管理制度董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要

管理制度董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要第一章總則

為確保董事會(huì)會(huì)議的高效、規(guī)范進(jìn)行，加強(qiáng)會(huì)議紀(jì)要的管理，提高決策執(zhí)行力，特制定以下管理制度董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要。

一、目的與原則

本制度旨在明確董事會(huì)會(huì)議的組織、召開(kāi)、紀(jì)要記錄及跟蹤落實(shí)等方面的要求，保障會(huì)議的嚴(yán)肅性、決策的科學(xué)性和執(zhí)行的高效性。制定與執(zhí)行本制度時(shí)，應(yīng)遵循以下原則：

1.依法依規(guī)：嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、公司章程及內(nèi)部管理制度組織開(kāi)展會(huì)議。

2.高效務(wù)實(shí)：提倡精簡(jiǎn)、高效的會(huì)議風(fēng)格，注重會(huì)議質(zhì)量和效果。

3.公開(kāi)透明：保證會(huì)議內(nèi)容的公開(kāi)性，確保董事、監(jiān)事及高級(jí)管理人員等相關(guān)方的知情權(quán)。

4.決策執(zhí)行：強(qiáng)化會(huì)議紀(jì)要的落實(shí)，確保決策得到有效執(zhí)行。

二、適用范圍

本制度適用于公司董事會(huì)及其下設(shè)專(zhuān)業(yè)委員會(huì)的各類(lèi)會(huì)議，包括定期會(huì)議、臨時(shí)會(huì)議等。

三、會(huì)議類(lèi)型與召開(kāi)要求

1.定期會(huì)議：按照公司章程和董事會(huì)決議，定期組織召開(kāi)。

2.臨時(shí)會(huì)議：根據(jù)公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展需要，或應(yīng)三分之一以上董事聯(lián)名提議，可召開(kāi)臨時(shí)會(huì)議。

四、參會(huì)人員

1.董事會(huì)成員：公司董事（含獨(dú)立董事）、監(jiān)事、高級(jí)管理人員等。

2.特邀嘉賓：根據(jù)會(huì)議議題需要，可邀請(qǐng)相關(guān)專(zhuān)家、顧問(wèn)等參加。

3.會(huì)議服務(wù)人員：董事會(huì)秘書(shū)、記錄人、相關(guān)工作人員等。

五、會(huì)議紀(jì)要的記錄與分發(fā)

1.會(huì)議紀(jì)要由董事會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)組織記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。

2.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)董事會(huì)主席審核后，分發(fā)給參會(huì)人員及相關(guān)方。

3.會(huì)議紀(jì)要的分發(fā)范圍應(yīng)確保涉及議題的相關(guān)方均能收到，并做好保密工作。

六、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

會(huì)議紀(jì)要中明確的決策事項(xiàng)，相關(guān)責(zé)任部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和任務(wù)要求，認(rèn)真組織落實(shí)。董事會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤、監(jiān)督和匯報(bào)。

本章節(jié)僅為管理制度董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要的第一章總則，后續(xù)章節(jié)將圍繞會(huì)議流程、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)、會(huì)議室管理規(guī)定等方面展開(kāi)詳細(xì)規(guī)定。

第二章會(huì)議流程

為確保董事會(huì)會(huì)議的順利進(jìn)行，明確會(huì)議各環(huán)節(jié)的要求，提高決策效率，以下是會(huì)議流程的詳細(xì)規(guī)定。

一、會(huì)議籌備

1.會(huì)議通知：董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前至少五個(gè)工作日，向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等。

2.議題征集：董事會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)收集和整理議題，議題提交需滿足以下條件：

-議題應(yīng)具有明確性、針對(duì)性和決策意義；

-議題提交人需在會(huì)議通知發(fā)出前至少三個(gè)工作日提交議題及相關(guān)資料；

-議題經(jīng)董事會(huì)主席審核通過(guò)后，納入會(huì)議議程。

3.會(huì)議資料準(zhǔn)備：董事會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)組織準(zhǔn)備會(huì)議所需資料，包括但不限于議題背景、相關(guān)法律法規(guī)、研究報(bào)告等，并于會(huì)議召開(kāi)前至少三個(gè)工作日分發(fā)給參會(huì)人員。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議簽到：參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前十五分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)，進(jìn)行簽到。

