辦公室管理第二次作業(yè)

辦公室管理第二次作業(yè)《辦公室管理》第二次作業(yè)第五章辦公室時間運籌1、時間有怎么樣的特性？答：時間的特點：（1）有限性與無限性的統(tǒng)一；（2）流逝性、一維性與不可逆轉(zhuǎn)性；（3）價值性；（4）均等性；（5）可控性2、有效運籌時間的原則主要有哪些？答：1、決定優(yōu)先次序和輕重緩急（priority）。2、專心（集中注意力）。3、切實訂下完成計劃的期限。4、把重要計劃分成幾個部分。5、列好約會的清單。6、必要時說“不”。7、列好“待辦之事”清單。8、定期修正長期和短期的目標。9、把工作重心放在目前。10、有不明白的事情要勇于請教。11、找出處理每一件事情的最好的方式。12、估計做每件事情所需要的時間。13、避免雜亂。14、在接到來信來電的當天就回信回電。15、先做好必須做的緊要事情。工作繁忙時，可以告知同事或秘書要有選擇地接聽和應答電話。（2）請別人代接電話時，要交代說明本人不能接電話的理由，讓打進電話的人相信即使再來電話，本人也無法接電話。（3）事先告知可能接電話的人，本人可以在什么時間給來電話的人回電，如果可能，請對方留下姓名和聯(lián)系方法。（4）對于經(jīng)常有重要事情聯(lián)系的對象，最好事先約定什么時候打來電話，以便自己可以親自接聽。第六章辦公室工作計劃1、傳統(tǒng)計劃和現(xiàn)代計劃之間有哪些不同？答：傳統(tǒng)計劃是在以往多年工作經(jīng)驗基礎上積累出來的一些有益的工作計劃方法，包括：（1）定額法；（2）比例法；（3）比較法；（4）反復平衡法；（5）技術(shù)經(jīng)濟法?，F(xiàn)代計劃有明顯發(fā)展：工作計劃的目標不局限于外部給定，也來自內(nèi)部的考慮；工作計劃的制定不是完全受外部政策支配，更來源于組織和機構(gòu)的自我調(diào)整需要；更重視工作計劃的創(chuàng)新設計；把全局作為系統(tǒng)對象，利用了各種科學方法，而不是單憑直觀經(jīng)驗來制定。2、工作計劃的編制過程包括哪些基本環(huán)節(jié)？答：1、確定目標2、調(diào)查研究3、資料分析4、計劃方案的擬訂和評價5、方案的選擇6、計劃執(zhí)行過程的反饋7、計劃的修正3、工作計劃的制定方法主要有哪些？答：1、運籌學方法2、規(guī)劃-計劃-預算系統(tǒng)3、行政計劃評審術(shù)4、關(guān)鍵路線法5、經(jīng)濟計量模型方法4、目標管理的含義是什么？答：它是工作計劃的一種管理方式，先由領導者確定組織的總目標，然后由有關(guān)各方確定各個部門和人員應該完成的分目標和具體工作目標，目標從上到下層層展開，又從下到上層層保證，以此來實現(xiàn)組織目標、部門分目標和個人具體工作目標的管理。在確定組織目標、部門分目標和個人具體工作目標的過程中，要注重組織的領導、各部門和員工之間的信息的溝通和共享，塑造對目標價值和激勵機制的集體理解和認同。5、目標管理的優(yōu)缺點是什么？答：1、目標管理的優(yōu)點（1）能直接提高和加強辦公室工作的系統(tǒng)性、規(guī)劃性、目的性和周期性，減少曲折和虛耗，使辦公室工作有的放矢，使辦公室成員心中有數(shù)，增強組織工作的節(jié)奏。（2）增進辦公室人員之間的關(guān)系及信息、情感溝通，加強組織內(nèi)部的協(xié)調(diào)與合作，減少部門和人際之間的摩擦。在完成個體目標的基礎上完成群體乃至整個組織的目標，可以實現(xiàn)分工合作的供效。（3）有助于克服集權(quán)管理的弊端，發(fā)揮分權(quán)管理的長處，以提高員工的工作興趣和工作自覺性、積極性，加強其責任感和榮譽感，激發(fā)其工作動機和工作意愿，并以此減輕領導事無巨細都要親自過問的工作負擔，以及培養(yǎng)各級人員的才干和對組織的忠誠。