文件、記錄和檔案管理制度范文

文件、記錄和檔案管理制度一、目的為了規(guī)范和加強公司安全文件及檔案管理，確保相關(guān)部門及人員得到及時有效版本的文件，并及時撤出失效或作廢的文件，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和上級的有關(guān)要求，特制定公司安全文件及檔案管理制度。二、適用范圍適用于本公司安全文件及檔案管理。三、職責安全環(huán)保部負責組織編制并持續(xù)改進安全標準化工作文件；負責安全標準化有關(guān)的文件的發(fā)放、更改、控制和檔案管理，及時對外來文件的收集、整理、匯總、評價、歸檔。四、文件和檔案處理處理要求1．與安全相關(guān)的文件處理處理1）上級重要來文（含電子公文）按公司公文處理辦法執(zhí)行，辦理結(jié)果存檔備查。2）安全環(huán)保部起草的安全文件，經(jīng)公司領(lǐng)導簽發(fā)后下發(fā)，辦理結(jié)果存檔備查。3）外來文件由公司綜合管理部負責送公司領(lǐng)導審閱和有關(guān)部門傳閱，辦理結(jié)果存檔備案。2．安全會議資料處理1）傳達貫徹上級部門重要會議精神，做好會議內(nèi)容記錄和貫徹落實情況的記錄和相關(guān)存檔備案。2）每季度召開一次公司安委會議，準備相關(guān)會議資料，做好會議記錄，形成會議紀要，督查落實會議紀要，保存相關(guān)資料。3）每月召開公司安全生產(chǎn)例會會議，準備相關(guān)資料，收集安全信息，講評上月安全生產(chǎn)情況，通報安全違章事故，布置本月安全重點工作，做好會議記錄，督促落實會議決定，保存相關(guān)資料。4）與安全有關(guān)的各種生產(chǎn)記錄。5）公司分管領(lǐng)導、安全環(huán)保部針對安全專項指導工作組織召開的專題會議，做好會議記錄，貫徹落實會議記錄，保存相關(guān)資料。6）安全環(huán)保部負責及時將失效的基本制度、管理辦法和實施細則從公司各部門收回，并將現(xiàn)行有效版本的文件及時發(fā)放給各部門。當文件受到損壞或遺失時，有關(guān)單位提出申請后，可補發(fā)或重新發(fā)放。3．文件的評審和修改1）公司安全環(huán)保內(nèi)控制度及安全標準化文件的修改應(yīng)適時進行。當法律、法規(guī)變更、企業(yè)使用新技術(shù)、新設(shè)備、新貨種等情況及其它方面需要時，應(yīng)對相關(guān)的體系文件（責任制、管理制度、操作規(guī)程、應(yīng)急預案）進行修改，并注明生效日期。公司組織內(nèi)部審核或上級審核時，應(yīng)對公司安全環(huán)保內(nèi)控制度及安全標準化文件的適宜性和可操作性進行審查并提出修改意見或建議，必要時安全環(huán)保部組織進行修改。2）安全環(huán)保部負責收集涉及到需要修改文件的法律、法規(guī)變更信息和審核、管理評審要求文件修改的信息。各部門若有這方面的修改信息應(yīng)及時向安全環(huán)保部反映。4．安全生產(chǎn)檔案管理1）安全生產(chǎn)檔案的建立建立主要安全生產(chǎn)過程、事件、活動、檢查的安全檔案管理制度和記錄。①收集整理企業(yè)法定證照，企業(yè)負責人、安全管理人員、特種作業(yè)人員上崗資格證照，從業(yè)人員登記表及上崗證。②收集整理安全生產(chǎn)機構(gòu)設(shè)置文件，逐步建立安全生產(chǎn)責任制，公司與各部門簽訂安全生產(chǎn)責任書。③收集整理各項安全管理規(guī)章制度、安全操作規(guī)程和相關(guān)應(yīng)急救援預案。