會(huì)議用品定位管理制度范本

會(huì)議用品定位管理制度范本第一章總則

為確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，規(guī)范會(huì)議用品的管理，特制定本制度。本制度適用于公司內(nèi)部所有會(huì)議用品的定位、使用、管理及維護(hù)。

一、目的與原則

1.本制度旨在加強(qiáng)會(huì)議用品的管理，保障會(huì)議的順利開展，提高工作效率。

2.會(huì)議用品管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分工負(fù)責(zé)、節(jié)約使用、合理配置的原則。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司內(nèi)部各類會(huì)議所需的用品，包括但不限于：會(huì)議桌椅、投影設(shè)備、音響設(shè)備、會(huì)議記錄本、筆、水杯等。

2.本制度適用于公司全體員工，包括臨時(shí)工、實(shí)習(xí)生等。

三、責(zé)任部門

1.行政部門為公司會(huì)議用品管理的責(zé)任部門，負(fù)責(zé)會(huì)議用品的采購(gòu)、保管、分配、維護(hù)等工作。

2.各部門負(fù)責(zé)人為本部門會(huì)議用品管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門會(huì)議用品的使用、保管和上報(bào)需求。

四、會(huì)議用品分類

1.會(huì)議用品分為固定資產(chǎn)和低值易耗品兩類。

2.固定資產(chǎn)包括：會(huì)議桌椅、投影設(shè)備、音響設(shè)備等。

3.低值易耗品包括：會(huì)議記錄本、筆、水杯、茶葉等。

五、會(huì)議用品采購(gòu)

1.行政部門根據(jù)公司年度預(yù)算和會(huì)議需求，制定會(huì)議用品采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。

2.采購(gòu)會(huì)議用品應(yīng)遵循質(zhì)量?jī)?yōu)良、價(jià)格合理、服務(wù)周到的原則。

3.采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司采購(gòu)管理制度，確保采購(gòu)過(guò)程的公開、公平、公正。

六、會(huì)議用品保管與使用

1.行政部門應(yīng)建立健全會(huì)議用品保管制度，確保用品的安全、完整。

2.各部門使用會(huì)議用品時(shí)，應(yīng)遵循節(jié)約使用、愛護(hù)公物、保護(hù)環(huán)境的原則。

3.會(huì)議用品使用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還至行政部門，并由行政部門進(jìn)行清點(diǎn)、維護(hù)。

七、會(huì)議用品的維修與報(bào)廢

1.會(huì)議用品在使用過(guò)程中，如出現(xiàn)故障或損壞，應(yīng)及時(shí)上報(bào)行政部門進(jìn)行維修。

2.行政部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議用品進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保用品的正常使用。

3.會(huì)議用品達(dá)到報(bào)廢條件時(shí)，應(yīng)由行政部門提出報(bào)廢申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后予以報(bào)廢。

八、違規(guī)處理

1.任何人不得私自占有、挪用、損壞會(huì)議用品。

2.違反本制度規(guī)定的，將按照公司相關(guān)制度進(jìn)行處理，情節(jié)嚴(yán)重者，移交司法機(jī)關(guān)處理。

九、制度修訂

1.本制度如有未盡事宜，行政部門可根據(jù)實(shí)際情況提出修訂意見，報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。

2.本制度的修訂、廢止，由行政部門負(fù)責(zé)解釋。

十、施行日期

本制度自發(fā)布之日起施行。原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。

第二章會(huì)議流程

為確保會(huì)議的效率與效果，明確會(huì)議各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范，特制定以下會(huì)議流程。

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題與目的：會(huì)議發(fā)起人或部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，明確會(huì)議的主題、目的、議題等，并在會(huì)議通知中予以明確。

2.會(huì)議通知：會(huì)議發(fā)起人應(yīng)在會(huì)議開始前至少3個(gè)工作日，向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，內(nèi)容包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題、參會(huì)人員、會(huì)議議程等。

3.會(huì)議資料準(zhǔn)備：會(huì)議發(fā)起人應(yīng)根據(jù)會(huì)議議題，提前準(zhǔn)備相關(guān)資料，并在會(huì)議開始前至少1個(gè)工作日發(fā)送給參會(huì)人員。

4.會(huì)議場(chǎng)地預(yù)定：行政部門負(fù)責(zé)根據(jù)會(huì)議需求，提前預(yù)定會(huì)議室，并確保會(huì)議室設(shè)施齊全、環(huán)境舒適。

5.會(huì)議用品準(zhǔn)備：行政部門負(fù)責(zé)檢查會(huì)議所需用品，如會(huì)議記錄本、筆、水杯等，確保用品齊全、充足。

二、會(huì)議簽到

1.會(huì)議開始前10分鐘，行政部門安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議簽到工作。

