行政費用管理制度

———行政費用管理制度行政費用管理制度由我整理，希望給你工作、學(xué)習(xí)、生活帶來方便，猜你可能喜愛“行政辦公費用管理制度”。行政費用管理制度費用管理制度總則為加強公司費用管理、掌控不合理費用開支，提高經(jīng)濟效益，特訂立本制度。本制度短時間用于北京項目籌建期間，凡在北京管理公司賬戶列支的各部門、公司皆適用于該制度。公司費用管理通過預(yù)算管理、額度管理和行政管理三種方法（相關(guān)解釋見第八章）。除公司特別規(guī)定的項目外，嚴(yán)禁先列支，后報銷。全部報銷的原始憑證不得涂改，如有涂改，在報銷時扣除該費用金額。本制度執(zhí)行基本原則，制度凡無明示則禁止，需申請批準(zhǔn)后執(zhí)行。第一章業(yè)務(wù)接待費第一條、接待費是指接待客人而產(chǎn)生的的支出，包含餐費、禮品/金、娛樂活動、旅游景點門票等。職能部門的接待費采用預(yù)算管理和行政管理相結(jié)合的方法；經(jīng)營業(yè)務(wù)部門的接待費實行預(yù)算管理和額度管理相結(jié)合的方法。第二條、接待費用發(fā)生前，采用口頭或書面的形式填寫《業(yè)務(wù)接待費用申請表》（見附表一）向行政領(lǐng)導(dǎo)提出本次費用計劃（特殊情況可事后補辦，如領(lǐng)導(dǎo)出差等），單次費用金額≥200元必需采用書面申請，申請內(nèi)容包含①事由②參加人數(shù)③發(fā)生次數(shù)④估計金額。第三條、在公司指定簽單接待餐館就餐的，經(jīng)有簽單權(quán)的負責(zé)人同意后，事先報餐，就餐完畢由授權(quán)負責(zé)人簽字確認。財務(wù)人員對轉(zhuǎn)來的無簽單權(quán)限的人員簽署的就餐結(jié)算票據(jù)不予承認。第四條、接待費報銷須附《業(yè)務(wù)接待費申請表》，無此表財務(wù)作退回補辦相關(guān)手續(xù)處理，出差期間的接待費須與差旅費同時報銷。第五條、如有高一級別主管人員參加，須有最高一級主管作為報銷人。第二章辦公費第六條、辦公費是指公司內(nèi)各單位辦公文具、辦公家具、辦公通訊器材、電器以及電腦配件、易耗料子等的購置費用。辦公費實行額度管理與預(yù)算管理。第七條、公司辦公費用涉及物品由行政部（電腦及耗材由系統(tǒng)管理員）在預(yù)算額度內(nèi)按需求購買、管理，辦公用品購置實行定點采購管理。第八條、行政部設(shè)專人對辦公用品進行管理。辦公用品采購審批程序：各職能部門部門填寫《采購申購單》（見附表六）報行政部審核，并經(jīng)總經(jīng)理/財務(wù)總監(jiān)審批后到定點單位采購。第九條、行政部應(yīng)按月將辦公用品領(lǐng)用及費用調(diào)配表報財務(wù)部，財務(wù)部將費用劃轉(zhuǎn)入各職能部門。第十條、行政部建立領(lǐng)用大金額辦公物品登記薄，做好辦公用品的管理工作。第十一條、嚴(yán)禁公司內(nèi)部各單位自行采購有關(guān)辦公用品，否則，由此發(fā)生的費用，將不予報銷。第三章通訊費第十二條、通訊費（含網(wǎng)絡(luò)、郵寄費）是指公司內(nèi)各單位和相關(guān)人員安裝、使用電話、寬帶所支出的費用（包含：移動電話費用補貼）。第十三條、公司管理人員及特殊崗位人員移動電話費標(biāo)準(zhǔn)實行定額度管理，補貼標(biāo)準(zhǔn)及執(zhí)行方法參照公司有關(guān)文件執(zhí)行。第十四條、公司內(nèi)總機、各部門所屬直撥電話、傳真機電話費用由行政部進行管理。第十五條、公司本部派出的國內(nèi)臨時出差人員發(fā)生的臨時電話、傳真、郵寄等費用計入差旅費用，并參照本章第十三條執(zhí)行。第四章差旅費第十六條、差旅費是指因公外啟程生的各種交通費、留宿費、伙食費補助等。因公出差按出差地方分為：國內(nèi)臨時出差、國內(nèi)長期出差（外派）、境外出差。差旅費實行行政管理。第十七條、員工國內(nèi)臨時出差所發(fā)生差旅費按國內(nèi)差旅費開支標(biāo)準(zhǔn)（見附表二）。