公文寫作培訓教材

公文寫作培訓

辦公室制作本次培訓的目的希望通過本次培訓一是掌握公文寫作的根底知識；二是了解目前我廠公文處理的流程；三是分析公文寫作工作中存在的主要問題；四是盡量減少一些常見錯誤，提高公文質(zhì)量。

本次培訓的五個方面內(nèi)容一、公文寫作的概念性根底知識二、常用公文如何寫三、公文處理流程和本卷須知四、我廠公文寫作的主要問題及常見問題五、好公文是如何煉成的一、公文寫作的概念性根底知識公文寫作的重要性是工作交流的重要載體〔工具平臺〕是管理人員最根本的技能要求〔工作需要〕是對工作的思考、總結(jié)和提煉〔以文輔政〕是展示能力，實現(xiàn)個人進步的有效途徑〔能力表達〕公文的定義是行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和標準體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。①公文寫作的概念性根底知識公文的文體類型①公文寫作的概念性根底知識公文的文體類型廣義的公文，除上述法定文種外，還包括常用的應用文，如：講話稿、總結(jié)、方案、規(guī)劃、簡報、工作要點、安排、方案、匯報、調(diào)研報告、心得體會、便函、專用書信、訃告悼詞、規(guī)章制度〔如章程、細那么、制度、守那么〕等等。①公文寫作的概念性根底知識公文寫作的根本原那么準確性要尊重事實，保持表達的準確性、真實性，主題明確清楚，文字描述能夠準確概括其內(nèi)容，不得扭曲、增減，不得隨意想象，夸大其詞。時效性公文是處理行政事務的重要形式，所以具有極強的時效性，在某些時候晚發(fā)布一天或者半天，就會對工作帶來不良的負面影響，造成工作被動甚至無法完成。①公文寫作的概念性根底知識公文寫作的根本原那么標準性特定的標準性，是公文區(qū)別于其他文章的一個重要標志。這種標準性表達在公文形成和處理的整個過程中，包括行文格式的標準、行文規(guī)那么的標準和辦理程序的標準。公文的標準性是維護公文的嚴肅性和準確性，提高公文處理效率的重要保證。精簡性防止文山會海，堅持少而精原那么?？砂l(fā)可不發(fā)的堅決不發(fā)文，發(fā)文內(nèi)容要直抒本意，文字精煉，與主題無關(guān)的只字片語都不要提。①公文寫作的概念性根底知識公文的要素公文的要素分為眉首局部、主體局部、版記局部等。其中需要各部門起草公文人員掌握主要是主體局部，包括以下內(nèi)容：文體類型、標題、主送單位、正文、附件、成文時間、公文生效標識〔公章〕、附注。

①公文寫作的概念性根底知識公文要素——標題文種發(fā)文機關(guān)事由①公文寫作的概念性根底知識小貼士：方正小標宋簡體非OFFICE-WORD自帶字體，需要在OA網(wǎng)左下角的“軟件下載——OA系統(tǒng)應用〞中下載，然后將下載文件保存在c:\windows\fonts目錄下即可。①公文寫作的概念性根底知識公文要素——主送單位主送單位就是公文的接受者、主辦者，負責貫徹或研究答復公文內(nèi)容的單位。主送單位名稱在標題下一行頂格寫，后邊加冒號。使用仿宋3號字。向全廠發(fā)通知，一律使用“各部門〞為主送單位。向河南中煙寫請示，一律使用“河南中煙工業(yè)有限責任公司〞為主送單位，不得直對河南中煙所屬的部門，也不能直接對領導個人。①公文寫作的概念性根底知識公文要素——正文正文使用仿宋3號字，每一段開頭空兩個漢字字符。一般排版為每頁22行，每行28個字，也可根據(jù)實際情況進行調(diào)整。正文一般分為三局部：1.開頭，稱引據(jù)局部，簡要說明發(fā)文的原因和依據(jù)。2.主體，要求重點突出，條理清楚。3.結(jié)語，扼要提出要求和希望。