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文檔簡介
會議上管理制度規(guī)范第一章總則
會議上管理制度規(guī)范
第一條本制度旨在規(guī)范會議的組織、召開、記錄及后續(xù)落實(shí),確保會議高效、有序進(jìn)行,提高決策效能。
第二條本制度適用于公司內(nèi)所有層級、類型的會議,包括但不限于總經(jīng)理辦公會、部門例會、項(xiàng)目協(xié)調(diào)會等。
第三條會議應(yīng)遵循以下原則:
1.實(shí)事求是:會議討論內(nèi)容應(yīng)客觀、真實(shí),避免虛假、誤導(dǎo)性信息;
2.高效有序:會議應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)定流程進(jìn)行,確保會議時(shí)間得到充分利用;
3.討論充分:鼓勵(lì)與會人員積極參與討論,充分發(fā)表意見,形成共識;
4.決策明確:會議結(jié)論應(yīng)明確具體,便于后續(xù)執(zhí)行和落實(shí);
5.督促落實(shí):會議紀(jì)要應(yīng)詳細(xì)記錄會議內(nèi)容,明確責(zé)任人和完成時(shí)限,確保決策得到有效執(zhí)行。
第四條各部門應(yīng)按照本制度要求,結(jié)合實(shí)際情況,制定具體的實(shí)施細(xì)則,并報(bào)公司總經(jīng)理審批。
第五條公司設(shè)立專門會議管理機(jī)構(gòu),負(fù)責(zé)會議的統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)和監(jiān)督工作,確保會議制度得到有效執(zhí)行。
第六條會議分為定期會議和臨時(shí)會議。定期會議包括年度會議、季度會議、月度會議等,臨時(shí)會議根據(jù)工作需要隨時(shí)召開。
第七條與會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律,按時(shí)參加,不得無故缺席、遲到或早退。
第八條會議記錄應(yīng)及時(shí)整理歸檔,保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。
第九條本制度自發(fā)布之日起實(shí)施,原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的,以本制度為準(zhǔn)。如需對本制度進(jìn)行修訂,由公司總經(jīng)理提出,報(bào)董事會審批后予以實(shí)施。
第二章會議流程
第二章會議流程
第一節(jié)會議籌備
1.確定會議主題:根據(jù)公司工作計(jì)劃或臨時(shí)工作需要,明確會議主題,確保會議內(nèi)容具有針對性和實(shí)用性。
2.確定與會人員:根據(jù)會議主題,邀請相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及必要的工作人員參加,同時(shí)可邀請相關(guān)專家或顧問列席。
3.確定會議時(shí)間、地點(diǎn):選擇合適的會議時(shí)間,避免與日常工作沖突;選擇合適的會議室,確保場地設(shè)施滿足會議需求。
4.發(fā)布會議通知:提前發(fā)布會議通知,明確會議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、與會人員等,要求與會人員做好會前準(zhǔn)備。
第二節(jié)會議召開
1.會議簽到:與會人員在會議開始前進(jìn)行簽到,確認(rèn)出席情況。
2.會議主持人:由主持人宣布會議開始,介紹會議主題、議程和與會人員。
3.會議議程:按照預(yù)定議程逐項(xiàng)進(jìn)行討論,每個(gè)議題的時(shí)間分配應(yīng)合理,確保會議內(nèi)容得到充分討論。
4.討論與發(fā)言:與會人員圍繞會議主題積極發(fā)言,充分表達(dá)自己的觀點(diǎn)和建議。
5.會議決策:針對討論議題,形成明確決策,必要時(shí)進(jìn)行投票表決。
6.會議總結(jié):主持人對會議內(nèi)容進(jìn)行總結(jié),明確下一步工作計(jì)劃和責(zé)任分工。
第三節(jié)會議記錄
1.會議記錄人:指定專人負(fù)責(zé)會議記錄,確保記錄內(nèi)容真實(shí)、完整。
2.記錄內(nèi)容:記錄會議主題、議程、與會人員、討論情況、決策結(jié)果等。
3.會議紀(jì)要:整理會議記錄,形成會議紀(jì)要,發(fā)送給與會人員及相關(guān)部門。
第四節(jié)會議后續(xù)工作
1.跟蹤落實(shí):會議紀(jì)要中明確的事項(xiàng),由責(zé)任人按照完成時(shí)限進(jìn)行落實(shí),并及時(shí)向會議管理機(jī)構(gòu)反饋進(jìn)展情況。
2.評估與改進(jìn):對會議效果進(jìn)行評估,總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),不斷優(yōu)化會議流程和內(nèi)容。
第五節(jié)會議資料的整理與歸檔
1.整理會議資料:將會議通知、會議紀(jì)要、表決票等資料整理歸檔。
2.資料歸檔:按照公司檔案管理規(guī)定,將會議資料歸檔保存,便于日后查閱。
第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)
第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)
第一節(jié)會議紀(jì)要的編制與發(fā)布
1.會議紀(jì)要應(yīng)由專人負(fù)責(zé)編制,確保記錄內(nèi)容準(zhǔn)確無誤,決策事項(xiàng)清晰明確。
