房地產(chǎn)石家莊分公司檔案管理制度樣本

檔案管理制度石家莊遠洋城房地產(chǎn)開發(fā)檔案是過去工作和歷史情況統(tǒng)計，它能夠為工作提供備查依據(jù)。檔案是歷史真憑實證，是第一手參考材料。檔案是企業(yè)文化關鍵部分，是企業(yè)成功金橋。為了加強檔案管理，特制訂本制度，請各部門實施。1.0檔案基礎程序包含檔案搜集，整理，簽定，保管，銷毀，統(tǒng)計，檢索，編號，利用，這九道工序是檔案工作整體。她們之間相對獨立，但又相互制約。2.0歸檔范圍：企業(yè)多種含有保留價值文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實物等全部必需立卷、歸檔。具體分類：2.1辦公文件包含企業(yè)多種請示和批復文件、多種申請文件（如：用印申請文件）、企業(yè)對外發(fā)文（企業(yè)發(fā)出各類工作計劃、方案、安排、總結、匯報、簡報、通知等文件）、注冊年檢資料、驗資文件、融資資料、法律事物、處理糾紛等含有保留價值文件2.2證件性文書資料：包含法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質證、施工許可證、計劃許可證、預售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品取得各類榮譽牌匾和證書，證書、證實等。2.3法規(guī)性文件：包含上級頻發(fā)、需企業(yè)實施，或由企業(yè)發(fā)行多種標準、規(guī)章制度等。2.4企業(yè)重大決議：包含由企業(yè)股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會及其相關行政會議等形成文件和會議材料會議統(tǒng)計等。2.5計劃性文件：包含企業(yè)總體計劃或計劃、開發(fā)計劃、項目質量計劃營銷計劃、財務計劃等2.6總結性文件:包含企業(yè)年度和月度工作總結、下屬部門年度和月度工作總結、單向性工作總結調查匯報等2.7指示性文件：包含企業(yè)各類計劃指標、技術指標、營銷指標等和企業(yè)各類任命工作指示等。2.8憑證性文件：包含企業(yè)各部門上報在日常活動中形成原始統(tǒng)計和憑證、如財產(chǎn)情況房屋銷售、協(xié)議書、協(xié)議書、意向書等原始統(tǒng)計和文本。2.9匯報性文字資料：包含企業(yè)上報各級主管部門文件資料和相關統(tǒng)計表，和企業(yè)領導在外部公共場所講話，匯報或公布各類文書資料。2.10聲像制品資料：包含企業(yè)及下屬各部在其經(jīng)營活動或政治，文件娛樂活動中，和在外學習，考察時或外部門提供，以聲像形式統(tǒng)計下來多種資料，如照片資料錄音資料，影片資料等。2.11題贈性資料：包含上級領導和外協(xié)友好部門或個人提供題詞書畫，工藝制作等。2.12工程檔案：立項文件，建設用地、征地、拆遷文件，勘察、測繪、設計文件，開工審批文件，招投標文件，工程質量監(jiān)督手續(xù)，工程財務文件，工程完工驗收文件，完工圖等從立項到完工含有保留價值全過程系統(tǒng)資料。2.13會計檔案：相關會計工作方針、政策、制度、預算、計劃、總結、匯報、協(xié)議和往來文書全部應歸檔。會計憑證、會計帳薄和會計報表等會計核實專業(yè)材料可由會計部門自行歸檔。2.13人事檔案：人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。3.0企業(yè)設置檔案管理員，檔案管理員職責：確保企業(yè)及各部門原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。檔案管理人員要嚴格實施企業(yè)檔案管理要求，認真細致地做好檔案保管和利用工作，充足發(fā)揮檔案資料作用。逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學化。4.0檔案搜集，就是把分散，和散失到其它部門各類檔案資料，按相關要求，有計劃地分別集中起來。其搜集關鍵方法是歸檔，即把企業(yè)活動中產(chǎn)生有保留價值各類材料，由辦公室及企業(yè)下屬部門和個人定時協(xié)同檔案進行整理，立卷，歸檔。各部門在要求歸檔時間，把整理審定完成檔案資料，進行歸檔。4.1移交檔案要填寫檔案移交清單（見附件2），移交清單一式兩份，雙方簽字后各執(zhí)一份。歸檔文件資料必需完整，真實，正確。4.2企業(yè)各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交總裁辦。企業(yè)章程，股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀要、決議，應自簽發(fā)之日起三日內移交總裁辦。協(xié)議協(xié)議應在簽署之日移交總裁辦。凡已辦理完成含有保留價值多種文件資料，均應在3日內遞交總裁辦立卷歸檔，對于一些專門文件，或駐地分散在外部分業(yè)務部門文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可依據(jù)實際情況合適延長。5.0文件質量要求5.1字跡清楚、圖物相符、圖樣清楚，圖表整齊，簽字手續(xù)完備。請示和批復，印本和底稿，正文和附件必需立在一起。