小學會議記錄管理制度

小學會議記錄管理制度第一章總則

一、為了加強小學會議記錄管理，規(guī)范會議流程，提高會議效率，確保會議決策的貫徹落實，特制定本管理制度。

二、本管理制度適用于小學各類會議，包括但不限于校務會議、行政會議、教研會議、年級會議等。

三、會議管理制度的原則：

1.集體領導、民主集中、個別醞釀、會議決定；

2.嚴謹治會、求真務實、注重實效、提高質量；

3.公開透明、及時準確、有紀必執(zhí)、有責必問。

四、會議記錄管理人員應具備以下素質：

1.忠誠教育事業(yè)，具有良好的職業(yè)道德；

2.熟悉教育教學業(yè)務，具備一定的組織協(xié)調能力；

3.具備較強的文字表達能力，能夠準確、完整地記錄會議內容；

4.具備一定的計算機操作能力，能夠熟練運用會議記錄軟件。

五、會議記錄管理人員職責：

1.負責會議的組織、籌備和通知；

2.負責會議記錄的整理、歸檔和保管；

3.負責會議紀要的編制、發(fā)放和跟蹤落實；

4.負責會議室的管理和設施設備的維護。

六、全體與會人員應嚴格遵守會議紀律，按時參加或請假，積極參與討論，尊重他人意見，保守會議秘密。

七、本管理制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，由學校校務會研究決定，予以補充完善。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題和議程，明確會議目的、參會人員、會議時間、地點等；

2.根據(jù)會議主題和議程，準備相關資料，提前分發(fā)至與會人員；

3.通知與會人員參加會議，并確認參會人員是否能按時參加；

4.安排會議場地、設施設備，確保會議環(huán)境舒適、設備正常運行。

二、會議召開

1.會議主持人宣布會議開始，并介紹會議主題、議程和參會人員；

2.主持人引導與會人員圍繞會議主題展開討論，確保會議有序進行；

3.與會人員依次發(fā)言，表達自己的觀點和建議，尊重他人意見，避免偏離主題；

4.會議主持人對討論進行總結，形成共識，對爭議性問題可提出解決方案。

三、會議記錄

1.會議記錄人員應詳細記錄會議議程、與會人員發(fā)言、討論結果等內容；

2.記錄要真實、準確、完整，避免遺漏重要信息；

3.會議記錄人員應在會議結束后盡快整理會議記錄，形成會議紀要；

4.會議紀要應包括會議主題、時間、地點、參會人員、討論內容、結論等。

四、會議決策

1.會議主持人根據(jù)討論結果，提出決策方案；

2.與會人員對決策方案進行表決，達成共識；

3.對決策方案的執(zhí)行進行分工，明確責任人和完成時間；

4.會議主持人對會議決策進行總結，強調執(zhí)行要求。

五、會議總結與反饋

1.會議結束后，主持人對會議成果進行總結，對未解決的問題進行梳理；

2.會議記錄人員將會議紀要發(fā)送給與會人員，以便了解會議內容和決策；

3.與會人員對會議紀要進行認真閱讀，如有異議，及時向會議記錄人員反饋；

4.會議記錄人員根據(jù)反饋意見，對會議紀要進行修改和完善。

六、會議資料的歸檔與保管

1.會議結束后，會議記錄人員應及時將會議紀要、相關資料等歸檔；

2.歸檔資料應按照規(guī)定保存期限進行保管，便于查閱和追溯；

3.保密會議資料應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止泄露。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的發(fā)布與傳達

1.會議紀要經主持人審核通過后，由會議記錄人員及時發(fā)送給所有與會人員及相關部門；

2.會議紀要應明確標注決策事項、責任人、完成時限等關鍵信息；

3.對于涉及多部門協(xié)作的決策，應確保相關部門均收到會議紀要，并理解各自職責；

4.對于未能參加會議的人員，應由部門負責人負責傳達會議紀要內容。

二、責任人與執(zhí)行監(jiān)督

1.各項決策的責任人應按照會議紀要的要求，制定具體實施方案和計劃；

2.責任人應定期向會議主持人或相關部門匯報執(zhí)行進度，確保決策事項按計劃推進；

3.會議記錄人員應配合責任人，對執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和困難提供協(xié)助和指導；

