行政主管座談會-德明財經(jīng)科技大學(xué)

總務(wù)處–文書組(A203)

工作項目工作內(nèi)容說明協(xié)辦單位配合事項一、收文/分文

作業(yè)二、發(fā)文作業(yè)三、校印用印

作業(yè)四、郵件寄送

1.每日與教育部電子公文入口網(wǎng)

連線接收電子公文，連同當(dāng)日

收到之紙本公文，依公文內(nèi)容

編號、登錄及分文，每日下班

前2小時之收文均需分文並送

至各一級單位之單位收發(fā)。

1.收到已決行待發(fā)之函稿，將公

文繕印、校對、用印、封發(fā)或

以電子交換發(fā)文傳送。1.申請蓋用本校印信之文件，需

經(jīng)校長或依分層負(fù)責(zé)規(guī)定授權(quán)

單位主管核可，使得蓋用印信。2.不辦文稿之文件，應(yīng)填具「用

印申請書」，核可後由文書組

用印。1.投遞全校公務(wù)寄件郵件。1.各單位收發(fā)人員如發(fā)現(xiàn)公文分文有誤或認(rèn)為非屬於其職掌範(fàn)圍，經(jīng)單位主管核閱後，應(yīng)即時退回總務(wù)處文書組改分；退文改分，受移單位如有疑問，由主任秘書裁定，不得再行移還，以免輾轉(zhuǎn)延誤。1.各承辦人之發(fā)文函(稿)，請於各該主管簽核後即可上傳，俟秘書室退文時，文書組即可作業(yè)發(fā)文。有時效性之發(fā)文，承辦人應(yīng)預(yù)留會辦簽核時間，如在時效最後截止前一日仍未簽核者，請通知文書組，以免延誤發(fā)文時效。1.大宗郵件請?zhí)嵩缢臀臅M處理。2.10件以上之掛號郵件，請?zhí)顚懠募麅?份。3.2000元以上及經(jīng)常性之大宗郵件，請自備郵，由承辦人辦理核銷?？倓?wù)處–出納組(A224)

工作項目工作內(nèi)容說明協(xié)辦單位配合事項一、保管作業(yè)二、金融機關(guān)

業(yè)務(wù)作業(yè)三、收支作業(yè)四、零用金管

理作業(yè)五、報表管理

作業(yè)1.保管現(xiàn)金，有價證券及一切款項收

支事項、保管票據(jù)託收存並製給收據(jù)。1.與金融機關(guān)業(yè)務(wù)往來之存、提、匯

款、轉(zhuǎn)帳、薪資轉(zhuǎn)帳等各項業(yè)務(wù)。2.金融機關(guān)往來之設(shè)立、變更與註銷

之業(yè)務(wù)。1.收取各單位繳交現(xiàn)金、支票或各機

關(guān)存入補助款。2.各項支出依據(jù)會計室支出傳票、簽

開支票、用印核準(zhǔn)後，轉(zhuǎn)發(fā)教職員

工學(xué)生或廠商。1.依德明財經(jīng)科技大學(xué)零用金管理辦

法施行。1.現(xiàn)金及銀行日月報表之編製與呈核2.銀行存款調(diào)節(jié)表之編製與呈核1.領(lǐng)款或洽辦其它業(yè)務(wù)請於4:30前辦理，4:30後為結(jié)帳時間。2.每月開票約4次，5日、13~14日、20日、月底。3.零用金管理辦法請參考德明總務(wù)處出納組規(guī)章?？倓?wù)處–採購組(A205)

工作項目工作內(nèi)容說明協(xié)辦單位配合事項一、採購業(yè)務(wù)

規(guī)劃二、工程發(fā)包三、執(zhí)行單位

預(yù)算1.採購相關(guān)業(yè)務(wù)之規(guī)劃、協(xié)調(diào)、整合、

督導(dǎo)、管控及執(zhí)行主管交辦之事項。2.協(xié)助辦理校舍新建工程，甄選建築

師及營造工程之發(fā)包、建築物及水

電等修繕工程之發(fā)包、各項設(shè)備儀

器維護合約之簽訂等。1.執(zhí)行年度整體發(fā)展獎助經(jīng)費重要儀

器設(shè)備之採購包括：招標(biāo)比價、議

價、簽訂合約及請款事宜。2.各項發(fā)展重點特色專案申請補助款

採購之執(zhí)行，包括：招標(biāo)比價、議

價、簽訂合約及請款事宜。3.執(zhí)行各單位國科會設(shè)備及編列之年

度各項物品採購預(yù)算，包括各項儀

器設(shè)備、耗材、贈品、工程等之年

度統(tǒng)購及零星採買。1.敬請各單位於採購物品或工程時，應(yīng)將送貨時間或施工期間列入考慮，並事先完成整體電源〈網(wǎng)路〉規(guī)劃，避免有所遺漏致無法運作。1.如為緊急採購，請購單位應(yīng)主動了解流程動向，才不致耽誤時效！

