辦公室管理第二次作業(yè)

辦公室管理第二次作業(yè)《辦公室管理》第二次作業(yè)第五章辦公室時(shí)間運(yùn)籌1、時(shí)間有怎么樣的特性？答：時(shí)間的特點(diǎn)：（1）有限性與無(wú)限性的統(tǒng)一；（2）流逝性、一維性與不可逆轉(zhuǎn)性；（3）價(jià)值性；（4）均等性；（5）可控性2、有效運(yùn)籌時(shí)間的原則主要有哪些？答：1、決定優(yōu)先次序和輕重緩急（priority）。2、專心（集中注意力）。3、切實(shí)訂下完成計(jì)劃的期限。4、把重要計(jì)劃分成幾個(gè)部分。5、列好約會(huì)的清單。6、必要時(shí)說(shuō)“不”。7、列好“待辦之事”清單。8、定期修正長(zhǎng)期和短期的目標(biāo)。9、把工作重心放在目前。10、有不明白的事情要勇于請(qǐng)教。11、找出處理每一件事情的最好的方式。12、估計(jì)做每件事情所需要的時(shí)間。13、避免雜亂。14、在接到來(lái)信來(lái)電的當(dāng)天就回信回電。15、先做好必須做的緊要事情。工作繁忙時(shí)，可以告知同事或秘書(shū)要有選擇地接聽(tīng)和應(yīng)答電話。（2）請(qǐng)別人代接電話時(shí)，要交代說(shuō)明本人不能接電話的理由，讓打進(jìn)電話的人相信即使再來(lái)電話，本人也無(wú)法接電話。（3）事先告知可能接電話的人，本人可以在什么時(shí)間給來(lái)電話的人回電，如果可能，請(qǐng)對(duì)方留下姓名和聯(lián)系方法。（4）對(duì)于經(jīng)常有重要事情聯(lián)系的對(duì)象，最好事先約定什么時(shí)候打來(lái)電話，以便自己可以親自接聽(tīng)。第六章辦公室工作計(jì)劃1、傳統(tǒng)計(jì)劃和現(xiàn)代計(jì)劃之間有哪些不同？答：傳統(tǒng)計(jì)劃是在以往多年工作經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上積累出來(lái)的一些有益的工作計(jì)劃方法，包括：（1）定額法；（2）比例法；（3）比較法；（4）反復(fù)平衡法；（5）技術(shù)經(jīng)濟(jì)法?，F(xiàn)代計(jì)劃有明顯發(fā)展：工作計(jì)劃的目標(biāo)不局限于外部給定，也來(lái)自內(nèi)部的考慮；工作計(jì)劃的制定不是完全受外部政策支配，更來(lái)源于組織和機(jī)構(gòu)的自我調(diào)整需要；更重視工作計(jì)劃的創(chuàng)新設(shè)計(jì)；把全局作為系統(tǒng)對(duì)象，利用了各種科學(xué)方法，而不是單憑直觀經(jīng)驗(yàn)來(lái)制定。2、工作計(jì)劃的編制過(guò)程包括哪些基本環(huán)節(jié)？答：1、確定目標(biāo)2、調(diào)查研究3、資料分析4、計(jì)劃方案的擬訂和評(píng)價(jià)5、方案的選擇6、計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程的反饋7、計(jì)劃的修正3、工作計(jì)劃的制定方法主要有哪些？答：1、運(yùn)籌學(xué)方法2、規(guī)劃-計(jì)劃-預(yù)算系統(tǒng)3、行政計(jì)劃評(píng)審術(shù)4、關(guān)鍵路線法5、經(jīng)濟(jì)計(jì)量模型方法4、目標(biāo)管理的含義是什么？答：它是工作計(jì)劃的一種管理方式，先由領(lǐng)導(dǎo)者確定組織的總目標(biāo)，然后由有關(guān)各方確定各個(gè)部門和人員應(yīng)該完成的分目標(biāo)和具體工作目標(biāo)，目標(biāo)從上到下層層展開(kāi)，又從下到上層層保證，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)、部門分目標(biāo)和個(gè)人具體工作目標(biāo)的管理。在確定組織目標(biāo)、部門分目標(biāo)和個(gè)人具體工作目標(biāo)的過(guò)程中，要注重組織的領(lǐng)導(dǎo)、各部門和員工之間的信息的溝通和共享，塑造對(duì)目標(biāo)價(jià)值和激勵(lì)機(jī)制的集體理解和認(rèn)同。