④收集整理各項規(guī)章制度的資料、記錄；a.按照安全生產(chǎn)教育培訓制度的要求收集整理教育培訓記錄及資料，包括送出去和企業(yè)自身進行的安全培訓教育、考核、持證情況等；b.按照安全生產(chǎn)例會制度建立各類各次會議的記錄檔案；c.按照安全生產(chǎn)檢查制度建立安全檢查檔案，包括企業(yè)負責人、各級領(lǐng)導和安全管理人員的檢查記錄；d.按照設(shè)備設(shè)施管理制度建立設(shè)備設(shè)施檔案，包括生產(chǎn)廠家資質(zhì)、出廠合格證、使用說明書、安裝資質(zhì)證明、檢測檢驗合格證明以及操作使用、點檢、維護、修理等資料和記錄；e.按照危險源管理制度建立危險源管理檔案，包括危險源的識別、評估分析、管理、監(jiān)控的記錄和資料；f.按照隱患排查與整改制度建立隱患排查治理檔案，包括排查、治理、驗收等記錄和資料；g.按照勞動防護用品管理制度建立勞動防護用品檔案，包括勞動防護用品的購買、倉儲、發(fā)放、使用、管理的記錄和資料；h.建立安全、環(huán)保投入資金的提取、管理、使用檔案；i.按照傷亡事故管理制度建立事故調(diào)查處理檔案，包括事故調(diào)查的記錄、筆錄、處理過程、事故報告、結(jié)案批復等；j.其他有關(guān)安全生產(chǎn)的檔案資料。2）安全生產(chǎn)檔案的管理①安全生產(chǎn)檔案，按照職能分工由相應(yīng)的對口管理部門負責收集、整理、保管；車間、班組的安全教育培訓、安全檢查和隱患整改等資料，統(tǒng)一由部門整理交由安全環(huán)保部保存。②存入安全生產(chǎn)檔案的資料，要分類整理，按照時間先后編寫頁碼，制作目錄，成套成盒保存，不得雜亂無章。③安全生產(chǎn)檔案系保密資料，除有關(guān)政府主管部門在依法檢查時可以查閱外，其他無關(guān)人員，外界人員均不得借閱。若因工作需要查閱的，須經(jīng)單位主要領(lǐng)導批準。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時收回保存。3）檔案保存期限與要求①工傷事故檔案長期保存；安全教育資料長期保存；會議記錄保存三年，安全檢查記錄保存三年，其他安全管理檔案保存視上級或主管部門的要求以及公司需要而定。②檔案保存柜應(yīng)隨時保持通風干燥，嚴防蟲蛀、鼠咬、嚴防潮濕、水浸，嚴防火災，應(yīng)設(shè)防火警示標志，建立用火制度。發(fā)生火災時，應(yīng)首先將檔案資料安全轉(zhuǎn)移。.文件檔案管理制度1目的為規(guī)范安全管理體系文件的管理，對包括職業(yè)健康安全在內(nèi)的管理體系運行中使用的各類文件實施有效控制，以確保各過程、環(huán)節(jié)/場所使用的文件具有統(tǒng)一性、完整性、正確性和有效性，與體系運行相關(guān)的部門均使用有效的現(xiàn)行版本文件，防止誤用作廢文件。對安全記錄檔案進行有效控制，以證實符合規(guī)定要求，為安全管理體系有效運行提供客觀證據(jù)，在必要時實現(xiàn)可追溯性。2范圍本程序包含了文件的編寫、審批、發(fā)放、使用、更改及作廢等子過程。規(guī)定了各過程負責人的職責，適用于各過程管理體系文件的控制。本程序包括記錄的填寫、收集、保管、處置等子過程。適用于公司各部門的綜合管理體系運行中形成的所有記錄的控制。3職責3.1各過程管理部門職責：3.1.1負責確定所管理的過程的文件需求。3.1.2負責對所需的文件進行策劃并安排專人編寫。3.1.3負責過程管理文件的（程序、規(guī)定、制度、表格）組織編制。