機關(guān)內(nèi)部會議室管理制度

機關(guān)內(nèi)部會議室管理制度第一章總則

為確保機關(guān)內(nèi)部會議室的高效管理和使用，提高會議質(zhì)量，明確會議紀律，特制定本管理制度。

一、本制度適用于機關(guān)內(nèi)部所有會議室的使用、管理和維護。

二、會議室使用應(yīng)遵循公開、公平、共享原則，確保各部門合理使用會議室資源。

三、各部門應(yīng)嚴格按照會議流程進行會議組織，確保會議的順利進行。

四、會議紀要的跟蹤落實是各部門工作的重要組成部分，各部門應(yīng)高度重視，確保會議決策的執(zhí)行。

五、會議室管理人員應(yīng)認真履行職責(zé)，加強會議室的日常管理和維護，確保會議室設(shè)施設(shè)備完好，為會議提供良好的環(huán)境。

六、違反本制度規(guī)定，造成不良影響的，將按照機關(guān)相關(guān)規(guī)定，對相關(guān)責(zé)任人進行嚴肅處理。

七、本制度自發(fā)布之日起實施，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準。如需對本制度進行修訂，由機關(guān)辦公室負責(zé)組織修訂。

第二章會議流程

一、會議申請

1.會議申請人應(yīng)為機關(guān)內(nèi)部各部門負責(zé)人或其指定的工作人員。

2.會議申請人需提前三個工作日向機關(guān)辦公室提交書面會議申請，申請書中應(yīng)明確會議主題、參會人員、會議時間、會議地點、所需設(shè)備等。

3.機關(guān)辦公室收到會議申請后，應(yīng)在兩個工作日內(nèi)完成審核，確認會議室使用安排，并通過書面形式通知會議申請人。

二、會議通知

1.會議申請人收到機關(guān)辦公室的會議室安排確認后，應(yīng)及時向參會人員發(fā)出會議通知。

2.會議通知應(yīng)包括會議主題、時間、地點、議程、參會人員等內(nèi)容，并要求參會人員提前準備相關(guān)材料。

三、會議簽到

1.會議開始前，由會議申請人或指定人員負責(zé)會議簽到工作，確保參會人員準時到場。

2.簽到表應(yīng)記錄參會人員姓名、部門、簽到時間等信息，并在會議結(jié)束后提交給機關(guān)辦公室存檔。

四、會議主持與記錄

1.會議應(yīng)由主持人按照議程進行，主持人負責(zé)維持會議秩序，確保會議高效進行。

2.會議記錄人應(yīng)記錄會議主要議題、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等，形成會議紀要。

五、會議紀要

1.會議結(jié)束后，會議記錄人應(yīng)在三個工作日內(nèi)完成會議紀要的整理，并將會議紀要發(fā)送給參會人員及機關(guān)辦公室。

2.會議紀要應(yīng)包括會議主題、時間、地點、主持人、參會人員、主要議題、討論結(jié)果、決策事項等內(nèi)容。

六、會議決策的執(zhí)行與反饋

1.各部門應(yīng)按照會議紀要中的決策事項進行落實，并在規(guī)定時間內(nèi)將執(zhí)行情況反饋給機關(guān)辦公室。

2.機關(guān)辦公室負責(zé)對會議決策的執(zhí)行情況進行跟蹤、督促，確保決策得到有效落實。

七、會議總結(jié)

1.會議申請人應(yīng)在會議結(jié)束后對本次會議的效果、存在問題等進行總結(jié)，并提出改進措施。

2.會議總結(jié)報告應(yīng)在五個工作日內(nèi)提交給機關(guān)辦公室，作為今后會議管理的參考。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的審批與發(fā)布