2.會議紀(jì)要應(yīng)包括會議時(shí)間、地點(diǎn)、與會人員、討論議題、決策結(jié)果、責(zé)任人和完成時(shí)限等信息。
3.會議紀(jì)要編制完成后,應(yīng)及時(shí)發(fā)送給所有與會人員及相關(guān)部門,確保相關(guān)人員了解會議內(nèi)容。
第二節(jié)責(zé)任分配與執(zhí)行
1.會議紀(jì)要中明確的任務(wù)和決策,應(yīng)明確責(zé)任人和協(xié)助人,確保每一項(xiàng)工作都有人負(fù)責(zé)。
2.責(zé)任人應(yīng)按照會議紀(jì)要中規(guī)定的完成時(shí)限,制定詳細(xì)的工作計(jì)劃,并開始執(zhí)行。
3.責(zé)任人應(yīng)定期向會議管理機(jī)構(gòu)報(bào)告工作進(jìn)展,遇到問題應(yīng)及時(shí)溝通解決。
第三節(jié)跟蹤監(jiān)督
1.會議管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對會議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督,確保決策得到有效實(shí)施。
2.對于未按期完成的任務(wù),應(yīng)及時(shí)了解原因,督促責(zé)任人加快進(jìn)度,必要時(shí)調(diào)整完成時(shí)限或責(zé)任分配。
3.定期對會議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行匯總,向公司領(lǐng)導(dǎo)層報(bào)告,以便領(lǐng)導(dǎo)層及時(shí)了解工作動(dòng)態(tài)。
第四節(jié)效果評估與反饋
1.任務(wù)完成后,責(zé)任人應(yīng)提交工作總結(jié),包括完成情況、存在的問題和改進(jìn)建議。
2.會議管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對完成情況進(jìn)行評估,總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),提出改進(jìn)措施。
3.對于會議決策執(zhí)行中的優(yōu)秀表現(xiàn)和個(gè)人,應(yīng)給予適當(dāng)表彰和獎(jiǎng)勵(lì);對于執(zhí)行不力的,應(yīng)視情況給予提醒、警告或其他紀(jì)律處分。
第五節(jié)持續(xù)改進(jìn)
1.通過對會議紀(jì)要執(zhí)行情況的跟蹤評估,不斷優(yōu)化會議管理流程,提高決策執(zhí)行效率。
2.鼓勵(lì)員工對會議管理和決策執(zhí)行提出建設(shè)性意見和建議,持續(xù)提升公司管理水平。
第四章會議室管理規(guī)定
第四章會議室管理規(guī)定
第一節(jié)會議室預(yù)訂
1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度,各部門需提前向會議管理機(jī)構(gòu)提交會議室申請,明確會議時(shí)間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等。
2.會議管理機(jī)構(gòu)根據(jù)申請情況進(jìn)行統(tǒng)籌安排,確保會議室合理使用。
3.遇有緊急會議,會議管理機(jī)構(gòu)應(yīng)優(yōu)先保障,并根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整預(yù)訂安排。
第二節(jié)會議室配置
1.會議室應(yīng)配備必要的會議設(shè)備,如投影儀、音響、白板、會議電話等。
2.會議室布局應(yīng)合理,座位安排符合會議類型和參會人數(shù)需求。
3.定期檢查會議室設(shè)備,確保設(shè)備正常運(yùn)行,提高會議效率。
第三節(jié)會議室使用
1.與會人員應(yīng)愛護(hù)會議室設(shè)施,遵守會議室使用規(guī)定。
2.會議開始前,責(zé)任人應(yīng)檢查會議室環(huán)境,確保衛(wèi)生整潔、設(shè)備完好。
3.會議期間,與會人員應(yīng)保持安靜,不隨意離開座位,不進(jìn)行與會議無關(guān)的活動(dòng)。
第四節(jié)會議室維護(hù)與清潔
1.設(shè)立會議室維護(hù)與清潔制度,定期進(jìn)行保養(yǎng)、保潔工作。
2.會議結(jié)束后,責(zé)任人應(yīng)組織與會人員共同清理會議室,保持環(huán)境整潔。
3.對于損壞的設(shè)備,應(yīng)及時(shí)報(bào)修,確保會議室設(shè)施的正常使用。
第五節(jié)會議室安全管理
1.會議室應(yīng)采取必要的安全措施,如防火、防盜等,確保會議期間的安全。
2.會議室內(nèi)禁止吸煙、飲食,避免造成安全事故。
3.會議管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對會議室進(jìn)行安全檢查,消除安全隱患。
第六節(jié)會議室使用效率提升
1.鼓勵(lì)各部門共享會議室資源,提高會議室使用效率。
2.會議管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期收集會議室使用反饋,優(yōu)化會議室配置和管理。
3.推廣遠(yuǎn)程會議、視頻會議等現(xiàn)代化會議形式,減少對實(shí)體會議室的依賴,提高工作效率。
第五章附則
第五章附則
1.本制度的解釋權(quán)歸公司董事會所有。
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