物業(yè)人與業(yè)主溝通的十大技巧

物業(yè)人與業(yè)主溝通的十大技巧運(yùn)用行之有效的溝通技巧，實(shí)施積極有效的人際溝通，能夠把優(yōu)質(zhì)的服務(wù)落實(shí)到實(shí)處，減少物業(yè)管理中的沖突和糾紛，提高物業(yè)管理滿意度，促進(jìn)整個行業(yè)的健康有序的發(fā)展。下面結(jié)合具體案例，來論述物業(yè)管理實(shí)踐中的10種溝通技巧。一、換位思考換位思考是指人的一種心理體驗(yàn)過程，將心比心，設(shè)身處地為他人著想，這是達(dá)成良好溝通不可缺少的心理機(jī)制。它客觀上要求我們將自己的內(nèi)心世界，如情感體驗(yàn)、思維方式等與對方聯(lián)系起來，站在對方的立場上體驗(yàn)和思考問題，從而與對方在情感上得到溝通，為增進(jìn)理解奠定基礎(chǔ)。在物業(yè)管理實(shí)踐中，換位思考是化解層出不窮的矛盾沖突時最常用的溝通技巧。物業(yè)人員和業(yè)主發(fā)生矛盾時，物管人員要換位思考，站在業(yè)主的角度去思考問題，體會業(yè)主的心情，并且引導(dǎo)進(jìn)行換位思考，去體諒物管人員的難處，理解與之有矛盾的做法，從而解決糾紛。如某中檔小區(qū)，開發(fā)商為保持樓盤外觀的美觀，曾與物業(yè)公司簽約規(guī)定，任何人不得封閉陽臺。但開發(fā)商與業(yè)主的銷售合同書上并未明確此條款，因此當(dāng)業(yè)主想封閉陽臺遭拒絕時，遷怒于物業(yè)，許多業(yè)主聯(lián)合起來拒交物業(yè)服務(wù)費(fèi)。物業(yè)公司并沒有采取與業(yè)主對立的做法，而是從業(yè)主角度去考慮，盡可能地去了解業(yè)主行為的動機(jī)。通過多次到實(shí)地調(diào)查研究，發(fā)現(xiàn)由于該城市的風(fēng)沙較大，不封閉陽臺，的確會給業(yè)主的生活和安全造成不便和隱患。但開發(fā)商認(rèn)為允許封閉陽臺，會影響外墻的美觀。物業(yè)公司經(jīng)過再三斟酌，認(rèn)為應(yīng)該從實(shí)際出發(fā)，以人為本，要把給業(yè)主留下安居環(huán)境作為首要因素來考慮。通過與開發(fā)商的反復(fù)協(xié)商，最終達(dá)成共識，陽臺可以封，但要統(tǒng)一規(guī)格、材料等，既滿足業(yè)主的要求，又不影響外墻的美觀。而業(yè)主也認(rèn)識到物業(yè)當(dāng)初禁止封閉陽臺，是與開發(fā)商的約定，也是從維護(hù)小區(qū)整體外觀的角度去考慮的，也是為了廣大業(yè)主的利益。經(jīng)過換位思考后，雙方消除誤會，握手言歡。二、多管齊下多管齊下，意思是指單憑一方或一己之力，很難解決問題，若匯聚各方力量、多人之力，問題就會迎刃而解。俗話說“一個好漢三個幫”，有時光靠物管人員的努力，并不能解決與業(yè)主的糾紛，需要借助社區(qū)、業(yè)委會、政府主管部門等第三方力量，共同協(xié)作，把問題解決。第三方相對物管人員和業(yè)主兩方，因?yàn)闆]有利益沖突，所以更容易客觀看待事情，從中立的角度分折雙方的過錯得失，有利于公平、公正地解決問題。在實(shí)際溝通過程中，多管齊下不僅指借助第三方力量，還指靈活運(yùn)用其他的力量，如業(yè)主家中明事理的家人，與業(yè)主相熟的其他物管人員等。如某物管人員小王，接到業(yè)主的投訴，稱他所在的居民樓，有人在樓梯拐角處放煤爐燒水，污染空氣，也影響過往通行。小王找到煤爐的主人李先生核實(shí)情況，請他遵守《業(yè)主規(guī)約》，不要為了自己方便，就將煤爐這樣的私人物品，放在公共的區(qū)域里，影響整體環(huán)境。李先生絲毫不理睬小王的話，還是將煤爐放在老地方，于是小王接連去了李先生家三次，苦口婆心地請李先生尊重相鄰業(yè)主的權(quán)益，可李先生非常固執(zhí)，執(zhí)意要將煤爐放在那里。要先生不講理，可問題還是要解決，于是小王想到請李先生有交情的保潔員小胡出面，和李先生溝通，勸他把煤爐拎回家。然后小王又請李先生的母親幫忙做他的思想工作，李先生是孝子，又講兄弟義氣，經(jīng)過多方面努力，問題得以解決。