（4）由于目標管理往往是一個連續(xù)不斷的過程，上一期目標的完成常常促成下一期目標的建立，又由于目標管理必須定期進行分析和評價，因此它常常成為組織變革與發(fā)展的重要手段。2、目標管理的缺點（1）要使組織的員工自覺地承擔某種確切的責任和任務常常是困難的，而建立在自覺性和使命感基礎上的自我控制是目標管理的基礎之一。（2）作為“上級”的不同層級的管理人員經(jīng)常不習慣或不能容忍“下級”的參與和自主性，往往會情不自禁地采用傳統(tǒng)的下達指示和發(fā)號施令的管理方法，同時缺乏技巧，導致管理過程受阻。因此，目標管理方法的采用還有賴于取得全體組織成員的理解與合作。6、影響工作計劃實施的主要因素有哪些？答：1、工作計劃目標制定方面的影響因素。目標和任務的重要程度和難易程度不一，涉及到的人財物情況不一，可能會給目標的制定和計劃的實施帶來困難。2、工作計劃實施主體方面的影響因素。組織機構(gòu)的設置是否合理？領導者的能力、經(jīng)驗、權(quán)威和決策情況如何？一般執(zhí)行人員的能力、態(tài)度和他們對決策的理解程度如何？這些都會對工作計劃的實施產(chǎn)生影響。3、工作計劃實施客體的影響因素。當計劃實施對象即相關(guān)人員和部門、組織由于受教育程度、政策水平、承受能力、利益分配等原因同工作計劃的目標或方式發(fā)生沖突時，工作計劃的執(zhí)行就會遇到阻力。4、工作計劃實施環(huán)境方面的影響因素。包括自然環(huán)境、文化環(huán)境、經(jīng)濟技術(shù)環(huán)境、政治環(huán)境等都可能影響到工作計劃實施的效果。第七章辦公室統(tǒng)計工作1、如何理解統(tǒng)計總體和總體單位的含義？答：統(tǒng)計總體：凡是客觀存在的，在同一性質(zhì)基礎上集合起來的許多個別事物的整體。簡稱總體。如某商場的所有顧客、某市所有女性白領、某機關(guān)所有干部、某單位全部男職工、某市所有大學生、某市全部國有企業(yè)等。總體單位：構(gòu)成統(tǒng)計總體的個別事物。簡稱個體。如某商場所有顧客中的一位叫張三的顧客、某市全部中學當中的一所中學、某市全部國有企業(yè)當中的某家國有化工企業(yè)等等。2、如何理解標志和統(tǒng)計指標的含義？答：標志：用來說明總體單位特征的名稱。如某商場的12位男性顧客這個總體單位中，顧客就說明了這一總體單位的特征。其中“12位”表示數(shù)量標志，“男性顧客”表示其質(zhì)量標志。統(tǒng)計指標：反映實際存在的一定社會總體現(xiàn)象的數(shù)量化概念和具體的數(shù)值。如全國人口總體的性別分布特征可用“總?cè)丝跀?shù)”、“男性人口數(shù)”、“女性人口數(shù)”、“男性人口比重”、“女性人口比重”等指標來描述，前三個指標屬于數(shù)量指標，后三個指標屬于質(zhì)量指標。3、辦公室統(tǒng)計分析的常用方法有哪些？答：一、相對指標分析二、平均分析三、動態(tài)分析四、指數(shù)分析4、辦公室統(tǒng)計工作中使用的相對分析方法涉及哪些主要指標，分別是什么含義？答：1、結(jié)構(gòu)相對指標：是反映總體內(nèi)部組成狀況的相對指標，又稱比重指標。2、比例相對指標：是反映同一總體內(nèi)的不同部分之間數(shù)量比例關(guān)系的指標。3、比較相對指標：是反映同一時間不同總體之間同類現(xiàn)象數(shù)值大小對比關(guān)系的指標。4、強度相對指標：是兩個有相互聯(lián)系的不同總體的總量之比，它表明現(xiàn)象發(fā)展的程度、密度或強度。5、計劃完成程度相對指標：是表明計劃完成程度的綜合指標。6、動態(tài)相對指標：是表明現(xiàn)象在不同時間變動程度的相對指標。5、概率抽樣的方法主要有哪些？答：簡單隨機抽樣，適用于總體單位不多的情況，如抓鬮或抽簽。