小型公司行政管理制度

行政管理制度總則為加強公司行政后勤規(guī)范化管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，給員工創(chuàng)造一個舒適的生活環(huán)境，公司現(xiàn)制定本制度。禮儀紀律（一）遵守國家法律、法規(guī)，遵守公司的各項規(guī)章制度及所屬部門的管理實施細則（二）熱愛公司，熱愛本職工作，關(guān)心并積極參與公司的各項管理。（三）樹立全局觀念，服從指揮，主動配合，共同搞好相關(guān)工作，充分發(fā)揮團隊精神。遵守社會公德，團結(jié)友愛，相互尊重，禮貌待人，樹立公司良好形象。保守公司商業(yè)機密，愛惜公司財物，自覺維護公司的團結(jié)穩(wěn)定及良性運作。（六）不營私舞弊，不濫用職權(quán)，不拉幫結(jié)派，自覺維護公司的團結(jié)穩(wěn)定及良性運作。恪守職責(zé)，不越權(quán)行事，如遇緊急情況，妥善處理后要及時向上級報告。實事求是，不搞形式主義;堅持原則，不以工作之便謀私利。（九）不得將公司物品擅自帶出公司，不得將公司資料據(jù)為已有，對內(nèi)封鎖，對外泄露。（十）不任意翻閱、復(fù)制不屬于本職范圍的文件、函電。（十一）工作時間要精神飽滿，穿著得體，談吐文明，舉止莊重。（十二）在辦公場合不允許大聲喧講、交談、接聽電話影響他人工作。（十三）嚴格要求自己，積極進取，努力鉆研業(yè)務(wù)，與公司共同成長。二、會議管理（一）會議分類：1、周會時間：每周一上午九點。

與會人員：公司全體員工

會議安排：總結(jié)本周的工作完成情況及需要解決的重大問題，下周工作計劃；集中解決各部門的協(xié)調(diào)問題、疑難問題；安排下周工作；年終銷售總結(jié)會

時間：（待定）

與會人員：總經(jīng)理、營銷部全體員工等。

會議安排：總經(jīng)理組織，提前安排內(nèi)容，辦公室應(yīng)在會議召開日一周以前向與會人員發(fā)出會議通知，并在該通知中列明會議召開日期、時間、地點和會議內(nèi)容。各參會人員需提前準備總結(jié)材料及上報，以備討論?？偨Y(jié)本年度業(yè)務(wù)情況及對每個業(yè)務(wù)人員進行業(yè)績點評，公布業(yè)績，評選銷售能手并予以獎勵，對未完成公司銷售任務(wù)的實施相應(yīng)懲罰或補救措施。對下一年度銷售工作進行預(yù)測，研討行業(yè)發(fā)展趨勢及銷售工作的對策，安排下達下一年度工作計劃。3、臨時會議

