會議督辦事項管理制度

會議督辦事項管理制度第一章總則

第一條目的與原則

為加強會議督辦事項的管理，提高會議決策的執(zhí)行效率，確保會議決策的落實質量，特制定本管理制度。本制度遵循高效、透明、責任明確的原則，適用于公司內部所有會議督辦事項。

第二條適用范圍

本管理制度適用于公司層級會議督辦事項，包括但不限于董事會決策、總經(jīng)理辦公會、專題協(xié)調會等涉及決策執(zhí)行的會議督辦事項。

第三條會議督辦的定義

會議督辦是指對會議決議事項的執(zhí)行過程進行監(jiān)督、檢查、指導、協(xié)調，確保決議事項按照既定目標、時間節(jié)點和質量要求完成的過程。

第四條責任主體

會議督辦的責任主體為會議決議事項的責任部門或責任人。公司設立督辦辦公室，負責對所有會議督辦事項的統(tǒng)一管理和協(xié)調。

第五條會議督辦流程

會議督辦應遵循以下流程：決議下達、任務分解、責任落實、進度跟蹤、問題協(xié)調、結果反饋。

第六條督辦結果的運用

會議督辦結果作為部門及個人績效考核的重要內容，對未按期完成或質量不達標的事項，將依據(jù)公司相關規(guī)定對責任部門或責任人進行問責。

第七條制度的修訂與解釋

本管理制度的修訂、解釋權歸公司董事會所有。在執(zhí)行過程中，如遇特殊情況，需提交董事會審議決定。

第二章會議流程

第一條會議籌備

會議籌備階段是確保會議順利進行的關鍵環(huán)節(jié)。包括以下步驟：

1.確定會議主題和目標：明確會議要解決的問題或討論的議題，確保會議具有針對性和實用性。

2.制定會議議程：根據(jù)會議主題和目標，合理安排會議議程，明確各議題討論的時間。

3.確定參會人員：根據(jù)會議議題，邀請相關部門和人員參會，確保決策的全面性和執(zhí)行力。

4.會議通知：提前向參會人員發(fā)送會議通知，包括會議時間、地點、議程等，要求參會人員做好會前準備。

第二條會議召開

會議召開階段應確保以下事項：

1.會議主持人：由主持人宣布會議開始，說明會議主題和議程，要求參會人員遵守會議紀律。

2.議題討論：按照議程逐項討論議題，鼓勵參會人員積極發(fā)言，充分表達意見和建議。

3.決策形成：在充分討論的基礎上，形成會議決議，明確責任部門和完成時限。

第三條會議記錄

會議記錄是會議督辦的重要依據(jù)，應包括以下內容：

1.會議基本信息：會議時間、地點、主持人、參會人員等。

2.議題討論情況：詳細記錄各議題的討論過程、主要觀點和決策結果。

3.責任分解：明確各責任部門和責任人，以及完成時限。

4.會議記錄人：指定專人負責會議記錄，確保記錄的準確性和完整性。

第四條會議督辦

會議督辦階段是確保決議執(zhí)行的關鍵環(huán)節(jié)，包括以下步驟：

1.決議下達：將會議決議及時下達至責任部門和責任人，要求其按照決議執(zhí)行。

2.任務分解：責任部門對會議決議進行任務分解，明確具體執(zhí)行措施和責任人。

3.進度跟蹤：督辦辦公室定期跟蹤檢查會議決議的執(zhí)行進度，及時發(fā)現(xiàn)問題。

4.問題協(xié)調：針對執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，督辦辦公室負責協(xié)調相關部門解決。

