地產(chǎn)里程碑會(huì)議管理制度

地產(chǎn)里程碑會(huì)議管理制度第一章總則

一、目的與依據(jù)

為確保地產(chǎn)項(xiàng)目各項(xiàng)工作順利推進(jìn)，提高決策效率，加強(qiáng)各部門間的溝通與協(xié)作，依據(jù)公司相關(guān)規(guī)定，特制定本會(huì)議管理制度。

二、適用范圍

本制度適用于公司內(nèi)部涉及地產(chǎn)項(xiàng)目的各類會(huì)議，包括但不限于項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、進(jìn)度匯報(bào)會(huì)、問(wèn)題協(xié)調(diào)會(huì)等。

三、基本原則

1.高效務(wù)實(shí)：會(huì)議應(yīng)注重實(shí)效，議題明確，討論充分，確保會(huì)議成果具有指導(dǎo)性和操作性。

2.預(yù)約制度：會(huì)議召開(kāi)前需提前預(yù)約，確保參會(huì)人員有時(shí)間準(zhǔn)備，提高會(huì)議效率。

3.保密原則：會(huì)議內(nèi)容涉及公司內(nèi)部信息，參會(huì)人員需遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露。

4.公平公正：會(huì)議決策過(guò)程應(yīng)公平公正，充分聽(tīng)取各方意見(jiàn)，確保決策科學(xué)合理。

四、會(huì)議類型

1.定期會(huì)議：按照公司規(guī)定，定期召開(kāi)的會(huì)議，如周例會(huì)、月度總結(jié)會(huì)等。

2.臨時(shí)會(huì)議：根據(jù)工作需要，臨時(shí)召開(kāi)的會(huì)議，如項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)、緊急問(wèn)題處理會(huì)等。

五、參會(huì)人員

1.會(huì)議主持人：由會(huì)議發(fā)起人擔(dān)任，負(fù)責(zé)組織、引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程，確保會(huì)議有序進(jìn)行。

2.與會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議議題，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)人員參加。

3.記錄人：由會(huì)議主持人指定，負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，整理會(huì)議紀(jì)要。

六、會(huì)議通知

會(huì)議發(fā)起人應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前，通過(guò)郵件、電話等方式通知與會(huì)人員，內(nèi)容包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題等。

七、會(huì)議紀(jì)律

1.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)保持手機(jī)靜音，避免影響會(huì)議進(jìn)程。

2.與會(huì)人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議，如有特殊情況不能參加，需提前向會(huì)議主持人請(qǐng)假。

3.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)積極參與討論，遵守會(huì)議議程，不得擅自離場(chǎng)。

4.會(huì)議結(jié)束后，與會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要要求，落實(shí)相關(guān)工作。

八、本制度的解釋權(quán)歸公司地產(chǎn)項(xiàng)目管理部門所有，自發(fā)布之日起執(zhí)行。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定議題：會(huì)議發(fā)起人應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度和實(shí)際工作需要，提前確定會(huì)議議題，議題應(yīng)具有針對(duì)性和可行性。

2.確定參會(huì)人員：會(huì)議發(fā)起人應(yīng)根據(jù)議題，明確參會(huì)人員范圍，確保涉及議題的相關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加。

3.發(fā)送會(huì)議通知：會(huì)議發(fā)起人應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前，通過(guò)郵件、電話等方式發(fā)送會(huì)議通知，確保與會(huì)人員了解會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題等信息。

4.準(zhǔn)備會(huì)議材料：會(huì)議主持人應(yīng)組織相關(guān)人員準(zhǔn)備會(huì)議所需材料，包括但不限于項(xiàng)目報(bào)告、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析報(bào)告等。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議簽到：與會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前進(jìn)行簽到，以便于會(huì)議主持人了解參會(huì)情況。

2.會(huì)議主持人開(kāi)場(chǎng)：會(huì)議主持人簡(jiǎn)要介紹會(huì)議主題、議程和預(yù)期目標(biāo)。

3.各部門匯報(bào)：按照會(huì)議議程，各部門負(fù)責(zé)人對(duì)議題涉及的工作進(jìn)行匯報(bào)，內(nèi)容包括工作進(jìn)展、存在問(wèn)題、解決方案等。

4.討論與決策：會(huì)議主持人引導(dǎo)與會(huì)人員進(jìn)行充分討論，針對(duì)議題提出意見(jiàn)和建議，最終形成決策。

三、會(huì)議決策與記錄

1.決策確認(rèn)：會(huì)議主持人對(duì)討論成果進(jìn)行總結(jié)，明確決策事項(xiàng)，與會(huì)人員達(dá)成一致意見(jiàn)后，形成會(huì)議決策。

2.會(huì)議記錄：記錄人應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議內(nèi)容，包括議題、討論過(guò)程、決策結(jié)果等。

3.會(huì)議紀(jì)要整理：會(huì)議結(jié)束后，記錄人應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)整理完成會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)會(huì)議主持人審核后發(fā)送給與會(huì)人員。

四、會(huì)議跟進(jìn)與落實(shí)

1.跟進(jìn)事項(xiàng)明確：會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)明確各項(xiàng)工作任務(wù)的跟進(jìn)責(zé)任人、完成時(shí)限等。

2.跟進(jìn)進(jìn)度匯報(bào)：責(zé)任人應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要要求，定期向會(huì)議主持人匯報(bào)工作進(jìn)展，確保會(huì)議決策落實(shí)到位。

