辦公室管理簡答題

一、簡答題：1〔〕〔〕〔3〕效勞性2〔〕辦公室人員“善謀”要求：能夠正確理解上司的意圖，替上司過濾重要的事務(wù)；要“參”到點(diǎn)子上言技巧?！病骋荛_以上誤區(qū)，就要求秘書人員用良好的職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)約束自己，踏踏實(shí)實(shí)地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悅、應(yīng)付領(lǐng)導(dǎo)。3〔〕必需明確每臺(tái)設(shè)備的具體用途，生疏把握其操作程序，嚴(yán)格依據(jù)使用說明書的要求進(jìn)展操作。必需明確專人專責(zé)專管制度，嚴(yán)禁任務(wù)人任憑使用，除非配置給個(gè)人專用或指定公用的。留意安全，留意節(jié)電，留意衛(wèi)生，留意定期保養(yǎng)，留意每次使用的極限。未經(jīng)上司允準(zhǔn)，任何人嚴(yán)禁私自使用辦公設(shè)備，尤其是用于處理私人事務(wù)。C5C%%5米左右有效影響距離。假設(shè)不處于工作狀態(tài)，使用完畢應(yīng)切斷電源。4、簡述在貯存間存儲(chǔ)辦公用品時(shí)的留意事項(xiàng)?！病迟A存需要的面積取決于單位的大小；物品的下面或后面等；貯存辦公用品應(yīng)有良好的照明，以便簡潔找到；辦公用品保存在枯燥和通風(fēng)良好的房間中。假設(shè)存放在潮濕環(huán)境中，將導(dǎo)致紙張不能正常的送入打印機(jī)或復(fù)印機(jī)中；訂立物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人。5〔〕預(yù)備階段，主要包括確定調(diào)研課題、成立調(diào)研小組、明確調(diào)研任務(wù)及要求；實(shí)施階段，主要包括確定調(diào)查方法、搜集整理材料、分析材料和綜合提煉調(diào)研成果；完成階段，主要是撰寫調(diào)研報(bào)告。6〔〕〔〕〔〕〔〕〔〕互聯(lián)網(wǎng)督查。7〔〕辦公環(huán)境或稱辦公室環(huán)境，是直接或者間接作用和影響辦公過程的各種因素的綜合。依據(jù)由遠(yuǎn)及近的挨次將辦公環(huán)境分為辦公活動(dòng)社會(huì)環(huán)境、辦公活動(dòng)職能環(huán)境和辦公活開工作環(huán)境。8〔〕定時(shí)翻開信箱，準(zhǔn)時(shí)處理電子郵件；重要信訪，準(zhǔn)時(shí)報(bào)請(qǐng)；轉(zhuǎn)辦信訪，跟蹤督辦；網(wǎng)絡(luò)保密，脫機(jī)閱讀?！病持匾熬o急——必需馬上做。緊急但不重要——在優(yōu)先考慮了重要的事情后，再來考慮這類事。重要但不緊急——只要是沒有前一類事的壓力，應(yīng)當(dāng)當(dāng)成緊急的事去做，而不是拖延。既不緊急也不重要〔比方消遣、消遣等事情〕——有閑工夫再說。其次步，站在領(lǐng)導(dǎo)角度考慮問題；第四步，牢記擬寫公文要素及要求；第五步，符合國家公文格式標(biāo)準(zhǔn)。其次，懇求什么問題——提出請(qǐng)示的主題內(nèi)容；第四，懇求上級(jí)回復(fù)——結(jié)尾用語的使用；第五，有無附件需要說明——依據(jù)需要確定使用附件與否?！病承Ｕ?、補(bǔ)充一切與定稿不符的文字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、圖表、格式等錯(cuò)漏；解決統(tǒng)行、倒板、編面等排版方面的問題和正文、注碼與注文之間連接以及頁碼編排問題；進(jìn)一步審核定稿中的疏漏，覺察問題準(zhǔn)時(shí)提交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或撰稿人處理；需要使用標(biāo)準(zhǔn)校對(duì)符號(hào)；對(duì)于重要的或者大量印刷的公文，應(yīng)實(shí)施三校，四校，以確保公文的正本不出過失?！