1、長途交通費總監(jiān)級以下人員未經(jīng)總經(jīng)理/財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)，擅自乘坐飛機的費用，按其級別所對應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)報銷，超額自理。2、原則上不允許乘坐軟臥、客輪、飛機商務(wù)、豪華倉，夜間行走超出8個小時方可乘坐硬臥。特殊情況下，經(jīng)總經(jīng)理/財務(wù)總監(jiān)書面批準(zhǔn)請，憑票據(jù)報銷80%，否則憑票據(jù)只能報銷50%費用。3、員工多人一起出差要布置二人間或三人間留宿，留宿費按原標(biāo)準(zhǔn)的70%執(zhí)行，出差人員中有異性的，可單獨按標(biāo)準(zhǔn)報銷。4、出差期間內(nèi)報經(jīng)授權(quán)主管批準(zhǔn)業(yè)務(wù)接待費開支或市內(nèi)的士費支出報銷人員，該費用發(fā)生差旅區(qū)域內(nèi)相應(yīng)的全部伙食補貼或市內(nèi)交通補貼，一概不予以報銷。5、公司委派的各種會議的費用開支，憑會議通知上注明的相關(guān)費用報銷；已包食宿的，相關(guān)留宿費、伙食補貼不予以報銷。6、公司派出接受培訓(xùn)人員的費用和補貼標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)舉辦單位通知和培訓(xùn)合約確定。7、公司因外延發(fā)展需要派駐外地長期工作的人員的差旅費及補貼標(biāo)準(zhǔn)由公司另行規(guī)定，不適用本方法。8、外派員工回集團公司差旅費依據(jù)實際情況經(jīng)審批后報銷。9、出差人員按標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)憑票據(jù)實報銷伙食補貼、留宿費等。第十八條、國內(nèi)臨時出差實行事先申報制度。經(jīng)理（含）以下人員當(dāng)日未往還地區(qū)出差實行事前申請制度，依據(jù)差旅費標(biāo)準(zhǔn)和估計出差時間填報《出差申請表》（見附表三），因特殊原因未能事前申請的，應(yīng)于回公司后一周內(nèi)補辦申請審批手續(xù)。沒有經(jīng)過批準(zhǔn)的《出差申請表》，財務(wù)部不予借款和報銷。第十九條、國內(nèi)長期出差實參照公司規(guī)定差旅費開支標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)申報長期出差人員的費用開支標(biāo)準(zhǔn)和管理方法，報總經(jīng)理/財務(wù)總監(jiān)審批后，報財務(wù)部備案。第二十條、員工境外（含港、澳地區(qū)）出差所發(fā)生差旅費另行規(guī)定。第二十一條、出差借款程序：1、各類出差人員需借款者，在填報《出差申請表》同時填報《借款單》（注明累計借款額及逾期借款額），參照審批權(quán)限報經(jīng)核準(zhǔn)后，轉(zhuǎn)財務(wù)部門復(fù)查并辦理借款。對借款額及逾期情況注明不符者，財務(wù)有權(quán)退回當(dāng)事人更正，重新報批。2、出差后的各類發(fā)票、票據(jù)，按業(yè)務(wù)接待費、差旅費（長途交通費、留宿費）分類填報?！恫盥觅M用報銷單》附于《費用報銷單》，其中：業(yè)務(wù)接待費填寫《業(yè)務(wù)接待費申請表》，長途交通費、留宿費填寫《差旅費報銷單》，短途交通費、機場建設(shè)費、行李托運費、電話費等雜費匯總填寫在《差旅費報銷單》的其他欄中，并入差旅費報銷。差旅期間發(fā)生的共同費用報銷，報銷單需有同行人員簽名確認。3、嚴(yán)禁人為將同批次差旅開支項目拆零分次報銷，繞避監(jiān)管，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，財務(wù)有權(quán)不予受理未報銷拆零部分，并在報銷單上標(biāo)識核銷。