行政部工作職責(zé)及管理辦法

行政部工作職責(zé)及管理方法

目的

加強(qiáng)公司總部辦公管理，提高辦公效率，降低辦公成本

原則

辦公管理貫徹“規(guī)范、效率、效益”的理念

規(guī)范

以制度規(guī)范辦公管理

效率

有助于提高整體工作效率

效益

減少資源耗費(fèi)，降低成本1.基本行為規(guī)范

1.1部門各員工要發(fā)揚(yáng)團(tuán)體精神,加強(qiáng)理解與溝通,在工作與生活中相互支持與合作,對(duì)同事的合理請(qǐng)求,在力所能及的范圍里,應(yīng)盡可能提供幫助;

1.2公司內(nèi)與同事相遇應(yīng)點(diǎn)頭行禮表示致意

1.3上班時(shí)間不得隨意閑逛,串崗,聊天,不得討論與公司業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的其他事情;

1.4不得在辦公室大聲喧嘩,兩個(gè)員工互相討論時(shí)，可放低聲音;三個(gè)或三個(gè)以上員工討論問(wèn)題時(shí),須到會(huì)議室進(jìn)行討論,以免影響其他員工的工作;

1.5在日常工作中,做到"對(duì)事不對(duì)人",而非"對(duì)人不對(duì)事"

1.6走通道、走廊時(shí)要放輕腳步，不能一邊走一邊大聲說(shuō)話，更不得唱歌或吹口哨等。在通道、走廊里遇到上司或客戶要禮讓，不能搶行。

1.7辦公區(qū)域內(nèi)禁止吸煙，吸煙須到指定地點(diǎn)。2.辦公環(huán)境管理

2.1行政部衛(wèi)生管理的范圍為公司辦公大廳、會(huì)議室、及走廊、門窗等處的衛(wèi)生。

2.2行政人員看到大廳地上有污漬應(yīng)立即指示保潔員處理干凈，當(dāng)保潔員不在時(shí)，應(yīng)親自處理。確保公司的衛(wèi)生、整潔。

2.3每天的值日生在下班后應(yīng)將辦公大廳的桌面擦拭干凈，處理干凈煙灰缸和垃圾桶內(nèi)垃圾；并最后將抹布洗凈掛好，掃把、拖把放置妥當(dāng)。

2.4注意安全用電：電線、電器殘舊不符合規(guī)范的，應(yīng)及時(shí)更換；嚴(yán)禁擅自私接電源和使用額外電器，不準(zhǔn)在辦公場(chǎng)所使用電爐。

2.5下班后要關(guān)好公司所有門窗，關(guān)閉電源。

2.6空調(diào)管理：

2.6.1每天早上來(lái)公司后應(yīng)立即打開(kāi)辦公區(qū)域空調(diào)，下班后離開(kāi)公司前應(yīng)檢查關(guān)閉所有空調(diào)。

2.6.2會(huì)議室、接待室等無(wú)人處應(yīng)將空調(diào)關(guān)閉。2.6.3中午午休，大部分員工離開(kāi)公司時(shí)，可關(guān)閉部分空調(diào)，然后打開(kāi)窗戶透氣。下午上班后將窗戶關(guān)閉。

2.7注重辦公場(chǎng)所的清潔,使用過(guò)的紙張,廢物不得隨意亂扔.每位員工負(fù)責(zé)清理并保持個(gè)人辦公區(qū)域的干凈整潔,井然有序;3.顧客接待管理

公司來(lái)客由前臺(tái)接待負(fù)責(zé)。接待人員應(yīng)熱情大方，遵守員工文明禮儀規(guī)范，維護(hù)公司形象和利益；并根據(jù)來(lái)訪意圖正確及時(shí)引導(dǎo)來(lái)客與領(lǐng)導(dǎo)會(huì)見(jiàn)。

3.1接待人員必須儀表端莊、整潔。具體要求是：

3.1.1頭發(fā)：職員頭發(fā)要經(jīng)常清洗，保持清潔，男性職員頭發(fā)不宜太長(zhǎng)。

3.1.2指甲：指甲不能太長(zhǎng)，應(yīng)經(jīng)常注意修剪。涂指甲油要盡量用淡色。

3.1.3口腔：保持清潔，上班前不能喝酒或吃有異味食品。

3.1.4化妝：應(yīng)給人清潔健康的印象，不能濃妝艷抹，不宜用香味濃烈的香水

3.2接待環(huán)境應(yīng)該清潔、整齊、明亮、美觀，無(wú)異味。

3.2.1接待環(huán)境包括前臺(tái)、沙發(fā)區(qū)、走廊等處。

3.2.2辦公桌上的文件、文具、電話等物品應(yīng)擺放整齊。不常用的東西和私人用品，應(yīng)放置在抽屜中。

3.2.3茶葉、杯具要準(zhǔn)備齊全?？腿俗吆?，應(yīng)及時(shí)清洗茶具和煙灰缸，并重新擺放好。

3.2.4接待區(qū)的報(bào)紙應(yīng)定期更新。

3.3接待來(lái)訪者的工作程序：

3.3.1要時(shí)刻注意公司大門，發(fā)現(xiàn)有客人朝門口走來(lái)，應(yīng)站立面帶微笑迎接來(lái)訪者，為公司樹(shù)立良好的形象。

3.3.2了解客人的來(lái)訪緣由，并及時(shí)聯(lián)系被訪人。如果被訪人臨時(shí)不在或有事，應(yīng)立即請(qǐng)其入座，款待茶水，遞送報(bào)紙以派遣時(shí)間，或者輕松的與之交談，使之感到不被冷淡。如果實(shí)在無(wú)法接待客人，應(yīng)立即向?qū)Ψ秸f(shuō)明情況，應(yīng)主動(dòng)請(qǐng)對(duì)方留言并盡快將留言傳達(dá)給被訪人。。

