賓館會議客房管理制度

賓館會議客房管理制度第一章總則

一、為了加強(qiáng)賓館會議客房的管理，提高會議效率，確保會議的順利進(jìn)行，制定本管理制度。

二、本管理制度適用于賓館內(nèi)所有會議客房的預(yù)定、使用、服務(wù)及管理。

三、賓館會議客房管理應(yīng)遵循以下原則：

1.統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一協(xié)調(diào)、統(tǒng)一服務(wù)；

2.保障會議安全，確保會議隱私；

3.提供高效、優(yōu)質(zhì)、便捷的會議服務(wù)；

4.合理利用賓館資源，提高賓館經(jīng)濟(jì)效益。

四、賓館應(yīng)設(shè)立專門的會議管理部門，負(fù)責(zé)會議客房的預(yù)定、協(xié)調(diào)、服務(wù)及管理工作。

五、賓館會議管理部門應(yīng)建立健全會議管理制度，明確各部門職責(zé)，制定詳細(xì)的工作流程和操作規(guī)范。

六、賓館全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本管理制度，積極參與會議服務(wù)，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，為會議的順利進(jìn)行提供有力保障。

七、賓館應(yīng)定期對會議管理部門進(jìn)行評估，對存在的問題及時整改，持續(xù)優(yōu)化會議管理流程，提升會議服務(wù)質(zhì)量。

八、本管理制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，賓館可根據(jù)實際情況予以修訂補(bǔ)充。原有相關(guān)規(guī)定與本管理制度不符的，以本管理制度為準(zhǔn)。

第二章會議流程

一、會議預(yù)定

1.客戶需提前與賓館會議管理部門聯(lián)系，提供會議名稱、參會人數(shù)、會議時間、所需設(shè)施等信息。

2.會議管理部門根據(jù)客戶需求，提供會議客房選擇方案，確認(rèn)會議場地及相關(guān)設(shè)施，并與客戶簽訂會議服務(wù)合同。

3.會議管理部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)賓館內(nèi)相關(guān)部門，確保會議所需物資、設(shè)備、人員等服務(wù)保障。

二、會議前期準(zhǔn)備

1.會議管理部門根據(jù)會議主題和客戶需求，制定詳細(xì)的會議議程和日程安排。

2.安排專業(yè)的會議服務(wù)團(tuán)隊，對會議場地進(jìn)行布置，包括座位安排、設(shè)備調(diào)試、資料發(fā)放等。

3.與客戶保持密切溝通，隨時了解客戶需求，調(diào)整會議準(zhǔn)備工作。

三、會議進(jìn)行

1.會議開始前，會議服務(wù)團(tuán)隊負(fù)責(zé)迎接參會人員，提供簽到、引導(dǎo)、茶水等服務(wù)。

2.會議主持人按照議程安排，引導(dǎo)會議進(jìn)程，確保會議內(nèi)容完整、有序進(jìn)行。

3.會議期間，會議服務(wù)團(tuán)隊負(fù)責(zé)實時記錄會議內(nèi)容，確保會議紀(jì)要的準(zhǔn)確性和完整性。

4.會議期間如出現(xiàn)突發(fā)情況，會議服務(wù)團(tuán)隊?wèi)?yīng)及時協(xié)調(diào)解決，確保會議順利進(jìn)行。

四、會議后期工作

1.會議結(jié)束后，會議服務(wù)團(tuán)隊負(fù)責(zé)收集會議資料，整理會議紀(jì)要，并在規(guī)定時間內(nèi)將會議紀(jì)要發(fā)送給客戶。

2.會議管理部門對會議服務(wù)進(jìn)行總結(jié)，收集客戶反饋意見，不斷提高會議服務(wù)質(zhì)量。

3.對于客戶提出的改進(jìn)建議，會議管理部門應(yīng)認(rèn)真對待，及時整改，持續(xù)優(yōu)化會議服務(wù)流程。

五、會議費(fèi)用結(jié)算

1.會議結(jié)束后，會議管理部門根據(jù)會議服務(wù)合同，與客戶進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算。

2.客戶對會議費(fèi)用有疑問時，會議管理部門應(yīng)積極配合解答，確保費(fèi)用透明、合理。

3.會議管理部門應(yīng)定期對會議費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計分析，為賓館經(jīng)營決策提供數(shù)據(jù)支持。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的制作與分發(fā)

1.會議結(jié)束后，會議服務(wù)團(tuán)隊?wèi)?yīng)根據(jù)會議記錄及時整理會議紀(jì)要，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括會議主題、時間、地點、參會人員、主要討論內(nèi)容、決策事項、責(zé)任分配等關(guān)鍵信息。

3.會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成初稿，經(jīng)會議管理部門審核后，48小時內(nèi)發(fā)送給所有參會人員。