總務(wù)處–營繕事務(wù)組(A111)工作項目工作內(nèi)容說明協(xié)辦單位配合事項一、校園安全

管理二、環(huán)境衛(wèi)生

維護三、儀器設(shè)備

保修四、房舍建物

整修五、集會場地

管理六、餐廳福利

社委託經(jīng)

營七、油印室業(yè)

務(wù)1.機電工程處理及修繕維護工作2.整修工程處理及督導(dǎo)驗收。3.新、舊建築物校舍修繕工程及助

安全督導(dǎo)管理。4.美化校園及校區(qū)平面及地下室停

車場管理。5.校園安全硬體設(shè)備整建、維護及

保全人員管理。6.物品庫房管理。7.公務(wù)車輛管理及維修保養(yǎng)執(zhí)行。8.校慶、畢業(yè)典禮、新春團拜、

中元普渡、訪視、視導(dǎo)等活動，

預(yù)算編列及執(zhí)行。9.餐廳、福利社委外經(jīng)營管理、

招商訂立合約等事宜。10.全校環(huán)境整潔維護，資源回收及垃

圾點之整理及清運管理。1.各單位小型修繕、平面停車申請、監(jiān)視器調(diào)閱資料，請上學(xué)校網(wǎng)路總務(wù)處營繕事務(wù)組處室表單填寫作業(yè)。2.課表供電系統(tǒng)，一般教室由教務(wù)單位負(fù)責(zé)管控，專業(yè)教室由營繕事務(wù)組管控。3.設(shè)備損壞報修，請多利用營繕事務(wù)組的報修系統(tǒng)網(wǎng)頁。總務(wù)處–保管組(A102-1)

工作項目工作內(nèi)容說明協(xié)辦單位配合事項一、財產(chǎn)管理二、空間管理三、儀器設(shè)備

維護1.綜理全校財產(chǎn)及物品保管事項。2.財產(chǎn)及物品驗收、登帳等辦理工作。3.財產(chǎn)之編號、編卡、標(biāo)籤粘貼、借

用、移轉(zhuǎn)及保管作業(yè)。4.固定資產(chǎn)營建、改良、擴充、工程

等完成之登錄。5.財產(chǎn)報失及報廢(含填製單據(jù)、消帳

及報廢物品之處理)。6.每年5月進(jìn)行全校盤點作業(yè)，編製全

年固定資產(chǎn)及財產(chǎn)報表。1.處理購買校地相關(guān)流程。2.協(xié)調(diào)全?？臻g使用與配置。3.召開空間管理會議，審議各單位空

間需求提案。1.單槍、印表機、電話等行政教學(xué)儀

器設(shè)備等維修。1.採購組財產(chǎn)、物品採購。2.會計室驗收、入帳。1.登錄使用各會議室，請

註明單位及使用者分機，

以利連絡(luò)。2.簽呈通過借用各會議室，亦請記得登錄使用，以

避免被重複登錄。1.總務(wù)處營繕事務(wù)組空間

修繕。2.各項儀器設(shè)備修繕，請

至處室表單保管組下載

修繕單，以利處理。總務(wù)處–環(huán)安中心(A102-2)工作事項工作內(nèi)容說明協(xié)辦單位配合事項一、定期辦理防災(zāi)教育訓(xùn)練二、依據(jù)環(huán)保法規(guī)辦理校園環(huán)境安全及稽查三、校園建築物安全之及消防安全申報與管理四、提供師生安全及環(huán)保的校園環(huán)境1.依消防法規(guī)定辦理防災(zāi)教育訓(xùn)練之進(jìn)行，以提升全體員工之防災(zāi)常識及應(yīng)變能力。配合行政院環(huán)保署辦理清淨(jìng)家園顧厝邊(綠網(wǎng))活動。與衛(wèi)保組共同執(zhí)行醫(yī)療廢棄物管理。室內(nèi)空氣品質(zhì)法實施。1.依法定每二年申報建築物公共安全檢查結(jié)果報告書。2.依法定每一年申報消防安全設(shè)備檢修結(jié)果報告書。3.每季實施消防安全設(shè)備保養(yǎng)維護。依空間配置管理、保全、標(biāo)示系統(tǒng)、求救系統(tǒng)與安