高校實驗室檔案管理問題的分析與研究

高校實驗室檔案管理問題的分析與研究摘要：實驗室是高校開展實驗教學(xué)、科研工作和學(xué)科建設(shè)的重要平臺，其中實驗室檔案的管理是衡量實驗室發(fā)展水平的重要指標(biāo)。為了更好地配合實驗室建設(shè)，服務(wù)于科研工作，提高實驗教學(xué)質(zhì)量，對實驗室存在的問題進(jìn)行了全面的總結(jié)，并針對存在的問題進(jìn)行了深入的剖析，提出了一系列有助于改進(jìn)高校實驗室檔案管理的措施，對推動實驗室發(fā)展和提升實驗室管理水平具有重要的意義。

關(guān)鍵詞 ：高校實驗室；檔案管理；分析與研究

一、引言

實驗室檔案是在實驗室進(jìn)行儀器采購、設(shè)備論證和實驗教學(xué)等活動中直接形成的、具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等形式的歷史記錄，可以真實地、客觀地總結(jié)和反映實驗室各項工作的執(zhí)行狀況和完成情況。[1]

實驗室檔案，記錄著大量儀器信息、設(shè)備詳單、使用狀態(tài)和實驗教學(xué)情況等，是評價實驗室運行狀態(tài)的重要依據(jù)，是衡量實驗室管理優(yōu)劣的重要標(biāo)準(zhǔn)，是完善實驗教學(xué)師資隊伍的重要支撐，是實驗室建設(shè)的重要保障，是學(xué)科建設(shè)的重要支柱。做好實驗室檔案管理工作，可以推動實驗教學(xué)和科研工作的順利進(jìn)行，有助于提高實驗室儀器設(shè)備的利用率，有利于實驗室儀器設(shè)備優(yōu)化配置，有益于為學(xué)生實踐創(chuàng)新能力的培養(yǎng)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，為實驗室持續(xù)發(fā)展提供經(jīng)驗借鑒和歷史依據(jù)。無論采用何種方法、何種途徑來提高高校實驗室檔案的管理水平，其中，不可回避的是對存在的問題進(jìn)行充分的認(rèn)識和必要的分析，進(jìn)而提出解決問題的措施和方法。發(fā)現(xiàn)問題并解決問題是高校實驗室檔案建設(shè)的驅(qū)動力和健康運轉(zhuǎn)的增強(qiáng)劑。

二、存在的問題

1.檔案意識比較薄弱

實驗室建設(shè)過程中，領(lǐng)導(dǎo)的工作重點主要放在儀器采購、實驗室規(guī)劃、實驗教學(xué)等方面，檔案管理工作很難擺上議事日程。領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理意識的淡薄，導(dǎo)致了實驗室檔案管理人員配置得不到重視，基礎(chǔ)設(shè)施得不到建設(shè)，檔案收集困難，歸檔不夠及時，分類不夠科學(xué)，檔案利用率低下，檔案工作的開展受到嚴(yán)重的阻礙。[2]

實驗室的檔案管理員一般為兼職工作，學(xué)校對兼職檔案管理員的檔案宣傳和培訓(xùn)工作力度不足，導(dǎo)致了檔案意識普遍比較薄弱。而且，兼職檔案管理員同時肩負(fù)著實驗設(shè)備的采購、實驗室規(guī)劃和實驗教學(xué)等工作，對檔案管理工作重視不夠。

2.檔案管理員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

勝任高校實驗室檔案管理工作，除了需要從業(yè)人員具有良好的職業(yè)道德、合理的知識結(jié)構(gòu)和基本的檔案知識等業(yè)務(wù)素質(zhì)之外，還要求其具有一定的英語水平，掌握一定的計算機(jī)技能。一些進(jìn)口的儀器設(shè)備，操作說明書為英文，為了能夠妥善處理這些外文資料，就要求檔案管理員掌握一定的外語知識，至少能夠讀懂說明書或者認(rèn)證文件。與高校信息化建設(shè)相對應(yīng)，實驗室檔案資料除了紙質(zhì)版外，大多為電子文檔，這就要求檔案管理員具有較強(qiáng)的辦公軟件應(yīng)用能力和扎實的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用知識，能夠熟練地處理多媒體資料，掌握信息管理技術(shù)，提高信息服務(wù)能力。[3]

3.檔案保存分散

一般的實驗室都是由多個實驗室分室組成，每個實驗室分室都會形成各自的檔案，這些原始資料由實驗室分室的專職負(fù)責(zé)人管理，僅僅有較少部分資料會提交給檔案室。從儀器設(shè)備的論證、立項、標(biāo)書制作、合同簽署到最終的驗收工作，各個階段負(fù)責(zé)人可能存在變動，導(dǎo)致了工作的協(xié)調(diào)性不到位，資料收集困難，從實驗教學(xué)大綱的制定、實驗指導(dǎo)書的修訂到實驗教學(xué)指導(dǎo)等過程，可能存在較長的過程，導(dǎo)致了資料比較零散，資料收集的完整性欠缺。