2.會(huì)議主持人：董事會(huì)主席擔(dān)任會(huì)議主持人，負(fù)責(zé)組織、引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程。

3.議題討論：會(huì)議按照既定議程逐項(xiàng)進(jìn)行討論，參會(huì)人員應(yīng)充分發(fā)表意見(jiàn)，確保議題討論充分、深入。

4.表決：會(huì)議主持人根據(jù)討論情況，適時(shí)組織對(duì)相關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行表決。表決方式可采取口頭、舉手或投票等形式，具體根據(jù)公司章程及董事會(huì)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

三、會(huì)議紀(jì)要記錄

1.會(huì)議記錄：董事會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)組織記錄會(huì)議過(guò)程，包括議題討論、表決結(jié)果等。

2.紀(jì)要整理：會(huì)議結(jié)束后，董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)在兩個(gè)工作日內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的整理，確保紀(jì)要內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。

3.紀(jì)要審核：會(huì)議紀(jì)要經(jīng)董事會(huì)主席審核通過(guò)后，分發(fā)給參會(huì)人員及相關(guān)方。

四、會(huì)議結(jié)束

1.會(huì)議總結(jié)：會(huì)議主持人對(duì)本次會(huì)議進(jìn)行簡(jiǎn)要總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議成果和需關(guān)注的事項(xiàng)。

2.會(huì)后工作：董事會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)組織做好會(huì)后相關(guān)工作，包括但不限于會(huì)議紀(jì)要的分發(fā)、落實(shí)事項(xiàng)的跟進(jìn)等。

本章節(jié)詳細(xì)闡述了會(huì)議的籌備、召開(kāi)、紀(jì)要記錄及結(jié)束等環(huán)節(jié)，旨在確保會(huì)議流程的規(guī)范性和高效性。后續(xù)章節(jié)將繼續(xù)對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)、會(huì)議室管理規(guī)定等方面進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

為加強(qiáng)董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行力度，確保會(huì)議決策得到有效實(shí)施，本章將對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定。

一、落實(shí)責(zé)任分配

1.董事會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議紀(jì)要中明確的各項(xiàng)決策進(jìn)行分類(lèi)，并根據(jù)事項(xiàng)性質(zhì)和部門(mén)職責(zé)，明確責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人。

2.責(zé)任部門(mén)應(yīng)在會(huì)議紀(jì)要分發(fā)后的五個(gè)工作日內(nèi)，制定具體的執(zhí)行計(jì)劃，明確時(shí)間節(jié)點(diǎn)、工作要求和責(zé)任人。

二、落實(shí)進(jìn)度監(jiān)控

1.董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)建立會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行進(jìn)度監(jiān)控機(jī)制，對(duì)落實(shí)情況進(jìn)行定期跟蹤。

2.責(zé)任部門(mén)應(yīng)按執(zhí)行計(jì)劃，及時(shí)向董事會(huì)秘書(shū)報(bào)告落實(shí)進(jìn)度，包括已完成的任務(wù)、存在的問(wèn)題及解決方案等。

三、落實(shí)情況反饋

1.董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)定期收集責(zé)任部門(mén)的落實(shí)情況，形成報(bào)告，并在下次董事會(huì)會(huì)議上進(jìn)行通報(bào)。

2.對(duì)于未按計(jì)劃落實(shí)的事項(xiàng)，董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)督促責(zé)任部門(mén)分析原因、制定整改措施，并跟蹤整改進(jìn)展。

四、落實(shí)效果評(píng)估

1.董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)組織對(duì)會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行效果的評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括決策實(shí)施情況、目標(biāo)達(dá)成情況等。

