銀行會(huì)議管理制度

銀行會(huì)議管理制度第一章總則

銀行會(huì)議管理制度旨在規(guī)范我行各類會(huì)議的組織、召開(kāi)及管理，確保會(huì)議高效、有序進(jìn)行，提高決策效能，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作，促進(jìn)我行各項(xiàng)業(yè)務(wù)健康發(fā)展。以下總則對(duì)會(huì)議管理制度的基本原則、適用范圍、責(zé)任主體等作出規(guī)定。

一、基本原則

1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理：會(huì)議管理應(yīng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，明確各級(jí)會(huì)議的組織、召開(kāi)、審批權(quán)限及程序。

2.高效務(wù)實(shí)、注重實(shí)效：會(huì)議應(yīng)注重實(shí)際效果，減少形式主義，確保會(huì)議內(nèi)容充實(shí)、有針對(duì)性。

3.公開(kāi)透明、民主決策：會(huì)議過(guò)程應(yīng)保持公開(kāi)透明，充分聽(tīng)取各方意見(jiàn)，確保決策民主、科學(xué)。

4.保密原則：涉及敏感信息、商業(yè)秘密的會(huì)議，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。

二、適用范圍

本制度適用于我行各級(jí)單位召開(kāi)的各類會(huì)議，包括但不限于：董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、經(jīng)營(yíng)管理層會(huì)議、部門例會(huì)、專題協(xié)調(diào)會(huì)等。

三、責(zé)任主體

1.會(huì)議組織者：負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備、組織、召開(kāi)及會(huì)后相關(guān)工作。

2.會(huì)議主持人：負(fù)責(zé)主持會(huì)議，確保會(huì)議按照預(yù)定議程進(jìn)行。

3.與會(huì)人員：按時(shí)參加相關(guān)會(huì)議，積極參與討論，并對(duì)會(huì)議決議進(jìn)行貫徹落實(shí)。

4.會(huì)議記錄人：負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，整理會(huì)議紀(jì)要，并及時(shí)發(fā)送給相關(guān)人員。

5.會(huì)議室管理員：負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常管理、設(shè)備維護(hù)及會(huì)議服務(wù)。

四、會(huì)議類別及召開(kāi)要求

1.定期會(huì)議：按照規(guī)定周期召開(kāi)的會(huì)議，如部門例會(huì)、經(jīng)營(yíng)管理層會(huì)議等。

2.臨時(shí)會(huì)議：根據(jù)工作需要，臨時(shí)召集的會(huì)議，如專題協(xié)調(diào)會(huì)、緊急會(huì)議等。

3.會(huì)議召開(kāi)要求：會(huì)議組織者應(yīng)提前制定會(huì)議議程，明確會(huì)議目的、議題、參會(huì)人員等，并于會(huì)議召開(kāi)前通知與會(huì)人員。

五、會(huì)議紀(jì)律

1.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)保持手機(jī)靜音或振動(dòng)，如有緊急事項(xiàng)需離開(kāi)會(huì)場(chǎng)，應(yīng)向主持人請(qǐng)假。

2.會(huì)議內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)允許不得泄露。

3.與會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，不得遲到、早退，不得在會(huì)場(chǎng)內(nèi)大聲喧嘩、吸煙等。

4.會(huì)議結(jié)束后，與會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求，認(rèn)真履行職責(zé)，確保會(huì)議決議得到有效落實(shí)。

六、制度修訂

本制度根據(jù)我行業(yè)務(wù)發(fā)展及管理需要，適時(shí)進(jìn)行修訂。修訂后的制度經(jīng)審批后，自發(fā)布之日起生效。原有制度與本制度不一致的，以本制度為準(zhǔn)。

第二章會(huì)議流程

為確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范，現(xiàn)將會(huì)議流程具體規(guī)定如下：

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：根據(jù)工作需要，明確會(huì)議的主題和目標(biāo)，確保會(huì)議的必要性和實(shí)效性。