5.結果反饋：責任部門在規(guī)定時間內完成會議決議，向督辦辦公室反饋執(zhí)行結果。

第五條會議總結

會議總結階段是對會議流程和執(zhí)行效果的評估，包括以下內容：

1.評估會議效果：分析會議決議的執(zhí)行情況，評估會議目標的實現(xiàn)程度。

2.改進措施：針對會議過程中存在的問題，提出改進措施，為下次會議提供借鑒。

3.總結報告：形成會議總結報告，提交公司高層領導審閱，以提高會議管理水平和決策執(zhí)行力。

第三章會議紀要的跟蹤落實

第一條會議紀要的編制與發(fā)布

會議紀要應在會議結束后及時編制，確保內容的準確性和完整性。編制完成后，由會議主持人審核批準，并通過公司內部信息系統(tǒng)發(fā)布給所有相關人員。

1.紀要內容：包括會議基本信息、討論要點、決策結果、責任分配、執(zhí)行時限等關鍵信息。

2.紀要格式：統(tǒng)一規(guī)范紀要格式，便于閱讀和理解。

3.發(fā)布時間：會議紀要應在會議結束后24小時內完成編制并發(fā)布。

第二條會議紀要的執(zhí)行跟蹤

會議紀要的執(zhí)行跟蹤是實現(xiàn)決策落地的重要環(huán)節(jié)，應包括以下步驟：

1.責任確認：責任部門和責任人應在收到會議紀要后48小時內確認任務，并開始執(zhí)行。

2.進度更新：責任部門定期更新執(zhí)行進度，通過公司內部信息系統(tǒng)上報督辦辦公室。

3.跟蹤檢查：督辦辦公室定期對會議紀要執(zhí)行情況進行檢查，確保決策按計劃推進。

第三條問題反饋與協(xié)調處理

在會議紀要執(zhí)行過程中，如遇到問題或困難，應采取以下措施：

1.及時反饋：責任部門應立即將問題通過正式渠道反饋給督辦辦公室。

2.協(xié)調解決：督辦辦公室接到反饋后，應及時協(xié)調相關部門，協(xié)助解決問題。

3.記錄問題：將問題的性質、原因、處理過程和結果詳細記錄，以便于分析和改進。

第四條會議紀要的閉環(huán)管理

為確保會議紀要的執(zhí)行效果，實施閉環(huán)管理：

1.結果評估：對會議紀要執(zhí)行結果進行評估，檢查決策是否達到預期效果。

2.責任考核：將會議紀要執(zhí)行情況納入部門和個人的績效考核體系，對未完成或執(zhí)行不力的責任主體進行問責。

3.持續(xù)改進：根據(jù)執(zhí)行過程中的問題和評估結果，不斷優(yōu)化會議管理流程，提高決策執(zhí)行力。

第五條會議紀要的歸檔與查閱

為便于追溯和查閱，會議紀要應進行歸檔管理：

1.歸檔保存：會議紀要按照規(guī)定進行電子和紙質雙份歸檔，保存期限根據(jù)公司規(guī)定執(zhí)行。

2.查閱權限：設定適當?shù)牟殚啓嘞?，確保會議紀要的信息安全。

3.保密要求：遵守公司保密規(guī)定，對涉及敏感信息的會議紀要采取相應的保密措施。

第四章會議室管理規(guī)定

第一條會議室預訂

為提高會議室使用效率，確保會議的順利進行，實行會議室預訂制度：

1.預訂流程：需召開會議的部門或個人，應提前通過公司規(guī)定的預訂系統(tǒng)提交會議室申請，包括會議時間、參會人數(shù)等信息。

2.審批權限：會議室預訂需經(jīng)過相關部門審批，根據(jù)會議性質和緊急程度，合理分配會議室資源。

3.優(yōu)先級規(guī)則：在會議室資源緊張時，根據(jù)會議的重要性和緊急程度確定優(yōu)先級。

第二條會議室配置與維護

會議室的配置和維護應滿足會議需求，保證會議質量：

1.基礎設施：會議室應配備必要的會議設備，如投影儀、音響、白板等。

2.環(huán)境布置：保持會議室整潔、安靜，適當布置綠化，營造良好的會議環(huán)境。

3.定期檢查：定期對會議室設備進行檢查和維護，確保設備正常運行。

第三條會議室使用規(guī)范

會議室使用過程中，應遵守以下規(guī)范：

1.準時使用：預訂會議室的部門或個人應按時使用，不得無故占用或提前結束。

2.保密要求：會議期間，遵守保密規(guī)定，不得泄露敏感信息。

3.愛護公物：使用會議室時，應愛護公共財產(chǎn)，不得隨意損壞設備。

第四條會議室清潔與安全

為確保會議室的清潔與安全，采取以下措施：

1.清潔衛(wèi)生：會議結束后，使用部門應負責清理會議室，保持環(huán)境整潔。

2.安全檢查：會議期間，應確保會議室的安全出口暢通，消防設施正常。

3.應急處理：遇緊急情況，應及時啟動應急預案，確保人員安全。

第五條會議室管理考核

為提高會議室管理水平，實施會議室管理考核：

1.考核指標：設立會議室使用效率、設備完好率、環(huán)境滿意度等考核指標。

2.考核結果運用：將考核結果納入相關部門和個人的績效考核，激勵提高會議室管理水平。

第五章附則