專項(xiàng)研討會(huì)承辦責(zé)任書（2024版）

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專項(xiàng)研討會(huì)承辦責(zé)任書（2024版）本合同目錄一覽1.研討會(huì)基本信息1.1研討會(huì)名稱1.2研討會(huì)主題1.3研討會(huì)日期與時(shí)間1.4研討會(huì)地點(diǎn)1.5參會(huì)人數(shù)1.6主辦方名稱1.7承辦方名稱2.承辦方的責(zé)任與義務(wù)2.1場地準(zhǔn)備2.1.1場地的選定與預(yù)定2.1.2場地的布置與設(shè)施2.1.3場地的容納能力與布局2.2會(huì)議日程安排2.3參會(huì)嘉賓的接待與服務(wù)2.3.1嘉賓的邀請(qǐng)與確認(rèn)2.3.2嘉賓的交通安排2.3.3嘉賓的住宿安排2.3.4嘉賓的餐飲安排2.3.5嘉賓的禮品或紀(jì)念品準(zhǔn)備2.4研討會(huì)宣傳與推廣2.4.1制作宣傳材料2.4.2發(fā)布宣傳信息2.4.3搭建官方網(wǎng)站或?qū)ｎ}頁面2.5會(huì)議注冊(cè)與報(bào)名2.5.1注冊(cè)表格的設(shè)計(jì)與提供2.5.2報(bào)名渠道的建立與管理2.5.3參會(huì)費(fèi)用的收取2.6會(huì)議資料的準(zhǔn)備與發(fā)放2.6.1會(huì)議手冊(cè)的制作2.6.2演講稿件的收集與整理2.6.3參會(huì)資料的準(zhǔn)備與發(fā)放2.7現(xiàn)場管理與服務(wù)2.7.1現(xiàn)場的安全保障2.7.2現(xiàn)場的服務(wù)人員安排2.7.3現(xiàn)場的設(shè)備與技術(shù)支持2.8會(huì)議的攝影與錄像2.9會(huì)議的直播與回放3.主辦方的責(zé)任與義務(wù)3.1研討會(huì)內(nèi)容的提供3.2嘉賓的邀請(qǐng)與溝通3.3會(huì)議資金的提供與監(jiān)管3.4協(xié)助承辦方進(jìn)行宣傳推廣3.5協(xié)助承辦方進(jìn)行現(xiàn)場管理與服務(wù)3.6會(huì)議注冊(cè)與報(bào)名的協(xié)助3.7會(huì)議資料的提供與審核3.8會(huì)議的評(píng)估與反饋4.合同的生效、變更與解除4.1合同的生效條件4.2合同的生效日期4.3合同的變更條件與程序4.4合同的解除條件與程序5.合同的違約責(zé)任5.1違約行為的界定5.2違約責(zé)任的具體承擔(dān)方式5.3違約金的計(jì)算與支付6.爭議解決方式6.1雙方協(xié)商解決6.2提交仲裁機(jī)構(gòu)仲裁6.3向人民法院提起訴訟7.其他事項(xiàng)7.1合同的有效期7.2雙方的聯(lián)系方式7.3合同的保管與復(fù)制7.4合同的附則或附件8.簽字頁8.1主辦方簽字8.2承辦方簽字第一部分：合同如下：第一條：研討會(huì)基本信息1.1研討會(huì)名稱：2024年版專項(xiàng)研討會(huì)1.2研討會(huì)主題：探討行業(yè)發(fā)展趨勢與創(chuàng)新策略1.3研討會(huì)日期與時(shí)間：2024年月日，為期2天1.4研討會(huì)地點(diǎn)：市國際會(huì)議中心1.5參會(huì)人數(shù)：預(yù)計(jì)500人1.6主辦方名稱：行業(yè)協(xié)會(huì)1.7承辦方名稱：文化傳播有限公司第二條：承辦方的責(zé)任與義務(wù)2.1場地準(zhǔn)備2.1.1承辦方需確保會(huì)議場地的大小、布局與設(shè)施滿足研討會(huì)需求2.1.2承辦方負(fù)責(zé)會(huì)場的布置，包括舞臺(tái)、燈光、音響等2.1.3承辦方負(fù)責(zé)提供會(huì)議所需的座椅、講臺(tái)、白板等設