會議管理實務(wù)-會議的計劃與準(zhǔn)備培訓(xùn)課件講義

第七講:會議管理實務(wù)2024/8/71主要內(nèi)容一、會議的基本知識二、會議的計劃與準(zhǔn)備三、會議中的實務(wù)四、會議后的實務(wù)五、召開各種形式會議的方法六、如何提高會議的效率2024/8/72一、會議的基本知識1、會議的概念：“會議”是一個動態(tài)的合成詞。從字面含義上講，“會”的基本意思是聚會、見面、集會等；“議”的基本意思是討論、商議。現(xiàn)代意義上的會議，是有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地召集人們商議事情的活動。它體現(xiàn)了會議的四個基本條件：有組織、有領(lǐng)導(dǎo)、商議事情和集會。一個會議的構(gòu)成，包括以下要素：會議名稱、會議時間（含開始時間和終止時間）、會議地點、會議人員（出席人員、列席人員和工作人員）、會議組織、會議主題等。2024/8/732、會議管理會議管理是為了保證會議的正常進行并提高會議的效率，而對會議的籌備、組織、保障等工作的一種有效的協(xié)調(diào)。2024/8/743、會議的分類（1）按會議的目的分類（2）按會議的形式分類（3）按會議的職級分類2024/8/75（1）按會議的目的分類會議的具體目的：信息的傳達、信息的交換、相互啟發(fā)、作出決定、收集創(chuàng)意等。說明會議——以信息的傳遞為目的。研究會議——以信息交換與相互啟發(fā)為目的。解決問題的會議——以作出決定為目的。學(xué)習(xí)會議——以傳遞信息和相互啟發(fā)為目的。創(chuàng)意會議——以收集創(chuàng)意為目的。2024/8/76（2）按會議的形式分類圓桌會議公開討論會議小組討論議會型討論頭腦風(fēng)暴會議遠程電信會議2024/8/77（3）按會議的職級分類股東大會董事會常務(wù)董事會中層管理人員會議員工大會工作場所會議2024/8/78二、會議的計劃與準(zhǔn)備1、舉行會議的決定2、參加會議的人選3、會議日期、時間的決定4、會議場所的選擇5、議程表制作和執(zhí)行方法6、會議通知的寫作和傳達方法7、會議資料的準(zhǔn)備8、會議場所的布置9、出席者的位置10、會議用品的準(zhǔn)備11、為來賓安排膳宿等2024/8/796、會議通知的寫作和傳達方法通知應(yīng)包含的內(nèi)容:(1)會議的名稱(2)出席會議者的姓名或組織、部門的名稱(3)日期、時間（開始到結(jié)束的預(yù)定時刻）(4)地點(5)議題(6)主辦者的聯(lián)絡(luò)處、電話號碼等2024/8/7108、會議場所的布置圓桌型口字型U字型和V字型教室型2024/8/7119、出席者的位置領(lǐng)導(dǎo)者（主持人、主席）負責(zé)記錄的人其余參加會議的人列席人員2024/8/712主席臺的布置：領(lǐng)導(dǎo)為單數(shù)：75312462024/8/713領(lǐng)導(dǎo)為雙數(shù)：123456872024/8/714三、會議中的實務(wù)1、接待實務(wù)2、會場的管理及茶點招待3、會議中的電話或來訪者4、宣讀和做會議記錄2024/8/7154、如何做好會議記錄會議記錄應(yīng)記載以下事項：會議名稱會議時間會議地點議題主持人、主席出席者名單會議的經(jīng)過情形及結(jié)論相關(guān)的資料下次會議預(yù)定日期2024/8/716四、會議后的實務(wù)1、會后雜務(wù)2、編寫會議簡報3、擬寫會議紀(jì)要4、會議總結(jié)2024/8/7172、編寫會議簡報2024/8/7183、擬寫會議紀(jì)要2024/8/719五、召開各種形式會議的方法1、辦公會議2、代表會議3、聯(lián)席會議4、學(xué)術(shù)會議5、新聞發(fā)布會和記者招待