根據(jù)不同的文種采用不同的結(jié)語，例如：“妥否，請批復〞，“特此報告〞等。①公文寫作的概念性根底知識公文要素——正文結(jié)構(gòu)公文結(jié)構(gòu)的根本要求：一、邏輯嚴謹，內(nèi)容之間縝密、周嚴、綱目清晰，邏輯性強，文字材料組合嚴絲合縫?！蚕却蠛笮?、先總后分、先主后次〕二、表述完整，各個局部結(jié)合得完美統(tǒng)一，沒有殘缺遺漏。要使文章有頭、有尾、有起、有承、有轉(zhuǎn)、有合，開頭有交代，結(jié)尾有照應說明。〔換位思考〕①公文寫作的概念性根底知識公文要素——正文結(jié)構(gòu)三、結(jié)構(gòu)勻稱，文章疏密相間，詳略得當。切忌將中心內(nèi)容壓在一頭，一團亂麻，令人喘不過氣，難以讀懂?！捕嗫础⒍鄬W、多寫〕四、語言連貫，各局部內(nèi)容在脈絡上要相互貫穿，協(xié)調(diào)一致，語言上要注意過渡，銜接緊密、自然，防止口語化，文中不能出現(xiàn)互不相干或自相矛盾的現(xiàn)象?！捕嘈薷?、多留心、多推敲〕①公文寫作的概念性根底知識公文要素——層級格式一般行文內(nèi)容最多分為4個層次。第一層用漢字一二三來表示；第二層用漢字加括號〔一〕〔二〕〔三〕來表示；第三層用阿拉伯數(shù)字1.2.3.來表示；第四層用阿拉伯數(shù)字加括號〔1〕〔2〕〔3〕來表示①公文寫作的概念性根底知識公文要素——附件公文如有附件，應當在正文之后，空一行空兩個字，注明附件順序和名稱。序號使用阿拉伯數(shù)字，序號后用“.〞，附件名稱不加標點。轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)、批轉(zhuǎn)、發(fā)布的公文，不作為附件標注。①公文寫作的概念性根底知識公文要素——成文時間成文時間以最后簽發(fā)日期為準。一律使用漢字表示，“零〞用符號〇〔特殊字符〕，年月日齊備。例如：二〇〇九年八月二十九日。位置位于正文后空三行，右下方。因使用發(fā)文生效標識〔公章〕，故而不用寫明發(fā)文單位。①公文寫作的概念性根底知識公文要素——附注①公文寫作的概念性根底知識公文的要素還包含其他很多內(nèi)容，例如主題詞、發(fā)文版頭、字號、密級、緊急程度等等。這里主要是對起草部門需要掌握的幾個要素進行了說明。下面就我們最常用的通知和請示兩種公文進行具體講解。①公文寫作的概念性根底知識二、常見公文如何寫通知〔范文〕請示〔范文〕通知定義：是上級機關(guān)批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項及任免人員時使用的一種公文文種?！惨话銥槠叫形?、下行文〕②常見公文如何寫寫作格式：一般由標題、主送單位、正文三局部組成。標題有兩種寫法，一是“發(fā)文單位+主要內(nèi)容+文種〞的形式，我廠現(xiàn)在使用的是這種形式；二是“主要內(nèi)容+文種〞的形式，在OA網(wǎng)上發(fā)布的通知建議大多使用這種形式。通知的標題不要僅使用“通知〞或“緊急通知〞等字樣，既不利于閱讀也不利于搜索。字體要求使用方正小標宋簡體二號字，居中放置。②常見公文如何寫主送單位：我廠一般使用較多的是“各部門〞；如果涉及部門多又不是所有部門的話，要注意部門排列順序的標準性，可參考?河南中煙工業(yè)公司鄭州卷煙廠關(guān)于機構(gòu)設置及職能分配的通知?〔鄭煙廠〔2021〕16號〕中各部門的排序。(涉及到人名排序，應參照部門排序〕②常見公文如何寫正文：由通知的緣由、通知的事項和執(zhí)行要求三局部組成。1.通知緣由：發(fā)布指示、安排工作的通知，其緣由主要用來表述有關(guān)背景、根據(jù)、目的、意義等。