4、新招聘的外地專業(yè)人員，原則上不報銷前來報到發(fā)生的各項費用，包含單程路費及行李托運費用。特殊情況需要報銷的，應(yīng)由本人申請，報總經(jīng)理審批。第五章交通費第二十二條、交通費是指用于車輛的燃油費、停車費、過路過橋費、等及市內(nèi)發(fā)生的出租車費、公交車費等，發(fā)貨（取貨）運輸費歸為交通費，交通費實行預(yù)算管理、行政管理相結(jié)合的原則。第二十三條、車輛燃油費實行預(yù)購加油卡管理，未經(jīng)總監(jiān)以上主管簽批（附文字說明）的現(xiàn)金加油發(fā)票，財務(wù)不予以報銷受理。第二十四條、車輛管理部門應(yīng)于加油卡金額使用完畢時（再次購買前）報各部門使用情況及折算使用金額，財務(wù)部據(jù)此分?jǐn)傎M用。第二十五條、公務(wù)用車訂車流程、費用標(biāo)準(zhǔn)（對外租車）、審批程序，由車輛歸口管理部門擬定相應(yīng)管理方法執(zhí)行。第二十六條、市內(nèi)交通費按實報銷，原則上以公交車、地鐵為主，無特殊情況不得乘坐出租車；若有特殊情況的，事先向主管經(jīng)理提出申請，批準(zhǔn)后方可乘坐。坐出租車的，在報銷車費時，須在出租車票空白處，寫明①乘坐原因②起訖地方，不寫明①②兩項內(nèi)容的，在報銷時財務(wù)部門作退回處理。第七章三項經(jīng)費第二十七條、三項經(jīng)費是指員工福利費、職工教育經(jīng)費、工會經(jīng)費。第二十八條、福利費，員工餐費實行預(yù)算管理和額度管理相結(jié)合的方法，其它福利費實際行政管理。1、本公司供應(yīng)員工午餐，發(fā)生的費用在預(yù)算范圍內(nèi)可據(jù)實報銷。2、加班餐費，員工加班應(yīng)依據(jù)公司相關(guān)考勤制度執(zhí)行，不發(fā)放加班餐費，特殊情況報領(lǐng)導(dǎo)審批后按公司員工餐標(biāo)準(zhǔn)憑票報銷。3、員工因本市內(nèi)出差未能返回公司就餐（午餐），不分職務(wù)級別，本公司員工餐費標(biāo)準(zhǔn)（暫訂為10元/人）憑票報銷。4、公司為集團外派員工供應(yīng)留宿，相關(guān)費用據(jù)實報銷。第二十九條、職工教育經(jīng)費，實行預(yù)算管理及行政管理。1、按國家規(guī)定的必需接受相關(guān)教育的費用，可據(jù)實報銷，如會計后續(xù)教育等。2、購買工作專用的法律、法規(guī)書籍、接受培訓(xùn)等其它事項，需經(jīng)批準(zhǔn)后報銷。第三十條、工會經(jīng)費，另作規(guī)定。第八章費用管理方法及報銷程序第三十一條、公司費用管理通過預(yù)算管理、額度管理和行政管理三種方法。1、預(yù)算管理是指:各職能部門、業(yè)務(wù)單位事先向財務(wù)部提出下期本部門全部費用的計劃（金額≥1,000元的大額資產(chǎn)購置、修理、裝璜，需另單獨預(yù)算申請），財務(wù)部統(tǒng)一報總經(jīng)理或財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)后，確定單位下期費用預(yù)算金額。實際費用報銷時，財務(wù)部門依據(jù)費用預(yù)算，準(zhǔn)予報銷或另行處理。2、額度管理是指：費用在肯定的額度范圍內(nèi)掌控使用，額度確定的依據(jù)是銷售額、工作職務(wù)、員工人數(shù)等。3、行政管理是指：費用報銷人在費用產(chǎn)生前，采用口頭或書面的形式向行政領(lǐng)導(dǎo)提出本次費用計劃，經(jīng)行政領(lǐng)導(dǎo)同意后，產(chǎn)生的費用方能按費用報銷流程到財務(wù)部門報銷費用。管理方法①：采用預(yù)算管理和額度管理相結(jié)合的費用項目有：辦公費、運輸費、全部部門的移動電話費。管理方法②：采用預(yù)算管理和行政管理相結(jié)合的費用項目有：職能部門的接待費、全部部門的差旅費、其他相對更改費用。