3.問(wèn)題協(xié)調(diào)解決：在會(huì)議決策落實(shí)過(guò)程中，如遇到問(wèn)題，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保問(wèn)題得到及時(shí)解決。

五、會(huì)議總結(jié)與反饋

1.會(huì)議總結(jié)：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議主持人應(yīng)對(duì)本次會(huì)議的成果和不足進(jìn)行總結(jié)，為下次會(huì)議提供借鑒。

2.反饋機(jī)制：與會(huì)人員可對(duì)會(huì)議流程、組織、議題等內(nèi)容提出意見(jiàn)和建議，以提高會(huì)議效果。

本章內(nèi)容旨在規(guī)范會(huì)議流程，確保地產(chǎn)項(xiàng)目各項(xiàng)工作有序推進(jìn)，提高決策效率。與會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本章規(guī)定，共同維護(hù)會(huì)議紀(jì)律。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確反映會(huì)議內(nèi)容，特別是決策事項(xiàng)、責(zé)任分配和完成時(shí)限。

2.記錄人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的初稿，并提交給會(huì)議主持人審核。

3.會(huì)議主持人應(yīng)在收到會(huì)議紀(jì)要后24小時(shí)內(nèi)完成審核，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。

4.審核通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)通過(guò)公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)或郵件群發(fā)至所有與會(huì)人員及相關(guān)部門。

二、會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容要求

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、與會(huì)人員名單、討論的主要議題、決策結(jié)果、責(zé)任分配、完成時(shí)限等關(guān)鍵信息。

2.對(duì)于重大決策或爭(zhēng)議性問(wèn)題，會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)詳細(xì)記錄各方的觀點(diǎn)和理由，以及最終的決策依據(jù)。

三、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤執(zhí)行

1.各項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任人應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要中規(guī)定的時(shí)限和任務(wù)要求，立即開(kāi)展相關(guān)工作。

2.責(zé)任人應(yīng)定期向會(huì)議主持人匯報(bào)任務(wù)進(jìn)展情況，確保會(huì)議決策的執(zhí)行得到有效跟蹤。

3.會(huì)議主持人應(yīng)監(jiān)督和協(xié)調(diào)各項(xiàng)任務(wù)的執(zhí)行，對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員解決。

四、會(huì)議紀(jì)要的反饋與評(píng)估

1.對(duì)于完成的任務(wù)，責(zé)任人應(yīng)提供明確的完成情況和結(jié)果反饋。

2.會(huì)議主持人應(yīng)對(duì)完成的任務(wù)進(jìn)行評(píng)估，確保決策效果符合預(yù)期。

3.對(duì)于未按期完成的任務(wù)，應(yīng)分析原因，制定改進(jìn)措施，并在下次會(huì)議中進(jìn)行通報(bào)。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)作為公司重要文件進(jìn)行歸檔，保存期限根據(jù)公司規(guī)定執(zhí)行。

2.公司員工可根據(jù)工作需要查閱會(huì)議紀(jì)要，但需遵守公司信息安全和保密制度。

本章旨在確保會(huì)議紀(jì)要的有效跟蹤和落實(shí)，通過(guò)明確的責(zé)任分配和跟蹤機(jī)制，提高會(huì)議決策的執(zhí)行力，確保地產(chǎn)項(xiàng)目各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，需提前至少一個(gè)工作日向行政部門提交申請(qǐng)。

2.預(yù)訂會(huì)議室時(shí)，申請(qǐng)人應(yīng)說(shuō)明會(huì)議主題、預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)、會(huì)議時(shí)間等信息，以便行政部門合理安排。

3.行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌會(huì)議室資源，有權(quán)根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整會(huì)議時(shí)間或地點(diǎn)。

二、會(huì)議室配置

1.會(huì)議室應(yīng)配備必要的會(huì)議設(shè)施，如投影儀、白板、音響系統(tǒng)等。

2.行政部門應(yīng)定期檢查會(huì)議室設(shè)施，確保設(shè)備正常運(yùn)行，為會(huì)議提供良好的硬件支持。

3.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，提供充足的書(shū)寫材料、飲用水等。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議召開(kāi)前，與會(huì)人員應(yīng)提前進(jìn)入會(huì)議室，做好會(huì)前準(zhǔn)備工作。

2.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)保持安靜，遵守會(huì)議紀(jì)律，不得隨意離開(kāi)座位或接打電話。

3.會(huì)議結(jié)束后，與會(huì)人員應(yīng)將個(gè)人物品帶走，保持會(huì)議室整潔。

四、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室使用期間，應(yīng)確保門窗關(guān)閉，避免泄露會(huì)議內(nèi)容。

2.會(huì)議室內(nèi)禁止吸煙，嚴(yán)禁使用明火，確保消防安全。

3.與會(huì)人員應(yīng)遵守公司保密規(guī)定，不得泄露會(huì)議涉及的商業(yè)秘密和技術(shù)秘密。

五、會(huì)議室維護(hù)與優(yōu)化

1.行政部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備完好。

2.針對(duì)會(huì)議室使用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，行政部門應(yīng)及時(shí)解決，提升會(huì)議室使用體驗(yàn)。

3.根據(jù)實(shí)際需求，行政部門可對(duì)會(huì)議室進(jìn)行改造和優(yōu)化，提高會(huì)議室的使用效率。

本章旨在規(guī)范會(huì)議室的管理和使用，為地產(chǎn)項(xiàng)目提供良好的會(huì)議環(huán)境，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。與會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本章規(guī)定，共同維護(hù)會(huì)議室的秩序和設(shè)施。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸公司地產(chǎn)項(xiàng)目管理部