天然氣管道EPC工程項目信息交流程序

天然氣管道EPC工程項目信息交流程序1目的使內外部的質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全信息及時有效地得到傳遞和溝通，確保體系有效運行。2范圍西氣東輸三線天然氣管道東段隧道工程第四EPC標段工程項目部內部和外部質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全信息的收集、傳遞、處置和管理。3術語本程序引用下列標準條款中規(guī)定的術語及定義GB/T19000-2000質量管理體系基礎和術語GB/T24001-2004環(huán)境管理體系要求及使用指南3定義GB/T28001-2001職業(yè)健康安全管理體系規(guī)范3術語和定義4職責4.1經營部負責有關工程招投標信息的受理，并做好相關信息的收集、處置、傳遞和交流工作。4.2HSE部負責各分部質量、環(huán)境和職業(yè)健康安全信息的受理、收集、處置、傳遞和交流工作，接受重大投訴。4.3工程部負責各分部有關施工信息的受理、收集、處置、傳遞和交流工作。4.4各部門負責業(yè)務范圍內的信息受理、收集、處置、傳遞和交流工作。4.5西氣東輸三線天然氣管道東段隧道工程第四EPC標段工程項目部綜合部負責建立西氣東輸三線天然氣管道東段隧道工程第四EPC標段工程項目部的信息庫，匯集各方面反饋的信息。4.6項目部負責本項目有關信息向西氣東輸三線天然氣管道東段隧道工程第四EPC標段工程項目部各部門的傳遞，并負責受理、收集、處置和傳遞顧客、監(jiān)理、當地政府、居民等相關方的信息和投訴。5工作程序5.1總則信息交流可分為內部信息交流和外部信息交流。通過面談、開會、電話或文件傳閱，以及其它一切可以利用的通訊及宣傳工具，進行信息的交流和傳遞。對重要信息和需反饋的信息，主管部門或單位應以適宜的形式記錄受理、收集、處置傳遞和交流等情況。5.2內部信息交流主要內容a）重大質量、環(huán)境和職業(yè)健康安全因素控制情況b）法律法規(guī)及其它要求的遵循情況c）目標、指標、管理方案的完成情況和效果d）內外部審核、管理評審信息e）監(jiān)視和測量結果f）不符合與糾正情況g）應急準備與響應情況h）質量、環(huán)境和職業(yè)健康安全培訓情況i）西氣東輸三線天然氣管道東段隧道工程第四EPC標段工程項目部領導對管理工作的指示、決定、要求等j）各部門之間、部門與項目之間、管理工作崗位之間的日常聯絡、常規(guī)報表、信息通報等k）各分部施工信息l）其他內部信息（如員工建議等）5.3內部信息交流管理、協商和溝通5.3.1對于西氣東輸三線天然氣管道東段隧道工程第四EPC標段工程項目部的質量環(huán)境職業(yè)健康安全方針、目標和指標及有關要求，相關部門和單位以及員工代表，可采用多種形式傳達給每個員工，如：文件、手冊、畫冊、電子媒體、聲像制品、通訊、招貼畫等。5.3.2HSE部負責將內、外部審核結果、管理評審結果、內外部監(jiān)測結果及時通報給西氣東輸三線天然氣管道東段隧道工程第四EPC標段工程項目部各相關部門和單位。5.3.3工程部負責各分部有關施工信息的受理，并根據需要向有關部門傳遞，及時有效地做好處置。5.3.4各部門負責將業(yè)務范圍內的管理規(guī)定、法律法規(guī)和其它要求傳遞到各分部，并收集其落實情況的信息，傳遞到相關部門和人員。5.3.5項目部負責本項目有關質量、環(huán)境和職業(yè)健康安全信息的受理、收集、處置和傳遞工作，對重大質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全信息要及時與有關部門進行溝通，并上報“信息交流處置記錄”。5.3.6發(fā)生重大事故或事件時，執(zhí)行《事故、事件調查處理程序》。