EHS文件控制程序

EHS文件控制程序姓名/崗位簽名日期起草:審核:批準:版本號修改記錄日期:1.0原版發(fā)行1目的為公司職業(yè)健康安全與環(huán)境管理相關(guān)的文件與資料的控制活動提供支撐,以正確指導(dǎo)各項工作的開展。2適用范圍公司所有職業(yè)健康安全與環(huán)境管理文件與資料、外來文件與資料的管控。3職責(zé)3.1EHS管理部負責(zé)編制EHS手冊。3.2相關(guān)部門負責(zé)編制本部門的程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書。3.3EHS管理部負責(zé)確定EHS管理文件（包括外來文件）的編號、分發(fā)范圍、受控級別及文件的檢查；EHS管理部對外來文件的適用性進行確認。3.4行政人力資源部負責(zé)管理文件（包括外來文件）的分發(fā)、回收、銷毀、存檔。3.5相關(guān)部門識別、收集，提交與EHS有關(guān)的外來文件；各部門負責(zé)本部門文件的修改、使用、管理。4程序內(nèi)容4.1文件的分類4.1.1第一層文件：EHS管理體系手冊（包括：EHS政策、方針等）。4.1.2第二層文件：程序文件。4.1.3第三層文件：作業(yè)指導(dǎo)書(如：與體系有關(guān)的管理制度、崗位操作規(guī)程等)。4.1.4記錄為特殊文件，附在相關(guān)文件中，按《EHS記錄控制程序》的要求進行控制。4.1.5與EHS管理有關(guān)的外來文件。4.2文件的編號4.2.1文件的名稱4.2.1.1文件的名稱由文件英文字符代號，數(shù)字序號和中文文件名稱三部分組成。文件英文字符代號規(guī)定文件手冊程序作業(yè)指導(dǎo)書記錄表格代號EHSMPDWIRCa)EHS手冊EHSMb)程序文件：EHS-PD-***文件序列號：如001等文件序列號：如001等程序文件代號程序文件代號安全環(huán)保代號安全環(huán)保代號c)作業(yè)指導(dǎo)書：EHS-WI-***文件序列號：如101等文件序列號：如101等作業(yè)指導(dǎo)書代號作業(yè)指導(dǎo)書代號安全環(huán)保代號安全環(huán)保代號d)記錄表格：文件序列號：如文件序列號：如101等文件編號/RC***記錄序列號：如001等記錄序列號：如001等如：EHS-PD-***/RC001(程序文件的記錄)EHS-WI-***/RC001(作業(yè)指導(dǎo)書的記錄)e)外來文件：EHS-OD-***文件序列號：如101等文件序列號：如101等外來文件代號外來文件代號安全環(huán)保代號安全環(huán)保代號4.2.1.2文件序列號分布部門名稱部門代號文件序列號質(zhì)量管理部QUA001-100現(xiàn)場管理科MAN101-200EHS管理部EHS201-300工程設(shè)備部ENG301-400供應(yīng)部SUP401-450銷售部SAL451-500技術(shù)部TEC501-550行政人力資源部AHR551-600財務(wù)部FIN601-650市場部MAR651-700企業(yè)發(fā)展部DEV701-750澄帆公司RND751-8004.2.2文件的版本版本號，第一版用1.0表示，第二版用2.0表示，第三版3.0，依此類推。4.3文件的受控狀態(tài)文件分為受控和非受控兩大類。凡是體系要求的文件均為受控文件。受控文件在發(fā)放前加蓋“受控”章、“分發(fā)號”章。涉及公司機密文件（如：工藝文件、配方、物料代碼對應(yīng)表等）需加蓋“保密”章，用于存檔的文件同時加蓋“存檔”章。4.4文件的編制、審核、批準4.4.1EHS手冊由EHS管理部組織編制，管理者代表審核，報總經(jīng)理批準。4.4.2程序文件由相關(guān)部門負責(zé)人編寫，EHS管理部經(jīng)理審核，報管理者代表批準。4.4.3作業(yè)指導(dǎo)書由相關(guān)部門責(zé)任人編制，相關(guān)部門經(jīng)理審核，報分管領(lǐng)導(dǎo)批準，批準后的作業(yè)指導(dǎo)書必須到EHS管理部備案。4.5文件的發(fā)放、回收4.5.1公司所有體系文件審核、批準完后由行政人力資源部負責(zé)印刷，并根據(jù)EHS管理部規(guī)定的發(fā)放范圍和文件受控級別（受控、保密）進行發(fā)放。4.5.2文件發(fā)放、回收時，要填寫《EHS文件發(fā)放回收記錄》，要寫清文件的名稱、編號、分發(fā)號等內(nèi)容并由文件接受人簽字。收文單位填寫《EHS收文登記表》，各單位對加蓋“受控”章的文件建立本單位的《EHS受控文件清單》，EHS管理部建立公司的《EHS受控文件清單》。文件收回時，各單位須在《EHS受控文件清單》的備注欄內(nèi)注明收回。4.6文件的保管4.6.1行政人力資源部負責(zé)公司所有文件的存檔；發(fā)放至各部門的文件由各部門負責(zé)保管。文件需保存在干燥、安全的地方，EHS管理部負責(zé)檢查。4.7文件的更改4.7.1當(dāng)組織機構(gòu)、產(chǎn)品、工藝流程、法律法規(guī)等發(fā)生改變或其他原因造成文件需要更改時，各相關(guān)部門及時向EHS管理部提出，由EHS管理部組織相關(guān)部門評審文件的適宜性，必要時進行修改。