總經(jīng)理根據(jù)實際情況，臨時組織召開，由辦公室負責(zé)通知參會人員，對重大事宜須專題討論研究。（二）會議紀律辦公室須及時發(fā)出會議通知，并向與會者明確會議召開的時間、地點、參加人員、會議內(nèi)容以及與會人員須攜帶的文件材料和其他相關(guān)事項。會議由總經(jīng)理召集并主持召開，總經(jīng)理因故不能出席，指定代理者，由其代理召集并主持會議。辦公室須認真做好會議記錄，并做到會議結(jié)束后的會議記錄的整理備案、文件退收工作、會議文件的匯編，完善會務(wù)工作。所有與會人員要嚴格遵守會議的開始時間，無故不得遲到、早退。遲到人員計入會議記錄。不得無故缺席，特殊情況必須事先向行政部說明。會議決議事項，與會人員應(yīng)在會后立即執(zhí)行，不得拖延或敷衍了事。會議期間須將手機關(guān)掉。會議期間嚴禁吸煙，不可隨意中途離席。內(nèi)部會議內(nèi)容須做到保密。與會人員須愛護會議室的設(shè)施，保持會議室清潔。（三）會議記錄會議由辦公室制作會議記錄。會議記錄必須使用專用記錄本。會議記錄應(yīng)記載會議時間，地點，與會人員，會議所議事項。會后要及時撰寫會議紀要。會議紀要必須準確、清楚，充分表達會議討論的情況。會議紀要的結(jié)論經(jīng)與會人員確認無誤，經(jīng)辦公室審核后，存檔。（四）會議跟進會議議定事項由辦公室主持分解到相關(guān)部門落實辦理。辦公室指定專人負責(zé)催辦并收集情況，可按照紀要，填寫有關(guān)事項催辦卡片。辦結(jié)事項及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反饋，并按月做出總結(jié)報告，綜合向領(lǐng)導(dǎo)匯報。重要事件可分多次反饋，使領(lǐng)導(dǎo)及時了解辦理情況。文件收發(fā)管理公司的文件由辦公室擬稿，由總經(jīng)理簽發(fā)。業(yè)務(wù)文件由有關(guān)部門擬稿，部門經(jīng)理審核，簽發(fā)。屬于秘密的文件，核稿人應(yīng)該注“秘密”字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密管理規(guī)定，由專人印制、報送。經(jīng)簽發(fā)的文件原稿送辦公室存檔。室。辦公室要將公司所有財務(wù)分類記賬，定期盤點、核查，并將核查情況匯總上報總經(jīng)理。辦公用品管理一定要做到文明、清潔、注意安全、防火、防盜、嚴格按照規(guī)章制度辦事、不允許非工作人員進入庫存處。如庫存辦公用品發(fā)生丟失，由管理人員承擔(dān)賠償責(zé)任。辦公用固定資產(chǎn)管理（一）辦公用固定資產(chǎn)是指公司各部門在日常工作中用于辦公和服務(wù)的各類設(shè)備和設(shè)施。具體包括桌椅、公文柜、電話機、電腦、打印機、復(fù)印機等。（二）購置辦公用固定資產(chǎn)由辦公室整體計劃案標準統(tǒng)一配置。各部門可根據(jù)工作實際需要提出設(shè)備購置申請計劃，經(jīng)辦公室審定，報總經(jīng)理批準后，由辦公室組織相應(yīng)人員盡享采購。（三）維修各設(shè)備需定期檢查、及時維修，確保工作業(yè)務(wù)正常進行。設(shè)備出現(xiàn)故障，超出保修期的，由辦公室聯(lián)系設(shè)備專業(yè)維修公司進行檢修，并做好設(shè)備維修記錄臺賬。維修費超過設(shè)備原值10%的，辦公室應(yīng)按使用年限、損壞程度確定是否需要維修。由個人損毀的，應(yīng)當(dāng)由當(dāng)事人酌情賠償。（四）報廢1、設(shè)備出現(xiàn)故障無法維修或維修成本過高，且符合報廢條件的，由設(shè)備管理者提出申請，填寫設(shè)備報廢申請表，辦公室負責(zé)人簽字后報總經(jīng)理審批。2、公司辦公室會同有關(guān)專業(yè)技術(shù)人員或主要使用人員對設(shè)備使用年限、維修情況等進行鑒定，并報總經(jīng)理審批后，將報廢設(shè)備交辦公室有關(guān)人員處理，如報廢設(shè)備能出售的，將收回的款項入賬。同時，對報廢設(shè)備登記備案、審批表存檔。（五）其他1、辦公室每年年底對固定資產(chǎn)進行兩次全面盤點（由兩人以上參加），核對財產(chǎn)數(shù)量。2、各項固定資產(chǎn)的質(zhì)量保證書等資料統(tǒng)一由辦公室保管。3、使用辦公設(shè)備的所有人員均須按相關(guān)要求操作。4、員工要愛護所有公司的公共設(shè)備，離開辦公室時，要檢查關(guān)閉所有設(shè)備電源及容易發(fā)生危險的器具，保證安全。任何人未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準，不能將專用辦公設(shè)備帶出辦公地點，否則一切后果自負。未經(jīng)公司同意，不得將資產(chǎn)外借和供無關(guān)人員使用。員工離開公司后，需把領(lǐng)用的辦公設(shè)備悉數(shù)交還辦公室，若有損壞或丟失，負責(zé)賠償。辦公設(shè)備如需遷移，需經(jīng)辦公室辦理遷移手續(xù)后，方可執(zhí)行。十、圖書管理（一）申購部門負責(zé)人依據(jù)本部門業(yè)務(wù)開展需要提出購書申請，經(jīng)辦公室根據(jù)《圖書目錄》檢查，若沒有相同的圖書，報總經(jīng)理同意后，方可購書。圖書購買工作原則上由申請人執(zhí)行，事后將購買的圖書報辦公室圖書管理人員登記，加蓋公司藏書章。（二）管理1、圖書的日常管理工作由辦公室設(shè)專人負責(zé)，將圖書進行編號，然后登記在《圖書目錄》中，內(nèi)容包括：編號、書目名稱、冊數(shù)、出版社、單價等欄目。每次新購圖書，均需進行編號登記后，再辦理借閱手續(xù)。2、辦公室每季度對圖書進行一次清點，每半年將清點結(jié)果記錄于《圖書目錄》。辦公室每季末將圖書目錄提供給各部門，供部門選擇借閱。（三）借閱1、圖書出庫一律辦理借閱手續(xù)，否則不準出庫。2、借閱人借書時，應(yīng)填寫借閱登記表后，方可將書借走。圖書借閱一般最多同時三本，一次借閱時間不得超過一個月，到期可辦理續(xù)借登記手續(xù)，如需繼續(xù)借用，須向綜合辦公室圖書管理人員辦理續(xù)借手續(xù)。