5.3.7與員工的協商與溝通西氣東輸三線天然氣管道東段隧道工程第四EPC標段工程項目部各單位、各部門要確保與員工就相關職業(yè)健康安全信息進行相互溝通，至少做到：員工能積極參與風險管理方針和程序的制定評審，參與商討影響作業(yè)場所職業(yè)健康安全的任何變化，參與職業(yè)健康安全事務，了解誰是職業(yè)健康安全的員工代表和指定管理者代表。5.4外部信息交流的主要內容a）來自顧客和相關方的投訴和抱怨b）來自于法律法規(guī)標準和其他政策性要求的信息c）來自業(yè)主和監(jiān)理信息d）來自行業(yè)、協會、認證機構的信息e）來自供方和分包方的信息f）來自上級主管部門的信息g）工程招投標信息5.5外部信息交流管理、協商和溝通5.5.1相關部門和項目部建立主動的對外交流的方法,就重大質量環(huán)境職業(yè)健康安全事項的有關情況和相關方充分溝通交流，主動滿足相關方要求，并向物資供方和分包方施加影響。如：西氣東輸三線天然氣管道東段隧道工程第四EPC標段工程項目部質量環(huán)境職業(yè)健康安全方針、目標和指標、重要環(huán)境因素及管理措施、重大危險源及管理措施等。5.5.2各部門負責從各種渠道獲取業(yè)務范圍內的最新法律法規(guī)標準及其他要求的變更信息，并將信息及時通報給西氣東輸三線天然氣管道東段隧道工程第四EPC標段工程項目部各相關部門和單位。5.5.3經營部負責通過各種渠道收集工程招投標信息，掌握市場動態(tài)，整理信息資料。5.5.4項目部負責收集所在地有關質量、環(huán)境和職業(yè)健康安全方面的法律法規(guī)、標準及其它政策性要求的信息，并及時通報給各相關部門和單位。5.5.5在與相關方進行有關質量、環(huán)境和職業(yè)健康安全方面的信息溝通時，對其提出的建議或意見，由項目部自行處理，及時將處理結果傳遞給相關方，并做好記錄。5.5.6出現重大事故、污染或相關方重大投訴時，項目部負責立即按西氣東輸三線天然氣管道東段隧道工程第四EPC標段工程項目部有關規(guī)定組織處理，及時將處理情況反饋給所在地的相關政府部門和相關方，并向西氣東輸三線天然氣管道東段隧道工程第四EPC標段工程項目部有關部門上報。5.5.7各部門按職能的劃分，分別建立管理范圍內的信息庫，不斷匯集各方面反饋的信息。5.5.8西氣東輸三線天然氣管道東段隧道工程第四EPC標段工程項目部綜合部負責建立西氣東輸三線天然氣管道東段隧道工程第四EPC標段工程項目部的信息庫，匯集各方面反饋的信息，按照信息載體的不同（如紙張、磁盤、光盤、膠片、聲像制品等）提供相應適宜的環(huán)境分別存放，統(tǒng)一保管，按照圖文及信息來源、性質的分類，進行整理，制成索引，確保已獲取信息的完整性和可用性。5.5.9與顧客的溝通a）經營部（或項目部）在投標期間與業(yè)主的溝通：通過質疑、答疑、澄清、補遺、電話、面談等方式。b）施工期間，項目部與業(yè)主的溝通：方式為法規(guī)及合同規(guī)定或本地區(qū)的傳統(tǒng)方式（各種工作例會；建設單位、監(jiān)理單位的各種簽認或核準；與建設單位、監(jiān)理單位的函件來往；在現場的隨時交換意見、洽商各種合同實施中出現的問題等）。c）工程交付后，工程部通過工程回訪、面談、電話、發(fā)出調查表等方式與顧客進行溝通。5.5.10對相關方所關注的環(huán)境影響問題，項目部應充分與相關方對話和協商。在對相關方的答復中，應包含現場組織施工可能造成的環(huán)境影響的內容。項目部必須和所在地主管部門加強聯絡，就環(huán)境污染應急準備和響應計劃和其他問題達成共識。5.5.11西氣東輸三線天然氣管道東段隧道工程第四EPC標段工程項目部各單位、各部門應將員工參與和協商職業(yè)健康安全事務的安排形成文件，并通報相關方。項目部必須和所在地主管部門加強聯絡，就職業(yè)健康安全應急準備和響應