會(huì)議室日程管理制度

會(huì)議室日程管理制度第一章總則

為確保會(huì)議的高效有序進(jìn)行，提高會(huì)議質(zhì)量，明確會(huì)議目的與責(zé)任，制定本《會(huì)議室日程管理制度》。本制度適用于公司內(nèi)部所有層級(jí)會(huì)議的安排、召開及管理。

一、目的與原則

1.本制度旨在規(guī)范會(huì)議的組織、召開及后續(xù)跟進(jìn)，確保會(huì)議資源得到合理分配和使用，提高決策效率。

2.會(huì)議應(yīng)遵循務(wù)實(shí)、高效、節(jié)儉的原則，嚴(yán)格控制會(huì)議規(guī)模、時(shí)間和成本。

3.會(huì)議內(nèi)容應(yīng)具有針對(duì)性和實(shí)用性，提倡事先準(zhǔn)備、充分討論、明確決策。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司內(nèi)部各類會(huì)議，包括但不限于：董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、部門例會(huì)、項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)等。

2.特殊會(huì)議可根據(jù)實(shí)際情況在本制度基礎(chǔ)上制定專項(xiàng)會(huì)議管理規(guī)定。

三、責(zé)任與分工

1.會(huì)議的組織、召開、紀(jì)要及跟蹤落實(shí)工作由會(huì)議主持人負(fù)責(zé)。

2.會(huì)議室的預(yù)定、布置、設(shè)備檢查等事務(wù)由會(huì)議管理員負(fù)責(zé)。

3.各參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，積極參與討論，并按時(shí)提交會(huì)議紀(jì)要。

四、會(huì)議分類

1.按照會(huì)議性質(zhì)，分為決策性會(huì)議、協(xié)調(diào)性會(huì)議、匯報(bào)性會(huì)議和培訓(xùn)性會(huì)議。

2.按照會(huì)議規(guī)模，分為大型會(huì)議、中型會(huì)議和小型會(huì)議。

五、會(huì)議時(shí)間

1.會(huì)議時(shí)間應(yīng)充分考慮參會(huì)人員的工作安排，避免影響正常業(yè)務(wù)開展。

2.會(huì)議時(shí)間原則上不超過2小時(shí)，確需延長，應(yīng)由主持人提前通知參會(huì)人員。

六、會(huì)議通知

1.會(huì)議主持人應(yīng)在會(huì)議召開前至少1個(gè)工作日發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容。

2.會(huì)議通知應(yīng)包括參會(huì)人員名單，參會(huì)人員收到通知后應(yīng)及時(shí)回復(fù)確認(rèn)。

七、會(huì)議紀(jì)律

1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)到達(dá)會(huì)場，保持手機(jī)靜音或震動(dòng)，會(huì)議期間不得隨意離場。

2.會(huì)議內(nèi)容涉及商業(yè)秘密或敏感信息，參會(huì)人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露。

八、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充、修訂。參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，共同維護(hù)會(huì)議秩序和效果。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：會(huì)議主持人根據(jù)實(shí)際工作需要，明確會(huì)議主題，確保會(huì)議內(nèi)容具有針對(duì)性和實(shí)用性。

2.制定會(huì)議議程：會(huì)議主持人制定會(huì)議議程，包括會(huì)議討論事項(xiàng)、預(yù)計(jì)時(shí)長等，并提前與主要參會(huì)人員溝通確認(rèn)。

3.發(fā)送會(huì)議通知：會(huì)議主持人負(fù)責(zé)發(fā)送會(huì)議通知，確保參會(huì)人員了解會(huì)議相關(guān)信息。

4.預(yù)定會(huì)議室：會(huì)議管理員根據(jù)會(huì)議規(guī)模、時(shí)間等需求，預(yù)定合適的會(huì)議室，并負(fù)責(zé)會(huì)議室的布置和設(shè)備檢查。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開始前，由會(huì)議管理員負(fù)責(zé)參會(huì)人員的簽到工作，確保會(huì)議資料的發(fā)放和參會(huì)人員名單的準(zhǔn)確性。