2.制定會(huì)議議程：列出會(huì)議的主要議題、討論重點(diǎn)和預(yù)計(jì)時(shí)間，合理安排議程順序。

3.確定參會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議主題和議程，明確參會(huì)人員范圍，包括主持人、報(bào)告人、與會(huì)人員等。

4.通知與會(huì)人員：提前將會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等信息通知與會(huì)人員，并提醒做好會(huì)前準(zhǔn)備。

5.準(zhǔn)備會(huì)議材料：收集與會(huì)議議題相關(guān)的資料，整理成會(huì)議材料，提前發(fā)放給與會(huì)人員。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議簽到：與會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前簽到，會(huì)議組織者應(yīng)做好簽到記錄。

2.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開(kāi)始，并介紹會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員。

3.按照議程進(jìn)行會(huì)議：報(bào)告人依次就會(huì)議議題進(jìn)行報(bào)告，與會(huì)人員針對(duì)議題展開(kāi)討論。

4.會(huì)議主持人把控會(huì)議節(jié)奏，確保會(huì)議按預(yù)定議程進(jìn)行，并對(duì)討論進(jìn)行總結(jié)。

三、會(huì)議決策

1.針對(duì)會(huì)議議題，與會(huì)人員充分發(fā)表意見(jiàn)，展開(kāi)民主討論。

2.會(huì)議主持人根據(jù)討論情況，提出決策建議。

3.采取表決或投票等方式，對(duì)決策建議進(jìn)行表決。

4.形成會(huì)議決議，明確責(zé)任人和完成時(shí)限。

四、會(huì)議記錄

1.會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議主題、議程、討論要點(diǎn)、決策結(jié)果等。

2.會(huì)議記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得遺漏重要信息。

3.會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，并于規(guī)定時(shí)間內(nèi)發(fā)送給與會(huì)人員。

五、會(huì)議總結(jié)與反饋

1.會(huì)議組織者應(yīng)收集與會(huì)人員的意見(jiàn)和建議，對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估。

2.針對(duì)會(huì)議決議的落實(shí)情況，定期進(jìn)行跟蹤檢查，并向相關(guān)人員反饋。

3.對(duì)會(huì)議中存在的問(wèn)題和不足，及時(shí)進(jìn)行總結(jié)，為今后改進(jìn)會(huì)議管理提供參考。

六、會(huì)議資料的歸檔與保管

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)將會(huì)議紀(jì)要、簽到表、表決記錄等相關(guān)資料整理歸檔。

2.按照規(guī)定期限保管會(huì)議資料，確保資料的完整性和安全性。

3.如有需要，會(huì)議資料可隨時(shí)提供給相關(guān)人員查閱。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

為確保會(huì)議決策的有效實(shí)施，強(qiáng)化會(huì)后工作的執(zhí)行力度，本章對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)進(jìn)行具體規(guī)定如下：

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由指定的會(huì)議記錄人在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論要點(diǎn)、決策結(jié)果及責(zé)任分配等關(guān)鍵信息。

3.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)主持人審核批準(zhǔn)后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)通過(guò)郵件、內(nèi)部系統(tǒng)等途徑發(fā)送給所有與會(huì)人員及相關(guān)部門。

二、會(huì)議紀(jì)要的閱讀確認(rèn)

1.接收到會(huì)議紀(jì)要的人員應(yīng)認(rèn)真閱讀，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)確認(rèn)已閱。

2.如對(duì)會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容有疑問(wèn)或異議，應(yīng)在確認(rèn)環(huán)節(jié)提出，由會(huì)議記錄人或組織者予以解答或調(diào)整。

三、會(huì)議決議的責(zé)任分配與執(zhí)行

1.會(huì)議紀(jì)要中明確的任務(wù)和責(zé)任，應(yīng)具體分配到個(gè)人或部門。

2.責(zé)任人應(yīng)按照會(huì)議決議的要求，制定詳細(xì)的執(zhí)行計(jì)劃，并報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。