4.檔案信息服務(wù)方式單一

目前實驗室檔案的服務(wù)類型，一般為查詢、復(fù)印和借閱等，基本沒有檔案編研這一項，缺乏對后續(xù)檔案交接的意識。實驗室雖然保存有大量的電子版信息資源，但是沒有進(jìn)一步地開發(fā)利用，沒有納入網(wǎng)絡(luò)版的數(shù)據(jù)庫。檔案信息資源沒有形成一個科學(xué)、完整和系統(tǒng)的體系，與較為成熟的圖書館檔案信息資源相比，差距較大。

5.缺乏良好的檔案管理制度

實驗室檔案涉及的資料多，數(shù)量大，例如，儀器使用操作說明、材料采購清單、固定資產(chǎn)明細(xì)等。這些種類繁多的資料迫切要求實驗室建立適應(yīng)的檔案管理制度，來保證實驗室資料的完整性。由于檔案管理制度的缺失，導(dǎo)致了檔案資料缺乏真實性、原始性和完整性，檔案的分類、編目、內(nèi)容和格式缺乏統(tǒng)一性和規(guī)范性，使得檔案信息的通用性和共享性達(dá)不到一般檔案管理的要求，數(shù)據(jù)的規(guī)范性、一致性和準(zhǔn)確性難以得到保證。

6.專項資金投入不足

實現(xiàn)實驗室檔案信息化管理，需要的硬件主要有WEB服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、備份管理文件服務(wù)器、高速掃描儀、縮微膠片掃描儀等，需要的軟件有音頻、視頻等處理系統(tǒng)。對檔案進(jìn)行的開發(fā)利用、科學(xué)的歸檔和數(shù)據(jù)集成等工作，均需要一定的資金支持。[4]

三、解決問題的措施

1.增強(qiáng)崗位責(zé)任感

實驗室檔案是實驗室建設(shè)、管理和運行過程中直接產(chǎn)生的文件，是確鑿的原始材料和歷史記錄，客觀地記錄了實驗室發(fā)展的過程，具有無可置辯的證據(jù)作用；以信息原載體的形式，凝聚了實驗室建設(shè)過程中的經(jīng)驗教訓(xùn)、勞動成果，可以為今后處理類似事情和解決類似問題提供借鑒，為實驗室總體規(guī)劃和發(fā)展方向做出科學(xué)的預(yù)測。[5]實驗室檔案的憑證價值和參考價值對推動教學(xué)改革具有重要的輔助作用，對提高教學(xué)質(zhì)量具有重要的影響，對學(xué)科建設(shè)具有不可或缺的地位，是衡量實驗教學(xué)業(yè)績和管理水平的重要指標(biāo)。明確了檔案的重大作用和重要價值，檔案管理員應(yīng)該認(rèn)識到崗位的神圣職守和光榮職責(zé)，從而促進(jìn)自身職業(yè)道德的培養(yǎng)，以為實驗室發(fā)展建設(shè)服務(wù)為核心，恪盡職守，堅定信念，愛崗敬業(yè)，遵守規(guī)章制度，嚴(yán)守機(jī)密，開拓創(chuàng)新，博學(xué)弘德。

2.提高職業(yè)素養(yǎng)

檔案管理員的職業(yè)素質(zhì)和工作能力對檔案管理工作具有直接的影響，因此，檔案管理員應(yīng)該提高對檔案工作的認(rèn)識水平和職業(yè)技能。實驗室檔案涉及實驗室發(fā)展規(guī)劃、學(xué)科建設(shè)、儀器采購、實驗教學(xué)等各個環(huán)節(jié)，對檔案工作人員的知識結(jié)構(gòu)和基本能力有較高的要求。檔案管理員應(yīng)該具備的知識結(jié)構(gòu)有，專業(yè)的檔案理論知識、相關(guān)學(xué)科理論知識、文史知識、法律知識和現(xiàn)代科技知識；應(yīng)該具備的基本能力有，文字表達(dá)能力、信息開發(fā)能力、溝通協(xié)調(diào)能力、駕馭現(xiàn)代科技設(shè)備能力、開拓創(chuàng)新能力和綜合分析能力等。提高檔案管理員的職業(yè)素質(zhì)是順應(yīng)實驗室發(fā)展規(guī)劃的客觀要求，也是檔案學(xué)發(fā)展的內(nèi)在要求。健全知識結(jié)構(gòu)、提高職業(yè)技能，是一個長期過程。為了能夠建立扎實的檔案知識結(jié)構(gòu)，提高基本的檔案管理能力，檔案管理員應(yīng)該堅持“以學(xué)促用，以學(xué)立行、以學(xué)固本、以學(xué)凝神”的精神，切實遵守學(xué)以致用的原則，加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，練就運用自如之功。