4.學校管理層應加強對決策執(zhí)行的監(jiān)督，對執(zhí)行不力的情況及時采取措施，確保決策落地。

三、會議紀要的跟蹤檢查

1.會議記錄人員應建立會議紀要跟蹤檢查制度，定期對會議決策的執(zhí)行情況進行檢查；

2.檢查內容包括但不限于決策事項的完成情況、責任人履職情況、存在問題及解決方案等；

3.對于未按期完成的決策事項，應查明原因，及時向會議主持人報告，并制定補救措施；

4.檢查結果應形成書面報告，向學校管理層匯報，并根據(jù)需要向全體教職工通報。

四、反饋與評估

1.責任人完成決策事項后，應向會議主持人提交執(zhí)行情況報告；

2.會議主持人對執(zhí)行情況進行評估，對責任人進行績效評價；

3.根據(jù)執(zhí)行情況和評估結果，對會議紀要中的相關決策進行修訂和完善，以提高決策質量；

4.學校管理層應定期對會議紀要的跟蹤落實情況進行總結，分析存在的問題，提出改進措施。

五、持續(xù)改進

1.學校應建立持續(xù)改進機制，對會議紀要的跟蹤落實過程進行不斷優(yōu)化；

2.鼓勵教職工提出改進意見和建議，提高會議決策的執(zhí)行力和效果；

3.定期組織培訓，提升會議記錄人員、責任人和管理層的專業(yè)素養(yǎng)；

4.通過不斷實踐和總結，形成具有學校特色的會議紀要跟蹤落實機制。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室使用實行預訂制度，需使用會議室的單位或個人應提前向會議室管理部門提出申請；

2.申請者需填寫會議室預訂申請表，明確會議時間、參會人數(shù)、會議類型等；

3.會議室管理部門根據(jù)申請情況進行統(tǒng)籌安排，確認預訂結果并通知申請者；

4.若會議室使用時間沖突，按照申請?zhí)峤坏南群箜樞蜻M行安排。

二、會議室使用

1.使用會議室的單位或個人應按時參加會議，并確保會議室內設施設備完好；

2.會議室內禁止吸煙、進食，保持室內整潔；

3.會議期間，與會人員應遵守會議紀律，關閉手機或調至靜音狀態(tài)；

4.使用投影儀、音響等設備時，應確保設備正常運作，并在會議結束后及時關閉設備。

三、會議室設施設備管理

1.會議室管理部門應定期檢查會議室設施設備，確保設備正常運行；

2.若發(fā)現(xiàn)設施設備故障，應及時報修，并告知相關部門；

3.對于易耗品如投影儀燈泡、書寫筆等，應定期更換，確保會議順利進行；

4.會議室管理部門可根據(jù)實際情況，對設施設備進行更新、升級。

四、會議室安全保障

1.會議室管理部門應確保會議室內的消防安全、用電安全等；

2.會議室內應配置適量的消防設施，并定期檢查，確保處于良好狀態(tài)；

3.會議期間，與會人員應了解安全通道位置，掌握基本的安全知識和應急措施；

4.會議室管理部門應定期開展安全培訓，提高員工安全意識。

五、會議室環(huán)境衛(wèi)生

1.會議室管理部門應定期對會議室進行清潔、消毒，保持室內環(huán)境衛(wèi)生；

2.會議室內應配備適量的垃圾桶，并及時清理；

3.會議期間，與會人員應共同維護室內環(huán)境衛(wèi)生，禁止亂丟雜物；

4.會議室管理部門應制定環(huán)境衛(wèi)生檢查制度，確保會議室環(huán)境衛(wèi)生狀況良好。

六、會議室開放時間

1.會議室管理部門應根據(jù)學校實際情況，制定會議室開放時間；

2.如有特殊需求，可向會議室管理部門申請臨時延長開放時間；

3.會議室管理部門應及時公布會議室使用時間表，便于申請者了解會議室使用情況；

4.在確保學校正常教育教學秩序的前提下，盡量滿足各部門的會議室使用需求。

第五章附則