基于Access的預(yù)研項(xiàng)目管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

基于Access的預(yù)研項(xiàng)目管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)摘要：本文敘述了基于Access開發(fā)的預(yù)研項(xiàng)目管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)面向研發(fā)部門預(yù)研項(xiàng)目管理需求，結(jié)合項(xiàng)目管理知識(shí)體系，將項(xiàng)目管理工作所需功能可視化，實(shí)現(xiàn)了預(yù)研項(xiàng)目管理、技術(shù)開發(fā)合同管理、知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理、科技成果管理等管理模塊的有機(jī)深度融合，為預(yù)研創(chuàng)新管理提供了有效的支持。關(guān)鍵詞：項(xiàng)目管理

Access

數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)

1引言日常工作中，預(yù)研管理存在項(xiàng)目跨度長(zhǎng)、涉及人員多、不確定因素大等特點(diǎn)。為統(tǒng)計(jì)各個(gè)項(xiàng)目情況，包括項(xiàng)目進(jìn)展過(guò)程中的合同信息、付款信息、過(guò)程材料及成果、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等情況，企業(yè)過(guò)去常常采用一個(gè)個(gè)獨(dú)立的Excel表格進(jìn)行管理。隨著企業(yè)發(fā)展，管理的項(xiàng)目數(shù)量日益劇增，需要將各類信息分解成多個(gè)Excel表格，而一個(gè)Excel表格的分項(xiàng)隨著項(xiàng)目的增加甚至被分解超過(guò)20項(xiàng)，非常不利于日常的項(xiàng)目管理和信息查找。同時(shí)各個(gè)表格之間缺少聯(lián)系，嚴(yán)重影響信息的篩選、錄入、核對(duì)，從而導(dǎo)致項(xiàng)目管理中存在信息的重復(fù)錄入，更新不及時(shí)，信息漏項(xiàng)、錯(cuò)項(xiàng)的情況，使工作效率及質(zhì)量大幅下降。相比Excel、Word等工具的普及，大家對(duì)Access的認(rèn)識(shí)相對(duì)來(lái)說(shuō)會(huì)比較陌生。本文通過(guò)設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)將預(yù)研日常工作需要用到的功能可視化，界面簡(jiǎn)單易懂，實(shí)現(xiàn)了預(yù)研項(xiàng)目管理、技術(shù)開發(fā)合同管理、科技成果管理等管理模塊的有機(jī)深度融合。為預(yù)研創(chuàng)新管理提供了有效的支持。2預(yù)研項(xiàng)目管理現(xiàn)狀與體系分析2.1預(yù)研項(xiàng)目管理特點(diǎn)2.1.1信息共享與協(xié)作部門多預(yù)研項(xiàng)目涉及部門多，除外部協(xié)作單位外，單位內(nèi)部往往還包含項(xiàng)目管理部門、技術(shù)部門、財(cái)務(wù)部門、采購(gòu)部門等。由于部門跨度大，涉及的人員相比產(chǎn)業(yè)化項(xiàng)目流動(dòng)性更大。對(duì)于一線科研部門來(lái)說(shuō)，資源的獲取、信息的更新、階段性成果的上傳、下階段任務(wù)的獲取等都需要與管理部門實(shí)時(shí)溝通，進(jìn)行信息、資源的傳遞。而對(duì)于財(cái)務(wù)人員，其在工作中需要及時(shí)的做好資金的歸集和撥付，對(duì)各項(xiàng)目的資金使用情況實(shí)時(shí)了解，對(duì)發(fā)生預(yù)算偏離嚴(yán)重情況進(jìn)行預(yù)警。對(duì)于項(xiàng)目管理人員來(lái)說(shuō)，需要及時(shí)了解項(xiàng)目進(jìn)度、溝通總體單位、對(duì)偏離進(jìn)度情況進(jìn)行預(yù)警、對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生的各類成果進(jìn)行收集，同時(shí)對(duì)各項(xiàng)目所需的資源進(jìn)行協(xié)調(diào)?？梢钥闯觯陬A(yù)研項(xiàng)目管理中需要信息溝通和共享的頻率是極高的。2.1.2項(xiàng)目研究周期長(zhǎng)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)多大多數(shù)預(yù)研項(xiàng)目的周期都在兩年以上，部分項(xiàng)目更能長(zhǎng)達(dá)5年之久。而任務(wù)來(lái)源主要是國(guó)家重大戰(zhàn)略需求或型號(hào)牽引，對(duì)預(yù)研項(xiàng)目的完成時(shí)限有嚴(yán)格的要求。項(xiàng)目中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)不計(jì)其數(shù)，落后一步就可能對(duì)項(xiàng)目最后的結(jié)題造成不良影響。