5、目標(biāo)管理的優(yōu)缺點(diǎn)是什么？答：1、目標(biāo)管理的優(yōu)點(diǎn)（1）能直接提高和加強(qiáng)辦公室工作的系統(tǒng)性、規(guī)劃性、目的性和周期性，減少曲折和虛耗，使辦公室工作有的放矢，使辦公室成員心中有數(shù)，增強(qiáng)組織工作的節(jié)奏。（2）增進(jìn)辦公室人員之間的關(guān)系及信息、情感溝通，加強(qiáng)組織內(nèi)部的協(xié)調(diào)與合作，減少部門和人際之間的摩擦。在完成個(gè)體目標(biāo)的基礎(chǔ)上完成群體乃至整個(gè)組織的目標(biāo)，可以實(shí)現(xiàn)分工合作的供效。（3）有助于克服集權(quán)管理的弊端，發(fā)揮分權(quán)管理的長(zhǎng)處，以提高員工的工作興趣和工作自覺(jué)性、積極性，加強(qiáng)其責(zé)任感和榮譽(yù)感，激發(fā)其工作動(dòng)機(jī)和工作意愿，并以此減輕領(lǐng)導(dǎo)事無(wú)巨細(xì)都要親自過(guò)問(wèn)的工作負(fù)擔(dān)，以及培養(yǎng)各級(jí)人員的才干和對(duì)組織的忠誠(chéng)。（4）由于目標(biāo)管理往往是一個(gè)連續(xù)不斷的過(guò)程，上一期目標(biāo)的完成常常促成下一期目標(biāo)的建立，又由于目標(biāo)管理必須定期進(jìn)行分析和評(píng)價(jià)，因此它常常成為組織變革與發(fā)展的重要手段。2、目標(biāo)管理的缺點(diǎn)（1）要使組織的員工自覺(jué)地承擔(dān)某種確切的責(zé)任和任務(wù)常常是困難的，而建立在自覺(jué)性和使命感基礎(chǔ)上的自我控制是目標(biāo)管理的基礎(chǔ)之一。（2）作為“上級(jí)”的不同層級(jí)的管理人員經(jīng)常不習(xí)慣或不能容忍“下級(jí)”的參與和自主性，往往會(huì)情不自禁地采用傳統(tǒng)的下達(dá)指示和發(fā)號(hào)施令的管理方法，同時(shí)缺乏技巧，導(dǎo)致管理過(guò)程受阻。因此，目標(biāo)管理方法的采用還有賴于取得全體組織成員的理解與合作。6、影響工作計(jì)劃實(shí)施的主要因素有哪些？答：1、工作計(jì)劃目標(biāo)制定方面的影響因素。目標(biāo)和任務(wù)的重要程度和難易程度不一，涉及到的人財(cái)物情況不一，可能會(huì)給目標(biāo)的制定和計(jì)劃的實(shí)施帶來(lái)困難。2、工作計(jì)劃實(shí)施主體方面的影響因素。組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置是否合理？領(lǐng)導(dǎo)者的能力、經(jīng)驗(yàn)、權(quán)威和決策情況如何？一般執(zhí)行人員的能力、態(tài)度和他們對(duì)決策的理解程度如何？這些都會(huì)對(duì)工作計(jì)劃的實(shí)施產(chǎn)生影響。3、工作計(jì)劃實(shí)施客體的影響因素。當(dāng)計(jì)劃實(shí)施對(duì)象即相關(guān)人員和部門、組織由于受教育程度、政策水平、承受能力、利益分配等原因同工作計(jì)劃的目標(biāo)或方式發(fā)生沖突時(shí)，工作計(jì)劃的執(zhí)行就會(huì)遇到阻力。4、工作計(jì)劃實(shí)施環(huán)境方面的影響因素。包括自然環(huán)境、文化環(huán)境、經(jīng)濟(jì)技術(shù)環(huán)境、政治環(huán)境等都可能影響到工作計(jì)劃實(shí)施的效果。第七章辦公室統(tǒng)計(jì)工作1、如何理解統(tǒng)計(jì)總體和總體單位的含義？答：統(tǒng)計(jì)總體：凡是客觀存在的，在同一性質(zhì)基礎(chǔ)上集合起來(lái)的許多個(gè)別事物的整體。簡(jiǎn)稱總體。如某商場(chǎng)的所有顧客、某市所有女性白領(lǐng)、某機(jī)關(guān)所有干部、某單位全部男職工、某市所有大學(xué)生、某市全部國(guó)有企業(yè)等。總體單位：構(gòu)成統(tǒng)計(jì)總體的個(gè)別事物。簡(jiǎn)稱個(gè)體。如某商場(chǎng)所有顧客中的一位叫張三的顧客、某市全部中學(xué)當(dāng)中的一所中學(xué)、某市全部國(guó)有企業(yè)當(dāng)中的某家國(guó)有化工企業(yè)等等。