文件管理規(guī)定1203

精品文檔就在這里各類專業(yè)好文檔，值得你下載，教育，管理，論文，制度，方案手冊(cè)，應(yīng)有盡有版本號(hào)C/2精品文檔ECT-AⅢ-003文件管理規(guī)定發(fā)行日期版本號(hào)事項(xiàng)修訂內(nèi)容擬制審批會(huì)簽2002/1/17A/0新版方玲劉國(guó)安金明2002/6/2A/1增加財(cái)務(wù)部和總辦文件號(hào)方玲劉國(guó)安金明2003/9/4A/2增加七.2楊松柏劉國(guó)安金明2004/2/16A/3品管部和技術(shù)部分開(kāi)編號(hào)，增加五的部分內(nèi)容修訂五方玲楊松柏金明2007/1/20B/0合并《程序文件編制規(guī)范》ECT/GLP-10和本文；修訂文件發(fā)放、更改、回收流程全部頁(yè)方玲楊松柏金明張德光2008/7/15C/0修訂文件編號(hào)規(guī)則全部方玲楊松柏金明張德光2010/08/06C/1增加外來(lái)文件管理及借閱規(guī)定8.4；8.5；8.6田怡萬(wàn)靜龍吳曉濤、方玲、金明、劉國(guó)安、萬(wàn)錦軍、楊松柏、丁貞龍、畢銘、張德光2012/C/2修訂外來(lái)文件管理及借閱規(guī)定8.1；8.4；8.5；8.6方玲方玲夏風(fēng)雨吳曉濤、方玲、金明、劉國(guó)安、萬(wàn)錦軍、楊松柏、丁貞龍、畢銘、張德光、韋濤合肥博微田村電氣有限公司修訂履歷：發(fā)行日期版本號(hào)事項(xiàng)修訂內(nèi)容擬制審批會(huì)簽2012C/3增加文件的字號(hào)、字體、版式的要求P5、P8.9.10.11.12.13合肥博微田村電氣有限公司1、目的規(guī)范管理文件的擬制、批準(zhǔn)、發(fā)放、更改和保管，確保各相關(guān)場(chǎng)所都能得到有效的版本，防止采用已作廢的文件。2、適用范圍本規(guī)定管理體系中的文件（標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程、基準(zhǔn)、規(guī)定……），不包括公司公文。3、職責(zé)資料室負(fù)責(zé)文件的發(fā)放、回收，并保管正本；過(guò)程的主管部門負(fù)責(zé)文件的編制、更改；總辦負(fù)責(zé)管理類文件的管理；技術(shù)中心負(fù)責(zé)技術(shù)類文件的管理；品質(zhì)部負(fù)責(zé)品質(zhì)類文件的管理；4、相關(guān)文件《文件控制程序》《技術(shù)文件管理規(guī)定》5、體系管理手冊(cè)的編號(hào)ECT-SC-版本號(hào)（Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ……）年（首次發(fā)行日期）(02、03、04…..)手冊(cè)順序號(hào)(01、02、03…..)公司名稱三級(jí)管理文件的編號(hào)ECT-—-序號(hào)（001、002、003……）文件等級(jí)（Ⅱ、Ⅲ）管理文件過(guò)程代碼（詳見(jiàn)代碼表）公司名稱三級(jí)文件代碼表：見(jiàn)下表技術(shù)文件的編號(hào)規(guī)則見(jiàn)《技術(shù)文件管理規(guī)定》作業(yè)文件的編號(hào)規(guī)則：ECT-—-序號(hào)（001、002、003……）文件代碼（詳見(jiàn)代碼表）公司名稱三級(jí)文件代碼表序號(hào)過(guò)程代碼過(guò)程名稱包含內(nèi)容包含內(nèi)容的說(shuō)明1A資源管理人職能、權(quán)限的分配；人員資格、招聘、培訓(xùn)、績(jī)效考核等人事管理的內(nèi)容基礎(chǔ)設(shè)施廠房、生產(chǎn)線、機(jī)器、工具、治具、辦公設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)等工作所需設(shè)備設(shè)施工作環(huán)境照度、噪音、溫度、濕度文件文件管理和控制，含軟件記錄記錄管理和控制，不限制信息的載體2B制造過(guò)程生產(chǎn)中對(duì)人、機(jī)、料、法、環(huán)的要求，包括倉(cāng)儲(chǔ)、轉(zhuǎn)運(yùn)、標(biāo)識(shí)和可追溯性的管理3C監(jiān)視和測(cè)量過(guò)程品質(zhì)管理體系流程、過(guò)程檢驗(yàn)、IQC、PQC、OQC、4M1E變更、改進(jìn)、數(shù)據(jù)分析、損金、方針和目標(biāo)、審核（內(nèi)外審、管理評(píng)審、顧客監(jiān)察）計(jì)量設(shè)備設(shè)施儀表的檢定、校正和使用，GRδR·MSA等4D設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)產(chǎn)品的設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)過(guò)程設(shè)計(jì)各過(guò)程的要求，含技術(shù)文件、記錄的特別要求試驗(yàn)5E環(huán)境特別事宜6F和相關(guān)方有關(guān)的過(guò)程營(yíng)銷顧客服務(wù)——售前、售中和售后；顧客財(cái)產(chǎn)合同評(píng)審和合同管理采購(gòu)供方認(rèn)定、評(píng)價(jià)；采購(gòu)材料7G財(cái)務(wù)ERP、報(bào)關(guān)預(yù)算、報(bào)銷、結(jié)算、資金、資產(chǎn)的管理8H職業(yè)健康保密、6S1E（含安全）包括對(duì)與環(huán)境、職業(yè)健康有關(guān)的相關(guān)方進(jìn)行控制或者施加影響9I其它項(xiàng)目管理作業(yè)文件代碼表：文件類型代碼流水號(hào)（從001開(kāi)始）CPKCPKPFMEAPFMEADFMEADFMEAQC工程圖QCFC質(zhì)量異常單non-performancereportNPR顧客反饋報(bào)告（回復(fù)）FBRepot工廠檢查改善報(bào)告IReport質(zhì)量計(jì)劃QPlan質(zhì)量目標(biāo)QObjective質(zhì)量方針QPoliy經(jīng)營(yíng)方針MPoliy管理文件的標(biāo)準(zhǔn)格式6.1程序文件封面見(jiàn)附頁(yè)一6.2程序文件內(nèi)頁(yè)見(jiàn)附頁(yè)二6.3三級(jí)文件封面見(jiàn)附頁(yè)三6.2三級(jí)文件內(nèi)頁(yè)見(jiàn)附頁(yè)四管理文件的文件幅面、條款號(hào)、字體、字號(hào)、行距等要求：7.1字體全部使用宋體7.2字號(hào)根據(jù)位置不同，字號(hào)不同，詳見(jiàn)附件批注。7.3行距全文1.5倍行距。7.4標(biāo)題一級(jí)標(biāo)題：1、2、3……二級(jí)標(biāo)題：1.1、1,2、1.3……三級(jí)標(biāo)題：1.1.1、1.1.2、1.1.3……末級(jí)標(biāo)題：1.1.1。1、1.1.1.2、1.1.1.3……管理文件條款號(hào)以四位數(shù)字為限，若有具體內(nèi)容需區(qū)分，則以大寫(xiě)、小寫(xiě)英文字母作為原則。7.5管理文件的幅面、頁(yè)眉頁(yè)腳管理文件幅面使用A4標(biāo)準(zhǔn)紙。首頁(yè)無(wú)頁(yè)眉，其余頁(yè)有頁(yè)眉無(wú)頁(yè)腳。7.6文件內(nèi)容手續(xù)1、目的為什么開(kāi)展這項(xiàng)活動(dòng)（WHY？）2、適用范圍涉及哪些方面（WHAT？），禁止事項(xiàng)。3、職責(zé)公司的部門或相關(guān)人員（WHO？）對(duì)執(zhí)行文件達(dá)到目的所負(fù)的責(zé)任。4、引用文件明確使用該文件所涉及的參考文件。如無(wú)引用文件，應(yīng)寫(xiě)“無(wú)”。5.工作程序（標(biāo)題可以修改）重點(diǎn)說(shuō)清楚滿足準(zhǔn)要求的措施和方法，注明任何需要注意的例外或特殊情況。充分考慮工作過(guò)程5W1H：WHO誰(shuí)來(lái)做WHAT做什么WHERE何地WHEN何時(shí)WHY何原因HOW如何做/如何控制6、.記錄明確使用該文件時(shí)所產(chǎn)生的記錄。以上內(nèi)容中除第5可以修改標(biāo)題，其余不可修改。8、外來(lái)文件的控制8.1各部門自行收集與本部門工作相關(guān)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的最新版本，也可提供標(biāo)準(zhǔn)號(hào)后由品質(zhì)部統(tǒng)一收集。加蓋外來(lái)文件”印章登記后由技術(shù)中心資料室統(tǒng)一保管。借閱應(yīng)登記。