2.簽到時(shí)應(yīng)記錄參會(huì)人員的姓名、部門、簽到時(shí)間等信息。

3.會(huì)議發(fā)起人應(yīng)在會(huì)議開始前5分鐘，對(duì)簽到情況進(jìn)行簡(jiǎn)要通報(bào)。

三、會(huì)議議程

1.會(huì)議主持人按照會(huì)議議程，逐一介紹議題，引導(dǎo)參會(huì)人員進(jìn)行討論。

2.討論過(guò)程中，主持人應(yīng)確保會(huì)議秩序，鼓勵(lì)大家充分發(fā)表意見，避免偏離主題。

3.會(huì)議主持人負(fù)責(zé)控制會(huì)議時(shí)間，確保每個(gè)議題都能得到充分討論。

四、會(huì)議記錄

1.會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，包括議題討論情況、決策結(jié)果、待辦事項(xiàng)等。

2.會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)整理完畢，并發(fā)送給會(huì)議發(fā)起人審核。

3.會(huì)議記錄人應(yīng)確保記錄的準(zhǔn)確性、完整性，對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行保密。

五、會(huì)議決策

1.會(huì)議決策應(yīng)遵循民主集中制的原則，充分聽取參會(huì)人員的意見。

2.會(huì)議主持人對(duì)議題進(jìn)行總結(jié)，提出決策建議。

3.參會(huì)人員對(duì)決策建議進(jìn)行表決，超過(guò)2/3的參會(huì)人員同意視為通過(guò)。

4.會(huì)議決策結(jié)果應(yīng)在會(huì)議記錄中予以明確，并由會(huì)議發(fā)起人負(fù)責(zé)落實(shí)。

六、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議主持人對(duì)會(huì)議進(jìn)行簡(jiǎn)要總結(jié)，包括會(huì)議成果、待辦事項(xiàng)等。

2.會(huì)議總結(jié)應(yīng)發(fā)送給所有參會(huì)人員，以便大家了解會(huì)議情況。

七、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布與落實(shí)

1.會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議記錄人整理完成后，提交給會(huì)議發(fā)起人審核。

2.會(huì)議發(fā)起人應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，并將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給所有參會(huì)人員。

3.各部門應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要中的待辦事項(xiàng)，制定落實(shí)計(jì)劃，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成。

4.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議紀(jì)要的落實(shí)情況進(jìn)行跟蹤、督促。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

為保障會(huì)議決策的有效執(zhí)行，確保各項(xiàng)待辦事項(xiàng)的落實(shí)，特制定會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)制度如下：

一、會(huì)議紀(jì)要的審批與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議記錄人整理后，由會(huì)議發(fā)起人進(jìn)行審核。

2.會(huì)議發(fā)起人應(yīng)對(duì)會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)審查，確保紀(jì)要準(zhǔn)確、完整地反映了會(huì)議決策和討論情況。

3.審核無(wú)誤后，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)以書面形式發(fā)布，同時(shí)通過(guò)電子郵件或公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)通知所有參會(huì)人員。

4.會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布應(yīng)注明發(fā)布日期，并要求相關(guān)部門和人員在規(guī)定時(shí)間內(nèi)執(zhí)行。

二、待辦事項(xiàng)的責(zé)任分配

1.會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)明確列出所有待辦事項(xiàng)，并指定責(zé)任部門或責(zé)任人。

2.責(zé)任部門或責(zé)任人應(yīng)在會(huì)議紀(jì)要發(fā)布后的兩個(gè)工作日內(nèi)，制定詳細(xì)的執(zhí)行計(jì)劃，并報(bào)行政部門備案。

3.如有需要，責(zé)任部門或責(zé)任人可向行政部門申請(qǐng)所需資源和支持。

三、執(zhí)行進(jìn)度的監(jiān)控

1.行政部門負(fù)責(zé)建立會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行進(jìn)度監(jiān)控機(jī)制，定期收集責(zé)任部門或責(zé)任人的執(zhí)行情況報(bào)告。

2.責(zé)任部門或責(zé)任人應(yīng)按計(jì)劃執(zhí)行待辦事項(xiàng)，并及時(shí)向行政部門報(bào)告進(jìn)度。

3.行政部門應(yīng)至少每?jī)芍軐?duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行一次全面檢查，確保各項(xiàng)任務(wù)按期推進(jìn)。

四、問(wèn)題反饋與協(xié)調(diào)

1.如責(zé)任部門或責(zé)任人在執(zhí)行過(guò)程中遇到問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向行政部門反饋，并提供詳細(xì)情況。

2.行政部門應(yīng)根據(jù)反饋，協(xié)調(diào)相關(guān)部門或人員，提供必要的幫助和支持。

3.對(duì)于重大問(wèn)題或難題，行政部門應(yīng)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，尋求決策層的指導(dǎo)。

五、執(zhí)行結(jié)果的評(píng)估與反饋

1.待辦事項(xiàng)完成后，責(zé)任部門或責(zé)任人應(yīng)向行政部門提交執(zhí)行結(jié)果報(bào)告。

2.行政部門應(yīng)對(duì)執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行評(píng)估，確認(rèn)是否符合會(huì)議紀(jì)要的要求。

3.如有必要，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行復(fù)核，并提出改進(jìn)建議。

4.執(zhí)行結(jié)果和評(píng)估報(bào)告應(yīng)反饋給會(huì)議發(fā)起人和相關(guān)決策者，以便于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和改進(jìn)工作。

六、獎(jiǎng)懲機(jī)制

1.對(duì)于按期完成且質(zhì)量較高的待辦事項(xiàng)，公司應(yīng)給予責(zé)任部門或責(zé)任人適當(dāng)?shù)谋碚煤酮?jiǎng)勵(lì)。

2.對(duì)于未按期完成或完成質(zhì)量不高的待辦事項(xiàng)，公司應(yīng)根據(jù)情況給予責(zé)任部門或責(zé)任人相應(yīng)的處罰，并要求其限期整改。

七、持續(xù)改進(jìn)

1.行政部門應(yīng)定期收集會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行過(guò)程中的意見和建議，不斷完善會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)制度。

2.各部門和員工應(yīng)積極參與改進(jìn)工作，共同提高公司會(huì)議管理水平和執(zhí)行效率。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為提高會(huì)議室的使用效率，保障會(huì)議的順利進(jìn)行，特制定以下會(huì)議室管理規(guī)定：

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門或個(gè)人需提前向行政部門提交會(huì)議室使用申請(qǐng)。

2.申請(qǐng)應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)、會(huì)議類型、所需設(shè)備等信息。

3.行政部門根據(jù)申請(qǐng)先后順序和會(huì)議需求，合理安排會(huì)議室，并在預(yù)訂確認(rèn)后通知申請(qǐng)者。

二、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，嚴(yán)禁吸煙、進(jìn)食。

2.使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)愛護(hù)室內(nèi)設(shè)施，不得隨意移動(dòng)或損壞設(shè)備。

3.會(huì)議結(jié)束后，使用部門應(yīng)負(fù)責(zé)清理會(huì)議室，確保桌椅、設(shè)備等歸位，并關(guān)閉電源、門窗。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室設(shè)備由行政部門統(tǒng)一管理，定期檢查、維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.使用會(huì)議室時(shí)，如需操作設(shè)備，應(yīng)提前向行政部門申請(qǐng)培訓(xùn)或指導(dǎo)。

3.任何人不得私自攜帶會(huì)議室設(shè)備外出，如需外借，需向行政部門申請(qǐng)并經(jīng)批準(zhǔn)。

四、會(huì)議室使用時(shí)間

1.會(huì)議開始前15分鐘，會(huì)議室使用部門可進(jìn)入會(huì)議室進(jìn)行準(zhǔn)備工作。

2.會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)離開會(huì)議室，以免影響下一場(chǎng)會(huì)議的進(jìn)行。

3.如需延時(shí)使用會(huì)議室，應(yīng)提前向行政部門申請(qǐng)，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。

五、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)遵守公司保密規(guī)定，嚴(yán)禁泄露會(huì)議內(nèi)容。

2.會(huì)議室內(nèi)不得存放重要文件和資料，以免遺失或泄露。

3.行政部門負(fù)責(zé)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行安全檢查，確保消防設(shè)施、安全通道等符合要求。

六、違規(guī)處理

1.違反會(huì)議室管理規(guī)定的，行政部門有權(quán)取消其會(huì)議室預(yù)訂資格，并視情節(jié)給予相應(yīng)處罰。

2.對(duì)于損壞會(huì)議室設(shè)備、設(shè)施的行為，應(yīng)照價(jià)賠償，并按照公司規(guī)定給予處罰。

3.嚴(yán)重違反保密規(guī)定，導(dǎo)致公司損失的，將依法追究相關(guān)責(zé)任。

七、持續(xù)優(yōu)化

1.行政部門應(yīng)定期收集會(huì)議室使用過(guò)程中的意見和建議，不斷優(yōu)化會(huì)議室管理規(guī)定。

2.鼓勵(lì)各部門和員工積極提出改進(jìn)措施，共同提升會(huì)議室管理水平和使用效率。

第五章附則

為確保本制