會議用品定位管理制度

會議用品定位管理制度第一章總則

為確保會議的順利進行，提高會議效率，明確會議用品的定位、使用及管理，特制定本制度。本制度適用于會議用品定位管理制度，旨在規(guī)范會議用品的采購、保管、分發(fā)、使用及回收等環(huán)節(jié)，確保會議用品的合理利用和有效管理。

一、會議用品定義

會議用品包括但不限于以下類別：

1.紙質(zhì)用品：如便簽紙、打印紙、筆記本等；

2.辦公用品：如筆、墨水、膠帶、剪刀等；

3.展示用品：如投影儀、白板、白板筆等；

4.其他用品：如瓶裝水、茶葉、一次性杯子等。

二、會議用品管理原則

1.合理規(guī)劃：根據(jù)會議類型、參會人數(shù)等因素，合理規(guī)劃會議用品的種類和數(shù)量；

2.節(jié)約使用：提倡節(jié)約使用會議用品，避免浪費；

3.定位管理：明確會議用品的存放位置，便于查找和使用；

4.定期檢查：定期對會議用品進行檢查，確保用品的完好性和充足性；

5.責任到人：明確各部門、各崗位在會議用品管理中的職責，確保責任到人。

三、會議用品管理職責

1.會議組織部門：負責會議用品的采購、保管、分發(fā)、回收等工作；

2.使用部門：負責本部門所需會議用品的申請、使用和保管；

3.財務部門：負責會議用品的預算編制、報銷審核等工作；

4.后勤部門：負責會議用品的采購、配送、維修等工作。

四、會議用品管理流程

1.采購：根據(jù)會議需求，會議組織部門提出采購申請，經(jīng)審批后由財務部門負責采購；

2.保管：會議用品采購完成后，由會議組織部門負責保管；

3.分發(fā)：會議前，會議組織部門根據(jù)會議需求分發(fā)會議用品；

4.使用：會議期間，使用部門負責會議用品的使用；

5.回收：會議結束后，會議組織部門負責回收會議用品；

6.報廢與補充：對損壞或過期的會議用品進行報廢處理，并根據(jù)實際需求補充新品。

五、違規(guī)處理

1.對違反本制度的部門或個人，給予口頭警告或書面警告；

2.嚴重違反本制度，導致會議無法正常進行的，追究相關責任人責任；

3.對浪費會議用品的行為，視情節(jié)給予相應處罰。

六、制度修訂

本制度根據(jù)公司發(fā)展需要和會議管理實際，適時進行修訂。修訂后的制度經(jīng)審批后予以發(fā)布，原制度同時廢止。

七、附則

本制度自發(fā)布之日起實施，原有相關規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準。各部門應認真貫徹執(zhí)行，確保會議用品管理的規(guī)范化和有效性。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充。

第二章會議流程

為確保會議的順利進行，提高會議效率，明確會議各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范，本章將詳細闡述會議流程的各個環(huán)節(jié)。

