會議室日常使用管理制度

會議室日常使用管理制度第一章總則

為確保會議室的高效利用，提高會議質量，規(guī)范會議流程，制定本會議室日常使用管理制度（以下簡稱“制度”）。本制度適用于公司內部各類會議的組織、召開及管理。

一、制度依據

本制度依據公司相關管理規(guī)定，結合實際情況，對會議室的使用、管理等方面進行規(guī)范。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司內部各類正式會議、臨時會議、培訓、接待等活動。

2.本制度適用于公司全體員工、各部門及分支機構。

三、會議目的

1.提高決策效率，確保公司戰(zhàn)略、政策、計劃的貫徹落實。

2.加強部門間的溝通與協作，促進信息共享。

3.提升員工素質，推動公司業(yè)務發(fā)展。

四、會議類型

1.定期會議：按照公司規(guī)定的時間、周期召開的會議。

2.臨時會議：根據工作需要，臨時組織召開的會議。

3.專項會議：針對特定主題或項目召開的會議。

五、會議組織與管理

1.會議的組織與管理由會議召集人負責，會議召集人應確保會議的順利進行。

2.會議召集人應明確會議主題、議程、參會人員、會議時間等，并在會議前通知相關人員。

3.會議召集人應確保會議內容符合公司規(guī)定，遵循保密原則。

六、參會人員

1.參會人員應按時參加各項會議，不得無故缺席、遲到、早退。

2.參會人員應遵守會議紀律，積極參與討論，提高會議效率。

3.參會人員應嚴格按照會議議程發(fā)言，不得偏離主題。

七、本制度的解釋權歸公司所有，如有未盡事宜，可根據實際情況予以補充。

八、本制度自發(fā)布之日起施行，如有修改，以最新版本為準。公司原有相關規(guī)定與本制度不一致的，以本制度為準。

第二章會議流程

為確保會議的有序進行，提高會議效率，明確會議流程至關重要。以下是會議流程的詳細規(guī)定：

一、會議籌備

1.確定會議主題：會議召集人應根據工作需要和公司要求，明確會議主題，確保會議內容具有針對性和實用性。

2.制定會議議程：會議召集人應制定詳細的會議議程，包括會議時間、地點、議題、預計時長等，并在會前至少一天將會議議程通知參會人員。

3.確定參會人員：會議召集人應根據會議主題和議程，確定參會人員范圍，包括主持人、記錄人、參會部門及人員等。

4.預約會議室：會議召集人需提前向行政部門預約會議室，并確保會議時間與其他會議不沖突。

5.準備會議材料：會議召集人應準備與會議主題相關的資料、報告等，并在會前分發(fā)給參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由記錄人或行政部門工作人員負責參會人員的簽到工作，確保參會人員到齊。