一般是在先對調(diào)查對象編號后利用隨機數(shù)表根據(jù)概率原理打出，毫無偏見。等距抽樣，就是將總體各個單位按照順序進行排列和編號，然后從隨機選擇的一個單位開始，按照相等的間距抽取樣本單位。如生產(chǎn)流水線上抽檢產(chǎn)品質(zhì)量，又如從電話號碼簿中進行等距抽樣。分層抽樣，就是將總體按照某種特征或?qū)傩苑秩舾深悇e或?qū)哟?，再按照一定比例在各個類別或?qū)哟沃须S機抽取形成調(diào)查樣本。適用于很大的總體，同時各個層之間差異大，而同一層內(nèi)差異小。如學生----大學生、中學生、小學生等層次---隨機在每個層次中抽取樣本。整群抽樣，整群抽樣就是先將總體分成若干群，再在其中隨機抽取部分群，最后對所抽中的所有單位一一調(diào)查。6、非概率抽樣的方法主要有哪些？答：沒有嚴格遵循“隨機原則”的抽樣。主要有偶遇抽樣、判斷抽樣和滾雪球抽樣。偶遇抽樣：考慮到便利，見誰逮誰。判斷抽樣：由于很了解各個調(diào)查對象，根據(jù)主觀經(jīng)驗來確定調(diào)查對象。滾雪球抽樣：由于對總體的范圍不清楚，先找出少數(shù)個體，然后通過該個體了解更多的個體，以此類推，從而接近總體。第八章辦公室接待工作1、辦公室人員向來訪個人進行打招呼時要注意哪些主要事項？答：來訪者進門，接待人員應立即起身迎接，熱情招呼問好。對來訪者依據(jù)性別、年齡、介紹信等進行適當稱呼。如果來客時你正在接電話或正在辦理著急事，要注意的適當應對方法。如果來客時你正在和別的客人談話，要注意適當應對。如果接待異性來訪者，要特別注意分寸，既要熱情又要適度，否則會適得其反。2、辦公室人員在接受名片時要注意哪些主要事項？答：接受名片時要以恭敬的態(tài)度，雙手接受。通常不宜大聲念出名片上的頭銜、姓名等內(nèi)容，只要默讀一下，然后鄭重地放在自己的口袋、名片夾或其他穩(wěn)妥的地方，使對方感到你對他感興趣。接到名片后，如自己帶有名片，可馬上回送上名片正方應朝對方；如若沒有，可向?qū)Ψ秸f明情況，并主動作自我介紹。辦公室人員有必要準備一本名片夾和一個通訊簿，將名片進行分類、整理和收集。3、辦公室人員引見介紹客人的一般順序是什么？答：先介紹主人，再介紹客人，一般把身份低、年紀輕的介紹給身份高、年紀長的，把男士介紹給女士。如果幾位客人同時來訪，應該按照職務高低依次介紹，職務相同者，可以先介紹年長的。4、辦公室人員為領導進行約見安排時有哪些注意事項？答：1、要根據(jù)領導的工作習慣和生活習慣來安排約見。2、要區(qū)分輕、重、緩、急安排約見。3、約見應當有準備的，越是重要的約見，越要準備好；4、酌留彈性；5、保證準時赴約，不誤約，不失約。5、哪些情況下辦公室工作人員需要為領導拒絕約見？答：領導工作十分繁忙，需要保證其集中精力思考和處理更重大的問題，應排除一些瑣碎事務及外來人員的干擾，保證領導在這段時間能靜心工作而無任何干擾。當領導在工作中遇到麻煩或問題，一時還未能提出解決辦法，為躲避有關(guān)當事人的詢問時；當領導的人身安全受到威脅時；當領導的家屬、親友等頻繁求見時，辦公室人員都可能代替領導拒絕被約見人。領導不會見外人的時間，辦公室人員不要假借他不在辦公室或正在開會拒絕約見，因為這些托辭多被當作借口。只能委婉、簡要地向來者說明領導今天的日程內(nèi)不能再安排任何事情，然后把談話重點轉(zhuǎn)向與來客討論以后的安排。6、辦公室人員對不同來信應該怎樣處理？答：重要來信：要按領導的不同分工，分別呈送批閱，同時要填寫“呈閱箋”或“請示單”。必要時，應附卷供領導審查，還可以援引有關(guān)政策條文供領導參考。一般來信：按照“分級負責，歸口辦理”的原則，直接轉(zhuǎn)給有關(guān)部門承辦。檢舉揭發(fā)信：轉(zhuǎn)辦時要填寫專用轉(zhuǎn)辦單，轉(zhuǎn)給被告對象的上級領導機關(guān)處理，嚴禁把這類信件轉(zhuǎn)