻會(huì)議;凡適宜以視頻會(huì)議方式召開的會(huì)議、組織的培訓(xùn)等，原則上通過視頻會(huì)議方式實(shí)施。二、會(huì)場(chǎng)分布(一)主會(huì)場(chǎng)。主會(huì)場(chǎng)設(shè)在武寧縣市民服務(wù)中心北樓西頭9樓視頻會(huì)議室(120人)和西頭連廊6樓視頻會(huì)議室(40人)。同時(shí)，以上2個(gè)縣本級(jí)主會(huì)場(chǎng)均可作為國(guó)家、省、市視頻會(huì)議的分會(huì)場(chǎng)。(二)分會(huì)場(chǎng)。分會(huì)場(chǎng)設(shè)在各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府(工業(yè)園、街道辦)視頻會(huì)議室(21個(gè))。三、組織分工(一)縣政府信息辦：負(fù)責(zé)統(tǒng)籌安排全縣視頻會(huì)議和受理縣直單位召開視頻會(huì)議的申請(qǐng);負(fù)責(zé)視頻會(huì)議系統(tǒng)技術(shù)保障和運(yùn)行維護(hù);負(fù)責(zé)對(duì)各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分支節(jié)點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)督、檢查和技術(shù)指導(dǎo)，并制訂相關(guān)制度和應(yīng)急預(yù)案，定期檢查設(shè)備和線路;召開視頻會(huì)議期間，安排專人進(jìn)行技術(shù)保障;負(fù)責(zé)聯(lián)系主辦單位做好會(huì)務(wù)工作。(二)縣供電公司：負(fù)責(zé)保障視頻會(huì)議系統(tǒng)的電力供應(yīng)，做好可能影響正常供電的例行檢修、維護(hù)等工作。(三)縣移動(dòng)公司：負(fù)責(zé)維護(hù)視頻會(huì)議系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)資源，保障電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)鏈路暢通、連接穩(wěn)定;做好可能影響網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)睦袡z修、維護(hù)等工作。(四)各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府：負(fù)責(zé)本鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會(huì)場(chǎng)視頻會(huì)議系統(tǒng)的管理和使用，并指派專人負(fù)責(zé)視頻會(huì)議系統(tǒng)的維護(hù)、管理和使用。四、會(huì)議通知(一)確需使用視頻會(huì)議系統(tǒng)召開會(huì)議的縣直單位，必須提出書面申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可下發(fā)會(huì)議通知。(二)會(huì)議通知的主要內(nèi)容為會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)對(duì)象、視頻會(huì)議聯(lián)調(diào)時(shí)間、會(huì)前設(shè)備聯(lián)調(diào)時(shí)間和會(huì)議要求等。視頻會(huì)議聯(lián)調(diào)時(shí)間應(yīng)確定在召開會(huì)議前1天，會(huì)前設(shè)備聯(lián)調(diào)時(shí)間應(yīng)確定在召開會(huì)議前2小時(shí)。五、會(huì)議流程(一)會(huì)議申請(qǐng)1、視頻會(huì)議主辦單位(以下簡(jiǎn)稱“主辦單位”)應(yīng)提前3個(gè)工作日向縣人民政府信息化工作辦公室書面申請(qǐng)(填寫申請(qǐng)表，見附件)使用視頻會(huì)議系統(tǒng)召開會(huì)議，其中應(yīng)急指揮等特殊會(huì)議經(jīng)批準(zhǔn)后可立即申請(qǐng)召開。2、經(jīng)批準(zhǔn)使用視頻會(huì)議系統(tǒng)召開會(huì)議的，主辦單位要及時(shí)下發(fā)會(huì)議通知，加強(qiáng)與縣政府信息辦溝通，并按照要求做好會(huì)務(wù)等相關(guān)工作。(二)會(huì)前準(zhǔn)備1、視頻會(huì)議所需資料的搜集和分發(fā)由主辦單位負(fù)責(zé)，同時(shí)，主辦單位要將會(huì)議通知、會(huì)議議程、需演示的電子文檔等資料提前2個(gè)工作日?qǐng)?bào)送至縣政府信息辦。如需鄉(xiāng)鎮(zhèn)同志進(jìn)行大會(huì)發(fā)言，主辦單位要將發(fā)言順序等提前1個(gè)工作日告知縣政府信息辦。2、主辦單位要提前做好視頻會(huì)議的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，加強(qiáng)與縣政府信息辦溝通和聯(lián)系，確保會(huì)議順利進(jìn)行;召開會(huì)議的當(dāng)天，主辦單位負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)工作的同志需提前1小時(shí)到達(dá)會(huì)場(chǎng)，做好會(huì)議簽到、督查、服務(wù)、溝通和協(xié)調(diào)等工作。3、縣政府信息化辦根據(jù)會(huì)議要求做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，指派技術(shù)人員，做好設(shè)備檢測(cè)和聯(lián)調(diào)等工作，并加強(qiáng)與縣移動(dòng)公司對(duì)接，確保網(wǎng)絡(luò)暢通、穩(wěn)定。4、視頻會(huì)議聯(lián)調(diào)。縣政府信息辦接到視頻會(huì)議通知后，提前2個(gè)工作日通知各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會(huì)場(chǎng)管理人員進(jìn)行設(shè)備聯(lián)調(diào)(原則上安排在會(huì)議前1天)。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會(huì)場(chǎng)視頻會(huì)議管理人員要嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)間、操作規(guī)程等進(jìn)行設(shè)備聯(lián)調(diào)，確保本鄉(xiāng)鎮(zhèn)視頻會(huì)議系統(tǒng)正常使用;如視頻系統(tǒng)出現(xiàn)問題，要在第一時(shí)間向縣政府信息辦報(bào)告。5、會(huì)前設(shè)備聯(lián)調(diào)。