電子郵件格式及書寫要求講解

電子郵件寫作writingE-mail主講薦紅江

在20世紀(jì)的最后幾年里，整個(gè)世界見證了一場由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在通訊領(lǐng)域的應(yīng)用所引起的革命。電子郵件服務(wù)作為最方便快捷的通信手段而迅速崛起，在商務(wù)領(lǐng)域也起到越來越重要的作用。由于電子郵件作為通信媒體處于不斷發(fā)展之中，因此它的格式和用法也在不斷變化中。當(dāng)不知道所聯(lián)系的具體公司所使用的電子郵件格式時(shí)，以下建議可作為撰寫電子郵件的基本指導(dǎo)。

由于所使用的軟件和郵件服務(wù)提供商的不同，電子郵件的標(biāo)題格式也各不相同。不過，一般而言，電子郵件的標(biāo)題部分常常包含以下內(nèi)容：To：收件人地址欄，在此輸入收件人的電子郵件地址。輸入多個(gè)地址時(shí)，各電子郵件地址間用逗號(hào)隔開。Cc：(Carboncopy)副本收件人地址欄。如果有多個(gè)副本收件人地址，就要用逗號(hào)隔開。副本收件人可收到這封郵件的副本，并且知道還有哪些人收到了相同的副本。Bcc：(Blindcarboncopy)匿名副本收件人地址欄。這些收件人同樣會(huì)收到郵件副本，但是他們無法知道還有誰收到了副本。

Subject：郵件的主題欄。主題欄應(yīng)當(dāng)簡明扼要地給出這封郵件的主旨，以使收件人能夠一目了然并根據(jù)其輕重緩急加以處理。Priority：優(yōu)先度，即本郵件的緊急程度。如果設(shè)為高優(yōu)先度，那么會(huì)在收件人端有所反映，比如在郵件主題行前以“！”表明；如沒有注明優(yōu)先度，則系統(tǒng)默認(rèn)為普通郵件（有的郵件服務(wù)并沒有這項(xiàng)功能）。Attachments：附件欄。附件欄能顯示出隨郵件發(fā)送的附件的文件名、文件類型和文件大小，由電腦自動(dòng)根據(jù)附件情況載入。Date：日期欄。一般由服務(wù)器端根據(jù)發(fā)送時(shí)間自動(dòng)載入。

在上述這些欄目中，To欄和Subject欄必不可少，而其余欄目則為可選項(xiàng)，或者可以由系統(tǒng)自動(dòng)載入。電子郵件的正文部分通常分為：開頭敬語（Salutation）郵件主體（Body）結(jié)尾敬語（ComplementaryClose）署名（Signature）（1）開頭敬語電子郵件的行文風(fēng)格較為隨意，所以開頭敬語也沒有商業(yè)信函那么正式。一般而言，當(dāng)只有單一收件人時(shí)，常常使用“DearMr./Mrs./Ms.＋姓”或者直接稱呼對方全名或名字的形式，有時(shí)甚至?xí)捎谩癏i”、“Hi＋名字”等較為隨意的方法。當(dāng)郵件發(fā)送給多人時(shí)，開頭敬語通常使用“Helloall/folks”、“Helloeverybody”或者“greetings”等形式，較少使用“Sirs”之類的正式稱呼。此外，要盡量避免使用過時(shí)的或者有明顯性別取向的稱呼，如“DearSirs”、“Gentlemen”等。最后，在書寫開頭敬語時(shí)，還要注意到文化之間的差異性。例如，“DearMr.…”是比較符合中國和日本禮儀的稱呼法，而“Hi…”則是典型的西方式開頭敬語。（2）郵件主體電子郵件的主體即郵件的主要內(nèi)容，通常只涉及一個(gè)主題，寫作時(shí)應(yīng)盡量簡明一些，不要超過兩個(gè)屏幕的長度。郵件主體一般由開頭(Opening)、內(nèi)文(MainBody)和結(jié)束語(Closing)三部分構(gòu)成。開頭部分應(yīng)該重申郵件的主旨，以便收件人在一開始就了解到郵件的大致內(nèi)容或者用意。這里應(yīng)該開門見山地說明來函的目的，不要繞彎子。內(nèi)文部分則為開頭的主旨提供了更為細(xì)節(jié)性的內(nèi)容。結(jié)束語部分可以對上文進(jìn)行總結(jié)，在此提出要求、觀點(diǎn)等。一般而言，電子郵件的結(jié)束語可以給出一些實(shí)質(zhì)性的要求或者說法，以求給對方留下深刻印象。例如：PleasesubmityourorderbyJune16sothatsufficientlabelswillbeinstockforyourpeaksaleseason.WewilldeliverthegoodsASAP.（3）結(jié)尾敬語商業(yè)信函的結(jié)尾一般用Yourssincerely,Yoursfaithfully等敬語，較為正式。電子郵件的結(jié)尾敬語則可以用Bestwishes(Bestregards),Withbestregards,Regards,Withbestwishes,Bestwishes,Thanks,Best,Cheers等詞語，顯得較為隨便、親切一些。

（4）署名電子郵件軟件通常會(huì)在信的末尾自動(dòng)加上署名。例如：MaggieWang（Maggiewang@）正式一些的商務(wù)電子郵件的署名還包括發(fā)信人的職位或頭銜，以及公司的相關(guān)信息。例如：