（四）責(zé)任1、借閱人應(yīng)愛惜公司財產(chǎn)，不得在圖書中勾畫、涂改、撕毀、損壞；因不慎丟失圖書，照價賠償。2、借閱人應(yīng)按時歸還圖書。經(jīng)辦公室兩次催交不還的，視為丟失，照圖書原價賠償。3、借閱人將圖書歸還，應(yīng)在借閱登記表上登記。十一、行政接待工作管理（一）行政接待工作的主要任務(wù)1、安排業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)企業(yè)各級領(lǐng)導(dǎo)在本地的吃、住、行。2、安排重要來賓的檢查、考察、調(diào)研等活動。3、協(xié)助辦理會議的會務(wù)工作。4、協(xié)助開展公共關(guān)系工作，協(xié)調(diào)好外部環(huán)境。（二）行政接待工作的基本原則1、堅持為提高企業(yè)發(fā)展和經(jīng)濟效益服務(wù)的原則，強化公關(guān)意識，宣傳企業(yè)形象，廣泛獲取信息。2、堅持規(guī)范化、標準化、制度化的原則，執(zhí)行國家有關(guān)廉政建設(shè)的規(guī)定，符合禮儀要求，杜絕隨意性。3、堅持勤儉節(jié)約、熱情周到的原則，根據(jù)來賓的身份和任務(wù)執(zhí)行不同檔次的接待標準，反對鋪張浪費。（三）行政接待工作的程序、規(guī)范1、接打電話要使用文明語言，并做好電話記錄。2、客人來訪應(yīng)熱情迎接，主動引導(dǎo)客人到辦公室或接待室交談，如本人有事需要暫時離開辦公室，應(yīng)將辦公桌上的文件、資料、貴重物品安放好，以免泄密或丟失。3、宴請客人實行派餐單制度，經(jīng)辦人填寫派餐單，部門負責(zé)人簽字后報總經(jīng)理審批，辦公室負責(zé)統(tǒng)一安排。（四）行政接待工作的標準、要求1、事務(wù)性接待標準、要求。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖及客人的需求，掌握接待工作的規(guī)律，做到目標明確、思路清晰、計劃周密、主次分明、機動靈活、著裝大方、舉止文明，不擅自在授權(quán)范圍外作任何決定和承諾。2、宴請標準、要求。宴請客人時，應(yīng)根據(jù)宴請的性質(zhì)和規(guī)模不同，酌情進行安排。十二、公司車輛使用管理（一）車輛使用的要求：1、凡提供公司使用的車輛必須是符合國家相關(guān)規(guī)定的車輛，駕駛員必須持有相應(yīng)車型的駕駛證。2、車輛必須車況良好，手續(xù)齊全。辦公室應(yīng)按時辦好車輛保險、養(yǎng)路費繳納等各項手續(xù)，車輛有關(guān)證件及資料由駕駛員妥善保管。3、所有車輛按規(guī)定出車前必須填出車表、行車公里數(shù)及事由，并簽字方能生效。4、駕駛?cè)顺鲕嚂r要保證證件齊全及有效性。在出車全需認真檢查車輛安全狀況（水、電、油），以確保車輛的正常運行，若發(fā)現(xiàn)有損壞或有異?，F(xiàn)象應(yīng)立即告知辦公室，并協(xié)助辦理維修。每次出車后，須駛回指定地點存放，并確定鎖妥。嚴禁酒后駕駛。5、辦公室每月應(yīng)至少安排車輛進行一次吸塵、打蠟、上光等維護工作，對車輛內(nèi)部及發(fā)動機要定期清洗維護，應(yīng)做到車容整潔、車況良好。雨后、長途歸來應(yīng)及時清洗車輛。6、辦公室每年需要統(tǒng)一安排車輛年檢及購置車輛保險，并記錄車輛的總里程表讀數(shù)，作為車輛支出計算的基準數(shù)據(jù)。7、對車輛實行定點維修，車輛維修須先填寫維修單，由辦公室報總經(jīng)理審批。車輛經(jīng)審批后方能送修，未經(jīng)審批的，維修費不予報銷。車輛在途中需要維修的，要先報告辦公室負責(zé)人，因特殊情況不能在定點維修單位修理的，由駕駛?cè)藞蟾婵偨?jīng)理審批處理。8、駕駛?cè)藨?yīng)做到合理用油，節(jié)約用油。加油原則以加油卡的形式進行。如無特殊原因，對用現(xiàn)金加油的不予報銷加油費用。因公在外地加油的，憑出車審批單、發(fā)票和報銷單，由辦公室負責(zé)人報總經(jīng)理審批報銷。9、在出差長途時辦理登記后按實際在路途中發(fā)生的汽油費、路橋費由公司負責(zé)。10、對于無法安排的用車申請，辦公室應(yīng)當(dāng)盡快通知用車申請人，做好解釋工作。11、公司禁止出借車輛，特殊情況由公司總經(jīng)理批準，對未經(jīng)批準私自出車發(fā)生的費用由駕駛?cè)素摀?dān)。發(fā)生交通肇事由駕駛?cè)素撊控?zé)任，并按同型號車輛價格進行賠償。（二）違規(guī)與事故處理所有車輛必須按公司規(guī)定于正規(guī)停車場停放。不按規(guī)定停放車輛者，所造成的一切后果（如損壞、被盜、被拖等）由駕駛?cè)顺袚?dān)全部責(zé)任。車輛發(fā)生丟失的，當(dāng)事人要立即報告公安局、保險公司和辦公室負責(zé)人，并按市物價局有關(guān)規(guī)定賠償損失。責(zé)任人還需向領(lǐng)導(dǎo)寫出書面報告，由辦公室按照市物價局估價進行處理，當(dāng)事人的交通補貼費于取得保險公司賠付款后的次月予以發(fā)放。發(fā)生交通肇事事故，由交警部門依法處理（1）交警部門認定我方不承擔(dān)責(zé)任的，發(fā)生保險公司賠償以外的費用，由公司承擔(dān)；（2）交警部門認定雙方都有過錯的，如發(fā)生保險公司賠償以外的費用，公司承擔(dān)70%；（3）交警部門認定我方承擔(dān)主要責(zé)任的，如發(fā)生保險公司賠償以外的費用，公司承擔(dān)30%。發(fā)生違章情況，被交警部門處罰的，費用個人承擔(dān)。私人用車和未經(jīng)批準發(fā)生交通肇事的，一切后果自負，同時須追究相關(guān)責(zé)任。十三、差旅費管理差旅費是指離開南京市城區(qū)開展公務(wù)活動所必需的費用，其開支范圍包括城市間交通費、住宿費、伙食補助費和外埠交通費。城市間交通費1、出差人員要按照規(guī)定級別乘坐交通工具，憑據(jù)報銷城市間交通費。未按規(guī)定乘坐交通工具的，超支部分自理。