多管齊下，是非常積極的溝通技巧，一條路走不通，想方設(shè)法從其他方面入手，尋求緩解人際矛盾的各種力量，共同解決糾紛，促進(jìn)小區(qū)和諧。三、恰如其分恰如其分，就是恰處中間，既不過分，亦非不及，指辦事或說話正合分寸。恰恰相反如其分，不多一分，不少一分，對分寸掌握得當(dāng)，才能化解潛在的危機(jī)，巧妙處理各種突發(fā)的事件。物業(yè)管理實(shí)踐中的人際溝通，是一門復(fù)雜的藝術(shù)，人與人之間的交往，有利益的驅(qū)動，更有情感的聯(lián)系。物管人員與業(yè)主建立深厚的感情，業(yè)主信任物管人員，物管人員關(guān)心業(yè)主，但并不意味著可以不講原則，有時還必須做到公私分明，否則做事始終考慮人情，而不考慮原則，就會打亂物管的秩序，影響管理的效率。如業(yè)主張先生與物管人員關(guān)系一向很好，物業(yè)公司搞活動需要幫忙時，他都出了很多力。但當(dāng)他提出想在家中飼養(yǎng)一條大蟒蛇時，物管人員堅(jiān)決反對，因?yàn)椤稑I(yè)主規(guī)約》里有具體規(guī)定，業(yè)主不能在家中飼養(yǎng)一些有危險(xiǎn)性的動物。若張先生家中有蟒蛇，哪天忘記關(guān)門，蟒蛇游出來，就會給其他業(yè)主帶來很大的危脅。張先生認(rèn)為物管人員太不夠意思，一點(diǎn)不通融，物管人員向他說明情況，并表示如果不違反規(guī)定，張先生有任何困難，物管人員都調(diào)、韻味）而有55％取決于肢體語言（面部表情、身體姿態(tài)等）。所以，在解讀業(yè)主心意時，重要的不是他說些什么，更要緊的是他怎么說，有著怎么樣的面部表情及體態(tài)表現(xiàn)。這就是察言觀色。業(yè)主怎么想，怎么做，為什么要那樣，出于什么目的？業(yè)主的言行總是以自身利益為出發(fā)點(diǎn)物管人員通過察言觀色，了解他所思所想揣摩說什么話他能接受，拿出什么方案他會認(rèn)可，以實(shí)現(xiàn)最有效的溝通。如某業(yè)主怒氣沖沖地來到物管處投訴，說她的親戚來看她，卻被小區(qū)保安檔在門外，不讓進(jìn)小區(qū)。物業(yè)接待人員了解事情原委，原來是親戚沒有攜帶有效證件，保安雖已知他是業(yè)主的親戚，但出于安全考慮，沒有放行，引起業(yè)主的強(qiáng)烈不滿。接待人員從業(yè)主的口音發(fā)現(xiàn)她是北方人，性子比較急，連珠炮的話語，容不得別人插話。這時若直接用語言和她溝通，很可能與她發(fā)生爭論，未必有好的效果，于是接待人員請她坐下來，倒茶給她喝，耐心鼓舞她把話說完，看她的表情漸漸平靜下來，身體開始放松，再與她分析情況，表明態(tài)度。接待人員表示接受批評，并向她和她的親戚表示歉意，承認(rèn)保安工作沒做到位，缺乏靈活性，給業(yè)主的生活帶來不便，并表示會向領(lǐng)導(dǎo)反映她的意見，在以后的工作中加以改進(jìn)。當(dāng)業(yè)主的面色和緩，與之前的神態(tài)判若兩人時，接待人員再進(jìn)一步向她解釋保安這所以這樣做，也是為了保證小區(qū)內(nèi)業(yè)主和住戶的人身及財(cái)產(chǎn)安全，物管處制訂了有關(guān)控制外來閑雜人員出入的規(guī)定，對外來人員嚴(yán)格執(zhí)行檢查有效證件及登記的制度。保安按章辦事，但靈活性不夠，業(yè)主剛才反應(yīng)有些過激，不能一味地批評保安，也應(yīng)該理解保安的做法。業(yè)主感受到了接待人員的誠懇，并認(rèn)可接待人員的處理方式。接待人員正是憑察言觀色，判斷業(yè)主的性格特征，恰當(dāng)處理問題，在溝通過程中，注意觀察業(yè)主當(dāng)時的情緒特點(diǎn)并做相應(yīng)的對策準(zhǔn)備，從而達(dá)成了與業(yè)主之間的積累良性的溝通。八、重點(diǎn)突破重點(diǎn)突破，也就是集中精力，突破“關(guān)鍵的少數(shù)”，以發(fā)揮“以點(diǎn)帶面”的作用。解決頭緒眾多的問題，或是大面積發(fā)生的問題，一時會覺得無從下手，但若能抓住“關(guān)鍵的少數(shù)”，就會化難為易，化繁為簡，取得突破性的進(jìn)展。