管理方法③：除此之外的相對固定費用采用預(yù)算管理。4、其他更改費用其他更改費用項目是：交通費、車管費、會務(wù)費、裝修費、傭金、除移動電話費外的其他通訊費。5、相對固定費用除上述更改性費用項目外的全部費用均列入相對固定費用，采用預(yù)算管理方法。第三十二條、具體實施按如下辦理：1、預(yù)算管理1）目前公司對全部費用按月預(yù)算，每月25日前，各職能、經(jīng)營部門向財務(wù)部提交下月的《費用預(yù)算表》，審批核準(zhǔn)后的預(yù)算在月末前發(fā)回各單位。2）各職能部門、各業(yè)務(wù)單位未能在規(guī)定時間內(nèi)提交《費用預(yù)算表》，則該部門的費用報支順延一個月。3）實際發(fā)生費用超出預(yù)算的，請各部門說明情況后報總經(jīng)理或財務(wù)總監(jiān)批示。2、額度管理依據(jù)銷售額確定額度的費用項目是接待費。接待費超額度本期內(nèi)不予報銷。依據(jù)工作職務(wù)確定額度的費用項目是移動電話費。移動電話費超額度部分不予報銷。依據(jù)員工人數(shù)確定額度的費用項目是辦公費。辦公費超額度部分本期內(nèi)不予報銷?，F(xiàn)北京項目正處于籌建期間，接待費實行行政管理。北京項目正式運營后另行調(diào)整3、行政管理單項費用金額≥200元必需采用書面申請。無批準(zhǔn)的書面申請，在報銷時財務(wù)部門作退回處理。行政領(lǐng)導(dǎo)層次：職員→部門主管→總經(jīng)理/財務(wù)總監(jiān)第三十三條、費用內(nèi)容及管理分類詳見附表五、第三十四條、簽批權(quán)限及流程1、預(yù)算管理，經(jīng)審批的行政費用預(yù)算，費用發(fā)生時，在預(yù)算范圍內(nèi)由部門經(jīng)理（主管）執(zhí)行。2、額度管理，按本條第一款執(zhí)行。3、行政管理，200元以下的費用，為提高工作效率，建議由各部門經(jīng)理（主管）參照本制度執(zhí)行，200元以上的費用需申請批準(zhǔn)執(zhí)行。4、相關(guān)簽批權(quán)限及流程參考附表七、5、本制度所規(guī)定的費用等款項支出最終簽批權(quán)限由總經(jīng)理/財務(wù)總監(jiān)負責(zé)。第三十五條、費用報銷單填列規(guī)范。1、費用報銷單必需用藍、黑水筆書寫，用膠水粘貼附件，不得使訂書針、大頭釘、回形針串別。不符合規(guī)定的，財務(wù)部門作退回處理。2、報銷的原始發(fā)票要求是正規(guī)發(fā)票，確實無法取得，可以采用《付款憑單》替換，但需寫明原因，且金額不得超出100元。發(fā)票級次：增值稅發(fā)票—普通發(fā)票—正式收據(jù)。3、對其他部門委托辦理的事項，費用需由委托部門承當(dāng)?shù)模瑘箐N單應(yīng)由經(jīng)辦部門填寫，并經(jīng)委托部門經(jīng)理簽字確認,無委托部門經(jīng)理簽字的,費用記入經(jīng)辦部門賬。報銷票據(jù)1）報銷單使用說明1）報銷單使用說明票據(jù)名稱使用說明《費用報銷單》各種費用的報銷，按所列部門進行行政審批流程《出差申請表》為《費用報銷單》的附件，差旅費用報銷的必需條件《差旅費報銷單》《費用報銷單》的附件,認真填列發(fā)生的各項費用《業(yè)務(wù)接待費申請表》《費用報銷單》的附件，超出200元接待費報銷的必需條件《采購申請單》申購物品簽批使用，報銷時《費用報銷單》的附件《借款單》用于借款、沖賬的時候為《費用報銷單》的附件2）費用報銷使用注意事項大于（含）1萬元的行政費用、行政采購、項目施工采購請款必需附加相關(guān)合同、申購單、入庫單、發(fā)票作為審核依據(jù)。報銷的大額日常費用、貨款（≥1,000元）支出，原則上以支票形式為主第三十六條、費用報銷的步驟和流程。1、經(jīng)辦人填寫《費用報銷單》并附相關(guān)附件，參照本制度并按費用報銷單上所列部門逐一進行審核簽批。2、總經(jīng)理/財務(wù)總監(jiān)審批后，到財務(wù)部領(lǐng)款，完成報銷程序。