2、如何理解標(biāo)志和統(tǒng)計(jì)指標(biāo)的含義？答：標(biāo)志：用來(lái)說(shuō)明總體單位特征的名稱。如某商場(chǎng)的12位男性顧客這個(gè)總體單位中，顧客就說(shuō)明了這一總體單位的特征。其中“12位”表示數(shù)量標(biāo)志，“男性顧客”表示其質(zhì)量標(biāo)志。統(tǒng)計(jì)指標(biāo)：反映實(shí)際存在的一定社會(huì)總體現(xiàn)象的數(shù)量化概念和具體的數(shù)值。如全國(guó)人口總體的性別分布特征可用“總?cè)丝跀?shù)”、“男性人口數(shù)”、“女性人口數(shù)”、“男性人口比重”、“女性人口比重”等指標(biāo)來(lái)描述，前三個(gè)指標(biāo)屬于數(shù)量指標(biāo)，后三個(gè)指標(biāo)屬于質(zhì)量指標(biāo)。3、辦公室統(tǒng)計(jì)分析的常用方法有哪些？答：一、相對(duì)指標(biāo)分析二、平均分析三、動(dòng)態(tài)分析四、指數(shù)分析4、辦公室統(tǒng)計(jì)工作中使用的相對(duì)分析方法涉及哪些主要指標(biāo)，分別是什么含義？答：1、結(jié)構(gòu)相對(duì)指標(biāo)：是反映總體內(nèi)部組成狀況的相對(duì)指標(biāo)，又稱比重指標(biāo)。2、比例相對(duì)指標(biāo)：是反映同一總體內(nèi)的不同部分之間數(shù)量比例關(guān)系的指標(biāo)。3、比較相對(duì)指標(biāo)：是反映同一時(shí)間不同總體之間同類現(xiàn)象數(shù)值大小對(duì)比關(guān)系的指標(biāo)。4、強(qiáng)度相對(duì)指標(biāo)：是兩個(gè)有相互聯(lián)系的不同總體的總量之比，它表明現(xiàn)象發(fā)展的程度、密度或強(qiáng)度。5、計(jì)劃完成程度相對(duì)指標(biāo)：是表明計(jì)劃完成程度的綜合指標(biāo)。6、動(dòng)態(tài)相對(duì)指標(biāo)：是表明現(xiàn)象在不同時(shí)間變動(dòng)程度的相對(duì)指標(biāo)。5、概率抽樣的方法主要有哪些？答：簡(jiǎn)單隨機(jī)抽樣，適用于總體單位不多的情況，如抓鬮或抽簽。一般是在先對(duì)調(diào)查對(duì)象編號(hào)后利用隨機(jī)數(shù)表根據(jù)概率原理打出，毫無(wú)偏見(jiàn)。等距抽樣，就是將總體各個(gè)單位按照順序進(jìn)行排列和編號(hào)，然后從隨機(jī)選擇的一個(gè)單位開(kāi)始，按照相等的間距抽取樣本單位。如生產(chǎn)流水線上抽檢產(chǎn)品質(zhì)量，又如從電話號(hào)碼簿中進(jìn)行等距抽樣。分層抽樣，就是將總體按照某種特征或?qū)傩苑秩舾深悇e或?qū)哟危侔凑找欢ū壤诟鱾€(gè)類別或?qū)哟沃须S機(jī)抽取形成調(diào)查樣本。適用于很大的總體，同時(shí)各個(gè)層之間差異大，而同一層內(nèi)差異小。如學(xué)生----大學(xué)生、中學(xué)生、小學(xué)生等層次---隨機(jī)在每個(gè)層次中抽取樣本。整群抽樣，整群抽樣就是先將總體分成若干群，再在其中隨機(jī)抽取部分群，最后對(duì)所抽中的所有單位一一調(diào)查。6、非概率抽樣的方法主要有哪些？答：沒(méi)有嚴(yán)格遵循“隨機(jī)原則”的抽樣。主要有偶遇抽樣、判斷抽樣和滾雪球抽樣。偶遇抽樣：考慮到便利，見(jiàn)誰(shuí)逮誰(shuí)。判斷抽樣：由于很了解各個(gè)調(diào)查對(duì)象，根據(jù)主觀經(jīng)驗(yàn)來(lái)確定調(diào)查對(duì)象。滾雪球抽樣：由于對(duì)總體的范圍不清楚，先找出少數(shù)個(gè)體，然后通過(guò)該個(gè)體了解更多的個(gè)體，以此類推，從而接近總體。第八章辦公室接待工作1、辦公室人員向來(lái)訪個(gè)人進(jìn)行打招呼時(shí)要注意哪些主要事項(xiàng)？答：來(lái)訪者進(jìn)門，接待人員應(yīng)立即起身迎接，熱情招呼問(wèn)好。對(duì)來(lái)訪者依據(jù)性別、年齡、介紹信等進(jìn)行適當(dāng)稱呼。