合同管理與交付制度

合同管理與交付制度制度目標(biāo)本制度旨在規(guī)范和管理公司的合同流程，確保合同的有效管理與交付，提升公司的商業(yè)信譽(yù)度、客戶滿意度和業(yè)務(wù)運(yùn)作效率。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)全部涉及合同管理和交付的相關(guān)人員，包含但不限于合同管理部門、銷售人員、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和相關(guān)執(zhí)行人員。重要內(nèi)容1.合同管理流程1.1合同起草全部合同必需由銷售人員填寫合同起草申請表，并提交給合同管理部門。合同起草申請表包含以下要素：合同名稱、合同申請人、合同申請日期、合同申請理由和認(rèn)真內(nèi)容、合同金額、合同期限等。合同起草申請表必需在兩個工作日內(nèi)完成并提交給合同管理部門，否則合同起草流程將會耽擱。1.2合同審核合同管理部門收到合同起草申請表后，將布置合同審核人員對合同進(jìn)行審核。合同審核人員將重點(diǎn)審查合同內(nèi)容是否符合公司政策、合同條款是否明確、金額是否合理等。合同審核人員將在三個工作日內(nèi)完成審核，并將審核結(jié)果及時(shí)反饋給銷售人員和合同起草申請人。1.3合同簽署經(jīng)合同審核通過后，合同管理部門將與簽署人員聯(lián)系布置合同簽署事宜。合同簽署時(shí)必需由雙方當(dāng)事人親自簽署，或經(jīng)過雙方授權(quán)代表簽署，并刻蓋公司公章。簽署后的合同一式兩份，分別由雙方當(dāng)事人保管。2.合同交付流程2.1合同歸檔合同簽署完畢后，合同管理部門負(fù)責(zé)將合同歸檔，并依照合同編號和日期進(jìn)行分類儲存。合同歸檔時(shí)必需將合同原件與歸檔記錄進(jìn)行一一核對，確保準(zhǔn)確無誤。合同管理部門還需定期對歸檔文件進(jìn)行保管和備份，以防數(shù)據(jù)丟失或文件破壞。2.2合同交付銷售人員在合同簽署后，應(yīng)及時(shí)將合同副本交付給客戶。合同交付時(shí)，銷售人員必需向客戶解釋合同內(nèi)容，并與客戶確認(rèn)了解合同條款和義務(wù)。合同交付后，銷售人員要及時(shí)向合同管理部門報(bào)備，并記錄交付日期和交付確認(rèn)人。2.3合同履行與跟進(jìn)合同執(zhí)行過程中，銷售人員負(fù)責(zé)與客戶保持溝通，確保客戶依照合同履行義務(wù)。銷售人員應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)合同執(zhí)行情況，并將信息及時(shí)反饋給合同管理部門。如發(fā)現(xiàn)合同履行中存在問題或糾紛，銷售人員需及時(shí)向上級主管報(bào)告，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門解決。3.監(jiān)督與追責(zé)機(jī)制3.1監(jiān)督合同管理部門負(fù)責(zé)對合同管理流程和合同交付流程進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保流程的規(guī)范和合規(guī)性。監(jiān)督人員可以隨時(shí)對合同相關(guān)環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)矯正并向上級主管報(bào)告。3.2追責(zé)對于違反合同管理流程的行為，將會依照公司規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的紀(jì)律處分，包含但不限于警告、記過、降職、解聘等。對于合同管理流程中顯現(xiàn)的嚴(yán)重失誤或過失導(dǎo)致的損失，相關(guān)責(zé)任人將承當(dāng)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)和法律責(zé)任。4.培訓(xùn)與宣傳4.1培訓(xùn)公司將對涉及合同管理和交付的相關(guān)人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，提高他們合同管理和交付的專業(yè)知識和技能。培訓(xùn)內(nèi)容包含但不限于合同起草要點(diǎn)、合同審核標(biāo)準(zhǔn)、合同簽署程序、合同交付流程等。4.2宣傳公司將通過內(nèi)部網(wǎng)站、公告欄、會議等形式，定期宣傳合同管理與交付制度，加強(qiáng)員工對制度的認(rèn)得和遵守意識。上級主管應(yīng)當(dāng)在日常工作中重視對合同管理和交付的宣傳和培訓(xùn)，以樹立模范和引領(lǐng)員工遵守制度。5.附則5.1本制度的解釋權(quán)歸公司最高管理層全部。5.2對本制度的任何修改和增補(bǔ)，都必需經(jīng)過公司最高管理層的批準(zhǔn)。5.3本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，并廢止之前的合同管理與交付制度或仿佛規(guī)定。結(jié)束語本制度旨在規(guī)范和管理公司的合同流程，為公司的商業(yè)發(fā)展供應(yīng)有力支持。全部相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，確保合同的有效管理與交付，以提升公司