2、公司高管，以及相當(dāng)職務(wù)人員出差可乘坐火車軟席車（軟座、軟臥），輪船二等艙；其他人員出差可乘坐火車硬席車(硬座、硬臥），輪船三等艙。3、確因出差路途較遠或任務(wù)緊急需乘坐飛機（經(jīng)濟艙、普通艙），事先應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理書面批準。

4、公司高管及相當(dāng)職務(wù)的人員出差，因工作需要，隨行一人可以乘坐火車軟席或輪船二等艙。5、乘坐火車，從當(dāng)日晚8時至次日晨7時乘車6小時以上的，或連續(xù)乘車超過12小時的，可購?fù)P鋪票。符合規(guī)定而未購買臥鋪票的，按實際乘坐的座票票價的80％給予補助?？梢猿俗浥P而改乘硬臥的，不再給予補助。6、乘坐飛機，往返機場的專線客車費用、民航機場管理建設(shè)費和航空旅客人身意外傷害保險費（限每人每次一份，保險費不超過20元），憑據(jù)報銷。住宿費1、出差人員原則上不得住宿四星級及其以上星級的高檔飯店（賓館），不得住宿豪華房間。2、公司高管以及相當(dāng)職務(wù)的人員可以住單間，住宿標準：一般地區(qū)200元/天.間，省會城市、直轄市和經(jīng)濟特區(qū)300元/天.間。其他人員原則上兩人住一個標準間，住宿標準：一般地區(qū)150元/天.間，省會城市、直轄市和經(jīng)濟特區(qū)200元/天.間。住宿費在以上規(guī)定限額標準內(nèi)憑據(jù)報銷。