(shè)施2.2會(huì)議日程安排2.2.1承辦方負(fù)責(zé)制定詳細(xì)的會(huì)議日程，并提前通知各方2.2.2承辦方負(fù)責(zé)安排嘉賓的演講時(shí)間、順序及議題2.3參會(huì)嘉賓的接待與服務(wù)2.3.1承辦方負(fù)責(zé)邀請(qǐng)嘉賓，并提前通知參會(huì)事宜2.3.2承辦方負(fù)責(zé)安排嘉賓的交通、住宿及餐飲2.3.3承辦方負(fù)責(zé)為嘉賓提供必要的接待服務(wù)，如機(jī)場接送、導(dǎo)游等2.3.4承辦方負(fù)責(zé)為嘉賓準(zhǔn)備禮品或紀(jì)念品2.4研討會(huì)宣傳與推廣2.4.1承辦方負(fù)責(zé)制作宣傳材料，包括海報(bào)、宣傳冊(cè)等2.4.2承辦方負(fù)責(zé)發(fā)布會(huì)議宣傳信息，包括新聞稿、社交媒體等2.4.3承辦方負(fù)責(zé)搭建官方網(wǎng)站或?qū)ｎ}頁面，提供會(huì)議信息及在線報(bào)名2.5會(huì)議注冊(cè)與報(bào)名2.5.1承辦方負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)注冊(cè)表格，并提供報(bào)名渠道2.5.2承辦方負(fù)責(zé)管理報(bào)名渠道，確保報(bào)名順暢2.5.3承辦方負(fù)責(zé)收取參會(huì)費(fèi)用，并出具相關(guān)憑證2.6會(huì)議資料的準(zhǔn)備與發(fā)放2.6.1承辦方負(fù)責(zé)制作會(huì)議手冊(cè)，包括日程、嘉賓介紹等2.6.2承辦方負(fù)責(zé)收集、整理演講稿件，并提前分發(fā)給參會(huì)者2.6.3承辦方負(fù)責(zé)準(zhǔn)備參會(huì)資料，如參會(huì)證、資料袋等，并發(fā)放給參會(huì)者2.7現(xiàn)場管理與服務(wù)2.7.1承辦方負(fù)責(zé)現(xiàn)場的安全保障，包括消防、安保等2.7.2承辦方負(fù)責(zé)現(xiàn)場的服務(wù)人員，包括接待、導(dǎo)覽等2.7.3承辦方負(fù)責(zé)現(xiàn)場的設(shè)備與技術(shù)支持，包括音響、燈光等2.8會(huì)議的攝影與錄像2.9會(huì)議的直播與回放第三條：主辦方的責(zé)任與義務(wù)3.1研討會(huì)內(nèi)容的提供3.1.1主辦方負(fù)責(zé)提供研討會(huì)的主題、議題及嘉賓建議3.1.2主辦方負(fù)責(zé)審核嘉賓的演講稿件，確保內(nèi)容符合研討會(huì)主題3.2嘉賓的邀請(qǐng)與溝通3.2.1主辦方負(fù)責(zé)邀請(qǐng)嘉賓，并提前溝通參會(huì)事宜3.2.2主辦方負(fù)責(zé)與嘉賓保持溝通，確保嘉賓按時(shí)參會(huì)3.3會(huì)議資金的提供與監(jiān)管3.3.1主辦方負(fù)責(zé)提供會(huì)議所需的資金，并按照合同約定進(jìn)行支付3.3.2主辦方負(fù)責(zé)監(jiān)管會(huì)議資金的使用，確保資金合理、有效3.4協(xié)助承辦方進(jìn)行宣傳推廣3.4.1主辦方提供宣傳資料的審核與反饋，確保宣傳內(nèi)容的準(zhǔn)確性3.4.2主辦方負(fù)責(zé)提供宣傳所需的素材，如LOGO、宣傳語等3.5協(xié)助承辦方進(jìn)行現(xiàn)場管理與服務(wù)3.5.1主辦方負(fù)責(zé)提供參會(huì)人員名單，以便承辦方進(jìn)行接待安排3.5.2主辦方負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各方資源，確保會(huì)議的順利進(jìn)行3.6會(huì)議注冊(cè)與報(bào)名的協(xié)助3.6.1主辦方負(fù)責(zé)提供注冊(