物業(yè)實(shí)踐中，很多物業(yè)公司感到頭痛的就是“收費(fèi)難”的問題。業(yè)主們有時對物業(yè)人員過于苛求，稍有不滿就拒交管理費(fèi)，誠然有的物業(yè)公司缺乏服務(wù)業(yè)主的意識而導(dǎo)致業(yè)主抱怨，但交納物業(yè)費(fèi)用是業(yè)主的義務(wù)，不能以對物業(yè)服務(wù)不滿意就拒交服務(wù)費(fèi)用，可以通過向政府主管部門反映，找業(yè)委會、法律訴訟等途徑去解決問題。面對業(yè)主當(dāng)中“”欠費(fèi)大戶，物業(yè)公司要重點(diǎn)突破，一旦收到成效，必然會對其他欠費(fèi)的業(yè)主產(chǎn)生警示作用。如某物業(yè)公司接手管理一處寫字樓以來，工作勤勉，對業(yè)主負(fù)責(zé)，也采取多種措施催繳物業(yè)服務(wù)費(fèi)，但業(yè)主欠費(fèi)累計(jì)高達(dá)數(shù)百萬元。為了保障自己的合法權(quán)益，加大清欠工作的力度，物業(yè)公司選擇幾個欠費(fèi)大戶作為重點(diǎn)，提起訴訟，最后法院判決物業(yè)公司勝訴，依法收取欠費(fèi)大戶拖欠的物業(yè)服務(wù)費(fèi)。訴訟結(jié)果被公示后，對其他欠費(fèi)業(yè)主有了很大的觸動，物業(yè)公司再去收繳欠費(fèi)，就容易多了。因?yàn)闀r間成本、經(jīng)濟(jì)成本等制約，物業(yè)公司不可能向所有欠費(fèi)業(yè)主提起訴訟，選擇其中的欠費(fèi)大戶重點(diǎn)突破，勢必收到很好的效果。九、順?biāo)浦垌標(biāo)浦?，是指順著水流的方向推船，比喻順著某個趨勢或某種方向說話辦事。物管人員有時要順應(yīng)業(yè)主的思路去行事，于業(yè)主方便，就是于自己方便，讓業(yè)主心里舒服，自己心里也舒服，沖突也會迎刃而解。在處理一些非原則性問題時，可以運(yùn)用這種溝通技巧，若是業(yè)主違反有關(guān)法律法規(guī)，犯了原則性錯誤，就不能順?biāo)浦邸＿@里要強(qiáng)調(diào)的是，順?biāo)浦?，并不是指機(jī)械地一味以業(yè)主的意愿行事，而是在順應(yīng)業(yè)主情感脈絡(luò)和思維軌跡的大方向上，作出一些變通，讓矛盾得以化解。如某小區(qū)業(yè)主投訴他家樓上有人養(yǎng)雞，雞每天天不亮就打鳴，嚴(yán)重影響了他全家的休息，要求物管人員馬上處理這個問題。經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，樓上業(yè)主是一對新婚夫妻，其家鄉(xiāng)有在新婚期間養(yǎng)雞報(bào)喜的風(fēng)俗習(xí)慣，所以才在家中養(yǎng)了一只大公雞，而且按照慣例，公雞至少要養(yǎng)一個月。物管人員了解情況后，上門與這對新婚夫妻溝通，先是恭賀新喜，再聊各地新婚習(xí)俗，話引到公雞報(bào)喜上面，不知不覺拉近與業(yè)主的距離。最后物管人員點(diǎn)明來意，樓下業(yè)主投訴公雞打鳴，一方面要尊重各地習(xí)俗，一方面城市住宅樓里養(yǎng)雞，的確會給鄰居帶來滋擾，建議這對新婚夫妻將公雞放養(yǎng)到效區(qū)，讓它為更多的人報(bào)喜。這樣，既順應(yīng)新婚夫妻公雞報(bào)喜的思路，又解決了公雞擾鄰的問題，樓上樓下業(yè)主都滿意了，物管人員以后的工作就更好開展了。十、有備無患有備無患，指的是事先有準(zhǔn)備，就可以避免禍患。做任何事情都應(yīng)該事先準(zhǔn)備，以免臨時手忙腳亂。物業(yè)管理實(shí)踐中，會經(jīng)常遇到突發(fā)性的事件，如果事先不做充足的準(zhǔn)備，一旦出現(xiàn)問題就會驚惶失措，處于被局面，會給業(yè)主一種辦事能力低下的印象。比如業(yè)主之間起沖突，雙方都叫了許多人來助陣，這時物管人員要高度戒備，一方面通知派出所，一方面調(diào)集多名保安，以防事態(tài)往不好的方向發(fā)展。物管理人員先進(jìn)行調(diào)解，再通知多名保安至現(xiàn)場，將兩方面的人群隔開，繼續(xù)進(jìn)行說服教育，直至派出所來人共同把問題解決。如果事先不調(diào)集多名保安，場