3.3.3客人離開(kāi)時(shí)，應(yīng)禮貌送客。

3.4接待人員要留一份公司內(nèi)部電話簿；并按一定規(guī)律分類歸檔訪客名片。應(yīng)記住常來(lái)的客人，看到對(duì)方應(yīng)及時(shí)喊出姓氏。

3.5向客人遞交物件時(shí)，如遞文件等，要把正面、文字對(duì)著對(duì)方的方向遞上去，如是鋼筆，要把筆尖向自己，使對(duì)方容易接著；至于刀子或剪刀等利器，應(yīng)把刀尖向著自己。4.電話管理

4.1電話來(lái)時(shí)，聽(tīng)到鈴響，至少在第二聲鈴響前取下話筒。如果耽擱了一小會(huì)，拿起電話后，要先向?qū)Ψ秸嬲\(chéng)致歉。說(shuō)話應(yīng)稍慢而清晰，同時(shí)面帶微笑。

4.2通話時(shí)先問(wèn)候，并自報(bào)公司、部門。對(duì)方講述時(shí)要留心聽(tīng)，并記下要點(diǎn)。未聽(tīng)清時(shí)，及時(shí)告訴對(duì)方，結(jié)束時(shí)禮貌道別，待對(duì)方切斷電話，自己再放話筒。

4.2對(duì)不指名的電話，判斷自己不能處理時(shí)，可坦白告訴對(duì)方，并馬上將電話交給能夠處理的人。在轉(zhuǎn)交前，應(yīng)先把對(duì)方所談內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要告訴接聽(tīng)人。

4.3暫時(shí)離座時(shí),同部門或鄰座同事請(qǐng)主動(dòng)接聽(tīng)來(lái)電并作好電話記錄。

4.4打電話時(shí)簡(jiǎn)明扼要，抓住關(guān)鍵，并盡可能降低音量。

4.5行政人員應(yīng)訓(xùn)練自己的聽(tīng)辨能力，當(dāng)老客戶打來(lái)電話時(shí)，應(yīng)能立即使用合適的稱謂問(wèn)候?qū)Ψ健?/p>

4.6若無(wú)特殊理由,上班時(shí)間內(nèi)盡量避免拔打私人電話,禁止長(zhǎng)時(shí)間拔打私人電話.

4.7與工作無(wú)關(guān)的來(lái)電應(yīng)盡快結(jié)束通話，或告知對(duì)方另約時(shí)間通電話。

4.8如果此時(shí)不便談話，應(yīng)直言相告，或者稍后再回電話，并說(shuō)明回電話的準(zhǔn)確時(shí)間。

4.9正在與客人交談時(shí)接來(lái)電，應(yīng)先向客人致歉并盡快結(jié)束通話。

4.10接聽(tīng)客戶的投訴和抱怨電話切忌不可爭(zhēng)辯和隨意承諾，而應(yīng)先致歉意然后再通過(guò)相關(guān)手續(xù)解決問(wèn)題。

5.辦公用品及設(shè)備管理

所有辦公用具、用品的購(gòu)置統(tǒng)一由行政部制訂計(jì)劃、報(bào)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可購(gòu)置。辦公設(shè)備由行政部負(fù)責(zé)管理和維護(hù)。

＜辦公用品管理＞

5.1在每月的25日前,各部門必須把本部門下月所需的辦公用品預(yù)算清單報(bào)送行政部文員處,辦公室根據(jù)各部門

11.4行政部負(fù)責(zé)公司總經(jīng)理及副總經(jīng)理主持召開(kāi)的各種會(huì)議的組織和服務(wù)工作。

11.5擬定會(huì)議議程、日程表。

11.6準(zhǔn)確了解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，掌握會(huì)議主題、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、要求出席人員、與會(huì)人員應(yīng)準(zhǔn)備的材料等，及時(shí)通知到位，必要時(shí)留下通知記錄。

11.7會(huì)議期間，根據(jù)不同層次的會(huì)議要求，提供相應(yīng)的會(huì)議服務(wù)：會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備與布置、會(huì)議記錄、茶水供應(yīng)、滿足領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)需求等。

11.8會(huì)后清理會(huì)場(chǎng)，打掃衛(wèi)生，編制會(huì)議記錄，做出會(huì)議總結(jié)等。12.檔案管理

為對(duì)公司的文件檔案實(shí)行規(guī)范化管理，提高存檔文件材料的質(zhì)量，方便查尋和參閱，特制訂本規(guī)定。本規(guī)定所指文件檔案，為公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的以文件資料、傳真、書(shū)信、圖表、簿冊(cè)、像片、錄音帶、電腦盤片等載體記載的各種有價(jià)值的記錄資料。

＜文件資料的歸檔＞

12.1凡與公司項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)、業(yè)務(wù)拓展活動(dòng)相關(guān)的，具有查考、利用價(jià)值的文件材料均應(yīng)列入歸檔文件的范圍。

12.2對(duì)擬歸檔的文件資料，在歸檔之前,應(yīng)根據(jù)該文件的時(shí)間、內(nèi)容、形式和簽發(fā)部門，進(jìn)行準(zhǔn)確分類。

12.3為了方便查尋，對(duì)已經(jīng)分類好的文件要登記、立卷，并填寫詳盡的《卷內(nèi)文件目錄》和《案卷目錄》。機(jī)密文件另類歸檔。

12.4對(duì)同一卷內(nèi)的文件的排列要遵循如下原則：

12.4.1保持聯(lián)系，便于查找；

12.4.2按重要程度或形成時(shí)間排列；

12.4.3批復(fù)、批示在前，請(qǐng)示、報(bào)告在后；

12.4.