1.會議紀要完成后，應(yīng)由會議申請人或主持人進行初步審核，確保記錄準確無誤。

2.審核通過的會議紀要應(yīng)提交給機關(guān)辦公室進行最終審批。

3.機關(guān)辦公室應(yīng)在收到會議紀要后的兩個工作日內(nèi)完成審批，并將審批后的會議紀要正式發(fā)布給相關(guān)部門和人員。

二、會議紀要的執(zhí)行責(zé)任分配

1.會議紀要中明確的決策事項和行動計劃，應(yīng)明確責(zé)任人和完成時限。

2.各部門負責(zé)人應(yīng)確保會議紀要中涉及本部門的決策事項得到有效執(zhí)行，并對執(zhí)行結(jié)果負責(zé)。

三、會議紀要執(zhí)行情況的跟蹤

1.機關(guān)辦公室應(yīng)建立會議紀要執(zhí)行情況的跟蹤機制，定期檢查和督促各部門按計劃執(zhí)行會議決策。

2.跟蹤過程中，如發(fā)現(xiàn)執(zhí)行不力或存在問題，應(yīng)及時向相關(guān)部門反饋，并協(xié)助解決。

四、會議紀要執(zhí)行結(jié)果的反饋

1.各責(zé)任部門應(yīng)在規(guī)定的時限內(nèi)向機關(guān)辦公室反饋會議紀要執(zhí)行結(jié)果。

2.反饋內(nèi)容應(yīng)包括已完成的任務(wù)、未完成的任務(wù)及其原因、需要協(xié)調(diào)解決的問題等。

五、會議紀要執(zhí)行情況的評估與報告

1.機關(guān)辦公室應(yīng)定期對會議紀要的執(zhí)行情況進行評估，分析存在的問題，提出改進措施。

2.每季度至少組織一次會議紀要執(zhí)行情況的全面評估，并向機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層報告評估結(jié)果。

六、會議紀要的歸檔與查閱

1.審批發(fā)布的會議紀要應(yīng)進行電子和紙質(zhì)雙份歸檔，確保資料的可追溯性。

2.會議紀要歸檔后，機關(guān)內(nèi)部人員可根據(jù)工作需要查閱，機關(guān)辦公室負責(zé)提供相應(yīng)的查閱服務(wù)。

七、會議紀要執(zhí)行情況的公開與透明

1.為提高會議決策的透明度，機關(guān)辦公室可定期將會議紀要執(zhí)行情況向機關(guān)全體人員公示。

2.公示內(nèi)容應(yīng)包括會議決策的執(zhí)行進度、存在的問題及改進措施等，以促進各部門間的溝通與協(xié)作。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂與使用

1.機關(guān)各部門需使用會議室時，應(yīng)提前按照規(guī)定流程提交會議申請，經(jīng)機關(guān)辦公室審核批準后方可使用。

2.會議室使用應(yīng)遵循先申請、先安排的原則，機關(guān)辦公室有權(quán)根據(jù)實際情況調(diào)整會議室分配。

3.會議室預(yù)訂確認后，如需取消或變更，會議申請人應(yīng)至少提前一個工作日通知機關(guān)辦公室。

二、會議室設(shè)備管理

1.會議室內(nèi)的設(shè)備應(yīng)由專人負責(zé)維護和管理，確保設(shè)備正常運行。

2.使用會議室的部門應(yīng)愛護設(shè)備，遵守操作規(guī)程，不得擅自拆卸或更改設(shè)備設(shè)置。

3.如在使用過程中發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時報告給機關(guān)辦公室，由專人聯(lián)系維修。

三、會議室環(huán)境與布置

1.會議室應(yīng)保持整潔、安靜，禁止在會議室內(nèi)吸煙、進食。

2.會議室內(nèi)應(yīng)配置必要的會議用品，如紙張、筆、投影儀等。

3.會議申請人應(yīng)根據(jù)會議需要，提前安排會議室的布置，并在會議結(jié)束后恢復(fù)原狀。

四、會議室使用時間規(guī)定

1.會議開始前，會議室申請人或指定人員應(yīng)提前到場，檢查設(shè)備是否正常，確保會議按時開始。

2.會議結(jié)束后，使用部門應(yīng)及時清理會議室，確保不影響下一場會議的使用。

五、會議室安全與保密

1.會議室應(yīng)采取措施確保會議安全，如設(shè)置門禁、監(jiān)控等。

2.會議室內(nèi)討論的內(nèi)容應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露敏感信息。

3.機關(guān)辦公室應(yīng)定期對會議室的安全與保密措施進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。

六、會議室使用費用管理

1.機關(guān)內(nèi)部各部門使用會議室，原則上不收取費用。

2.如涉及特殊設(shè)備或外部服務(wù)，產(chǎn)生的費用由使用部門承擔(dān)，并按照相關(guān)規(guī)定報銷。

七、會議室管理違規(guī)處理

1.對違反會議室管理規(guī)定的部門或個人，機關(guān)辦公室有權(quán)進行提醒、警告，直至?xí)和Ｆ鋾h室使用權(quán)限。

2.因違規(guī)行為造成會議室設(shè)備損壞或遺失的，責(zé)任人應(yīng)按照機關(guān)相關(guān)規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸機關(guān)辦公室所