3.1.4負責嚴格執(zhí)行過程管理文件的規(guī)定，并按規(guī)定的表格做好相應(yīng)的記錄。3.1.5負責文件更改內(nèi)容等。3.2生產(chǎn)部職責：3.2.1負責管理手冊的編制。3.2.2負責體系的認證和日常維護管理工作。3.3各部門負責本部門各過程文件的編制、評審和批準。3.4各部門負責本部門記錄的建立與管理。4程序內(nèi)容4.1確定文件種類4.1.1為便于文件管理，根據(jù)不同的管理方式將綜合管理體系文件分為外來文件、綜合管理體系文件。4.1.2外來文件：外來文件系指國家、地方政府部門發(fā)布的法律、法規(guī)、條例和標準（見法律法規(guī)的識別與評價程序）；上級部門下發(fā)的通知、要求、規(guī)定和辦法；相關(guān)方的期望和要求。4.1.3綜合管理體系文件a.方針、目標和指標；b.實現(xiàn)方針、目標和指標的策劃；c.控制各業(yè)務(wù)過程的程序、規(guī)定、指導書、表格。4.1.4資料和記錄相關(guān)的資料包括但不限于：a.各類分析/評價/統(tǒng)計數(shù)據(jù)（如OSHA統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)）；b.特種設(shè)備（如壓力容器等）及其附件的安全技術(shù)監(jiān)察（檢測）資料；c.建設(shè)（工程）項目可行性研究報告、HSE預評價報告、設(shè)計方案和圖紙、HSE專篇、竣工驗收報告及相關(guān)審查結(jié)論和批復意見；d.各類檢查、教育培訓、演習及其他活動記錄；e.專項風險評價、環(huán)境因素識別及環(huán)境影響評價報告；f.化學危險品安全標簽、安全技術(shù)說明書、儲存、使用防護指南；g.?；窇?yīng)建立一欄三卡（職業(yè)危害公告欄、毒物周知卡、安全操作卡、異常工況處置卡）h.設(shè)施的設(shè)計、運行技術(shù)資料；i.供應(yīng)商和承包商檔案；j.作業(yè)許可證等；k.其他資料。4.2提出文件的編制和修改需求4.2.1公司所有人員都有提出編制和修改文件的權(quán)利，但是必須向過程負責人提出申請。4.2.2過程負責人確定所管理的過程的文件需求。4.3指定編寫人4.3.1如需要編制或修改，對所需的文件進行策劃并安排專人編寫。4.3.2管理手冊由生產(chǎn)部負責編制；部門各過程管理類文件（管理過程的程序、規(guī)定、表格）由過程負責人負責組織編制；4.4進行編寫4.4.1按照體系文件編寫的格式要求進行文件編寫。文件格式基本內(nèi)容：a.目的：明確編制本文件要達到的目的b.范圍：本文件使用的范圍，包括活動范圍、職能范圍和管理范圍c.定義：需要對使用人解釋的術(shù)語或詞匯d.職責：本文件中的主要職責劃分，包括本文件的責任部門e.程序/規(guī)定內(nèi)容：針對各項活動提出具體的要求、職責、時限f.相關(guān)文件：編制本文件所依據(jù)的文件或引用的文件g.相關(guān)記錄：本文件涉及到的文件、表格和記錄h.修改記錄：本文件每次修改的主要概要的記錄i.文件概要/流程：規(guī)定類文件的概要及程序文件的流程圖4.4.2文件的編號按如下要求：□□—□□—□□□□/□□記錄編號文件順序號文件層別號文件類別（AQ）公司代號JP其中：序號為阿拉伯數(shù)字，如：01，02，03………等；文件類別為：管理手冊用01標識，程序文件用02標識，公司級管理性制度用03標識，部門自有的安全管理制度用部門拼音首字母組合標識，如生產(chǎn)部用QG標識。