2.會(huì)議主持人開場：會(huì)議主持人簡要介紹會(huì)議主題、議程和目的，強(qiáng)調(diào)會(huì)議紀(jì)律，確保會(huì)議有序進(jìn)行。

3.會(huì)議討論：會(huì)議主持人按照議程引導(dǎo)參會(huì)人員進(jìn)行討論，鼓勵(lì)發(fā)表意見，確保議題充分討論。

4.會(huì)議決策：針對(duì)會(huì)議討論事項(xiàng)，主持人組織參會(huì)人員進(jìn)行決策，明確責(zé)任人和完成時(shí)間。

5.會(huì)議總結(jié)：會(huì)議接近尾聲時(shí)，主持人對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行總結(jié)，對(duì)未決事項(xiàng)進(jìn)行說明，并對(duì)下一步工作進(jìn)行部署。

三、會(huì)議紀(jì)要

1.會(huì)議紀(jì)要的記錄：會(huì)議管理員負(fù)責(zé)記錄會(huì)議紀(jì)要，包括會(huì)議主題、參會(huì)人員、討論事項(xiàng)、決策結(jié)果等。

2.會(huì)議紀(jì)要的整理與分發(fā)：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議管理員應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，并在1個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送給參會(huì)人員。

3.會(huì)議紀(jì)要的歸檔：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行歸檔，以備后續(xù)查詢。

四、會(huì)議后續(xù)工作

1.跟蹤落實(shí)：會(huì)議主持人負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決策事項(xiàng)進(jìn)行跟蹤落實(shí)，確保工作順利進(jìn)行。

2.反饋與匯報(bào)：責(zé)任人在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成相關(guān)工作，并向會(huì)議主持人匯報(bào)進(jìn)展情況。

3.評(píng)估與改進(jìn)：會(huì)議主持人根據(jù)會(huì)議效果和反饋，對(duì)會(huì)議流程進(jìn)行評(píng)估，并提出改進(jìn)措施。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的審核與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要完成后，由會(huì)議主持人進(jìn)行審核，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.審核通過的會(huì)議紀(jì)要，由會(huì)議管理員及時(shí)發(fā)布給所有參會(huì)人員，并抄送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

二、任務(wù)分配與責(zé)任人確認(rèn)

1.會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)明確每項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任人，確保責(zé)任人清晰了解任務(wù)內(nèi)容和完成標(biāo)準(zhǔn)。

2.責(zé)任人應(yīng)在收到會(huì)議紀(jì)要后的兩個(gè)工作日內(nèi)確認(rèn)任務(wù)接收，如有疑問應(yīng)及時(shí)向會(huì)議主持人反饋。

三、任務(wù)執(zhí)行與進(jìn)度反饋

1.責(zé)任人應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求，制定工作計(jì)劃并執(zhí)行任務(wù)。

2.責(zé)任人需定期向會(huì)議主持人匯報(bào)任務(wù)進(jìn)度，對(duì)于重大節(jié)點(diǎn)或問題應(yīng)及時(shí)上報(bào)，確保問題得到及時(shí)解決。

四、跟蹤監(jiān)督與協(xié)調(diào)支持

1.會(huì)議主持人應(yīng)定期檢查任務(wù)執(zhí)行情況，對(duì)進(jìn)度滯后或遇到困難的項(xiàng)目提供必要的協(xié)調(diào)和支持。

2.對(duì)于跨部門合作的項(xiàng)目，會(huì)議主持人應(yīng)協(xié)調(diào)相關(guān)部門，確保工作順利進(jìn)行。

五、會(huì)議紀(jì)要落實(shí)情況的評(píng)估

1.會(huì)議主持人應(yīng)在任務(wù)完成后，對(duì)會(huì)議紀(jì)要的落實(shí)情況進(jìn)行評(píng)估，包括任務(wù)完成質(zhì)量、時(shí)間節(jié)點(diǎn)遵守情況等。

