《檢驗檢測機構(gòu)技術(shù)檔案管理規(guī)范》編制說明

廣西物品編碼與標準化促進會團體標準《檢驗檢測機構(gòu)技術(shù)檔案管理規(guī)范》（征求意見稿）編制說明一、編制的目的和意義任何企業(yè)在長期發(fā)展過程中，都會留下很多歷史信息，這些歷史信息體現(xiàn)著企業(yè)歷來的生產(chǎn)、經(jīng)營及管理等情況，是企業(yè)積累的重要財富，而檔案的作用正是真實地記錄和反映這些歷史信息。對于檢測機構(gòu)來說，其在發(fā)展過程中同樣會留下很多歷史信息，所以其信息財富更加寶貴和具有價值。特別是一些省級重點檢測機構(gòu)，其發(fā)展過程往往并非獨立的，而是與本市的發(fā)展息息相關(guān)、一脈相承的，并且發(fā)展過程也相對坎坷，大多都歷經(jīng)過幾次社會和市場變革，攀上過高峰也跌落過谷底，而這些寶貴的經(jīng)驗都是其未來發(fā)展的重要依據(jù)。當檢測機構(gòu)在發(fā)展過程中遇到瓶頸和阻礙時，管理人首先想到的就是查閱檔案中以往類似情況的記載，然后根據(jù)當時的解決方式并結(jié)合當下的實際情況來探討有效的解決方法，檔案在這其中發(fā)揮著重要的指導(dǎo)性作用，對檢測機構(gòu)的長期穩(wěn)定發(fā)展具有非常重要的現(xiàn)實意義。在我國，檢測機構(gòu)的檔案管理工作具有十分特殊的一種社會屬性，已經(jīng)成為了國家一項十分重要的檔案管理制度，不管是對于個人來說，還是對于檢測機構(gòu)來說，檔案管理工作異常重要，檔案管理工作能夠體現(xiàn)一定的社會價值，要求檔案管理人員只有意識到檔案管理工作社會的價值，才能夠在檔案管理工作中對檔案管理工作的原則進行把握，進而做好檢測機構(gòu)的檔案管理工作。檔案管理工作對于社會價值的體現(xiàn)主要表現(xiàn)在檔案中包含了職工個人詳細的學歷信息、工作年限以及身份信息等等材料，已經(jīng)成為了個人十分詳細人生經(jīng)歷的一個說明等方面，對于檢測機構(gòu)來說，設(shè)備檔案是至關(guān)的重要，檢測設(shè)備的使用年限、產(chǎn)地、品牌以及保養(yǎng)情況等，主要查找來源就在設(shè)備檔案里。而且，現(xiàn)在檢測機構(gòu)使用的設(shè)備一般是是高、精、尖的設(shè)備，價值非常高，檢測人員要掌握檢測設(shè)備的性能，就需要隨時查閱設(shè)備檔案。在產(chǎn)品檢測質(zhì)量糾紛的情況下，在對出據(jù)的檢測報告存在疑問的情況下，我們就需要查到相關(guān)記錄，能夠很好的為機構(gòu)提供一個依據(jù)以及客觀參考的資料，最終為檢測機構(gòu)提供一個有力依據(jù)。因此，檔案管理具有十分明顯的社會價值。檔案管理工作對于檢測機構(gòu)以及職工自身具有雙重作用，因此，工作人員必須要對檔案管理工作自身所具有的作用進行詳細介紹，做好檔案管理工作對于檢測機構(gòu)以及職工具有十分重要的意義，必須要意識到檔案管理工作所具有的重要性，在日常的檔案管理工作中加強工作的力度，注重檔案管理工作所具有的實效性。但目前國內(nèi)外尚未查詢到有關(guān)檢驗檢測機構(gòu)技術(shù)檔案管理規(guī)范的相關(guān)標準，檢驗檢測機構(gòu)技術(shù)檔案管理通用規(guī)范標準的制定迫在眉睫。二、任務(wù)來源及編制原則和依據(jù)（一）任務(wù)來源根據(jù)廣西物品編碼與標準化促進會《關(guān)于下達2023年第七批團體標準制修訂項目計劃的通知》（桂標促〔2023〕021號），由廣西壯族自治區(qū)產(chǎn)品質(zhì)量檢驗研究院、廣西益譜檢測技術(shù)有限公司、廣西南寧信雄科技服務(wù)有限公司組織有關(guān)人員編制《檢驗檢測機構(gòu)常用化學試劑儲存管理規(guī)范》，項目序號為：2023-0027。主要起草人員為蒙泳，碩士，高級工程師，負責項目牽頭及標準編寫；陳德翼，碩士，高級工程師，標準編寫及審核；甘國勇，碩士，副研究員，負責項目支持和協(xié)調(diào)；溫韜，碩士，正高級工程師，負責標準研制。編制組經(jīng)過廣泛調(diào)查研究，調(diào)研了國內(nèi)外發(fā)展趨勢、標準情況和技術(shù)狀況，在廣泛征求意見的基礎(chǔ)上，起草本技術(shù)規(guī)范。