批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的通知，根據(jù)情況，可以在開頭表述通知緣由，但多數(shù)以直接表述轉(zhuǎn)發(fā)對象和轉(zhuǎn)發(fā)決定為開頭，無需說明緣由。發(fā)布規(guī)章的通知，多數(shù)情況下“篇段合一〞，無明顯的開頭局部，一般也不交代緣由?！哺嬖V別人為什么發(fā)通知，依據(jù)是什么〕②常見公文如何寫2.通知的事項：通知的主體局部，發(fā)布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步驟等，都在這一局部中有條理的表達，內(nèi)容復雜的需要分列說明?！哺嬖V別人做什么，怎么做〕3.執(zhí)行要求：發(fā)布指示、安排工作的通知，可以在結(jié)尾處提出貫徹執(zhí)行的有關(guān)要求。如無必要，可以沒有這一局部。篇幅短小的通知，一般不需要有專門的結(jié)尾局部。〔告訴別人有關(guān)本卷須知〕②常見公文如何寫?通知?應注意的問題明確行文的目的。首先要明確為什么寫這個通知，通知的主要內(nèi)容是什么，然后確定怎么寫。其次要確定寫作的范圍和對象，針對什么問題，解決什么問題。提出的措施切實可行。既要講任務、要求，又要講方法、步驟、措施，語言不能空泛，以免難以理解執(zhí)行。無論是正式行文還是OA上的通知公告，要保持通知的時效性，還要注意留給各部門接收到通知后進行工作的時間，防止過于主觀，造成敷衍應付的情況。②常見公文如何寫請示②常見公文如何寫寫作格式：1標題2主送單位3正文1.請示的標題一般為發(fā)文單位+事由+文種構(gòu)成。如“河南中煙工業(yè)有限責任公司鄭州卷煙廠關(guān)于實施一號工程打碼機升級改造工程的請示〞②常見公文如何寫2.主送單位，請示的主送單位就是負責受理和答復請示的單位。我廠?請示?的主送單位多為“河南中煙工業(yè)有限責任公司〞。主送單位要注意四點：*主送單位只能是一個。*只能主送上級單位，不能送領導個人。*主送單位不應直接寫單位所屬部門，應有主送單位辦公室統(tǒng)一批轉(zhuǎn)。*不得越級行文。②常見公文如何寫正文，由開頭、主體、結(jié)語三局部組成。開頭，主要是表述請示的緣由，是上級機關(guān)批復的主要依據(jù)。一般來說，這局部要寫明所遇到的新情況、新問題，或自身沒有能力解決的困難，要寫的充分、恰當、具體?！彩裁词马?，為什么做，依據(jù)是什么〕主體，是說明請示事項的局部，也是請示的核心和最重要的局部。請求指示的請示，要明確想在哪些具體問題、哪些方面得到請示。求準性請示，要把要求批準的事項分條列款一一寫明。如果在請求批準的同時還需要人、財、物等方面的支持和幫助，更需要把編制、數(shù)量、途徑等表達清楚、準確，以便上級及時批準?！矞蕚淙绾巫?，希望解決什么問題〕結(jié)語，比較簡單，在主體之后，另起一段，按程式化語言寫明請求即可。通常寫法是“妥否，請批復〞。②常見公文如何寫?請示?應注意的問題②常見公文如何寫三、我廠公文處理流程和本卷須知根據(jù)實際情況，我廠現(xiàn)行紙質(zhì)和電子文檔并行的公文處理程序。一是方便各級審核和修改，二是方便查詢。兩種方式僅是形式上的不同，流程順序上都是一致的，其中電子公文省去了印發(fā)、發(fā)送和歸檔的工作。起草人起草部門負責人審核辦公室初審辦公室審核領導會簽領導簽發(fā)編號排版校對打印簽章發(fā)送歸檔其中紅色環(huán)節(jié)是由起草部門負責流轉(zhuǎn)完成的。本卷須知不要堆積公文，應及時將部門審核后的公文報辦公室審核，盡量防止多個公文同時審批。