會議網絡多媒體管理制度

會議網絡多媒體管理制度第一章總則

為確保會議的高效、規(guī)范和有序進行，充分發(fā)揮網絡多媒體技術在會議中的作用，提高會議質量與決策效率，特制定本會議網絡多媒體管理制度（以下簡稱“制度”）。

一、制度依據

本制度依據《中華人民共和國公司法》、《中華人民共和國信息安全技術條例》以及公司相關規(guī)章制度制定，適用于公司所有會議。

二、適用范圍

本制度適用于公司內部各類會議，包括但不限于董事會、股東大會、總經理辦公會、部門例會等，以及公司與其他單位聯合舉辦的會議。

三、會議網絡多媒體技術

會議網絡多媒體技術包括但不限于視頻會議系統(tǒng)、音頻會議系統(tǒng)、會議管理系統(tǒng)、網絡直播平臺等。公司應充分利用網絡多媒體技術，提高會議效率，降低會議成本。

四、會議目的與原則

1.會議應遵循高效、務實、節(jié)儉、保密的原則；

2.會議旨在傳達政策、研究問題、部署工作、溝通交流、提高決策水平；

3.會議應注重實際效果，減少形式主義，嚴格控制會議次數和規(guī)模。

五、責任與權限

1.會議的組織、籌備、召開和總結工作由會議發(fā)起部門負責；

2.信息技術部門負責會議網絡多媒體設備的配置、維護和管理；

3.各參會人員應遵守會議紀律，履行職責，積極參與會議討論；

4.各級領導應對會議效果負責，加強對會議紀要的跟蹤落實。

六、制度執(zhí)行與監(jiān)督

1.公司設立會議管理制度監(jiān)督小組，負責監(jiān)督本制度的執(zhí)行；

2.各級領導應加強對本制度的學習和宣傳，提高全體員工的會議管理意識；

3.對違反本制度的行為，應及時糾正，并視情節(jié)給予相應處理。

本制度的解釋權歸公司董事會所有，自發(fā)布之日起執(zhí)行。如遇國家法律法規(guī)變動或公司發(fā)展需要，可適時予以修訂。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：會議發(fā)起部門應根據公司業(yè)務發(fā)展和實際需要，明確會議主題，確保會議目標清晰、具體。

2.擬定會議議程：會議議程應包括會議主題、主要議題、參會人員、時間安排等內容，并在會議召開前至少3個工作日發(fā)送給參會人員。

3.安排參會人員：會議發(fā)起部門應根據會議主題和議程，合理確定參會人員范圍，避免無關人員參會。

4.預約會議室：會議發(fā)起部門應提前與行政部門預約會議室，確保會議場地、設備等資源滿足需求。

二、會議通知

1.會議通知應包括會議主題、時間、地點、議程、參會人員、會議形式（如視頻會議、現場會議等）等信息；

2.會議通知應在會議召開前至少3個工作日發(fā)送至參會人員，緊急會議除外；

3.會議通知發(fā)送后，會議發(fā)起部門應確認參會人員是否收到通知，并對未收到通知的人員進行提醒。

三、會議召開

1.會議主持人應嚴格按照議程進行，確保會議有序進行；

2.會議主持人應引導參會人員積極發(fā)言，充分表達觀點；

3.會議期間，參會人員應保持手機靜音或震動，避免影響會議進程；

4.會議記錄人應認真記錄會議內容，特別是會議決策、任務分配和行動計劃。

四、會議決策

1.會議決策應充分討論，確保決策的科學性和合理性；

2.會議決策應明確責任人、完成時間及驗收標準；

3.會議決策應形成書面文件，由會議主持人簽字確認，并在會議紀要中予以明確。

五、會議紀要

1.會議紀要應包括會議主題、時間、地點、參會人員、討論議題、決策結果等內容；

2.會議紀要應在會議結束后1個工作日內完成，并發(fā)送至參會人員；

3.參會人員應對會議紀要進行確認，如有異議，應在收到會議紀要后1個工作日內提出。

六、會議總結

1.會議發(fā)起部門應定期對會議效果進行評估，總結會議組織過程中的優(yōu)點和不足；

2.會議總結報告應包括會議效果評估、問題及改進措施等內容，并在下次會議前發(fā)送給相關領導；

3.會議總結報告可作為公司內部管理改進的參考依據。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的審批與發(fā)布

