職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案管理辦法

職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案管理辦法第一條總則1、學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間政治、思想、品德、學(xué)習(xí)等方面的真實(shí)記錄。為了規(guī)范學(xué)生檔案管理，保證檔案資料完整和安全，為用人單位提供可靠依據(jù)，結(jié)合學(xué)院實(shí)際情況特制定本辦法。2、本辦法適用于我院所有在冊(cè)學(xué)生。3、學(xué)院和學(xué)生工作有關(guān)的部門都必須重視學(xué)生檔案管理工作，各部門有責(zé)任協(xié)助學(xué)生管理部門做好由其形成的應(yīng)歸入學(xué)生檔案的資料收集、整理工作。第二條學(xué)生檔案的組成一、分類根據(jù)招收學(xué)生層次和發(fā)證機(jī)關(guān)的不同，學(xué)生檔案分為以下三類：1、xx學(xué)院檔案2、xx學(xué)院檔案3、xx職業(yè)中專檔案二、組成學(xué)生檔案由以下幾部分組成：1、原學(xué)校檔案：初中或高中階段的學(xué)籍檔案（學(xué)生自愿）；2、在校期間檔案：錄取通知書(shū)、政審表、體檢表、軍訓(xùn)登記表、學(xué)籍登記表、畢業(yè)生登記表、技能鑒定表、操行評(píng)分表、各種獎(jiǎng)勵(lì)申請(qǐng)表；第三條歸檔要求一、材料由于學(xué)院實(shí)行雙證書(shū)制，大專生有兩套檔案：機(jī)電學(xué)院學(xué)生檔案和技師學(xué)院學(xué)生檔案。1、統(tǒng)招生機(jī)電學(xué)院學(xué)生檔案中含：A、入校前檔案（高中檔案，采取自愿）；B、機(jī)電學(xué)院錄取通知書(shū)；C、普通高校新生登記表；D、機(jī)電學(xué)院學(xué)籍登記表；E、機(jī)電學(xué)院畢業(yè)生登記表；F、成績(jī)單；G、畢業(yè)生就業(yè)報(bào)到證（派遣證）。2、成招生機(jī)電學(xué)院學(xué)生檔案中含：A、入校前檔案（高中、職專、技校檔案，采取自愿）；B、機(jī)電學(xué)院錄取通知書(shū)；C、成人高校新生登記表；D、機(jī)電學(xué)院學(xué)籍登記表；E、機(jī)電學(xué)院畢業(yè)生登記表；F、成績(jī)單。3、五年一貫制學(xué)生（2套檔案，機(jī)電學(xué)院、技師學(xué)院）檔案袋里裝的材料同機(jī)電學(xué)院、技師學(xué)院學(xué)生檔案相同，只是學(xué)籍登記表領(lǐng)2份供5年填用（3年+2年）4、技師學(xué)院檔案包括技師學(xué)院高級(jí)工學(xué)生檔案和中級(jí)工技校生檔案，檔案中含：A、技工院校政審表；B、技工院校體檢表；C、技工院校錄取通知書(shū)；D、技師學(xué)院學(xué)籍登記表；E、技師學(xué)院畢業(yè)生登記表；F、技能鑒定表；G、操行評(píng)分表；H、獎(jiǎng)學(xué)金、三好學(xué)生、優(yōu)秀干部等各類申請(qǐng)表；I、入校前檔案（中級(jí)工學(xué)生，初中檔案，采取自愿）。5、職專生檔案中含：A、入校前檔案（初中檔案，采取自愿）；B、政審表；C、體檢表；D、職專生學(xué)籍表；E、技能鑒定表；F、獎(jiǎng)學(xué)金、三好學(xué)生、優(yōu)秀干部等各類申請(qǐng)表；G、操行評(píng)分表。