視頻會(huì)議召開前2小時(shí)，縣政府信息辦要對(duì)視頻會(huì)議系統(tǒng)進(jìn)行最后聯(lián)調(diào)，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會(huì)場(chǎng)要對(duì)系統(tǒng)視頻和音頻傳輸情況進(jìn)行最后檢查，如視頻系統(tǒng)出現(xiàn)問題，要及時(shí)向縣政府信息辦和主辦單位報(bào)告。會(huì)前設(shè)備聯(lián)調(diào)完成后，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會(huì)場(chǎng)要將視頻畫面調(diào)至全景，并關(guān)閉麥克風(fēng)。(三)會(huì)間管理1、會(huì)議期間，主會(huì)場(chǎng)及各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會(huì)場(chǎng)管理人員要全程監(jiān)控設(shè)備運(yùn)行情況，非管理人員不得操作視頻會(huì)議設(shè)備;各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會(huì)場(chǎng)要根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)情況及時(shí)調(diào)整攝像頭和麥克風(fēng);除大會(huì)發(fā)言鄉(xiāng)鎮(zhèn)外，其他鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會(huì)場(chǎng)要將麥克風(fēng)調(diào)整至靜音狀態(tài)。2、會(huì)議期間，主會(huì)場(chǎng)及各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會(huì)場(chǎng)參會(huì)人員要保持好會(huì)場(chǎng)秩序，遵守會(huì)場(chǎng)紀(jì)律，禁止使用手機(jī)、吸煙、在設(shè)備前后走動(dòng)、在會(huì)議室和控制室附近施工等影響音頻和視頻效果的行為。(四)會(huì)后安排會(huì)議結(jié)束后，由主會(huì)場(chǎng)統(tǒng)一斷開系統(tǒng)連接后，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會(huì)場(chǎng)方可關(guān)閉視頻會(huì)議系統(tǒng)設(shè)備并斷開電源。(五)故障處理在設(shè)備聯(lián)調(diào)或會(huì)議過程中，如網(wǎng)絡(luò)或設(shè)備出現(xiàn)問題，致使鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會(huì)場(chǎng)無(wú)法連通主會(huì)場(chǎng)的，經(jīng)應(yīng)急處置后，仍然無(wú)法連接主會(huì)場(chǎng)的，要及時(shí)向主辦單位和縣政府信息辦報(bào)告，并組織參會(huì)人員到就近的鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會(huì)場(chǎng)參加會(huì)議。六、會(huì)場(chǎng)要求(一)主會(huì)場(chǎng)依據(jù)會(huì)議需求設(shè)置“XXX工作視頻會(huì)議”會(huì)標(biāo)，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會(huì)場(chǎng)應(yīng)擺放全縣統(tǒng)一的鄉(xiāng)鎮(zhèn)名稱標(biāo)識(shí)牌，不得懸掛與會(huì)議內(nèi)容不相符的橫幅。(二)會(huì)場(chǎng)內(nèi)視頻設(shè)備要放在固定位置，不得隨意拆裝，并配備安全可靠的電源和網(wǎng)絡(luò)接口。(三)會(huì)場(chǎng)要具備良好的照明條件，并做好設(shè)備防塵和保潔工作，確保視頻圖像清晰，同時(shí)，要加強(qiáng)會(huì)場(chǎng)安全管理。七、人員管理(一)主會(huì)場(chǎng)的視頻會(huì)議系統(tǒng)由縣政府信息辦負(fù)責(zé)管理、使用和維護(hù)。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會(huì)場(chǎng)的視頻會(huì)議系統(tǒng)由各鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理、使用和維護(hù)，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)要明確1位分管領(lǐng)導(dǎo)(原則上為常務(wù)副鄉(xiāng)鎮(zhèn)長(zhǎng))，落實(shí)1至2名管理人員負(fù)責(zé)日常管理、使用和維護(hù)。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會(huì)場(chǎng)管理人員如有變動(dòng)，要及時(shí)向縣政府信息辦報(bào)告，以便對(duì)其進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)。2.主會(huì)場(chǎng)及各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會(huì)場(chǎng)視頻會(huì)議系統(tǒng)管理人員要熟悉并掌握視頻會(huì)議系統(tǒng)的各項(xiàng)操作規(guī)程。八、設(shè)備管理(一)視頻會(huì)議系統(tǒng)依托政務(wù)外網(wǎng)運(yùn)行，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)要加強(qiáng)電子政務(wù)機(jī)房及“鄉(xiāng)鄉(xiāng)通“網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的維護(hù)管理(電子政務(wù)機(jī)房必須安裝空調(diào))，除雷雨天氣外設(shè)備應(yīng)長(zhǎng)期保持開機(jī)狀態(tài);定期檢查設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)，發(fā)現(xiàn)問題要第一時(shí)間向縣政府信息辦報(bào)告，及時(shí)排查和處理。(二)視頻會(huì)議系統(tǒng)設(shè)備是會(huì)議專用設(shè)備，管理人員要定期對(duì)視頻會(huì)議系統(tǒng)進(jìn)行檢查。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備、軟件及線路等出現(xiàn)故障，要第一時(shí)間向縣政府信息辦報(bào)告，