1.會議紀要完成后，應由會議主持人或指定負責人進行審核，確保紀要內容準確、完整；

2.審核通過的會議紀要，應在1個工作日內以書面形式發(fā)放給所有參會人員及相關部門；

3.會議紀要的發(fā)布應采取適當方式，確保相關人員及時獲取并閱讀。

二、任務分配與責任落實

1.會議決策中明確的責任事項，應詳細記錄在會議紀要中，并明確責任人和完成時限；

2.責任人應在接到會議紀要后立即著手開展工作，確保任務按時完成；

3.會議發(fā)起部門應對會議決策的執(zhí)行情況進行跟蹤，及時了解進展，協調解決問題。

三、進度反饋與評估

1.責任人應定期向會議發(fā)起部門報告任務進展情況，會議發(fā)起部門匯總后向上級領導匯報；

2.會議發(fā)起部門應設立評估機制，對會議決策的執(zhí)行效果進行評估，及時發(fā)現并解決問題；

3.對未按期完成的任務，應分析原因，制定改進措施，并在下次會議中進行通報。

四、會議紀要的歸檔與管理

1.會議紀要應按照公司檔案管理規(guī)定進行歸檔，確保查閱方便、保存完整；

2.會議紀要的歸檔應包括電子版和紙質版，電子版應上傳至公司內部信息系統(tǒng)，紙質版由會議發(fā)起部門存檔；

3.會議紀要的歸檔資料應包含會議通知、會議議程、會議紀要、相關決策文件等。

五、跟蹤落實的監(jiān)督與問責

1.公司設立專門的監(jiān)督機構，對會議紀要的跟蹤落實情況進行監(jiān)督檢查；

2.對未按要求完成任務的部門和個人，應視情節(jié)輕重給予相應的問責處理；

3.會議紀要的跟蹤落實情況納入公司績效考核體系，作為評價部門和員工工作績效的依據。

六、持續(xù)改進與優(yōu)化

1.會議發(fā)起部門應定期對會議紀要的跟蹤落實情況進行總結，查找存在的問題和不足；

2.針對存在的問題，制定相應的改進措施，優(yōu)化會議管理制度，提高會議決策的執(zhí)行力。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，各部門需提前與行政部門聯系，填寫會議室預約申請表；

2.預約申請表應包括會議主題、時間、參會人數等信息，以便行政部門合理分配會議室資源；

3.會議室預訂遵循先到先得的原則，行政部門有權根據實際情況調整會議室分配。

二、會議室配置

1.會議室應根據公司需求進行合理配置，包括但不限于多媒體設備、投影儀、白板、音響系統(tǒng)等；

2.行政部門負責定期檢查會議室設備，確保設備正常運行，及時維修或更換故障設備；

3.會議室應保持整潔、安靜，提供舒適的會議環(huán)境。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議室內禁止吸煙、進食，不得隨意挪動設備，保持室內衛(wèi)生；

2.會議期間，參會人員應遵守會議紀律，不大聲喧嘩，不隨意進出；

3.會議結束后，參會人員應將座椅歸位，關閉多媒體設備，節(jié)約能源。

四、會議室安全與保密

1.會議室使用期間，相關人員應確保會議內容保密，不得泄露公司內部信息；

2.會議室門禁系統(tǒng)應正常運作，防止無關人員進入；

3.重要會議需安排專人負責會議安全，確保會議順利進行。

五、會議室維護與保潔

1.行政部門應定期對會議室進行保潔，保持環(huán)境整潔；

2.會議室內設備使用后，應及時關閉電源，避免長時間待機；

3.對于損壞的設備，行政部門應及時報修，確保會議室的正常使用。

六、會議室管理評估與改進

1.定期對會議室使用情況進行評估，收集各部門的意見和建議；

2.根據評估結果，優(yōu)化會議室配置，提高會議室使用效率；

3.對會議室管理規(guī)定進行持續(xù)改進，確保滿足公司日益增長的會議需求。

七、違規(guī)處理

1.對違反會議室管理規(guī)定的部門或個人，行政部門有權進行提醒、警告，并視情節(jié)嚴重程度進行處罰；

2.違規(guī)行為將納入公司績效考核，作為評價部門及員工表現的依據。

第五章附則

一、