同一個(gè)項(xiàng)目技術(shù)員往往同時(shí)身兼多個(gè)項(xiàng)目，而傳統(tǒng)的節(jié)點(diǎn)管理往往依靠Excel、Word等工具，項(xiàng)目成果儲(chǔ)存位置分散，項(xiàng)目相關(guān)信息繁雜，不利于對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行全面把控和綜合管理。若通過(guò)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度的可視化管理和報(bào)表導(dǎo)出，無(wú)論是設(shè)計(jì)人員、財(cái)務(wù)人員還是項(xiàng)目管理人員都可對(duì)項(xiàng)目進(jìn)程及待辦事項(xiàng)有清晰直觀的認(rèn)識(shí)，便于實(shí)現(xiàn)進(jìn)度糾偏。2.1.3相關(guān)文件繁雜現(xiàn)有的項(xiàng)目管理中，對(duì)于項(xiàng)目過(guò)程文件、結(jié)題文件、科技成果等資料的管理受項(xiàng)目管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)影響較大。預(yù)研項(xiàng)目中產(chǎn)生的文件往往更改版本較多、提交時(shí)間倉(cāng)促、不同項(xiàng)目文件差異較大。易出現(xiàn)過(guò)程資料缺失，版本不一致等問(wèn)題。而信息的共享則能及時(shí)對(duì)報(bào)告版本進(jìn)行檢查，實(shí)現(xiàn)資料的統(tǒng)一，達(dá)到在管控項(xiàng)目進(jìn)度的同時(shí)，可直接進(jìn)行預(yù)研項(xiàng)目文件管理的目的。2.2預(yù)研項(xiàng)目管理相關(guān)模塊及需求分析考慮到預(yù)研項(xiàng)目管理包括合同管理、項(xiàng)目進(jìn)度管理、項(xiàng)目收支管理、知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理、成果文件管理等幾大部分，主要完成以下功能：（1）有關(guān)項(xiàng)目信息的管理，基本信息的輸入。包括項(xiàng)目名稱、類別、申報(bào)時(shí)間、申報(bào)金額、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、獲批金額、結(jié)題時(shí)間等主要信息。（2）項(xiàng)目進(jìn)度的管理。包括進(jìn)度節(jié)點(diǎn)、進(jìn)度要求、完成情況、已完成文件等（3）項(xiàng)目相關(guān)合同的管理。包括合同名稱、起止時(shí)間、合同/任務(wù)書編號(hào)、甲乙方等信息。（4）收付款情況的管理。包括發(fā)票編號(hào)、時(shí)間、辦理人、金額、發(fā)票類型等信息。（5）知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理。包括申請(qǐng)?zhí)?、專利?hào)、申請(qǐng)類別、申請(qǐng)日期、授權(quán)日期等基本信息。其中還包括引進(jìn)專利信息的管理。（6）智力成果管理。包括智力成果名稱、保護(hù)形式、所屬部門等信息。（7）獲獎(jiǎng)情況統(tǒng)計(jì)。包括獲獎(jiǎng)項(xiàng)目的基本情況，主要包括項(xiàng)目名稱、完成單位、完成人等基本信息。根據(jù)項(xiàng)目管理特點(diǎn)，本文擬設(shè)計(jì)包括項(xiàng)目管理、合同管理、科技成果管理的預(yù)研項(xiàng)目管理系統(tǒng)，其總體結(jié)構(gòu)如圖1所示。圖1預(yù)研項(xiàng)目管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)3科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)3.1數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)及Access數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)前主要的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)包括Oracle，MSSQLServer，InfoMix，Sybase，F(xiàn)oxpr，Access等。例如大多數(shù)公司現(xiàn)在使用的SAP系統(tǒng)本身基于Oracle數(shù)據(jù)庫(kù)建立。考慮到公司當(dāng)前預(yù)研創(chuàng)新項(xiàng)目，項(xiàng)目數(shù)據(jù)量規(guī)模不是很大，并且需要與原有的MicrosoftOffice文件相兼容，本文將采用Access2007數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建產(chǎn)品基本信息管理子系統(tǒng)。Access數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)是MicrosoftOffice套件的重要組成部分，用以存貯和管理用戶所需要的數(shù)據(jù)。