工程檔案管理辦法

工程檔案管理辦法科研工程檔案管理辦法

第一章

總則第一條

為切實做好科研工程檔案的收集、整理和保管、利用，充分發(fā)揮科研工程檔案在科學研究、工程建設、科研管理和社會主義現(xiàn)代化建設中的作用，依據(jù)國務院批準的“科學技術檔案工作條例”，中科院文件“中國科學院科學技術檔案工作辦法”，“中國科學院基本建設檔案建檔規(guī)范”，結合我所大型科研裝置重離子加速器工程和基本建設等具體情況，制定本管理辦法。第二條

工程檔案是國家的寶貴財富，是科研工程人員勞動智慧的結晶，是近物所科技資源的重要儲備形式，必須實行集中、統(tǒng)一管理，防止分散和遺失。第三條

科研工程檔案工作，實行兩納入的運作機制：（1）納入科研工程檔案管理，與計劃、課題、成果管理緊密結合；（2）納入科技人員的崗位職責?？萍嘉募牧系恼?、歸檔，是科研工程項目（課題）結束或階段性完成，以及科技人員的工作業(yè)績，得以實際認可的最后一項定性指標。第四條

科研工程工作與建檔工作實行四同步：下達計劃任務與提出科技文件材料歸檔同步；檢查計劃進度與檢查檔案材料的積累情況同步；驗收、鑒定科研成果及工程項目與鑒定、驗收、科技檔案同步；科技人員晉職升級、成果上報，與檔案部門出具科技文件材料的歸檔證明同步未在歸檔定期限內(nèi)歸檔的科研工程項目（課題），不能上報成果。項目（課題）主要參加人員的有關待遇和職級晉升資格，按本所《職工年度考核暫行辦法》中的相關規(guī)定執(zhí)行。

第二章

歸檔要求、范圍和分類編號

第五條

科技文件材料的形成、積累、整理、歸檔。以科研工程項目（課題）開始為起點，陸續(xù)收集，及時整理；項目（課題）完成或中止時，當即整理、組卷、歸檔。第六條

科技文件材料的收集、整理與歸檔工作，由項目（課題）負責人負責組織。小項目由完成者本人負責歸檔，項目負責人督促、第七條

凡由我所主持并有兄弟單位協(xié)作攻關研究項目，由我所檔案部門保管整套檔案。外協(xié)單位所形成的科技文件材料，由本所項目負責人收集、整理、歸檔。第八條

科研工程人員調(diào)動時，須將本人承擔任務中形成、積累的科技文件材料，清理、移交給室主任或檔案部門后，人事處方可辦理調(diào)離手續(xù)。第九條

科研工程科技文件材料歸檔范圍。工程前期：調(diào)研報告、方案的選擇、方案論證及專家評估材料，項目建議書及批文，計劃任務書及批文，初步設計方案，可行性研究報告，設計任務書及批文，協(xié)議委托書，國內(nèi)外考察報告，重要學術會議材料及聲像材料，決策性文件，項目的研制計劃及工作總結，有關項目的來往文件及電報等；物理設計、擴初設計、征用土地、拆遷、補償文件、工程選址、施工執(zhí)照及紅線圖，工程概算、環(huán)境預測調(diào)研報告及專家論證材料，承包合同、協(xié)議、招標、中標文件，消防措施，工程勘察報告，地質(zhì)圖，地形、地貌、建筑物、構筑物平面圖，水文、氣象、地震等基礎材料。設計階段：初步設計、物理設計、技術設計、施工設計、設計說明、設計計算、技術規(guī)范、規(guī)程、模擬試驗、總體規(guī)劃設計、設計論證評估材料及其他材料，工程的預算等。施工、竣工階段：工程地質(zhì)勘察設計，計劃，地質(zhì)化驗報告及試驗結果，重要土、巖樣試驗報告，施工定位測量，建筑物、構筑物測量定位及觀察記錄，開工報告，工程技術要求，技術交底，圖紙會審紀要，施工圖，施工方案及組織設計，施工計劃，施第十八條

所歸檔案要科學保管和保護，對庫存卷冊和借閱情況，定期進行清查和統(tǒng)計，以便掌握檔案的基本情況。第十九條

科技檔案的鑒定、銷毀。1.

因設計變更、原檔案作廢，應及時抽出、造冊報批，進行處理。2.

根據(jù)國家檔案行政管理部門的有關規(guī)定和程序，對庫存檔案的保存價值、保管期限和所劃密級，進行鑒定。3.

經(jīng)鑒定予以銷毀的檔案，要逐卷造冊，由業(yè)務主管領導審批、簽字后，定點、專人監(jiān)銷。

第四章

科研工程檔案的利用

第二十條

本所科技人員，因工作需要可到檔案室借閱檔案、資料。借閱機密檔案須經(jīng)室領導批準，借閱絕密檔案經(jīng)主管所領導批準。但不外借，一律在檔案室查閱。借閱份數(shù)，一次最多三份，累計不超過五份，借期不超過一個月。第二十一條

科技檔案的底稿與底圖不外借，可在檔案室查閱。因工作需要復制時，須經(jīng)室和業(yè)務主管領導批準。第二十二條

所借檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得涂改、損壞、拆散、剪貼，更不得丟失、泄密、如有上述情況者，按《檔案法》第五章有關條款處理。第二十三條

外單位借閱檔案，憑介紹信并注明查閱目的和范圍。在檔案室查閱，不外借，如有特殊情況須外借，經(jīng)業(yè)務主管部門領導批準。外協(xié)單位，因工作需要查閱與協(xié)作項目相關的檔案時，手續(xù)與本所人員相同。第二十四條

檔案、資料的借出和歸還，均要當面點清和辦理好借、還手續(xù)。第二十五條

本所職工調(diào)離、出國、離退