會(huì)議室布置管理制度

會(huì)議室布置管理制度第一章總則

為確保會(huì)議的高效、有序進(jìn)行，提高會(huì)議質(zhì)量，明確會(huì)議管理制度，特制定本會(huì)議室布置管理制度（以下簡稱“制度”）。本制度適用于公司內(nèi)部所有會(huì)議室的使用、布置及管理。

一、目的與原則

1.本制度旨在規(guī)范會(huì)議室布置及管理流程，提高會(huì)議效率，為公司內(nèi)部提供一個(gè)良好的會(huì)議環(huán)境。

2.會(huì)議室布置應(yīng)遵循簡潔、實(shí)用、舒適、環(huán)保的原則，體現(xiàn)公司形象及文化。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司內(nèi)部所有會(huì)議室，包括但不限于多功能廳、洽談室、培訓(xùn)室等。

2.本制度涉及會(huì)議室的使用、布置、設(shè)備管理、環(huán)境衛(wèi)生等方面。

三、責(zé)任部門

1.行政部門為本制度的歸口管理部門，負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常管理、維護(hù)及監(jiān)督工作。

2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)本部門會(huì)議室使用、布置及管理的相關(guān)工作。

四、會(huì)議室使用原則

1.會(huì)議室使用應(yīng)遵循高效、節(jié)約、共享的原則，合理分配會(huì)議室資源。

2.各部門應(yīng)提前向行政部門預(yù)約會(huì)議室，并按照預(yù)約時(shí)間、地點(diǎn)使用會(huì)議室。

3.會(huì)議室使用期間，應(yīng)保持安靜、整潔，不得吸煙、飲酒，不得擅自改變會(huì)議室布局。

五、制度執(zhí)行與監(jiān)督

1.行政部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議室布置及管理的監(jiān)督與檢查，確保制度落實(shí)到位。

2.各部門應(yīng)積極配合行政部門開展會(huì)議室管理工作，對(duì)違反制度規(guī)定的行為進(jìn)行糾正。

3.對(duì)違反本制度規(guī)定，造成不良影響的，將按照公司相關(guān)規(guī)定予以處理。

本制度的解釋權(quán)歸公司行政部門所有，自發(fā)布之日起實(shí)施。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充。各部門應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行本制度，共同維護(hù)良好的會(huì)議環(huán)境。

第二章會(huì)議流程

為確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議流程，本章將詳細(xì)闡述會(huì)議的籌備、進(jìn)行及結(jié)束等環(huán)節(jié)。

一、會(huì)議籌備

1.會(huì)議主題確定：會(huì)議發(fā)起人應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，明確會(huì)議主題，并將會(huì)議目的、議題等內(nèi)容提前告知參會(huì)人員。

2.會(huì)議時(shí)間與地點(diǎn)安排：會(huì)議發(fā)起人應(yīng)提前與行政部門溝通，確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)，并確保會(huì)議室符合會(huì)議需求。

3.會(huì)議通知：會(huì)議發(fā)起人應(yīng)在會(huì)議開始前至少1個(gè)工作日，向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員等內(nèi)容。

4.會(huì)議資料準(zhǔn)備：會(huì)議發(fā)起人應(yīng)提前準(zhǔn)備好會(huì)議所需的資料，并在會(huì)議開始前至少1個(gè)小時(shí)發(fā)放給參會(huì)人員。

5.會(huì)議設(shè)備檢查：行政部門應(yīng)在會(huì)議開始前至少30分鐘，對(duì)會(huì)議室的音響、投影儀、白板等設(shè)備進(jìn)行檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

二、會(huì)議進(jìn)行

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開始前10分鐘，由行政部門負(fù)責(zé)組織簽到，確保參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)。

2.會(huì)議主持：會(huì)議主持人應(yīng)按照會(huì)議議程，引導(dǎo)參會(huì)人員進(jìn)行討論，確保會(huì)議議題的順利推進(jìn)。

3.會(huì)議記錄：會(huì)議記錄人應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議內(nèi)容，包括討論重點(diǎn)、決策結(jié)果等。

4.會(huì)議紀(jì)律：參會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)議秩序，不得隨意離場(chǎng)、喧嘩，手機(jī)調(diào)至靜音或振動(dòng)。

三、會(huì)議結(jié)束

1.會(huì)議總結(jié)：會(huì)議主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行簡要總結(jié)，明確會(huì)議成果及后續(xù)工作要求。

2.會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議記錄人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)，整理會(huì)議紀(jì)要，并發(fā)送給會(huì)議發(fā)起人審核。

3.會(huì)議紀(jì)要確認(rèn)：會(huì)議發(fā)起人應(yīng)在收到會(huì)議紀(jì)要后24小時(shí)內(nèi)進(jìn)行審核，并提出修改意見。

4.會(huì)議紀(jì)要發(fā)布：會(huì)議紀(jì)要經(jīng)審核無誤后，由行政部門發(fā)布給參會(huì)人員，以便各部門執(zhí)行。