Access不僅是一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，而且它具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)管理功能，它可以方便地利用各種數(shù)據(jù)源生成窗體（表單），查詢報(bào)表和應(yīng)用程序等。3.2科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)根據(jù)預(yù)研項(xiàng)目管理現(xiàn)狀與體系分析需求的研究，轉(zhuǎn)化為E-R圖（ENTITY—RELATIONS）概念模型可有效梳理各概念實(shí)體的屬性和之間的聯(lián)系，如圖2所示。圖2各項(xiàng)目管理實(shí)體間E-R概念模型通過(guò)E-R圖概念模型即可設(shè)計(jì)對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)中基本表格，以及其對(duì)應(yīng)關(guān)系，如圖3所示。最終通過(guò)窗體設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)的導(dǎo)入、修改、提取、查詢等功能。圖3預(yù)研項(xiàng)目管理系統(tǒng)的關(guān)系3.2系統(tǒng)使用說(shuō)明3.2.1系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)（1）用戶權(quán)限分離設(shè)計(jì)：程序依托商密網(wǎng)實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)的互聯(lián)互通，可實(shí)現(xiàn)同步修改編輯的功能。同時(shí)通過(guò)注冊(cè)，我們將用戶分為普通用戶和管理員兩類角色。普通用戶只具備簡(jiǎn)單的查詢和瀏覽權(quán)限；而管理員則可根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際需要，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)的信息進(jìn)行新增、刪除、上傳文件等操作，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，登錄首頁(yè)界面如圖4所示。（2）數(shù)據(jù)庫(kù)首頁(yè)設(shè)計(jì)：根據(jù)前期的調(diào)研，我們將預(yù)研項(xiàng)目管理數(shù)據(jù)庫(kù)的三方面工作設(shè)置為數(shù)據(jù)庫(kù)首頁(yè)的三個(gè)模塊設(shè)置在首頁(yè)，它們分別是預(yù)研項(xiàng)目管理、合同管理、科技成果管理。使用者根據(jù)自身的工作需要，只需打開一個(gè)程序，點(diǎn)開對(duì)應(yīng)要查看的模塊輸入項(xiàng)目名稱即可實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目信息的掌握，如圖5所示。（3）協(xié)同辦公及寫入沖突預(yù)防：預(yù)研項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的所有修改編輯皆能實(shí)現(xiàn)同步更改，方便多部門的協(xié)同辦公。當(dāng)出現(xiàn)多個(gè)用戶編輯同一條信息時(shí)，后者的更改將被暫時(shí)儲(chǔ)存在剪切板中，待確定新更改內(nèi)容后，可根據(jù)需要更改，如圖6所示。圖4預(yù)研項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)首頁(yè)圖5系統(tǒng)主菜單設(shè)計(jì)圖6同時(shí)修改提示功能3.2.2預(yù)研項(xiàng)目管理模塊設(shè)計(jì)（1）項(xiàng)目基本信息管理：預(yù)研項(xiàng)目匯集了項(xiàng)目的基本信息，收、付款合同情況、進(jìn)度情況和所有項(xiàng)目總覽五個(gè)分區(qū)?？蓪?shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目基本情況的錄入、修改、刪除等操作。也可直接在該界面完成收付款合同及進(jìn)度情況的編輯工作，如圖7所示。項(xiàng)目基本信息版塊包括項(xiàng)目名稱、類別、申報(bào)時(shí)間。申報(bào)金額、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、獲批金額、結(jié)題時(shí)間等主要信息。（2）項(xiàng)目進(jìn)度管理：預(yù)研項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)兼具文件管理及進(jìn)度管理的功能。從項(xiàng)目立項(xiàng)到階段性檢查直至項(xiàng)目結(jié)題。該模塊可實(shí)現(xiàn)對(duì)各個(gè)階段進(jìn)展情況的錄入、修改、刪除及文件上傳功能。點(diǎn)擊編輯進(jìn)度進(jìn)入如圖8所示的界面，點(diǎn)擊左下角的箭頭可實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目不同節(jié)點(diǎn)完成情況的瀏覽，右邊的搜索框可實(shí)現(xiàn)對(duì)節(jié)點(diǎn)的搜索情況。圖7預(yù)研項(xiàng)目總表