（二）編制的原則和依據(jù)本標準編制遵循的主要原則為：（1）嚴格按照《標準化工作導(dǎo)則第1部分：標準化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》(GB/T1.1-2020)、《標準化工作指南》（GB/T20000-2003）以及國家有關(guān)標準化法律、法規(guī)的要求進行編寫，規(guī)范標準格式，提高標準的規(guī)范性，使制定的標準滿足系列化、規(guī)范化、通用化的要求。（2）以質(zhì)量和安全為核心，符合《檢驗檢測機構(gòu)資質(zhì)認定管理辦法》［國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局令第163號（2021年4月2日修正案）］規(guī)定，與我國相關(guān)法律、法規(guī)相互協(xié)調(diào)的原則。本標準主要編制依據(jù)：1）GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范2）DA/T12全宗卷規(guī)范3）DA/T38電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范4）RB/T214檢驗檢測機構(gòu)資質(zhì)認定能力評價檢驗檢測機構(gòu)通用要求三、編制過程本技術(shù)規(guī)范的編制從2023年11月開始。為了使編制工作順利進行，廣西壯族自治區(qū)產(chǎn)品質(zhì)量檢驗研究院專門召開會議，成立了標準起草小組，明確了項目負責人，明確標準編制工作的組織形式、編制框架、內(nèi)容、工作步驟、進度安排等，制訂了較為詳細的項目實施計劃和方案。編制人員查閱了大量的相關(guān)國家標準、行業(yè)標準和地方標準，結(jié)合檢驗檢測機構(gòu)常用化學試劑儲存管理實際情況及發(fā)展需要，廣西壯族自治區(qū)產(chǎn)品質(zhì)量檢驗研究院起草了《檢驗檢測機構(gòu)技術(shù)檔案管理規(guī)范》草案，標準起草小組多次進行研討，于2024年01月編制完成了標準草案，并編寫完成了該標準的征求意見稿。四、主要內(nèi)容的確定本文件共分為9章，本文件界定了檢驗檢測機構(gòu)技術(shù)檔案的術(shù)語和定義，規(guī)定了技術(shù)檔案管理的基本要求、檔案歸檔、檔案整理、檔案保管與鑒定、檔案借閱、評價與改進的內(nèi)容。主要內(nèi)容確定如下：（一）范圍本文件界定了檢驗檢測機構(gòu)技術(shù)檔案的術(shù)語和定義，規(guī)定了技術(shù)檔案管理的基本要求、檔案歸檔、檔案整理、檔案保管與鑒定、檔案借閱、評價與改進的內(nèi)容。本文件適用于檢驗檢測機構(gòu)對技術(shù)檔案的管理。（二）規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范DA/T12全宗卷規(guī)范DA/T38電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范RB/T214檢驗檢測機構(gòu)資質(zhì)認定能力評價檢驗檢測機構(gòu)通用要求（三）術(shù)語和定義檢驗檢測機構(gòu)技術(shù)檔案尚無定義，本定義參考《生態(tài)環(huán)境檔案管理規(guī)范生態(tài)環(huán)境監(jiān)測》（HJ8.2-2020），生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案是指對國家、社會和單位具有憑證、查考和利用價值并歸檔保存的文件材料。最終確定本文件的檢驗檢測機構(gòu)技術(shù)檔案的定義如下：檢驗檢測機構(gòu)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中形成的具有證明、查考和利用價值并歸檔保存的文件材料。（四）術(shù)語和定義4.1檔案管理應(yīng)符合RB/T214和DA/T12的要求。根據(jù)檢驗檢測機構(gòu)技術(shù)檔案管理實際要求，結(jié)合RB/T214和DA/T12的要求，自定義條款。4.2應(yīng)設(shè)置相對獨立的檔案管理區(qū)（檔案庫房），并配備防護設(shè)備和采取管理措施維護檔案的完整與安全。根據(jù)檢驗檢測機構(gòu)技術(shù)檔案管理實際要求，自定義條款。4.3應(yīng)有經(jīng)過培訓(xùn)的檔案管理人員，負責技術(shù)檔案的集中統(tǒng)一管理，并對檔案中記載的信息負有保密責任。根據(jù)檢驗檢測機構(gòu)技術(shù)檔案管理實際要求，自定義條款。4.4應(yīng)分類整理檔案材料，并確保其真實有效、完整、安全、可用。