5.會(huì)議反饋：行政部門應(yīng)收集參會(huì)人員對(duì)會(huì)議流程、會(huì)議效果等方面的反饋，不斷優(yōu)化會(huì)議流程。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議成果的重要體現(xiàn)，為確保會(huì)議決策的有效執(zhí)行，本章將重點(diǎn)闡述會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)流程。

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論議題、決策結(jié)果等內(nèi)容。

2.會(huì)議紀(jì)要編制應(yīng)客觀、準(zhǔn)確、完整，避免出現(xiàn)遺漏或誤解。

3.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議發(fā)起人審核無誤后，由行政部門發(fā)布給參會(huì)人員及相關(guān)部門。

二、會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行與跟蹤

1.各部門應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要中的決策結(jié)果，制定具體實(shí)施方案，明確責(zé)任人、完成時(shí)限等。

2.行政部門應(yīng)設(shè)立專門的會(huì)議紀(jì)要跟蹤表，對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行定期跟蹤。

3.會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行過程中，如遇到問題或困難，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)向會(huì)議發(fā)起人匯報(bào)，尋求解決方案。

4.會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行進(jìn)度應(yīng)作為各部門工作考核的依據(jù)之一。

三、會(huì)議紀(jì)要的反饋與評(píng)估

1.各部門應(yīng)在會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行結(jié)束后，向行政部門反饋執(zhí)行情況，包括已完成的任務(wù)、存在的問題及改進(jìn)措施等。

2.行政部門應(yīng)定期組織會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況的評(píng)估，分析存在的問題，并提出改進(jìn)措施。

3.評(píng)估結(jié)果應(yīng)反饋給公司高層，作為優(yōu)化決策流程和改進(jìn)工作的參考。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會(huì)議紀(jì)要的紙質(zhì)版和電子版應(yīng)分別歸檔，由行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理。

2.會(huì)議紀(jì)要的歸檔應(yīng)遵循保密原則，確保信息安全。

3.如需查閱會(huì)議紀(jì)要，相關(guān)部門應(yīng)向行政部門提出申請(qǐng)，經(jīng)審批后方可查閱。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為確保會(huì)議室的高效使用和維護(hù)良好的會(huì)議環(huán)境，本章將詳細(xì)闡述會(huì)議室的管理規(guī)定。

一、會(huì)議室預(yù)約與使用

1.使用部門應(yīng)提前向行政部門預(yù)約會(huì)議室，填寫會(huì)議室預(yù)約表，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、設(shè)備需求等信息。

2.行政部門根據(jù)預(yù)約情況進(jìn)行會(huì)議室分配，并在會(huì)議開始前確保會(huì)議室布置完畢，設(shè)備正常運(yùn)行。

3.會(huì)議室使用期間，使用部門應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議時(shí)間，不得提前占用或延遲退場(chǎng)。

4.如需取消或變更會(huì)議，使用部門應(yīng)提前通知行政部門，以便及時(shí)調(diào)整會(huì)議室安排。

二、會(huì)議室設(shè)備管理

1.行政部門應(yīng)定期檢查會(huì)議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行，并及時(shí)維修或更換損壞的設(shè)備。

2.使用部門在會(huì)議過程中如遇到設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告，由行政部門協(xié)調(diào)解決。

3.使用部門應(yīng)愛護(hù)會(huì)議室設(shè)備，遵守設(shè)備操作規(guī)程，不得私自拆卸或損壞設(shè)備。

三、會(huì)議室環(huán)境與衛(wèi)生

1.會(huì)議室應(yīng)保持整潔、衛(wèi)生，使用部門在會(huì)議結(jié)束后負(fù)責(zé)清理會(huì)場(chǎng)，將垃圾帶走。

2.會(huì)議室嚴(yán)禁吸煙、飲酒，禁止攜帶易燃、易爆、有毒等危險(xiǎn)物品進(jìn)入。

3.使用部門應(yīng)妥善保管會(huì)議資料，不得在會(huì)議室隨意張貼或涂鴉。

四、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室應(yīng)遵循安全原則，使用部門在會(huì)議期間負(fù)責(zé)監(jiān)督參會(huì)人員遵守會(huì)議紀(jì)律，確保人身安全。

2.會(huì)議室應(yīng)采取必要的安全措施，如防火、防盜等，行政部門定期檢查并維護(hù)安全設(shè)施。

3.會(huì)議內(nèi)容涉及公司機(jī)密時(shí)，參會(huì)人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。

五、會(huì)議室管理與監(jiān)督

1.行政部門應(yīng)建立健全會(huì)議室管理制度，對(duì)會(huì)議室使用情況進(jìn)行定期檢查與評(píng)估。

2.各部門應(yīng)積極配合行政部門，共同維護(hù)會(huì)議室的正常使用和管理。

3.對(duì)違反會(huì)議室管理規(guī)定的，將按照公司相關(guān)規(guī)定予以處理，并追究相關(guān)部門責(zé)任。

第五章附則

為確保本會(huì)議室布置管理制度的實(shí)施，特制定以下附則：

一、本制度的解釋權(quán)歸公司行