5.2永久、長久保留文件不應用易褪色書寫材料，一律用碳素墨水鋼筆或毛筆，嚴禁用圓珠筆或鉛筆。5.3復印、打印文件及照片字跡、線條和影像清楚及牢靠程度應符合設備標定質量。5.4錄音、錄像資料應確保載體有效性。聲像檔案攝錄必需具體統(tǒng)計事由，時間，地點，關鍵人物，背景，攝錄者，歸檔聲像資料必需是原版，原件，清楚，完整。5.5各類實物檔案(獎品，獎杯，錦旗，證書，牌匾，饋贈品等)歸檔必需有原件，并保持其完好無損6.0機要檔案按其內容分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。6.1絕密檔案包含：企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營計劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決議、戰(zhàn)略性合作協(xié)議及金額在100萬元以上重大協(xié)議。6.2機密檔案包含：財務資料；企業(yè)關鍵會議紀要；企業(yè)經(jīng)營情況；人事檔案、薪資性檔案、勞動協(xié)議；技術資料；金額在10萬-100萬元協(xié)議。6.3秘密檔案包含：關鍵項目資料；項目協(xié)議協(xié)議。7.0檔案保留期限除政府相關法令或本企業(yè)其它規(guī)章制度特定者外，一律根據(jù)下列要求辦理：7.1永久保留：企業(yè)章程；股東名簿；股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀要；企業(yè)證照；各級批文；印鑒；企業(yè)年度經(jīng)營計劃；企業(yè)年度經(jīng)營總結；年度財務報表；技術資料；不動產(chǎn)全部權狀及其它債權憑證；人事資料；大型活動圖片、音像資料；其它核定須永久保留文書。7.2十五年保留：會計憑證；其它經(jīng)核定須十五年保留文書。(其它財務檔案保留期限按國家相關要求實施)7.3五年保留：期滿或解除協(xié)議協(xié)議；完結后項目方案；其它經(jīng)核定須保留五年文書。7.4十二個月保留：部門工作計劃及工作總結；完結后部門請求匯報；8.0檔案借閱8.1檔案關鍵供本企業(yè)利用，一概不得外借。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，并經(jīng)企業(yè)領導同意，方可查閱。8.2各部門工作人員可直接查閱本部門業(yè)務工作范圍檔案資料。如需查閱非本部門關鍵文件和有密級檔案，須經(jīng)企業(yè)領導或原形成檔案部門同意，方可借閱。8.3檔案借閱者應負責檔案完整和完全，不得私自影印，復制，翻印，不得私自拆散，調整，抽取，污損，不得轉借。8.4對珍貴或易損檔案，應制成復制品提供使用。復制可采取復印，照片，重印副本，摘錄等方法。復制件應仔細校對，和原告無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必需，給復制件加蓋公章，以示復制不會有誤。8.5檔案通常不得借出，如有特殊情況，能夠短期借閱，最多為5天，但必需辦理借閱手續(xù)，填寫調閱單（附件1），如延長借閱時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要立即催還。借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要立即追查，并匯報主管部門立即處理。8.6檔案管理員和借閱利用檔案人員要樹立高度政治責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。8.7企業(yè)在職員作人員調離本企業(yè)時，需按要求整理已形成文件材料，并退還所借檔案，經(jīng)審查無誤后簽字后，才能調離。8.8

有下列行為之一,據(jù)情節(jié)輕重,給（）處理,若組成犯罪依法追究刑事責任:(1)

毀損,丟失或私自銷毀企業(yè)檔案

(2)

私自向外界提供,抄摘企業(yè)檔案

(3)

涂改,偽造檔案

(4)

未立即上報歸檔者

9.0檔案清理。9.1檔案管理人員應隨時擦拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀、腐蝕。定時通風、防潮。9.2對破損檔案立即進行修補。10.0檔案銷毀10.1企業(yè)任何個人或部門非經(jīng)許可不得銷毀企業(yè)檔案資料。10.2對超出保留期限檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)相關領導和檔案形成部門共同判定，按要求銷毀。10.3經(jīng)同意銷毀檔案，可單獨存放六個月，經(jīng)驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤損。10.4銷毀文件必需在指定地點進行，并指定專員監(jiān)銷，嚴禁將文件作為它用，或做廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應在銷毀注冊上簽字。銷毀冊應永久保留。石家莊遠洋城房地產(chǎn)開發(fā)4月9日印發(fā)附件1檔案調閱單填表日期：類別調閱部門調閱人檔案內容摘要調閱用途調閱期限自年月日起至月日，計日復印張數(shù)/份數(shù)