病骋罁?jù)肯定的規(guī)章建立電子公文的過程；辦理：通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)電子公文進(jìn)展收發(fā)、批閱等相關(guān)操作；交換：按始發(fā)者意圖進(jìn)展跨系統(tǒng)的公文傳遞；歸檔：依據(jù)國家或本部門檔案治理規(guī)定對(duì)辦理完畢后的電子公文予以存儲(chǔ)；銷毀：依據(jù)有關(guān)規(guī)定將電子公文從存儲(chǔ)介質(zhì)上物理刪除。答：一、公共關(guān)系的三大構(gòu)成要素是：主體：社會(huì)組織；客體：公眾；公眾利益至上；實(shí)事求是；互惠互利；雙向溝通；始終如一；開拓創(chuàng)；整體統(tǒng)一?！病硶?huì)議是否確有召開的客觀必要性；會(huì)議目的和會(huì)議風(fēng)氣是否端正；會(huì)議時(shí)機(jī)是否已經(jīng)成熟；會(huì)議的議題是否明確，會(huì)前的溝通是否到位；各項(xiàng)預(yù)備工作是否已經(jīng)預(yù)備充分，包括軟件和硬件?！病硿贤ㄐ畔ⅲネㄇ閳?bào)；發(fā)揚(yáng)民主，科學(xué)決策；增加友情，促進(jìn)團(tuán)結(jié)；統(tǒng)一生疏，協(xié)調(diào)行動(dòng)；帶動(dòng)消費(fèi)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)?！病硶?huì)前的最終檢查：工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、細(xì)心、急躁；組織簽到和登記：任勞任怨能連續(xù)作戰(zhàn)；做好聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)：溝通協(xié)調(diào)力量強(qiáng)；會(huì)議記錄與保密：業(yè)務(wù)素養(yǎng)與原則性；會(huì)議后勤保障：聽從安排協(xié)作意識(shí)好。18、提高會(huì)議質(zhì)量的主要方法和措施答：二、案例題1〔〕；在工作中不應(yīng)過分親近或疏遠(yuǎn)某領(lǐng)導(dǎo)，以至落到為難的境地；兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示，假設(shè)張通情達(dá)理，小曹應(yīng)向他說明只能按職權(quán)分工辦事，求得諒解后，按孫的意見辦；假設(shè)不能求得諒解時(shí)，小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討，再建議兩位協(xié)商一個(gè)方法遵照?qǐng)?zhí)行；假設(shè)沖突不能統(tǒng)一，應(yīng)向總經(jīng)理懇求，遵照總經(jīng)理的意見辦，并請(qǐng)他對(duì)孫或張作解釋。這是文員執(zhí)行主要決策人的意見。2答：一、她的犯的一個(gè)錯(cuò)，分別是：該問的沒有問〔指對(duì)方狀況，手套的需要量；該記的沒有記錄〔對(duì)的姓名、公司、號(hào)碼；該說的沒有說〔沒有準(zhǔn)時(shí)向上級(jí)匯報(bào)；不該說的卻說了〔價(jià)格上的自作主見，不向上司懇求；〔即使自己自作主見拒絕了對(duì)方，犯了錯(cuò)誤，也沒有必要告知上司，使自己陷入被辭退的境地。二、她在禮儀方面還犯了以下兩點(diǎn)錯(cuò)誤：鈴響了沒有自報(bào)家門；不等對(duì)方說完，就“啪“掛上。3文秘人員接聽時(shí)，首先應(yīng)做些什么？完畢后又應(yīng)做些什么？答：文秘人員接聽時(shí)，首先應(yīng)自報(bào)家門。掛斷應(yīng)當(dāng)遵循“誰先打出誰先掛“的原則。丁秘書做錯(cuò)了。假設(shè)你是丁秘書，針對(duì)朱磊第三次來電，你怎么說？