2.會議主持人：主持人應按照會議議程，引導參會人員進行討論，確保會議有序進行。

3.會議發(fā)言：參會人員應按照議程順序，依次進行發(fā)言。發(fā)言時，應簡明扼要，緊扣主題，禁止長篇大論。

4.討論與決策：會議主持人應組織參會人員就議題進行充分討論，形成決策意見。

三、會議記錄

1.會議記錄人：會議記錄人應詳細記錄會議內容、參會人員發(fā)言、決策結果等，確保記錄真實、完整。

2.會議記錄整理：會議結束后，會議記錄人應對會議記錄進行整理，形成會議紀要。

3.會議紀要分發(fā)：會議紀要應由會議召集人審核后，及時分發(fā)給參會人員及相關部門。

四、會議總結

1.會議召集人應在會議結束后，對會議效果進行評估，總結經驗教訓，為下次會議提供參考。

2.會議召集人應關注會議決策的執(zhí)行情況，確保會議成果得以落實。

五、會議結束

1.會議結束后，主持人應宣布散會，并提醒參會人員帶走個人物品。

2.會議記錄人應確保會議室整潔，關閉多媒體設備，并向行政部門歸還會議室。

第三章會議紀要的跟蹤落實

會議紀要是會議成果的重要體現，對會議決策的跟蹤落實至關重要。以下是對會議紀要跟蹤落實的具體規(guī)定：

一、會議紀要的編制與審核

1.會議記錄人應在會議結束后24小時內完成會議紀要的初稿，確保紀要內容詳實、準確。

2.會議紀要初稿完成后，應提交給會議召集人進行審核。會議召集人應對紀要內容進行仔細審查，確保無誤。

3.審核通過的會議紀要，由會議召集人簽字確認，并標注正式發(fā)布。

二、會議紀要的分發(fā)與傳閱

1.會議紀要經審核通過后，應及時通過電子郵件、公司內部通訊平臺等方式分發(fā)給所有參會人員及相關部門。

2.各參會人員及相關部門應認真閱讀會議紀要，了解會議決策內容，確保工作順利進行。

三、會議決策的執(zhí)行與跟蹤

1.各責任部門應按照會議紀要中的決策要求，制定具體實施方案，明確責任人、完成時間等。

2.會議召集人應定期檢查會議決策的執(zhí)行情況，對進度滯后或問題突出的環(huán)節(jié)進行督促指導。

3.各責任部門應主動匯報會議決策的執(zhí)行情況，對遇到的困難和問題及時溝通，尋求支持與協助。

四、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要應按照公司檔案管理規(guī)定進行歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。

2.會議紀要歸檔后，如有需要，可隨時查閱。查閱會議紀要時，應遵循保密原則，不得泄露公司內部信息。

五、會議紀要的整改與反饋

1.對于會議決策執(zhí)行過程中發(fā)現的問題，會議召集人應組織相關人員進行分析、整改。

2.整改措施應形成書面材料，及時反饋給相關人員，確保問題得到有效解決。

3.會議紀要的整改與反饋情況，應作為下次會議的參考內容。

第四章會議室管理規(guī)定

為提高會議室的使用效率，保障會議的順利進行，特制定以下會議室管理規(guī)定：

一、會議室預約與使用

1.會議室預約：各部門需提前向行政部門預約會議室，并提供會議時間、參會人數等信息。行政部門負責統(tǒng)籌安排會議室，確保會議需求得到滿足。

2.會議室使用：會議室使用應遵循“先預約、先使用”的原則。未經預約，不得占用會議室。

3.會議室變更：如需變更會議室，應提前通知行政部門，以便及時調整會議室安排。

二、會議室設備管理

1.設備使用：會議室內的多媒體設備、音響、投影儀等，由行政部門負責維護和管理。使用前，請確保設備正常運行。

2.設備損壞處理：如在使用過程中發(fā)現設備損壞，應立即報告行政部門，以便及時維修或更換。

3.會議室設備操作：參會人員應掌握會議室設備的操作方法，如遇問題，可向行政部門求助。

三、會議室環(huán)境與衛(wèi)生

1.保持整潔：參會人員應保持會議室整潔，禁止在會議室吸煙、進食，不得亂丟廢棄物。

2.環(huán)保意識：鼓勵參會人員節(jié)約用紙、用電等資源，提高環(huán)保意識。

3.會議室衛(wèi)生：行政部門負責會議室的日常衛(wèi)生清潔工作，確保會議室環(huán)境整潔。

四、會議室安全與保密

1.安全檢查：會議前，行政部門應對會議室進行安全檢查，確保消防設施、電源線路等安全可靠。

2.保密要求：會議內容涉及公司內部信息，參會人員應遵守保密原則，不得泄露會議內容。

3.會議室鑰匙管理：會議室鑰匙由行政部門負責保管，借用鑰匙需登記，用完后及時歸還。

五、會議室維護與報修

1.定期檢查：行政部門應定期檢查會議室設施設備，發(fā)現問題及時報修，確保會議室正常使用。

2.報修流程：如需報修，請向行政部門提出申請，行政部門將盡快安排維修。

3.維修驗收：維修完成后，行政部門應組織驗收，確保維修質量。

遵循以上規(guī)定，共同維護會議室的良好環(huán)境，為公司的會議活動提供有力保障。

第五章附則

為確保本會議室日常使用管理制度的實施效果，特制定以下附則：

一、本制度的解釋權歸公司所有，如有爭議，由公司行政部門負責解釋。

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