3.做好收集工作

實驗室檔案的收集范圍是由其性質(zhì)和任務(wù)決定的，既要著眼原始資料的保存，又要為實驗室長期的發(fā)展服務(wù)，因此檔案資料的收集原則應(yīng)以價值原則、專業(yè)原則、分級管理原則和綜合性原則為指導(dǎo)，實行檔案資料無償建檔制、相關(guān)業(yè)務(wù)主體的主送制和檔案室的補(bǔ)送制等接受制度，嚴(yán)把檔案收集的質(zhì)量關(guān)，制定切實有效的收集方案，做好檔案的驗收工作，辦理檔案交接手續(xù)。實驗室檔案應(yīng)以排他性、同一性為原則，做好檔案分類方案，創(chuàng)建類目體系。

4.健全管理制度

制度建設(shè)是基礎(chǔ)性工作，是長期性的過程，需要相互借鑒，與實驗室實際情況相適應(yīng)，建立實驗室檔案管理制度，需要對已有的制度根據(jù)形勢的發(fā)展來修訂，根據(jù)實驗室發(fā)展而新增或健全。檔案管理制度需要涵蓋歸檔制度、借閱制度、保密制度、統(tǒng)計制度、分類編號制度等。[6]做好檔案管理制度，使檔案管理員在工作中有章可循，有據(jù)可依，也使檔案使用者遵照程序，有效率地解決與檔案相關(guān)的問題，從而促進(jìn)檔案工作走向規(guī)范化、有序化、優(yōu)質(zhì)化、科學(xué)化和系統(tǒng)化。在良好的規(guī)章制度的指導(dǎo)下，實驗室檔案的收集與整理等工作，列入檔案管理員的工作職責(zé)范圍內(nèi)，責(zé)任明確，權(quán)限清晰，從而保障實驗室檔案運轉(zhuǎn)機(jī)制的完善。

5.加強(qiáng)現(xiàn)代化建設(shè)

利用計算機(jī)技術(shù)管理檔案，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，是提高工作效率的重要手段，可以高效、準(zhǔn)確和方便地滿足檔案管理的需求。隨著電子文件的增多，檔案管理工作走向科學(xué)管理化、智能化，已成必然趨勢。因此，除了保存原有的紙質(zhì)版文件外，還應(yīng)將紙質(zhì)版文件轉(zhuǎn)化為電子版，創(chuàng)造和改善檔案的保護(hù)條件，提高信息采集、傳輸和服務(wù)效率，擴(kuò)大信息量、擴(kuò)展服務(wù)范圍。

6.進(jìn)行開發(fā)利用

實驗室檔案的開發(fā)利用，既體現(xiàn)了檔案的使用價值，又反過來推動檔案工作的完善化。通過實驗室檔案使用對象的反饋意見，結(jié)合檔案管理員在工作中的工作經(jīng)驗，做好實驗室檔案的查閱服務(wù)、借出服務(wù)、復(fù)印供應(yīng)、咨詢服務(wù)、信息交流和數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。建立科學(xué)適用的文件歸檔、保存和應(yīng)用的管理系統(tǒng)，提升檔案管理水平。

7.改善基礎(chǔ)設(shè)施

實驗室應(yīng)該設(shè)置專門的檔案管理室，劃撥專項的資金用于檔案室硬件的配置和軟件的購置與開發(fā)，為檔案管理員提供必要培訓(xùn)、學(xué)習(xí)的資金支持，為實驗室檔案工作提供可靠的物質(zhì)保障。

四、結(jié)束語

高校實驗室檔案是開展人才培養(yǎng)和科學(xué)研究的重要記錄，又是實驗室工作人員勞動的紀(jì)實和智慧的結(jié)晶，具有一定的經(jīng)濟(jì)意義、憑證作用和參考價值。針對高校實驗室存在的問題進(jìn)行了較為全面的總結(jié)和分析，就存在的問題給出了相應(yīng)的處理方法和對策。

實驗室檔案工作的完善需要提高管理意識、做好收集工作、健全規(guī)章制度、加強(qiáng)現(xiàn)代化建設(shè)和改善基礎(chǔ)設(shè)施。這是一個長期的過程，需要不斷地總結(jié)，日積月累地探索，從而發(fā)揮實驗室檔案在高校實驗室建設(shè)、學(xué)科發(fā)展中的重要作用，為教學(xué)改革、科研工作做出積極的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]劉水.檔案學(xué)概論[M].鄭州：河南人民出版社，2024.

[2]徐謹(jǐn)，郭子新.實驗室檔案管理初探[J].邯鄲職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報,2024(2):91-93.

[3]郭洪莉.迎評高校實驗室檔案管理工作的思考[J].宿州學(xué)院學(xué)報,2024(11