根據(jù)檢驗檢測機構(gòu)技術(shù)檔案管理實際要求，自定義條款。（五）檔案歸檔5.1歸檔范圍包括直接記載和反映檢驗檢測工作和活動產(chǎn)生的文件、記錄和數(shù)據(jù)等，詳見附錄A。根據(jù)檢驗檢測機構(gòu)技術(shù)檔案管理實際要求，自定義條款。5.2歸檔要求5.2.1需從真實性、準確性、規(guī)范性、系統(tǒng)性、完整性、安全性、有效性、可用性等方面確保檢驗檢測檔案管理的質(zhì)量。根據(jù)檢驗檢測機構(gòu)技術(shù)檔案管理實際要求，自定義條款。5.2.2歸檔的紙質(zhì)檔案材料應(yīng)當數(shù)據(jù)準確、圖樣清晰、標識完整、手續(xù)完備。根據(jù)檢驗檢測機構(gòu)技術(shù)檔案管理實際要求，自定義條款。5.2.3歸檔的電子檔案（含電子數(shù)據(jù)）應(yīng)按照GB/T18894、DA/T38有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。根據(jù)檢驗檢測機構(gòu)技術(shù)檔案管理實際要求，自定義條款。5.2.4歸檔的電子檔案應(yīng)當和紙質(zhì)檔案保持一致，并與相關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)檔案建立檢索關(guān)系。根據(jù)檢驗檢測機構(gòu)技術(shù)檔案管理實際要求，自定義條款。5.3歸檔時間可根據(jù)實際情況和工作需要，定期匯總整理檔案，宜以每月、每季度或每半年為周期，最長不超過1年。根據(jù)檢驗檢測機構(gòu)技術(shù)檔案管理實際要求，自定義條款。5.4歸檔份數(shù)5.4.1紙質(zhì)文件歸檔1份，重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數(shù)。根據(jù)檢驗檢測機構(gòu)技術(shù)檔案管理實際要求，自定義條款。5.4.2電子文件可采用在線或離線方式歸檔，至少儲存?zhèn)浞?套。根據(jù)檢驗檢測機構(gòu)技術(shù)檔案管理實際要求，自定義條款。5.5歸檔清單所有歸檔材料收集、整理完畢后，由檔案管理人員填寫文件材料歸檔移交清單（見附錄B），經(jīng)質(zhì)量負責人審核驗收、清點無誤后入庫存檔。根據(jù)檢驗檢測機構(gòu)技術(shù)檔案管理實際要求，自定義條款。（六）檔案整理6.1基本要求應(yīng)遵循檔案材料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)檔案材料的有機聯(lián)系和案卷成套系統(tǒng)。根據(jù)檢驗檢測機構(gòu)技術(shù)檔案管理實際要求，自定義條款。根據(jù)不同內(nèi)容性質(zhì)選擇“年度—問題”“年度—區(qū)域—項目”“年度—行業(yè)—機構(gòu)—項目”進行組卷。根據(jù)檢驗檢測機構(gòu)技術(shù)檔案管理實際要求，自定義條款?？缒甓鹊奈募牧显谖募k結(jié)年度歸檔。根據(jù)檢驗檢測機構(gòu)技術(shù)檔案管理實際要求，自定義條款。6.2卷內(nèi)排序6.2.1按產(chǎn)生時間或重要程度排序，具體排序如下：——文字在前、圖樣在后；——正文在前，附件在后；——正本在前，定稿（包括重要文件的歷次修改稿）在后；——不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；——中文文本在前，外文文本在后。根據(jù)檢驗檢測機構(gòu)技術(shù)檔案管理實際要求，自定義條款。6.2.2檢驗檢測數(shù)據(jù)類文件材料按“項目—時間”或“時間—項目”排序。根據(jù)檢驗檢測機構(gòu)技術(shù)檔案管理實際要求，自定義條款。6.2.3卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，并依次編寫件號及頁號，編寫要求如下：——裝訂的案卷卷內(nèi)文件材料均在有效書寫內(nèi)容頁面的右下角編寫頁號；——雙面書寫的文件材料，正面在右下角、背面在左下角編號，頁號均從1開始；——不裝訂的案卷，以件為單位編寫頁號，已有頁號的文件可不再重新編寫頁號，應(yīng)逐件在每份文件的首頁上方空白處加蓋檔號章。根據(jù)檢驗檢測機構(gòu)技術(shù)檔案管理實際要求，自定義條款。6.3目錄6.3.1每個案卷應(yīng)編寫案卷目錄、卷內(nèi)目錄，并填寫卷內(nèi)備考表，且均不編寫頁號，案卷編目式樣見附錄C。