3、單人出差或男、女出差人員為單數(shù)，其單個人員可選擇單間住宿，其住宿費按照不超過上述規(guī)定限額標準內(nèi)憑據(jù)報銷，超過部分自理。4、工作人員出差住宿費的報銷，可按其出差期間住宿費票據(jù)及實際住宿天數(shù)平均計算，不超出標準限額據(jù)實報銷。5、由于業(yè)務(wù)巡查等原因借住于監(jiān)管點宿舍的，給予住宿費補貼30元/天。6、出差人員由接待單位免費接待或住在親友家等無住宿費發(fā)票的，一律不予報銷住宿費?；锸逞a助費1、出差人員的伙食補助費，以城市間交通費票據(jù)和住宿費票據(jù)為憑證，按出差自然（日歷）天數(shù)實行定額包干，不分途中和住勤，每人每天補助標準為：一般地區(qū)40元，特殊地區(qū)50元（特殊地區(qū)指國家規(guī)定的經(jīng)濟特區(qū)和直轄市、省會城市）。2、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，出差人員憑據(jù)報銷工作餐費或招待客戶憑據(jù)報銷招待費的，扣除當(dāng)餐的伙食補助。其扣除伙食補助參照標準為：一般地區(qū)早餐10元，午餐和晚餐各15元；特殊地區(qū)早餐10元，午餐和晚餐各20元。3、無城市間交通費票據(jù)的，可出具路橋通行費憑據(jù)報銷途中伙食補助費。當(dāng)天往返的，按一天核報伙食補助費。無住宿費票據(jù)的，不予報銷住勤期間的伙食補助。4、由于業(yè)務(wù)需要隨行的汽車駕駛員駕駛車輛出差的，出差伙食補助費亦按本規(guī)定執(zhí)行。外埠交通費1、出差人員由于業(yè)務(wù)需要發(fā)生的的外埠交通費，憑據(jù)實報實銷，原則上出租車票不予報銷。2、由單位自備交通工具的，憑據(jù)報銷路橋通行費、加油費等。參加會議等差旅費1、出差借款和報銷會議差旅費時須提供會議通知。2、會議通知統(tǒng)一安排食宿的，會議期間的住宿費、伙食補助費和公雜費由會議主辦單位按會議規(guī)定統(tǒng)一開支，據(jù)實報銷；在途期間的城市間交通費、住宿費、伙食補助費和公雜費按照上述差旅費規(guī)定報銷。3、會議明確通知食宿自理的，在途期間和會議期間的城市間交通費、住宿費、伙食補助費按照上述差旅費規(guī)定報銷。會議統(tǒng)一收取會務(wù)費用的，取消會議期間的伙食補助費。其他1、工作人員經(jīng)批準到外地參加各種培訓(xùn)班學(xué)習(xí)、進修培訓(xùn)的，按伙食補助標準減半給予伙食費補助。2、工作人員出差或調(diào)動工作期間，事先經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準就近回家省親辦事的，其繞道交通費，扣除出差直線單程交通費，多開支的部分由個人自理。繞道和在家期間不予報銷住宿費、伙食補助費和外埠交通費。3、工作人員出差期間，非工作需要的參觀費用，由個人承擔(dān)。對弄虛作假，虛報冒領(lǐng)差旅費等違法違規(guī)行為，由有關(guān)部門依照《財政違法行為處罰處分條例》等規(guī)定嚴肅處理。4、職工探親費的報銷按有關(guān)文件規(guī)定執(zhí)行。5、出差人員返回后3個工作日內(nèi)，由借款人到財務(wù)