民航會議管理制度

民航會議管理制度第一章總則

一、為了加強(qiáng)民航會議管理，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，依據(jù)《中華人民共和國民用航空法》及其實(shí)施條例，結(jié)合民航工作實(shí)際，特制定本制度。

二、本制度適用于民航各級單位召開的各類會議，包括但不限于工作例會、專題協(xié)調(diào)會、決策會等。

三、會議應(yīng)當(dāng)遵循以下原則：

1.精簡高效：減少會議數(shù)量，縮短會議時(shí)間，突出會議重點(diǎn)，提高會議效率。

2.議事明確：會議議題應(yīng)當(dāng)具有針對性、務(wù)實(shí)性，確保會議決策的科學(xué)性、合理性。

3.預(yù)備充分：會議組織者應(yīng)當(dāng)提前做好會議籌備工作，確保會議資料、設(shè)施設(shè)備等齊全。

4.認(rèn)真執(zhí)行：會議決議應(yīng)當(dāng)及時(shí)傳達(dá)、認(rèn)真執(zhí)行，確保會議成果的落實(shí)。

四、會議分為以下幾種類型：

1.定期會議：按照規(guī)定周期召開的會議，如周例會、月例會等。

2.臨時(shí)會議：根據(jù)工作需要，臨時(shí)決定召開的會議。

3.專題會議：針對某一特定議題或問題召開的會議。

4.總結(jié)會議：對一段時(shí)間內(nèi)的工作進(jìn)行總結(jié)、分析，部署下一階段工作的會議。

五、會議的組織與管理應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照本制度規(guī)定執(zhí)行，各級單位可根據(jù)實(shí)際情況制定具體的實(shí)施細(xì)則。

六、本制度的解釋權(quán)歸民航局。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充、修改。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題和目標(biāo)：會議組織者應(yīng)根據(jù)工作需要，明確會議的主題和預(yù)期目標(biāo)，確保會議的針對性和實(shí)效性。

2.制定會議方案：會議組織者應(yīng)根據(jù)會議主題和目標(biāo)，制定會議方案，包括會議時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、議程安排等。

3.發(fā)送會議通知：會議組織者應(yīng)在會議召開前，提前向參會人員發(fā)送會議通知，明確會議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容，并要求參會人員做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。

4.準(zhǔn)備會議資料：會議組織者應(yīng)收集、整理與會議議題相關(guān)的資料，編印會議資料，并在會議召開前分發(fā)給參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由會議組織者負(fù)責(zé)組織簽到，確保參會人員準(zhǔn)時(shí)參加會議。

2.會議主持：會議主持人應(yīng)按照會議議程，引導(dǎo)參會人員進(jìn)行討論，確保會議有序進(jìn)行。

3.討論議題：會議組織者或議題負(fù)責(zé)人應(yīng)詳細(xì)闡述議題背景、現(xiàn)狀及解決方案，參會人員針對議題進(jìn)行充分討論，形成共識。

4.形成決議：會議主持人根據(jù)討論情況，總結(jié)參會人員的意見和建議，形成會議決議。

三、會議記錄

1.會議記錄人員應(yīng)認(rèn)真記錄會議內(nèi)容，包括會議議程、參會人員、討論情況、決議等。

2.會議記錄應(yīng)客觀、真實(shí)、全面，確保會議紀(jì)要的準(zhǔn)確性。

四、會議總結(jié)與反饋

1.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)整理會議紀(jì)要，將會議決議及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)單位和人員。

2.參會人員應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行會議決議，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)反饋執(zhí)行情況。

3.會議組織者應(yīng)對會議效果進(jìn)行評估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為下一次會議提供借鑒。

五、會議資料的歸檔

1.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)將會議資料、紀(jì)要等文件進(jìn)行整理歸檔，以備查閱。

2.歸檔資料應(yīng)包括會議通知、會議議程、會議紀(jì)要、參會人員名單、決議執(zhí)行情況等。

六、會議保密工作

1.會議組織者應(yīng)加強(qiáng)對會議內(nèi)容的保密工作，確保會議信息安全。

2.參會人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露會議內(nèi)容及相關(guān)信息。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會議紀(jì)要應(yīng)由會議記錄人員在會議結(jié)束后及時(shí)編制，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括會議基本信息、參會人員、討論的主要內(nèi)容和結(jié)論、決策和行動(dòng)計(jì)劃等。

3.會議紀(jì)要編制完成后，應(yīng)由會議主持人或指定負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。

4.審核通過的會議紀(jì)要應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)通過適當(dāng)?shù)姆绞桨l(fā)布給所有參會人員和相關(guān)執(zhí)行單位。