第三十七條、借支規(guī)定。1、公司不開放除差旅費外的其他各種個人借款。2、個人因公借款，需附批準(zhǔn)后的《出差申請單》《業(yè)務(wù)接待費申請表》《采購申請單》、合同等。3、借款最高限額為借款金額以能夠完成需要或滿足業(yè)務(wù)周轉(zhuǎn)的最低量為限額第九章責(zé)任及懲罰規(guī)定第三十八條、報銷人營私舞弊、弄虛作假，對違規(guī)違紀(jì)金額不予報銷，對已經(jīng)報銷的，除退回違規(guī)報銷金額外，同時對報銷人予以違規(guī)報銷金額5——20%的罰款。第三十九條、部門經(jīng)理（主管）在資料不全、原始憑證不充分、項目不真實的情況下簽名準(zhǔn)予報銷的，對部門經(jīng)理（主管）予以違規(guī)報銷金額3%——15%的罰款。第四十條、財務(wù)審核人員審核不嚴(yán)使公司造成損失的，或者未執(zhí)行本方法規(guī)定懲罰責(zé)任，擅用職權(quán)受理違規(guī)費用報銷者，對財務(wù)審核人員并處違規(guī)報銷金額3%——15%的罰款。第四十一條、假如違反上述開支標(biāo)準(zhǔn)或手續(xù)不齊全，報帳時列入其他項目而隱瞞實際金額或超預(yù)算報銷，財務(wù)有權(quán)拒絕受理第四十二條、借款逾期滿三十天，當(dāng)事人未能及時供應(yīng)經(jīng)總監(jiān)以上主管核準(zhǔn)的有效書面情況說明，并辦理延期手續(xù)者，財務(wù)有權(quán)在當(dāng)事人借款逾期當(dāng)月工資中扣回欠款。第四十三條、因?qū)徍诉^失造成費用借款人未有效報帳沖銷借款，或者無法從工資扣回逾期借款者，由經(jīng)辦責(zé)任人（含：各級審批人）應(yīng)承當(dāng)不低于流失款總額50%的經(jīng)濟責(zé)任。按責(zé)任人基本工資比例分別承當(dāng)相應(yīng)損失金額，并在壞帳當(dāng)期應(yīng)發(fā)工資中扣還。第四十四條、本期發(fā)生的費用，原則上應(yīng)予費用生當(dāng)期報銷，差旅費報銷應(yīng)予出差人員返回公司當(dāng)月報銷，超出上述期限的票據(jù)金額，報銷人書面敘述原因經(jīng)總經(jīng)理/財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)后報銷。第十章附則第四十五條、本制度由公司財務(wù)部、總經(jīng)理辦公室/行政部修正訂立，經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)簽發(fā)，自簽發(fā)即日起實施執(zhí)行，未盡事宜以財務(wù)部發(fā)文為準(zhǔn)。第四十六條、本制度由財務(wù)部、總經(jīng)理辦公室負責(zé)解釋。第四十七條、本制度是公司費用的普通規(guī)定，關(guān)于相關(guān)費用的特別規(guī)定從其規(guī)定，不適用本制度。附表業(yè)務(wù)接待費用申請表部門：申請日期：年月日申請人部門職務(wù)被接待重要人員情況說明我司陪伴人員姓名職務(wù)備注共人接待事由說明：費用項目小計估計金額（元）總經(jīng)理經(jīng)理業(yè)務(wù)（授權(quán)人）（主管）經(jīng)辦附表二差旅費標(biāo)準(zhǔn)職務(wù)級別項目總經(jīng)理財務(wù)總監(jiān)總經(jīng)理助理大區(qū)經(jīng)理總監(jiān)部門經(jīng)理副經(jīng)理部門助理部門主管業(yè)務(wù)經(jīng)理職員在途交通飛機按實報銷按實報銷掌控報銷火車、汽車軟臥硬臥輪船二等艙位三等艙位四等艙位出差生活補貼京滬穗深省會、單列市其他城市留宿費標(biāo)準(zhǔn)京滬穗深實報400300150省會、單列市300260120其他城市200180市內(nèi)交通京滬穗深按實報銷省會、單列市其他城市說明①省會城市還包含天津、重慶兩個直轄市，自治區(qū)政府所在城市。②單列市重要是