2.評(píng)估結(jié)果作為對(duì)責(zé)任人和相關(guān)部門工作績效的參考，同時(shí)為改進(jìn)會(huì)議管理提供依據(jù)。

六、反饋閉環(huán)與持續(xù)改進(jìn)

1.根據(jù)任務(wù)執(zhí)行和評(píng)估結(jié)果，會(huì)議主持人應(yīng)收集反饋，對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)流程進(jìn)行優(yōu)化。

2.定期組織會(huì)議管理培訓(xùn)，提高會(huì)議紀(jì)要的編寫和跟蹤落實(shí)能力，形成持續(xù)改進(jìn)的機(jī)制。

七、歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要及其跟蹤落實(shí)情況應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，方便后續(xù)查詢和應(yīng)用。

2.對(duì)于重要的會(huì)議紀(jì)要和執(zhí)行成果，應(yīng)設(shè)立便捷的查閱渠道，供公司內(nèi)部參考學(xué)習(xí)。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)定

1.會(huì)議室的預(yù)定采用先到先得的原則，會(huì)議管理員負(fù)責(zé)預(yù)定的協(xié)調(diào)和安排。

2.預(yù)定會(huì)議室時(shí)，申請(qǐng)人需提供會(huì)議主題、參會(huì)人數(shù)、時(shí)間等信息，以便會(huì)議管理員進(jìn)行合理安排。

3.會(huì)議室預(yù)定成功后，申請(qǐng)人應(yīng)在會(huì)議開始前至少30分鐘完成會(huì)議室的準(zhǔn)備工作。

二、會(huì)議室布置

1.會(huì)議室布置應(yīng)根據(jù)會(huì)議類型和參會(huì)人數(shù)進(jìn)行，確保座位充足、布局合理。

2.會(huì)議桌椅、話筒、投影儀等基本設(shè)備應(yīng)保持完好，如有需要，應(yīng)提前安排技術(shù)人員進(jìn)行檢查和調(diào)試。

三、會(huì)議室使用

1.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)議室整潔，不得在室內(nèi)吸煙、進(jìn)食或亂丟雜物。

2.會(huì)議結(jié)束后，申請(qǐng)人負(fù)責(zé)組織參會(huì)人員清理會(huì)議室，恢復(fù)原狀。

3.未經(jīng)允許，嚴(yán)禁將會(huì)議室用于非正式會(huì)議活動(dòng)。

四、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室設(shè)備應(yīng)由專人負(fù)責(zé)維護(hù)和管理，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.使用會(huì)議室設(shè)備時(shí)，應(yīng)遵循操作規(guī)程，防止不當(dāng)使用造成損壞。

3.如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)告會(huì)議管理員，以便及時(shí)維修。

五、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室應(yīng)設(shè)置適當(dāng)?shù)陌踩胧?，如消防設(shè)備、緊急疏散指示等。

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保管好個(gè)人物品，重要文件不得隨意放置。

3.會(huì)議內(nèi)容涉及商業(yè)秘密或敏感信息時(shí)，參會(huì)人員應(yīng)遵守保密協(xié)議，不得泄露。

六、會(huì)議室維護(hù)與保潔

1.定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行保潔，保持室內(nèi)環(huán)境整潔、衛(wèi)生。

2.會(huì)議管理員應(yīng)定期檢查會(huì)議室設(shè)施，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)修，確保會(huì)議室的正常使用。

七、違規(guī)處理

1.對(duì)于違反會(huì)議室管理規(guī)定的行為，會(huì)議管理員有權(quán)進(jìn)行制止并記錄在案。

2.嚴(yán)重違反規(guī)定者，將按照公司相關(guān)規(guī)定給予相應(yīng)處罰，并通報(bào)批評(píng)。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸公司管理部門所有。

二、