答：丁秘書在朱磊其次次來電時(shí)，就應(yīng)告知對(duì)方經(jīng)理不想與他聯(lián)系。在朱磊第三次來電時(shí)，丁秘書應(yīng)當(dāng)說經(jīng)與經(jīng)理匯報(bào)過，對(duì)你們的生意經(jīng)理無意參與，尚未考慮與你聯(lián)系。請(qǐng)你以后不要來了。假設(shè)狀況有了變化，我會(huì)主動(dòng)文秘人員怎樣審查來電？上體做法怎樣？打回電或請(qǐng)對(duì)方再打過來；如上司不想通話，應(yīng)想方法拒確定方。文秘人員替上司審查來電時(shí)應(yīng)遵偱什么原則？答：在中應(yīng)既做到為領(lǐng)導(dǎo)“擋駕“，又不得在言語、行動(dòng)上失禮，冒犯對(duì)方。4〔〕不能說“總經(jīng)理外出了，有什么事請(qǐng)跟我說吧“，辦公室人員不能替上司做主；接待來訪者應(yīng)細(xì)心傾聽，不應(yīng)邊看報(bào)表邊聽；對(duì)提重要建議的來訪者，應(yīng)認(rèn)真記錄，匯報(bào)給上司；應(yīng)熱忱，不能對(duì)來訪者冷嘲熱諷；對(duì)言辭劇烈的來訪者應(yīng)有禮有節(jié)，宣傳政策；110。5〔〕仆人和客人之間，應(yīng)當(dāng)仆人先伸手；哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意；司機(jī)開車，汽車的位次禮儀是“右為上，左為下；后為上，前為下“；客人應(yīng)當(dāng)坐后排，小李應(yīng)當(dāng)坐副駕駛座；客人公司的一些內(nèi)部狀況、個(gè)人收入、福利和家庭狀況等是不適宜的話題；應(yīng)當(dāng)與客人談一些適宜的話題，如天氣、風(fēng)土人情、聞等。6〔〕應(yīng)當(dāng)搞清楚銷售員的人數(shù)和姓名，預(yù)備這份名單；打印好書面通知；在3天內(nèi)，當(dāng)面發(fā)放通知或通知〔中需要對(duì)方確認(rèn)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等〕到名單上的每個(gè)人；通知不能寫在布告欄里，可能不被人留意；通知上應(yīng)寫清會(huì)議的時(shí)間〔開頭到完畢時(shí)間、地點(diǎn)；應(yīng)具體寫清會(huì)議內(nèi)容，應(yīng)做好哪些預(yù)備；應(yīng)提前到會(huì)議室做好預(yù)備，做好簽到工作。7?應(yīng)當(dāng)怎樣寫這份會(huì)議通知？〔〕會(huì)議通知缺少主題〔議題；時(shí)間上缺少從幾點(diǎn)到幾點(diǎn)；請(qǐng)哪些人出席不明確。發(fā)放會(huì)議通知要交到會(huì)議出席者手上，可進(jìn)展說明解釋。如本人不在，應(yīng)請(qǐng)代收人〔或秘書〕簽字，打確認(rèn)是否出席。三、設(shè)計(jì)題1策?！病忱钪沓惺苋蝿?wù)后回到辦公室，向辦公室主任匯報(bào)，與其他助理協(xié)商，由他人完成楊副市長交辦的事項(xiàng)；李助理自己全神貫注認(rèn)認(rèn)真真起草徐市長交代的緊急材料寫作任務(wù)；B4物品接收庫存記錄卡B4物品接收庫存記錄卡〕：1=500最大庫存量100最小庫存量15再訂貨量25物品發(fā)放備注接收日期接收數(shù)量發(fā)票號(hào)供給商發(fā)放日期發(fā)放數(shù)量申請(qǐng)?zhí)柹暾?qǐng)部門余額記錄卡來電者姓名3記錄卡來電者姓名來電者姓別來電者姓別來放時(shí)間年月日時(shí)分通話要點(diǎn)1.2.年月日時(shí)分交由——進(jìn)展處理請(qǐng)由——盡快回復(fù)記錄人4開業(yè)典禮的輿論宴會(huì)工作可運(yùn)用傳播媒價(jià)在報(bào)紙、電臺(tái)、電視臺(tái)廣泛公布廣告或在告示欄中張貼開業(yè)告示；要做好來賓邀請(qǐng)工作；發(fā)放請(qǐng)柬；現(xiàn)場的布置；預(yù)備開幕詞、致答詞；要做好接待效勞工作；要