2.評(píng)估結(jié)果作為責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人績(jī)效考核的依據(jù)，對(duì)落實(shí)不力的部門(mén)和人員進(jìn)行問(wèn)責(zé)。

五、溝通協(xié)調(diào)

1.董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)建立有效的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，確保會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行過(guò)程中各部門(mén)之間的信息暢通，形成合力。

2.對(duì)于跨部門(mén)協(xié)作的事項(xiàng)，董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)主動(dòng)協(xié)調(diào)，推動(dòng)責(zé)任部門(mén)共同解決存在的問(wèn)題。

六、持續(xù)改進(jìn)

1.董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)工作進(jìn)行總結(jié)，查找存在的問(wèn)題，并提出改進(jìn)措施。

2.通過(guò)不斷完善會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)機(jī)制，提高公司決策執(zhí)行力和管理效率。

本章對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)進(jìn)行了全面規(guī)定，旨在確保董事會(huì)決策得到有效實(shí)施。后續(xù)章節(jié)將繼續(xù)對(duì)會(huì)議室管理規(guī)定等方面進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為確保董事會(huì)會(huì)議的順利進(jìn)行，提供良好的會(huì)議環(huán)境，本章對(duì)會(huì)議室管理規(guī)定進(jìn)行詳細(xì)闡述。

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.董事會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)會(huì)議室的預(yù)訂工作，確保會(huì)議時(shí)間、場(chǎng)地合理安排。

2.預(yù)訂會(huì)議室時(shí)，需考慮參會(huì)人數(shù)、會(huì)議類(lèi)型、設(shè)備需求等因素，選擇合適的會(huì)議室。

3.預(yù)訂會(huì)議室應(yīng)提前至少三個(gè)工作日，以便進(jìn)行會(huì)場(chǎng)布置和設(shè)備檢查。

二、會(huì)議室布置

1.會(huì)議室布置應(yīng)簡(jiǎn)潔、大方，符合公司形象。

2.根據(jù)會(huì)議類(lèi)型和參會(huì)人數(shù)，合理擺放座椅、設(shè)置名牌、準(zhǔn)備會(huì)議資料等。

3.確保會(huì)議室內(nèi)的投影儀、音響、話筒等設(shè)備正常運(yùn)行，并提前進(jìn)行測(cè)試。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室設(shè)備由專(zhuān)人負(fù)責(zé)維護(hù)和管理，確保設(shè)備狀態(tài)良好。

2.定期對(duì)會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行檢查、保養(yǎng)，及時(shí)維修故障設(shè)備。

3.會(huì)議過(guò)程中，如遇設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系技術(shù)人員進(jìn)行處理。

四、會(huì)議室衛(wèi)生與安全

1.會(huì)議室衛(wèi)生應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，保持環(huán)境整潔、空氣流通。

2.會(huì)議室應(yīng)配置消防設(shè)施，確保消防安全。

3.會(huì)議期間，禁止在會(huì)議室吸煙，嚴(yán)禁使用明火。

五、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持安靜，禁止大聲喧嘩，手機(jī)等通訊設(shè)備應(yīng)調(diào)至靜音或振動(dòng)狀態(tài)。

2.參會(huì)人員應(yīng)愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)施，遵守會(huì)議紀(jì)律，按時(shí)參加會(huì)議。

3.未經(jīng)允許，嚴(yán)禁攜帶攝影、攝像設(shè)備進(jìn)入會(huì)議室。

六、會(huì)議室保密工作

1.會(huì)議室應(yīng)具備良好的保密條件，確保會(huì)議內(nèi)容不被泄露。

2.參會(huì)人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，遵守保密規(guī)定。

3.會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)回收會(huì)議資料，嚴(yán)禁攜帶重要文件外出。

本章對(duì)會(huì)議室管理規(guī)定進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定，旨在為董事會(huì)會(huì)議提供良好的環(huán)境和保障。后續(xù)章節(jié)將進(jìn)一步完善相關(guān)管理制度。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸公司董事會(huì)所有。

二、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有變更，由董事會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)通知并解釋。

三、本制