盡量不要快下班時候報送，時間上倉促容易出錯，而且流程無法完成。辦理公文批轉(zhuǎn)流程的人員，必須是起草人或者部門負責人，便于修改時溝通。辦公室審核人員是核稿，而不是校對，所以報送的公文，要經(jīng)過起草部門認真仔細審核。如果因為校對失誤出現(xiàn)問題，起草部門和人員要承擔主要責任。嚴格按照流程辦文，嚴禁倒轉(zhuǎn)公文流程。③我廠公文處理流程和本卷須知四、我廠公文寫作的主要問題和常見問題目前公文寫作工作中的主要問題和改進方向一、認識存在誤區(qū)公文寫作主體是起草部門，而不是核稿人員。核稿人員僅能夠?qū)牡臉藴市赃M行把關(guān)，文章的主題和內(nèi)容的準確性是要靠起草部門去把握的。所以各部門在起草時，起草人和部門負責人一定要以嚴謹負責的態(tài)度重視審核把關(guān)，確保公文的主題和內(nèi)容不出現(xiàn)方向性和結(jié)構(gòu)性錯誤。

二、寫作水平有待提高各部門會寫、善寫的人才較為匱乏，文字質(zhì)量不高。所以要高度重視寫作人才隊伍建設，注意選取有根底有潛力的人，多練多寫，重點進行培養(yǎng)。作為部門的核心人才和關(guān)鍵業(yè)務，各部門負責人對文字寫作人員要有耐心，多關(guān)心，要認識到文字工作不同于一般的業(yè)務性工作，更辛苦，更費精力，這樣有利于寫作隊伍的培養(yǎng)，有助于員工綜合素質(zhì)和部門整體工作的提升。④主要問題和常見問題三、寫作知識學習不到位〔一〕對一些必須掌握的知識缺乏學習，致使寫作時出現(xiàn)較多低級的錯誤。建議大家認真學習河南中煙和我廠發(fā)布的公文處理方法，里面的很多要求其實就是公文根底知識，按照標準性要求去做，可以防止絕大多數(shù)的問題。有興趣的話還可以查閱一些寫作書籍，不用看太多，標準性的內(nèi)容每本書根本上都是差不多的?！捕橙粘W習積累不夠，致使寫作水平得不到提高。俗話說處處留心皆學問，尤其是現(xiàn)在信息傳遞便利的條件下，互聯(lián)網(wǎng)、OA、行業(yè)雜志等，里面都有大量的素材可以借鑒學習，平時要養(yǎng)成多看多思考的習慣，尤其在接到寫作任務時，最好先查閱幾篇范文去學習一下，會有事半功倍的效果。④主要問題和常見問題公文寫作常見問題下面，把我廠公文寫作中出現(xiàn)的常見問題進行分類歸納。文字類用詞類標點類內(nèi)容表述類常見錯別字匯總④主要問題和常見問題文字類④主要問題和常見問題用詞類1.用詞不準確，任意簡寫部門名稱。如企業(yè)管理部寫成企管辦，物資供給部寫成物資部，整頓督查辦寫成整頓督察辦等，著重說明：河南中煙工業(yè)有限責任公司的標準簡稱應為河南中煙，第一次出現(xiàn)時應使用全稱。2.姓名寫錯。如陳昀寫成陳云，陳鎣濤寫成陳瑩濤等。3.關(guān)于“我廠〞的使用，一般開頭時使用一次即可，多那么羅嗦累贅。第一人稱可用我廠，第三人稱時應用鄭州卷煙廠。4.引用文件名稱時候，正確格式應為?XXXXXX?〔鄭煙廠〔2021〕18號〕。5.部門名稱和人名使用時的順序性錯誤。6.除必須使用漢字外，一般應使用阿拉伯數(shù)字。

④主要問題和常見問題標點類④主要問題和常見問題內(nèi)容表述類1.文種不明，很多請示寫的像報告(XXXX的請示報告)，通知像通報。應一事一文，不得夾帶其他事項。2.文不達意，不知所云。要讓別人都能夠準確無誤的理解你要表達的中心意思為標準，不能想當然。3.文字重復累贅，一個內(nèi)容說幾遍，無關(guān)緊要的文字很多，中心不突出。4.標題要抓住公文要表達的核心內(nèi)容，標題與正文內(nèi)容保持一致，看到標題就知道事項的大概。5.結(jié)構(gòu)混亂，層次不清。④