3.各責(zé)任部門和人員應(yīng)按照?qǐng)?zhí)行計(jì)劃，按時(shí)完成工作任務(wù)，并定期向上級(jí)報(bào)告進(jìn)展情況。

四、會(huì)議決議的跟蹤監(jiān)督

1.會(huì)議組織者或指定專人負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督。

2.定期檢查決議落實(shí)進(jìn)度，對(duì)存在的問(wèn)題及時(shí)協(xié)調(diào)解決，確保決議順利實(shí)施。

3.對(duì)于未能按期完成的任務(wù)，應(yīng)分析原因，制定整改措施，并報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)確認(rèn)無(wú)誤后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行歸檔，以便日后查閱。

2.會(huì)議紀(jì)要的歸檔應(yīng)遵循保密原則，確保信息安全。

3.需要查閱會(huì)議紀(jì)要的人員，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。

六、會(huì)議紀(jì)要的評(píng)估與改進(jìn)

1.定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施。

2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)會(huì)議管理制度進(jìn)行不斷完善，提高會(huì)議決策的執(zhí)行效率。

3.鼓勵(lì)各部門和人員提出會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)過(guò)程中的問(wèn)題與建議，共同優(yōu)化會(huì)議管理流程。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為提高會(huì)議室使用效率，保障會(huì)議的順利進(jìn)行，制定以下會(huì)議室管理規(guī)定：

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，需使用會(huì)議室的單位或個(gè)人應(yīng)提前向會(huì)議室管理員提出申請(qǐng)。

2.預(yù)訂會(huì)議室時(shí)，應(yīng)明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等，以便管理員進(jìn)行合理安排。

3.會(huì)議室管理員根據(jù)預(yù)訂情況，統(tǒng)籌安排會(huì)議室使用，并在會(huì)議前做好相應(yīng)準(zhǔn)備工作。

二、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，與會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室紀(jì)律，不得吸煙、亂丟雜物。

2.使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)會(huì)議室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)向管理員報(bào)告。

3.未經(jīng)允許，不得擅自更改會(huì)議室布局、搬動(dòng)設(shè)備，不得將會(huì)議室用于非會(huì)議活動(dòng)。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)定期檢查會(huì)議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.會(huì)議組織者在使用會(huì)議室前，應(yīng)提前熟悉設(shè)備操作，如有需要，可向管理員尋求幫助。

3.會(huì)議結(jié)束后，與會(huì)人員應(yīng)確保設(shè)備關(guān)閉，電源插座拔掉，避免安全隱患。

四、會(huì)議室清潔與維護(hù)

1.會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常清潔與維護(hù)，確保會(huì)議室環(huán)境整潔、設(shè)施完好。

2.會(huì)議結(jié)束后，管理員應(yīng)檢查會(huì)議室衛(wèi)生情況，及時(shí)清理垃圾，保持會(huì)議室干凈衛(wèi)生。

3.定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行深度清潔和設(shè)備維護(hù)，確保會(huì)議室使用效果。

五、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室應(yīng)采取必要的安全措施，如消防設(shè)施、緊急疏散通道等。

2.會(huì)議組織者應(yīng)確保會(huì)議期間的安全，如需進(jìn)行特殊活動(dòng)，應(yīng)提前告知管理員，并采取相應(yīng)安全措施。

3.會(huì)議室管理員應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，消除安全隱患。

六、違規(guī)處理

1.對(duì)違反會(huì)議室管理規(guī)定的單位和個(gè)人，會(huì)議室管理員有權(quán)進(jìn)行制止，并報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。

2.根據(jù)違規(guī)情節(jié)嚴(yán)重程度，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行通報(bào)批評(píng)、罰款等處理。

3.會(huì)議室管理員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議室管理規(guī)定的宣傳和培訓(xùn)，提高單位和個(gè)人的自覺(jué)遵守意識(shí)。

第五章附則

為確保銀行會(huì)議管理制度的有效實(shí)施，特制定以下附則：

一、本制度自發(fā)