例子：文件編號：JP-AQ-0201《法律法規(guī)標準規(guī)范管理程序》表格編號：編號JPL-AQ-0201/01（適用法律法規(guī)標準和其他要求清單），其中01表示對應(yīng)程序的第一張記錄。所有文件（包括表格）必須有版本標識，如有文件更新，版本隨之更新。4.5評審和審批4.5.1文件評審。文件由編制人在文件原件編制人欄中簽字，交部門主管審核同意，再送交相關(guān)部門主管審閱會簽（由部門主管確定會簽部門的數(shù)量），并由4.5.2文件批準人應(yīng)對文件進行仔細審核后，如果同意在批準欄簽字；如果不同意將文件返回文件編寫人（或部門），待修改完畢后再批準。4.5.3文件審批權(quán)限。a.質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全方針、總目標、管理手冊、管理評審計劃及報告、最高管理層職責、公司各部門的主要負責人職責由管理者代表審核，總經(jīng)理批準。b.過程管理文件（程序、規(guī)定、制度、表格）由過程負責部門主管審核，安全生產(chǎn)負責人批準。c.技術(shù)類工藝操作規(guī)程、工藝指標等、產(chǎn)品標準由技質(zhì)部主管審批。d.各部門內(nèi)部適用的文件由本部門負責人批準。4.6發(fā)放控制4.6.1生產(chǎn)部發(fā)布綜合管理體系文件,建立外發(fā)文件清單，該清單內(nèi)容包括：文件名稱、編號、版本、發(fā)放日期、數(shù)量、發(fā)至、接收人等。該文件清單在修改、增加/刪減文件過程中應(yīng)保持最新狀態(tài)。。4.6.2各過程負責人將所編寫的文件經(jīng)授權(quán)批準人批準后，將書面文件及電子版文件一同送交生產(chǎn)部，生產(chǎn)部保存文件原件。4.6.3各部門需建立《文件控制清單》，在發(fā)布/修改文件的同時，文件與文件清單保持一致。4.7使用控制4.7.1生產(chǎn)部組織負責更新管理體系有關(guān)文件，保證體系文件始終保持最新有效狀態(tài)；每季度備份一次電子版文件。4.7.2管理體系相關(guān)的文件必須妥善保存；各部門負責保管本部門相關(guān)文件；不得在文件上亂涂畫改，不準私自外借，確保文件的清晰、易于識別和檢索。4.8文件更新4.8.1文件更改時，由過程管理部門持原批準人批準的文件（原件一份、電子一份）、填寫《文件更改通知單》，到辦公室登記備案后。同時更新《文件控制清單》，生產(chǎn)部保存批準的文件原件。同時各部門下發(fā)的綜合管理體系受控書面文件應(yīng)立即回收并更新，填寫《文件與回收記錄》，防止作廢文件非預期使用。4.8.2當文件在實施過程中因組織結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品、工作流程、法律法規(guī)、標準等發(fā)生變化時，原文件編寫單位負責組織對文件進行評審。如果需要進行修改，由原文件編寫單位負責提出文件更改申請后組織對文件進行編寫并按原文件的審批程序進行審批。4.9安全記錄管理4.9.1建立記錄清單安環(huán)部制訂安全記錄臺帳，使用統(tǒng)一表格。內(nèi)容包括：記錄名稱、保管人、收集方法、保存年限、索引、介質(zhì)、處置、類別等。4.9.2安全記錄的使用按規(guī)定的項目填寫，所有記錄應(yīng)及時、真實，字跡整潔、清楚，不得隨意涂改，不能使用鉛筆填寫。4.9.3收集定期對安全記錄進行收集并整理記錄，放到指定的地點保存或交檔案室存檔。4.9.4儲存、保護4.9.4.1記錄可以是紙質(zhì)或電子媒體