4.7.2EHS手冊的修改由EHS管理部填寫《EHS文件更改申請表》，說明更改的原因，經(jīng)管理者代表審核，總經(jīng)理批準后，進行修改；程序文件的修改由相關(guān)部門負責(zé)人填寫《EHS文件更改申請表》，說明更改的原因，經(jīng)EHS管理部經(jīng)理審核，管理者代表批準后，進行修改，并將修改情況記錄在文件修改記錄頁上。4.7.3作業(yè)指導(dǎo)書的修改由相關(guān)部門責(zé)任人填寫《EHS文件更改申請表》，經(jīng)相關(guān)部門經(jīng)理審核后報分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由相關(guān)部門和EHS管理部對文件統(tǒng)一更改，更改后的作業(yè)指導(dǎo)書必須到EHS管理部備案?！禘HS文件更改申請表》由EHS管理部保存。4.7.4更改方式4.7.4.1劃改：使用于少量文字的更改，更改時，劃去原文字，在旁邊加上更改后的文字，并加蓋“更改”章，劃改不超過兩次，文件的版本號不變；當(dāng)劃改超過兩次，文件的版本號由1.0變?yōu)?.1，以此類推。4.7.4.2換版：當(dāng)文件的內(nèi)容出現(xiàn)較大變動時，文件需換版，版本號由1.0變?yōu)?.0。行政人力資源部收回舊版本加蓋“作廢”章，發(fā)放新版本文件，注明新版本號。4.8文件的作廢與銷毀4.8.1所有失效和作廢的文件，由行政人力資源部從所有發(fā)放和使用場所回收，并填寫《EHS文件銷毀申請單》，由行政人力資源部加蓋“作廢”章，對要銷毀的文件負責(zé)銷毀，防止非預(yù)期使用。4.9文件的借閱和復(fù)制4.9.1借閱：借閱與體系有關(guān)的受控文件，需由借閱部門和借出部門填寫《EHS文件借閱、收回記錄》。4.9.2復(fù)制4.9.2.1文件因破損需要復(fù)制時，由使用部門填寫《EHS文件復(fù)制記錄》。經(jīng)EHS管理部經(jīng)理批準后由行政人力資源部進行復(fù)制，使用原文件的分發(fā)號。并由行政人力資源部負責(zé)收回破損的文件，并加蓋“作廢”章。4.9.2.2文件因丟失需要復(fù)制時，由丟失部門填寫《EHS文件復(fù)制記錄》。經(jīng)EHS管理部經(jīng)理批準并規(guī)定新文件的分發(fā)號后由行政人力資源部進行復(fù)制并發(fā)放，同時宣布丟失文件作廢，并在公司文件清單上做好丟失記錄。4.9.2.3由于文件不夠用需要復(fù)制時，由EHS管理部填寫《EHS文件復(fù)制記錄》，經(jīng)EHS管理部經(jīng)理批準后由行政人力資源部進行復(fù)制，并根據(jù)EHS管理部規(guī)定的新文件的分發(fā)號進行發(fā)放，并在公司文件清單上做好記錄。4.10外來文件的控制有關(guān)體系的外來文件由各相關(guān)部門負責(zé)識別、收集，統(tǒng)一交給EHS管理部，由EHS管理部確認文件的適用性，經(jīng)管理者代表批準后，對文件統(tǒng)一編號并確定分發(fā)范圍，遞交行政人力資源部分發(fā)管理，并登記至《EHS外來文件臺賬》。未經(jīng)批準的涉及體系的外來文件不得在體系中運行。EHS管理部對外來文件有效性進行追蹤。4.11EHS管理部每半年對本公司各個部門文件管理情況進行一次檢查，填寫《EHS文件（記錄）管理檢查表》。主要檢查文件是否丟失、保管是否完好、是否是最新版本、收發(fā)文記錄是否清楚等情況。5相關(guān)文件無6記錄表格《EHS文件更改申請表》EHS-PD-001/RC001《EHS文件借閱、收回記錄》EHS-PD-001/RC002《EHS文件銷毀申請表》EHS-PD-001/RC003《EHS文件發(fā)放、回收記錄》EHS-PD-001/RC004《EHS文件（記錄）管理檢查表》EHS-PD-001/RC005《EHS收文登記表》EHS-PD-001/RC006《EHS受控文件清單》EHS-PD-001/RC007《EHS文件復(fù)制記錄》EHS-PD-001/RC008《EHS文件發(fā)放控制頁》EHS-PD-001/RC009《EHS外來文件臺賬》EHS-PD-001/RC0107參考文獻無8附錄無EHS文件更改申請表編號:EHS-PD-001/RC001序號:申請部門頁碼文件名稱章節(jié)號更改原因:更改內(nèi)容:審核意見:申請人申請日期批準人批準日期EHS文件借閱、收回記錄編號:EHS-PD-001/RC002部門:序號:文件名稱編號借閱人借閱時間歸還人歸還時間備注EHS文件銷毀申請表編號:EHS-PD-001/RC003部門:序號:序號銷毀文件名稱文件編號受控狀態(tài)分發(fā)號備注批準人:日期:銷毀員:日期:監(jiān)督人：EHS文件發(fā)放回收記錄編號:EHS-PD-001/RC004部門:序號:日期文件編號文件名稱版本號分發(fā)號發(fā)放部門領(lǐng)用人回收人EHS文件（記錄）管理檢查表編號：EHS-PD-001/RC005序號：時間部門管理情況檢查人記錄人備注：EHS收文登記表編號:EHS-PD-001/RC006部門:序號:序號文件名稱文件編號來文單位來文日期分發(fā)號接收人備注EHS受控文件清單編號:EHS-PD-001/RC007部門:序號:序號文件名稱文件編號分發(fā)號版本號備注批準人:填表人:EHS文件復(fù)制記錄編號:EHS