6、預(yù)備技師檔案中含：A、錄取通知書(shū)B(niǎo)、政審表C、技師學(xué)院學(xué)籍登記表D、技師學(xué)院畢業(yè)生登記表E、獎(jiǎng)學(xué)金、三好學(xué)生、優(yōu)秀干部等各類申請(qǐng)表二、學(xué)生檔案的建立和要求1、新生錄取通知書(shū)由招生辦公室（以下簡(jiǎn)稱招辦）發(fā)放，學(xué)生接到錄取通知書(shū)后，持通知書(shū)到原學(xué)校提取個(gè)人檔案（統(tǒng)招生），開(kāi)學(xué)報(bào)到時(shí)與原校檔案一起交班主任（采取自愿原則）。2、技工院校錄取通知書(shū)由招辦移交學(xué)生工作處（以下簡(jiǎn)稱學(xué)生處）。3、政審表、體檢表是學(xué)生報(bào)名時(shí)填寫(xiě)的，由招辦審核蓋章，注冊(cè)后統(tǒng)一移交學(xué)生處。4、普通高校新生登記表（統(tǒng)招生用）和成人高校新生登記表（成招生用）由學(xué)生處根據(jù)學(xué)生人數(shù)印發(fā)給各系，由班主任組織學(xué)生填寫(xiě)，檢查無(wú)誤后班主任簽字確認(rèn)交系，各系審核蓋章后放入學(xué)生檔案。5、學(xué)籍登記表應(yīng)在學(xué)生入學(xué)一月內(nèi)發(fā)放，學(xué)生填寫(xiě)無(wú)誤后交班主任處，班主任負(fù)責(zé)保管并按時(shí)填寫(xiě)成績(jī)、評(píng)語(yǔ)等。6、畢業(yè)生登記表是在中專生第四學(xué)期，大專生第五學(xué)期，五年制學(xué)生第八學(xué)期分別由學(xué)生處學(xué)生學(xué)籍管理人員發(fā)放，學(xué)生填寫(xiě)無(wú)誤后在頂崗實(shí)習(xí)前交回班主任處，班主任填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。7、成績(jī)單由教務(wù)處在學(xué)生頂崗實(shí)習(xí)后移交到學(xué)生處（統(tǒng)招生、中職生在每年6月份之前，成招生在每年12月份之前）。8、統(tǒng)招畢業(yè)生就業(yè)報(bào)到證由培訓(xùn)部（就業(yè)辦）于7月前向?qū)W生處提供。9、學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)、懲處記錄在評(píng)選、確認(rèn)后，返回各班主任處，與學(xué)生本人其他檔案一起保管。10、學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間，由班主任保管學(xué)生檔案并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容，在最后一學(xué)期由系部審核后統(tǒng)一交學(xué)生處學(xué)生學(xué)籍管理人員，學(xué)生學(xué)籍管理人員檢查資料確認(rèn)無(wú)誤后存檔。第四條學(xué)生檔案填寫(xiě)要求1、學(xué)生填寫(xiě)時(shí)必須抱著實(shí)事求是的態(tài)度填寫(xiě)，填寫(xiě)時(shí)一律用鋼筆或黑色水性筆填寫(xiě)，字跡要清楚、書(shū)寫(xiě)要規(guī)范，不得涂改，污染。凡需要粘貼照片的必須粘貼照片，一律遵循高級(jí)工藍(lán)底、中級(jí)工紅底照片的原則。2、《學(xué)籍登記表》、《畢業(yè)生登記表》學(xué)生個(gè)人內(nèi)容需全部填寫(xiě)，不留空白。如有情況不明無(wú)法填寫(xiě)時(shí)，應(yīng)寫(xiě)“不清”、“不詳”，如無(wú)該項(xiàng)情況，應(yīng)寫(xiě)“無(wú)”。所有同類項(xiàng)目填寫(xiě)內(nèi)容應(yīng)一致。3、復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)的以及傳真件不得歸檔。歸檔材料應(yīng)是原件，特殊情況存入復(fù)印件的，應(yīng)在復(fù)印件上注明原件保管單位并加蓋簽發(fā)單位認(rèn)定的章印。4、歸檔材料必須注明所在系、班級(jí)和學(xué)號(hào)。