cè)與報(bào)名的相關(guān)指導(dǎo)，確保參會(huì)者順利完成注冊(cè)3.6.2主辦方負(fù)責(zé)提供報(bào)名數(shù)據(jù)，以便承辦方進(jìn)行參會(huì)者信息管理3.7會(huì)議資料的提供與審核3.7.1主辦方負(fù)責(zé)提供會(huì)議資料，如嘉賓介紹、演講稿件等3.7.2主辦方負(fù)責(zé)審核會(huì)議資料的準(zhǔn)確性，確保資料的可靠性3.8會(huì)議的評(píng)估與反饋3.8.1主辦方負(fù)責(zé)組織會(huì)議的評(píng)估工作，收集參會(huì)者的反饋意見第八條：合同的生效、變更與解除8.1合同的生效條件8.1.1本合同自雙方簽字蓋章之日起生效8.1.2雙方應(yīng)按照合同約定履行各自的權(quán)利和義務(wù)8.2合同的生效日期8.2.1本合同自2024年月日起生效8.3合同的變更條件與程序8.3.1任何一方要求變更合同內(nèi)容，需以書面形式通知對(duì)方8.3.2雙方應(yīng)就變更事項(xiàng)進(jìn)行協(xié)商，并達(dá)成一致意見8.3.3合同變更內(nèi)容經(jīng)雙方簽字蓋章后生效8.4合同的解除條件與程序8.4.1任何一方要求解除合同，需提供合理的理由8.4.2雙方應(yīng)就解除合同的事宜進(jìn)行協(xié)商，并達(dá)成一致意見8.4.3合同解除后，雙方應(yīng)按照合同約定處理后續(xù)事宜第九條：合同的違約責(zé)任9.1違約行為的界定9.1.1任何一方未履行合同約定的義務(wù)，均視為違約9.1.2違約方應(yīng)承擔(dān)因此給對(duì)方造成的損失9.2違約責(zé)任的具體承擔(dān)方式9.2.1違約方應(yīng)支付給對(duì)方合同金額10%的違約金9.2.2違約方應(yīng)承擔(dān)因違約導(dǎo)致的對(duì)方額外費(fèi)用9.2.3違約方應(yīng)承擔(dān)因違約給對(duì)方造成的直接損失9.3違約金的計(jì)算與支付9.3.1違約金計(jì)算基于合同金額，按違約程度進(jìn)行計(jì)算9.3.2違約方應(yīng)在違約行為發(fā)生后的10日內(nèi)支付違約金第十條：爭議解決方式10.1雙方協(xié)商解決10.1.1雙方應(yīng)積極溝通，共同解決合同履行過程中的問題10.2提交仲裁機(jī)構(gòu)仲裁10.2.1如雙方無法協(xié)商解決，可向約定的仲裁機(jī)構(gòu)提交仲裁申請(qǐng)10.2.2仲裁裁決具有終局性，雙方均應(yīng)遵守10.3向人民法院提起訴訟10.3.1如雙方無法協(xié)商解決，也可向人民法院提起訴訟10.3.2訴訟過程中，雙方應(yīng)遵守法院的判決結(jié)果第十一條：其他事項(xiàng)11.1合同的有效期11.1.1本合同自簽字蓋章之日起至研討會(huì)結(jié)束之日止有效11.2雙方的聯(lián)系方式11.2.1主辦方聯(lián)系方式：X11.2.2承辦方聯(lián)系方式：X11.3合同的保管與復(fù)制11.3.1雙方均應(yīng)妥善保管本合同正本，不得泄露給第三方11.3.2任何一方需要復(fù)制合同，應(yīng)提前通知對(duì)方，并由對(duì)方提供第十二條：簽字頁12.1主辦方簽字12.2承辦方簽字第十三條：附件13.1本合同附件包括：13.1.1研討會(huì)日程安排13.1.2參會(huì)人員名單13.1.3費(fèi)用明細(xì)表13.2附件與合同具有同等法律效力，雙方應(yīng)共同遵守第十四條：法律適用14.1本合同的簽訂、履行、解釋及爭議解決均適用中華人民共和國法律第二部分：其他補(bǔ)充性說明和解釋說明一：附件列表：附件一：研討會(huì)日程安排附件二：參會(huì)人員名單附件三：費(fèi)用明細(xì)表附件一：研討會(huì)日程安排1.