8.2田村公司提供的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)按其原編號(hào)由技術(shù)擔(dān)當(dāng)部門統(tǒng)一保管.加蓋“外來(lái)文件”登記后保管，如需要分發(fā)到其它部門崗位使用時(shí)，需加蓋“受控文件”印章并控制其分發(fā),以確保其有效.8.3田村公司提供的品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)，按其原編號(hào)由品管部門統(tǒng)一保管加蓋“外來(lái)文件”登記后保管，如需要分發(fā)到其它部門崗位使用時(shí)，需加蓋“受控文件”印章并控制其分發(fā),以確保其有效.所有分發(fā)的文件應(yīng)確保其關(guān)鍵內(nèi)容有中文注釋/翻譯，以避免閱讀障礙或者錯(cuò)誤理解。8.4工商文件（含各類政府文件、證書(shū)批文等）：公司級(jí)各類工商文件由總辦辦理并保管，建立相應(yīng)目錄，每半年由總辦文件管理者進(jìn)行核對(duì)整理；原則上不借閱原件，若需借閱，需填寫(xiě)”資料借閱登記表”,借閱人所在部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后方可借閱。最長(zhǎng)借閱時(shí)間為一周，超出時(shí)間時(shí)需再次辦理手續(xù)。此類文件不需加蓋“外來(lái)文件”印章。8.5投資方各類文件（38所及田村公司下發(fā)至我司的各類非技術(shù)和品質(zhì)文件），總辦統(tǒng)一管理，并分類建立檔案，負(fù)責(zé)發(fā)放會(huì)簽及保管。此類文件不需加蓋“外來(lái)文件”印章。8.6圖書(shū)：購(gòu)買圖書(shū)資料（非技術(shù)品質(zhì)類）時(shí)，填寫(xiě)“購(gòu)買申請(qǐng)單”，經(jīng)申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人審批后，交由總辦統(tǒng)一購(gòu)買或委托專人購(gòu)買。圖書(shū)購(gòu)進(jìn)后交資料室建檔入編后再轉(zhuǎn)給申請(qǐng)者。9、相關(guān)記錄ECT/JLY-144資料借閱登記表ECT/JLY-148購(gòu)買申請(qǐng)單ECT/JLP-356管理文件更改申請(qǐng)單ECT/JLP-161文件發(fā)放通知單文件發(fā)放及回收、更改記錄合肥博微田村電氣有限公司程序文件小二號(hào)居中小二號(hào)居中文件名稱：不合格品控制程序小三號(hào)居中小三號(hào)居中文件編號(hào)：ECT/QP-12以下至?xí)灆谒奶?hào)居中以下至?xí)灆谒奶?hào)居中生效日期：2012擬制人/日期：審核人/日期：批準(zhǔn)人/日期：會(huì)簽：文件修改記錄本表五號(hào)居中；2行本表五號(hào)居中；2行修訂號(hào)生效日期頁(yè)碼修改人審核人批準(zhǔn)人會(huì)簽修改說(shuō)明或摘要不合格品控制程序ECTPROCEDUREDOCUMENTECT/QP-12生效日期：2012年03月31日P3/7修訂號(hào)：0版本：A頁(yè)眉五號(hào)頁(yè)眉五號(hào)修訂履歷三號(hào)黑體三號(hào)黑體文件修改記錄本表五號(hào)本表五號(hào)修訂號(hào)生效日期頁(yè)碼修改人審核人批準(zhǔn)人會(huì)簽修改說(shuō)明或摘要B/22004年2月17日P1、P2方玲楊松柏萬(wàn)靜龍鄭喬劉國(guó)安張德光金明3；5.2.2；5.8.1C/02004年5月20日全部方玲楊松柏加藤孝志鄭喬劉國(guó)安張德光金明5.2后全部條款；并對(duì)文體的表述、排版、改動(dòng)規(guī)定細(xì)化C/12004年12月22日P3方玲楊松柏加藤孝志鄭喬劉國(guó)安張德光金明增加5.5.4，修訂版本號(hào)標(biāo)記方法。D/02005年12月15日全部方玲劉國(guó)安加藤孝志張德光金明楊松柏增加5.5.2；修訂5.5.4；5.6.3；5.7增加EMS的要求。附件二********程序ECTPROCEDUREDOCUMENT頁(yè)眉和內(nèi)頁(yè)五號(hào)頁(yè)眉和內(nèi)頁(yè)五號(hào)ECT-**-***生效日期：*****年**月**日版本：*修訂號(hào)：*頁(yè)碼*/*1.目的2.適用范圍3.職責(zé)4.相關(guān)文件5..工作程序附件三ECT-**-***-小四號(hào)