二、會議決議的分解與責(zé)任分配

1.會議紀(jì)要中明確的行動(dòng)計(jì)劃和決策應(yīng)進(jìn)行分解，明確每項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任人、完成標(biāo)準(zhǔn)和期限。

2.責(zé)任人應(yīng)根據(jù)分解的任務(wù)，制定詳細(xì)的執(zhí)行計(jì)劃，并確保計(jì)劃的可行性和時(shí)效性。

3.會議組織者應(yīng)監(jiān)督責(zé)任分配的執(zhí)行情況，確保每項(xiàng)任務(wù)都有明確的跟進(jìn)責(zé)任人。

三、會議決議的執(zhí)行與監(jiān)督

1.各責(zé)任單位和個(gè)人應(yīng)嚴(yán)格按照會議紀(jì)要的要求執(zhí)行任務(wù)，并及時(shí)報(bào)告執(zhí)行進(jìn)度和遇到的問題。

2.會議組織者應(yīng)建立監(jiān)督機(jī)制，對會議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查，確保決策落到實(shí)處。

3.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施予以解決，確保會議決議的順利實(shí)施。

四、會議決議的反饋與評估

1.責(zé)任人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向會議組織者反饋任務(wù)執(zhí)行情況，包括完成情況、存在的問題和改進(jìn)建議。

2.會議組織者應(yīng)定期組織評估會議決議的執(zhí)行效果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，對未完成的任務(wù)進(jìn)行分析，并提出改進(jìn)措施。

3.評估結(jié)果應(yīng)作為改進(jìn)會議管理和決策執(zhí)行的依據(jù)，為提高會議效率和效果提供參考。

五、會議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會議紀(jì)要應(yīng)作為重要文件進(jìn)行歸檔，以便于未來查詢和審計(jì)。

2.歸檔的會議紀(jì)要應(yīng)按照規(guī)定的格式和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、標(biāo)識和保存。

3.會議組織者應(yīng)建立健全的會議紀(jì)要管理制度，確保會議紀(jì)要的安全、保密和便捷查詢。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂應(yīng)提前進(jìn)行，預(yù)訂者需向會議室管理部門提交會議時(shí)間、參會人數(shù)、會議性質(zhì)等信息。

2.會議室管理部門應(yīng)根據(jù)預(yù)訂信息合理安排會議室，確保會議需求得到滿足。

3.預(yù)訂者應(yīng)在會議開始前確認(rèn)會議室準(zhǔn)備情況，包括設(shè)施設(shè)備、會議桌椅、資料準(zhǔn)備等。

二、會議室設(shè)施設(shè)備管理

1.會議室管理部門應(yīng)定期檢查和維護(hù)設(shè)施設(shè)備，確保其正常運(yùn)行。

2.使用會議室時(shí)應(yīng)愛護(hù)設(shè)施設(shè)備，如有損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

3.會議室內(nèi)應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備，如投影儀、白板、音響設(shè)備等，以滿足不同會議需求。

三、會議室環(huán)境衛(wèi)生

1.會議室管理部門應(yīng)保持會議室的清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行打掃和消毒。

2.參會人員應(yīng)遵守會議室衛(wèi)生規(guī)定，保持會議室內(nèi)環(huán)境整潔。

3.會議室內(nèi)禁止吸煙，禁止攜帶食物、飲料等可能導(dǎo)致污染的物品。

四、會議室安全與保密

1.會議室管理部門應(yīng)加強(qiáng)會議室的安全管理，確保會議期間的人員和資料安全。

2.會議室應(yīng)設(shè)置適當(dāng)?shù)陌踩胧?，如監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等。

3.參會人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露會議內(nèi)容和相關(guān)資料。

4.會議結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)清理會議室內(nèi)遺留的文件和資料，防止信息泄露。

五、會議室使用規(guī)范

1.參會人員應(yīng)按時(shí)參加會議，遵守會議紀(jì)律，保持會場秩序。

2.會議期間，應(yīng)關(guān)閉或靜音手機(jī)等通訊設(shè)備，以免影響會議進(jìn)行。

3.會議室管理部門有權(quán)對違反會議室管理規(guī)定的行為進(jìn)行制止，并視情節(jié)嚴(yán)重程度采取相應(yīng)措施。

六、會議室資源優(yōu)化配置

1.會議室管理部門應(yīng)合理調(diào)配會議室資源，提高會議室利用率。

2.鼓勵(lì)采取線上線下相結(jié)合的方式召開會議，節(jié)約會議室資源。

3.定期對會議室使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為優(yōu)化會議室配置提供依據(jù)。

第五章附則