附件一詳細(xì)列出研討會(huì)的日程安排，包括每個(gè)議題的演講嘉賓、演講時(shí)間、地點(diǎn)以及其他相關(guān)活動(dòng)。2.日程安排應(yīng)提前一個(gè)月提供給雙方，以便于雙方進(jìn)行相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。3.附件一應(yīng)包括研討會(huì)開幕儀式、嘉賓演講、圓桌討論、工作坊等所有活動(dòng)的時(shí)間表。附件二：參會(huì)人員名單1.附件二列出所有參會(huì)人員的姓名、職務(wù)、所屬機(jī)構(gòu)等信息。2.參會(huì)人員名單應(yīng)包括主辦方、承辦方邀請(qǐng)的嘉賓以及參會(huì)者。3.附件二應(yīng)提供參會(huì)人員的聯(lián)系方式，以便于會(huì)議期間的溝通和協(xié)調(diào)。附件三：費(fèi)用明細(xì)表1.附件三詳細(xì)列出研討會(huì)各項(xiàng)費(fèi)用的明細(xì)，包括場地租賃費(fèi)、設(shè)備租賃費(fèi)、餐飲費(fèi)、宣傳費(fèi)等。2.費(fèi)用明細(xì)表應(yīng)明確每項(xiàng)費(fèi)用的金額、支付方式和支付時(shí)間。3.附件三應(yīng)提供費(fèi)用總額，并明確主辦方和承辦方各自承擔(dān)的費(fèi)用。說明二：違約行為及責(zé)任認(rèn)定：違約行為：1.任何一方未履行合同約定的義務(wù)，均視為違約。2.未按約定時(shí)間提供會(huì)議資料、未按時(shí)提供場地、未按時(shí)支付費(fèi)用等均屬于違約行為。3.未履行合同中的保密義務(wù)，泄露合同內(nèi)容或相關(guān)個(gè)人信息，也構(gòu)成違約行為。違約責(zé)任認(rèn)定：1.違約方應(yīng)承擔(dān)因此給對(duì)方造成的損失。2.違約方應(yīng)支付給對(duì)方合同金額10%的違約金。3.違約方應(yīng)承擔(dān)因違約導(dǎo)致的對(duì)方額外費(fèi)用。4.違約方應(yīng)承擔(dān)因違約給對(duì)方造成的直接損失。示例說明：1.如果主辦方未能在約定時(shí)間內(nèi)提供會(huì)議資料，導(dǎo)致承辦方無法進(jìn)行會(huì)議準(zhǔn)備工作，主辦方應(yīng)承擔(dān)因此給承辦方造成的損失。2.如果承辦方未能在約定時(shí)間內(nèi)提供場地，導(dǎo)致研討會(huì)無法按時(shí)開始，承辦方應(yīng)承擔(dān)因此給主辦方和參會(huì)者造成的損失。3.如果任何一方泄露了合同內(nèi)容或相關(guān)個(gè)人信息，導(dǎo)致對(duì)方遭受經(jīng)濟(jì)損失或聲譽(yù)損害，泄露方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。說明三：法律名詞及解釋：1.合同：本合同是指專項(xiàng)研討會(huì)承辦責(zé)任書（2024版），雙方簽訂的具有法律效力的文件。2.主辦方：指行業(yè)協(xié)會(huì)，負(fù)責(zé)提供研討會(huì)的主題、議題及嘉賓建議，并履行合同約定的其他義務(wù)。3.承辦方：指文化傳播有限公司，負(fù)責(zé)辦理研討會(huì)場地、組織嘉賓、宣傳推廣、參會(huì)者注冊(cè)報(bào)名等工作。4.違約：指任何一方未履行合同約定的義務(wù)的行為。5.違約金：指違約方應(yīng)支付給對(duì)方的一種經(jīng)濟(jì)賠償，通常為合同金額的10%。6.損失：指因違約行為導(dǎo)致的直接經(jīng)濟(jì)損失，包括費(fèi)用支出、時(shí)間損失、聲譽(yù)損害等。7.仲裁：指雙方約定