國投集團會議管理制度

國投集團會議管理制度第一章總則

為確保國投集團會議的效率與效果，規(guī)范會議的組織與管理工作，明確會議的目的、流程及責(zé)任，特制定本會議管理制度。

一、會議目的

1.促進(jìn)溝通交流，統(tǒng)一思想認(rèn)識，確保集團戰(zhàn)略決策的貫徹執(zhí)行。

2.解決工作中的問題，提高工作效率，推動業(yè)務(wù)發(fā)展。

3.增強團隊協(xié)作，提高員工凝聚力。

二、會議類型

1.定期會議：包括但不限于年度會議、季度會議、月度會議、周例會等。

2.臨時會議：根據(jù)工作需要，針對特定問題或項目召開的會議。

三、參會人員

1.集團領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人及有關(guān)工作人員。

2.根據(jù)會議主題，邀請相關(guān)部門或下屬企業(yè)人員參加。

四、會議組織與管理

1.會議的組織與管理由會議主持人負(fù)責(zé)，主持人由會議發(fā)起人指定。

2.會議秘書負(fù)責(zé)會議通知、會議紀(jì)要的編寫及會議資料的歸檔等工作。

五、會議紀(jì)律

1.會議應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)定時間和議程進(jìn)行，參會人員應(yīng)準(zhǔn)時參加，不得無故缺席、遲到或早退。

2.會議期間，參會人員應(yīng)關(guān)閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)，保持會場秩序。

3.會議內(nèi)容涉及敏感信息或商業(yè)秘密的，參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露。

六、本管理制度適用于國投集團及下屬企業(yè)各類會議的組織與管理，如有特殊規(guī)定，可根據(jù)實際情況予以調(diào)整。

后續(xù)章節(jié)內(nèi)容待補充。希望以上內(nèi)容對您有所幫助。如有需要，請隨時聯(lián)系。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.會議發(fā)起人根據(jù)工作需要，確定會議主題、目標(biāo)、參會人員范圍及會議時間，并向會議秘書提交會議申請。

2.會議秘書負(fù)責(zé)核實會議資源，包括會議室預(yù)定、會議設(shè)備準(zhǔn)備等，并及時通知參會人員。

3.會議秘書需在會議開始前至少一天，將會議通知發(fā)送給參會人員，通知內(nèi)容應(yīng)包括會議主題、時間、地點、議程及預(yù)備材料。

二、會議召開

1.會議主持人應(yīng)在會議開始前15分鐘到達(dá)會場，檢查會議設(shè)備是否正常運行，確保會議環(huán)境整潔。

2.會議主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程及參會人員，強調(diào)會議紀(jì)律。

3.會議期間，主持人應(yīng)引導(dǎo)討論，確保會議議題的深入探討，并保持會議節(jié)奏。

三、會議議程

1.各議題負(fù)責(zé)人按議程順序匯報工作，提出問題，分享經(jīng)驗。

2.參會人員針對議題展開討論，提出建議和解決方案。

3.會議主持人對討論進(jìn)行總結(jié)，形成決策或指導(dǎo)意見。

四、會議決策與記錄

1.會議決策應(yīng)由主持人明確表態(tài)，并征詢參會人員意見，確保決策的共識性。

2.會議紀(jì)要應(yīng)詳細(xì)記錄會議主題、討論內(nèi)容、決策結(jié)果及責(zé)任分配等信息。

3.會議紀(jì)要由會議秘書在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成，并分發(fā)給參會人員確認(rèn)。

五、會議結(jié)束

1.會議主持人宣布會議結(jié)束，對參會人員表示感謝，并對會議成果進(jìn)行簡要總結(jié)。

2.會議結(jié)束后，會議秘書負(fù)責(zé)收集會議紀(jì)要反饋，如有修改意見，及時進(jìn)行修訂。

3.會議紀(jì)要最終版應(yīng)在會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)完成，并由會議主持人審批后歸檔。

六、會議后續(xù)工作

1.會議決策的執(zhí)行情況應(yīng)由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人定期匯報，會議秘書負(fù)責(zé)跟蹤落實。

2.會議紀(jì)要中涉及的工作任務(wù)，應(yīng)明確責(zé)任人和完成時限，確保工作落實。

3.會議秘書應(yīng)定期對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行匯總，并在下一次會議中通報。

本章對會議流程進(jìn)行了詳細(xì)闡述，旨在規(guī)范會議的組織與管理工作，提高會議效率。希望對您有所幫助。如有需要，請隨時聯(lián)系。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的確認(rèn)與發(fā)布

1.會議紀(jì)要完成后，由會議秘書發(fā)送給主持人進(jìn)行審核。

2.主持人審核通過后，會議紀(jì)要應(yīng)以正式文件的形式發(fā)放給所有參會人員及相關(guān)部門。

3.會議紀(jì)要的發(fā)布應(yīng)在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成，確保信息傳遞的及時性。

二、會議決策任務(wù)的分解與分配

1.會議紀(jì)要中明確的決策任務(wù)應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)分解，明確責(zé)任部門、責(zé)任人和完成時限。