圖8項(xiàng)目進(jìn)度管理3.2.3合同管理模塊設(shè)計(jì)合同管理的子菜單包括收款合同管理、付款合同管理、收款信息管理和付款信息管理4個(gè)部分，如圖9所示。（1）合同基本信息管理：合同板塊的主界面的左上方為合同的基本信息，包括名稱、起止時(shí)間、合同/任務(wù)書編號(hào)、甲乙方等信息、左下方為收款情況，主要為發(fā)票編號(hào)、時(shí)間、辦理人等信息。如圖10所示，右邊部分顯示所有合同的情況。合同信息界面包括單據(jù)編號(hào)、辦理、發(fā)票金額等基本信息，以合同名稱和合同編號(hào)為連接關(guān)聯(lián)各項(xiàng)目。圖10為公司預(yù)研項(xiàng)目收款情況總覽，在其界面即可實(shí)現(xiàn)搜索、編輯等功能。（2）收付款管理：項(xiàng)目的收付款情況，依靠合同編號(hào)和合同名稱連接各項(xiàng)目。如圖11所示，下方總表為公司預(yù)研項(xiàng)目付款信息總表，各單項(xiàng)之間可篩選，界面也可實(shí)現(xiàn)搜索功能。圖9合同管理菜單圖10合同管理主界面圖11付款信息主界面3.2.4科技成果管理模塊設(shè)計(jì)科技成果管理模塊可實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目的專利、論文、報(bào)告等的項(xiàng)目制、動(dòng)態(tài)化管理，促進(jìn)科技成果管理及應(yīng)用，如圖12所示。（1）知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理：如圖13所示，知識(shí)產(chǎn)權(quán)版塊上方為編輯頁(yè)面，包括申請(qǐng)?zhí)枴＠?hào)、申請(qǐng)類別、申請(qǐng)日期、授權(quán)日期等基本信息、依靠項(xiàng)目編號(hào)實(shí)現(xiàn)與具體預(yù)研項(xiàng)目的相關(guān)，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目管理時(shí)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸集。下方的總表為公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)總表，可實(shí)現(xiàn)對(duì)所有專利的篩選、查找功能。（2）引進(jìn)專利管理：如圖14所示，引進(jìn)專利管理界面主要幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)對(duì)引進(jìn)專利的梳理和匯總。界面上方為引進(jìn)專利的基本信息，下方為匯總表格。（3）智力成果管理：如圖15所示，智力成果管理主要包括智力成果名稱、保護(hù)形式、所屬部門等信息，下方為匯總表格，可實(shí)現(xiàn)信息的編輯、篩選等功能。（4）獲獎(jiǎng)情況統(tǒng)計(jì)：獲獎(jiǎng)情況統(tǒng)計(jì)界面主要分為兩部分，上方為獲獎(jiǎng)項(xiàng)目的基本情況，主要包括項(xiàng)目名稱、完成單位、完成人等基本信息。下方為公司獲獎(jiǎng)情況統(tǒng)計(jì)的總體情況，在項(xiàng)目申報(bào)過(guò)程中能快速為工作人員提供佐證材料。圖12科技成果管理菜單

圖13知識(shí)產(chǎn)權(quán)情況主界面圖14引進(jìn)專利情況主界面圖

圖15智力成果情況主界面4總結(jié)預(yù)研項(xiàng)目管理系統(tǒng)，是公司創(chuàng)新工作的重要實(shí)踐和載體，也是單位未來(lái)發(fā)展的基石，是公司重視的核心工作，其管理的優(yōu)化工作具有重大意義。實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目全周期的信息集成，提高數(shù)據(jù)利用的精度和深度。規(guī)范了整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行中的執(zhí)行管理機(jī)制，便于各個(gè)環(huán)節(jié)部門各司其職，高效聯(lián)動(dòng)，消除人力和時(shí)間上的浪費(fèi)。預(yù)研項(xiàng)目管理系統(tǒng)頁(yè)面用戶友好