根據(jù)檢驗檢測機構(gòu)技術(shù)檔案管理實際要求，自定義條款。6.3.2在編制檔案目錄時，應(yīng)對檔案內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄，以便檢索。其中，著錄項一般包括：——題名與責任者項——稿本與文種項；——密級與保管期限項；——時間項；——載體類型及形態(tài)項；——技術(shù)參數(shù)項；——附注與提要項；——排檢與編號項等。根據(jù)檢驗檢測機構(gòu)技術(shù)檔案管理實際要求，自定義條款。6.4檔案編號6.4.1檔案編號由全宗號、目錄號（或分類號）、案卷號構(gòu)成，參考附錄D。根據(jù)檢驗檢測機構(gòu)技術(shù)檔案管理實際要求，自定義條款。（七）檔案保管、鑒定與銷毀7.1檔案保管7.1.1保管期限不少于6年，有相關(guān)規(guī)定的，服從行業(yè)要求。不少于6年，是按照RB/T214和評審準則及其釋義的要求，記錄檔案存檔不少于6年。7.1.2涉密檔案的保管見《中華人民共和國保守國家秘密法》。根據(jù)檢驗檢測機構(gòu)技術(shù)檔案管理實際要求，結(jié)合《中華人民共和國保守國家秘密法》，自定義條款。7.2檔案鑒定7.2.1應(yīng)成立鑒定工作小組，定期對保存的檔案進行鑒定，對保管期限和密級需調(diào)整的案卷，進行調(diào)整。鑒定工作小組宜由技術(shù)負責人、質(zhì)量負責人、業(yè)務(wù)負責人、采樣負責人、分析負責人、檔案管理員組成。根據(jù)檢驗檢測機構(gòu)技術(shù)檔案管理實際要求，自定義條款。7.2.2經(jīng)鑒定工作小組鑒定無保存價值的檔案，應(yīng)編制鑒定工作報告并建立檔案銷毀清冊，一式兩份，一份送辦公室備案，一份由檔案管理員永久保存。根據(jù)檢驗檢測機構(gòu)技術(shù)檔案管理實際要求，自定義條款。7.3檔案銷毀7.3.1待銷毀檔案應(yīng)由檔案管理員確認，鑒定工作小組成員均簽字后，方可銷毀。根據(jù)檢驗檢測機構(gòu)技術(shù)檔案管理實際要求，自定義條款。7.3.2由檔案管理員實施銷毀工作，技術(shù)負責人及質(zhì)量負責人進行現(xiàn)場監(jiān)督，并在銷毀清冊上簽字。根據(jù)檢驗檢測機構(gòu)技術(shù)檔案管理實際要求，自定義條款。7.3.3未履行鑒定和審批手續(xù)的檔案，嚴禁銷毀。根據(jù)檢驗檢測機構(gòu)技術(shù)檔案管理實際要求，自定義條款。7.3.4涉密檔案的銷毀見《國家秘密載體銷毀管理規(guī)定》。根據(jù)檢驗檢測機構(gòu)技術(shù)檔案管理實際要求，自定義條款。（八）檔案借閱應(yīng)建立檔案的借閱、保管等制度，查閱、借閱、復(fù)制檔案應(yīng)履行檔案借閱歸還手續(xù)，檔案利用者借閱涉密檔案應(yīng)按照密級履行相應(yīng)借閱手續(xù)，并對所借檔案負安全保密責任，確保檔案安全。根據(jù)檢驗檢測機構(gòu)技術(shù)檔案管理實際要求，自定義條款。（九）評價與改進應(yīng)制定評價與改進方案，定期對檔案管理工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)檔案管理過程中的問題，查找原因，采取糾正和預(yù)防措施，及時改進。根據(jù)檢驗檢測機構(gòu)技術(shù)檔案管理實際要求，自定義條款。五、采用國際標準和國外先進標準的情況未采用國際標準和國外先進標準。六、重大意見分歧的處理本標準的制定過程中采用發(fā)出書面征求意見稿和召開座談會的形式進行意見征集，對收集到的意見進行歸納整理，不存在重大意見分歧。七、與國家法律法規(guī)和強制性標準的關(guān)系根據(jù)《檢驗檢測機構(gòu)資質(zhì)認定管理辦法》［國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局令第163號（2021年4月2日修正案）］、《檢驗檢測機構(gòu)監(jiān)督管理辦法》（國家市場監(jiān)督管理總局令第39號）、RB/T214-2017《檢驗檢測機構(gòu)資質(zhì)認定能力評價檢驗檢測機構(gòu)通用要求》的相關(guān)規(guī)定，嚴格按照《標準化工作導(dǎo)則第1部分：標準化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》(GB/T1.1-2020)、《標準化工作指南》（GB/