2.會議秘書應(yīng)與相關(guān)部門溝通，確保任務(wù)分配的合理性和可執(zhí)行性。

3.責(zé)任人接到任務(wù)后，應(yīng)及時制定工作計劃，確保按時完成。

三、會議決策任務(wù)的跟蹤

1.會議秘書應(yīng)建立會議決策任務(wù)跟蹤表，記錄任務(wù)進(jìn)展情況。

2.定期對責(zé)任人進(jìn)行提醒，確保任務(wù)按計劃推進(jìn)。

3.對未按期完成的任務(wù)，應(yīng)及時了解原因，協(xié)助解決困難，確保任務(wù)順利進(jìn)行。

四、會議決策執(zhí)行情況的反饋

1.責(zé)任人應(yīng)在任務(wù)完成后，向會議秘書反饋執(zhí)行情況。

2.會議秘書匯總各任務(wù)執(zhí)行情況，形成報告，并在下一次會議中進(jìn)行通報。

3.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，應(yīng)提出解決方案，并在后續(xù)會議中討論。

五、會議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會議紀(jì)要最終版應(yīng)由會議秘書進(jìn)行歸檔，以便于查詢和追溯。

2.歸檔的會議紀(jì)要應(yīng)按照一定的分類和編號規(guī)則進(jìn)行整理，便于管理和檢索。

3.會議紀(jì)要的歸檔管理工作應(yīng)持續(xù)進(jìn)行，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。

六、會議紀(jì)要跟蹤落實的監(jiān)督與評估

1.集團領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，確保工作落實。

2.定期對會議紀(jì)要的跟蹤落實情況進(jìn)行評估，分析存在的問題，提出改進(jìn)措施。

3.通過持續(xù)的監(jiān)督與評估，提高會議決策的執(zhí)行力和會議紀(jì)要的落實效果。

本章對會議紀(jì)要的跟蹤落實進(jìn)行了詳細(xì)闡述，旨在強化會議成果的轉(zhuǎn)化，確保決策的有效執(zhí)行。希望對您有所幫助。如有需要，請隨時聯(lián)系。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)定

1.會議室使用需提前預(yù)定，預(yù)定時應(yīng)考慮會議時間、參會人數(shù)及會議設(shè)備需求。

2.預(yù)定會議室需通過集團規(guī)定的預(yù)定平臺或聯(lián)系會議秘書進(jìn)行，確保會議室資源的合理分配。

3.如有特殊情況需臨時調(diào)整或取消預(yù)定，應(yīng)提前通知會議秘書，以便及時調(diào)整會議室安排。

二、會議室布置

1.會議室布置應(yīng)根據(jù)會議類型和參會人數(shù)進(jìn)行合理規(guī)劃，確保舒適、寬敞、有序。

2.會議桌椅、名牌、投影儀、音響等設(shè)備應(yīng)擺放整齊，確保功能正常。

3.保持會議室整潔，會議前進(jìn)行衛(wèi)生清理，確保會議環(huán)境良好。

三、會議室設(shè)備管理

1.會議室設(shè)備應(yīng)由專人負(fù)責(zé)維護和管理，確保設(shè)備正常運行。

2.定期對會議室設(shè)備進(jìn)行檢查、保養(yǎng)，及時更換損壞或老化的部件。

3.會議期間，如設(shè)備出現(xiàn)故障，應(yīng)立即聯(lián)系技術(shù)人員進(jìn)行維修，確保會議順利進(jìn)行。

四、會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)禁止吸煙、進(jìn)食，保持環(huán)境衛(wèi)生。

2.會議期間，參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，保持安靜，手機調(diào)至靜音或振動狀態(tài)。

3.會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)將個人物品帶走，不得在會議室亂丟垃圾。

五、會議室安全與保密

1.會議室應(yīng)配置適當(dāng)?shù)陌踩O(shè)施，如消防器材、監(jiān)控系統(tǒng)等，確保會議安全。

2.會議涉及敏感信息或商業(yè)秘密時，參會人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露。

3.會議結(jié)束后，會議秘書應(yīng)確保會議室內(nèi)的資料、設(shè)備等物品妥善保管，防止丟失或泄露。

六、會議室資源優(yōu)化

1.定期分析會議室使用情況，合理安排會議室資源，提高使用效率。

2.根據(jù)實際需求，對會議室進(jìn)行擴建、改造或調(diào)整，以滿足各類會議的需求。

3.推廣無紙化、智能化會議室，提高會議效率，降低成本。

本章對會議室管理規(guī)定進(jìn)行了詳細(xì)闡述，旨在規(guī)范會議室的使用，提高會議室資源利用效率，為集團各類會議提供良好的會議環(huán)境。希望對您有所幫助。如有需要，請隨時聯(lián)系。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸國投集團所有。

二、本制度的修訂和廢止，由集團領(lǐng)導(dǎo)審批后公布執(zhí)行。

三、各部門應(yīng)根據(jù)本制度制定實施細(xì)則，并報集團審批備案。

四、本制度自發(fā)布之