如果來(lái)客時(shí)你正在接電話或正在辦理著急事，要注意的適當(dāng)應(yīng)對(duì)方法。如果來(lái)客時(shí)你正在和別的客人談話，要注意適當(dāng)應(yīng)對(duì)。如果接待異性來(lái)訪者，要特別注意分寸，既要熱情又要適度，否則會(huì)適得其反。2、辦公室人員在接受名片時(shí)要注意哪些主要事項(xiàng)？答：接受名片時(shí)要以恭敬的態(tài)度，雙手接受。通常不宜大聲念出名片上的頭銜、姓名等內(nèi)容，只要默讀一下，然后鄭重地放在自己的口袋、名片夾或其他穩(wěn)妥的地方，使對(duì)方感到你對(duì)他感興趣。接到名片后，如自己帶有名片，可馬上回送上名片正方應(yīng)朝對(duì)方；如若沒(méi)有，可向?qū)Ψ秸f(shuō)明情況，并主動(dòng)作自我介紹。辦公室人員有必要準(zhǔn)備一本名片夾和一個(gè)通訊簿，將名片進(jìn)行分類、整理和收集。3、辦公室人員引見(jiàn)介紹客人的一般順序是什么？答：先介紹主人，再介紹客人，一般把身份低、年紀(jì)輕的介紹給身份高、年紀(jì)長(zhǎng)的，把男士介紹給女士。如果幾位客人同時(shí)來(lái)訪，應(yīng)該按照職務(wù)高低依次介紹，職務(wù)相同者，可以先介紹年長(zhǎng)的。4、辦公室人員為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行約見(jiàn)安排時(shí)有哪些注意事項(xiàng)？答：1、要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣和生活習(xí)慣來(lái)安排約見(jiàn)。2、要區(qū)分輕、重、緩、急安排約見(jiàn)。3、約見(jiàn)應(yīng)當(dāng)有準(zhǔn)備的，越是重要的約見(jiàn)，越要準(zhǔn)備好；4、酌留彈性；5、保證準(zhǔn)時(shí)赴約，不誤約，不失約。5、哪些情況下辦公室工作人員需要為領(lǐng)導(dǎo)拒絕約見(jiàn)？答：領(lǐng)導(dǎo)工作十分繁忙，需要保證其集中精力思考和處理更重大的問(wèn)題，應(yīng)排除一些瑣碎事務(wù)及外來(lái)人員的干擾，保證領(lǐng)導(dǎo)在這段時(shí)間能靜心工作而無(wú)任何干擾。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)在工作中遇到麻煩或問(wèn)題，一時(shí)還未能提出解決辦法，為躲避有關(guān)當(dāng)事人的詢問(wèn)時(shí)；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的人身安全受到威脅時(shí)；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的家屬、親友等頻繁求見(jiàn)時(shí)，辦公室人員都可能代替領(lǐng)導(dǎo)拒絕被約見(jiàn)人。領(lǐng)導(dǎo)不會(huì)見(jiàn)外人的時(shí)間，辦公室人員不要假借他不在辦公室或正在開(kāi)會(huì)拒絕約見(jiàn)，因?yàn)檫@些托辭多被當(dāng)作借口。只能委婉、簡(jiǎn)要地向來(lái)者說(shuō)明領(lǐng)導(dǎo)今天的日程內(nèi)不能再安排任何事情，然后把談話重點(diǎn)轉(zhuǎn)向與來(lái)客討論以后的安排。6、辦公室人員對(duì)不同來(lái)信應(yīng)該怎樣處理？答：重要來(lái)信：要按領(lǐng)導(dǎo)的不同分工，分別呈送批閱，同時(shí)要填寫“呈閱箋”或“請(qǐng)示單”。必要時(shí)，應(yīng)附卷供領(lǐng)導(dǎo)審查，還可以援引有關(guān)政策條文供領(lǐng)導(dǎo)參考。一般來(lái)信：按照“分級(jí)負(fù)責(zé)，歸口辦理”的原則，直接轉(zhuǎn)給有關(guān)部門承辦。檢舉揭發(fā)信：轉(zhuǎn)辦時(shí)要填寫專用轉(zhuǎn)辦單，轉(zhuǎn)給被告對(duì)象的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)處理，嚴(yán)禁把這類信件轉(zhuǎn)