5、如有其他問(wèn)題可另附說(shuō)明。第五條學(xué)生檔案的日常管理1、學(xué)生在校期間的檔案由班主任負(fù)責(zé)整理和保管。在校期間政治、思想、學(xué)習(xí)、考試、考核、獎(jiǎng)懲等方面材料，要如實(shí)填寫(xiě)、登記、歸檔，以保證檔案資料的系統(tǒng)、完整。2、新生在報(bào)到入校兩周內(nèi)，班主任應(yīng)清楚本班學(xué)生的類型，按規(guī)定發(fā)放學(xué)籍表格，組織學(xué)生填寫(xiě)建立學(xué)生檔案。（備注：因高級(jí)工班內(nèi)成招生通過(guò)成考時(shí)間不一致，檔案資料很難管理，為便于班主任管理，應(yīng)在學(xué)生入校后建立技師學(xué)院檔案的同時(shí)統(tǒng)一建立機(jī)電學(xué)院學(xué)籍檔案，但需在檔案袋右上角用鉛筆備注成考通過(guò)時(shí)間。）3、學(xué)生檔案本著跟隨學(xué)生的原則，學(xué)生跨系變動(dòng)時(shí)，檔案要及時(shí)進(jìn)行交接。學(xué)生中途退、休學(xué)的，應(yīng)做好檔案提取和移交手續(xù)。4、學(xué)生休學(xué)期間，班主任應(yīng)將學(xué)生休學(xué)前各項(xiàng)數(shù)據(jù)填寫(xiě)完整，在檔案袋右上角表注休學(xué),同本班學(xué)生檔案一起保管。休學(xué)學(xué)生如在原班級(jí)畢業(yè)前復(fù)學(xué)，應(yīng)在辦完復(fù)學(xué)申請(qǐng)表后，拿著申請(qǐng)表到原班主任處領(lǐng)取自己的檔案交現(xiàn)班級(jí)班主任。如已到畢業(yè)時(shí)間還未復(fù)學(xué)的檔案隨本班檔案一起交學(xué)生處。5、退學(xué)學(xué)生，班主任在學(xué)生辦理完退學(xué)手續(xù)后或違紀(jì)文件印發(fā)后，將學(xué)生退學(xué)前各項(xiàng)數(shù)據(jù)填寫(xiě)完整后，用鉛筆在檔案袋右上角標(biāo)上退學(xué)時(shí)間或違紀(jì)文號(hào)保管好，學(xué)期末移交系部學(xué)生管理辦公室，再由管理辦公室以系為單位移交給學(xué)生處，并填寫(xiě)《系班退學(xué)學(xué)生檔案移交單》。6、學(xué)生頂崗實(shí)習(xí)前班主任要以班級(jí)為單位，按學(xué)號(hào)排序，整理好學(xué)生檔案并填寫(xiě)《系班檔案移交登記表》。、7、學(xué)生畢業(yè)前，各系按照學(xué)生處要求做好學(xué)生檔案的整理、歸類工作，填寫(xiě)《系屆學(xué)生檔案移交匯總表》。第六條學(xué)生檔案移交要求1、班主任向系學(xué)管交接具體要求：A、學(xué)生檔案內(nèi)資料必須按要求裝存，缺一不可。B、學(xué)生檔案按學(xué)號(hào)順序排列。C、移交前要填寫(xiě)《系班檔案移交登記表》，序號(hào)按學(xué)生學(xué)號(hào)順序填寫(xiě)，此表覆在本班檔案的上面移交給系學(xué)管。2、系學(xué)管向?qū)W生處移交檔案具體要求：A、系部負(fù)責(zé)學(xué)管老師需先對(duì)本系學(xué)生檔案進(jìn)行檢查。B、檢查后交《系屆學(xué)生檔案移交匯總表》。該表一式兩份交，雙方各留一份。第七條查、借閱檔案1、本校老師借閱查檔，須經(jīng)學(xué)生處處長(zhǎng)同意。2、外單位人員借閱檔案必須持單位證明并經(jīng)學(xué)生處處長(zhǎng)同意。第八條領(lǐng)取檔案手續(xù)領(lǐng)取畢業(yè)證、檔案時(shí)需攜帶：A、身份證或?qū)W生證。B、最后一學(xué)期（年）繳費(fèi)憑證。C、就業(yè)證明。D、如需代領(lǐng)，請(qǐng)攜帶被代領(lǐng)人的身份證復(fù)印件及上述的A、B、C款。第九條附則1、學(xué)生