二、會議紀(jì)要的審批與確認(rèn)

1.會議紀(jì)要發(fā)送給參會人員后，應(yīng)征求各方意見，確保紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確無誤。

2.各參會人員應(yīng)在收到會議紀(jì)要后48小時內(nèi)提出修改意見，會議服務(wù)團(tuán)隊根據(jù)反饋進(jìn)行修改。

3.修改后的會議紀(jì)要需經(jīng)會議主持人和會議管理部門負(fù)責(zé)人審批確認(rèn)，形成最終版會議紀(jì)要。

三、會議決策事項的跟蹤

1.會議管理部門應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要中的決策事項，制定詳細(xì)的執(zhí)行計劃，明確責(zé)任人和完成時間。

2.會議服務(wù)團(tuán)隊?wèi)?yīng)定期跟蹤決策事項的執(zhí)行情況，及時向會議管理部門匯報進(jìn)度。

3.對于未按計劃執(zhí)行的決策事項，會議服務(wù)團(tuán)隊?wèi)?yīng)查明原因，督促責(zé)任人盡快落實。

四、會議紀(jì)要的存檔與管理

1.最終版會議紀(jì)要應(yīng)打印存檔，同時電子版存入賓館指定服務(wù)器，確保信息安全。

2.會議管理部門應(yīng)建立健全會議紀(jì)要檔案管理制度，便于查找和利用。

3.會議紀(jì)要的查閱、借閱應(yīng)遵循賓館相關(guān)保密規(guī)定，確保會議信息的保密性。

五、會議紀(jì)要的回顧與總結(jié)

1.會議管理部門應(yīng)定期組織回顧會議紀(jì)要，分析會議決策事項的執(zhí)行情況，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)。

2.會議紀(jì)要的回顧與總結(jié)結(jié)果應(yīng)作為賓館管理改進(jìn)和培訓(xùn)的依據(jù)，不斷提高會議管理效果。

3.對于優(yōu)秀會議管理案例，賓館應(yīng)予以表彰和推廣，提升整體會議管理水平。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂與使用

1.會議室預(yù)訂應(yīng)遵循先到先得的原則，賓館會議管理部門負(fù)責(zé)預(yù)訂工作的統(tǒng)籌安排。

2.客戶預(yù)訂會議室時，需提供會議時間、參會人數(shù)、會議類型等信息，以便會議管理部門合理分配會議室資源。

3.會議室使用期間，客戶應(yīng)遵守賓館相關(guān)規(guī)定，愛護(hù)設(shè)施設(shè)備，保持環(huán)境整潔。

二、會議室設(shè)施設(shè)備管理

1.會議管理部門應(yīng)定期檢查會議室設(shè)施設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行，滿足會議需求。

2.會議室內(nèi)的設(shè)備使用，應(yīng)由專業(yè)人員操作，客戶不得擅自觸碰或調(diào)整。

3.若會議室設(shè)備在使用過程中出現(xiàn)故障，會議服務(wù)團(tuán)隊?wèi)?yīng)立即聯(lián)系維修人員進(jìn)行處理。

三、會議室布局與布置

1.會議室布局應(yīng)根據(jù)會議類型和參會人數(shù)進(jìn)行調(diào)整，確保舒適、實用的會議環(huán)境。

2.會議服務(wù)團(tuán)隊負(fù)責(zé)會議室的布置工作，包括座位安排、投影設(shè)備調(diào)試、會議資料發(fā)放等。

3.會議室布置應(yīng)考慮消防安全和緊急疏散要求，確保參會人員的安全。

四、會議室環(huán)境衛(wèi)生管理

1.會議服務(wù)團(tuán)隊?wèi)?yīng)確保會議室環(huán)境衛(wèi)生，定期進(jìn)行清潔和消毒工作。

2.會議室內(nèi)的垃圾桶應(yīng)定期清理，保持室內(nèi)空氣清新。

3.賓館應(yīng)提供充足的衛(wèi)生紙、洗手液等衛(wèi)生用品，確保參會人員使用方便。

五、會議室安全與保密

1.會議管理部門應(yīng)制定會議室安全管理制度，確保會議期間的人員和財產(chǎn)安全。

2.會議室應(yīng)配置必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控、消防設(shè)備等。

3.會議期間，賓館應(yīng)加強(qiáng)會議室的保密工作，防止會議內(nèi)容泄露。

六、會議室服務(wù)人員管理

1.會議服務(wù)團(tuán)隊?wèi)?yīng)接受專業(yè)培訓(xùn)，熟悉會議室各項設(shè)施設(shè)備的使用方法，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

2.會議服務(wù)人員應(yīng)遵守賓館員工行為規(guī)范，著裝整齊，禮貌待人。

3.會議管理部門應(yīng)定期對會議服務(wù)人員進(jìn)行考核，提高服務(wù)水平，