一、會議籌備

1.會議主題確定：明確會議的目的、議題和預期成果，為會議籌備提供方向。

2.會議通知：提前向參會人員發(fā)送會議通知，包括會議時間、地點、議程等信息，并提供會議所需的背景資料。

3.與會人員確認：收集參會人員名單，確保關鍵人員參會。

4.會議資料準備：根據(jù)會議主題和議程，準備相關資料，包括會議議程、報告、演示文稿等。

二、會議召開

1.會前簽到：會議開始前，由會議組織部門負責與會人員的簽到工作，確保參會人員準時到場。

2.會議主持人：由主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程和參會人員。

3.會議議程執(zhí)行：按照既定議程逐項進行，各部門或個人就相關議題進行發(fā)言、討論。

4.會議記錄：指定專人負責會議記錄，記錄會議關鍵內(nèi)容、結論和待辦事項。

三、會議決策

1.討論表決：針對會議議題，與會人員進行充分討論，形成共識，并進行表決。

2.決策記錄：將會議決策結果記錄在案，明確責任人、完成時限等。

3.決策公示：將會議決策結果向相關部門和人員進行公示，確保決策的透明度。

四、會議總結

1.主持人總結：會議接近尾聲時，主持人對會議進行總結，回顧會議成果，強調(diào)重點事項。

2.與會人員反饋：收集與會人員對會議的意見和建議，不斷優(yōu)化會議流程。

3.會議紀要：根據(jù)會議記錄，整理會議紀要，明確會議決策、待辦事項和責任人。

五、會議后續(xù)工作

1.會議紀要分發(fā)：將會議紀要發(fā)送至相關部門和人員，以便落實會議決策。

2.跟蹤落實：會議組織部門負責對會議決策的執(zhí)行情況進行跟蹤，確保各項工作按時完成。

3.反饋與評估：定期對會議決策的執(zhí)行情況進行評估，對存在的問題及時進行調(diào)整和優(yōu)化。

第三章會議紀要的跟蹤落實

為確保會議決策的有效執(zhí)行，充分發(fā)揮會議的作用，本章將重點闡述會議紀要的跟蹤落實工作。

一、會議紀要的整理與發(fā)布

1.會議結束后，由指定的會議記錄人負責整理會議紀要，內(nèi)容包括會議主題、議程、討論重點、決策結果、待辦事項及責任人等。

2.會議紀要整理完成后，需提交給會議主持人或相關負責人審核。

3.審核通過后，將會議紀要發(fā)送至相關部門和人員，確保相關人員了解會議內(nèi)容。

二、會議紀要的執(zhí)行跟蹤

1.會議組織部門應設立專人負責跟蹤會議紀要的執(zhí)行情況，確保會議決策得到落實。

2.跟蹤過程中，應對待辦事項的進度、問題和困難進行記錄，并及時與責任人溝通，協(xié)助解決。

3.對于重要事項，會議組織部門應定期向會議主持人或公司領導匯報執(zhí)行情況。

三、會議紀要的評估與反饋

1.定期對會議紀要的執(zhí)行情況進行評估，分析存在的問題，總結經(jīng)驗教訓，為后續(xù)會議提供改進方向。

2.針對會議紀要執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時調(diào)整和優(yōu)化工作計劃，確保會議決策的順利實施。

3.收集相關部門和人員對會議紀要執(zhí)行情況的反饋，了解他們的意見和建議，進一步完善會議紀要的跟蹤落實機制。

四、會議紀要的歸檔與管理

1.會議紀要經(jīng)過執(zhí)行和評估后，應由會議組織部門進行歸檔，便于日后查詢和追溯。

2.建立會議紀要管理檔案，對會議紀要進行分類、整理和存儲，確保信息安全。

3.對于涉及公司機密或重要決策的會議紀要，應嚴格按照公司保密規(guī)定進行管理。

五、激勵機制

1.對會議紀要執(zhí)行過程中表現(xiàn)突出的部門和個人，給予表彰和獎勵，激發(fā)工作積極性。

2.對未按期完成會議紀要待辦事項的部門和個人，進行督促和問責，確保會議決策的落實。

3.通過激勵機制，提高全體員工對會議紀要的重視程度，形成良好的會議紀要執(zhí)行氛圍。

第四章會議室管理規(guī)定

為保障會議室資源的合理使用，提高會議室使用效率，確保會議的順利進行，本章將闡述會議室管理的規(guī)定。

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，各部門或個人需提前向會議組織部門提交會議室預訂申請。

2.預訂申請應包括會議時間、會議主題、參會人數(shù)、所需設備等詳細信息。

3.會議組織部門根據(jù)預訂申請的先后順序和會議室使用情況，統(tǒng)籌安排會議室。

二、會議室使用規(guī)范

1.會議室使用應遵循“誰使用、誰負責”的原則，使用部門需對會議室的整潔、設備完好負責。

2.會議期間，應保持會議室安靜、整潔，禁止吸煙、進食等不文明行為。

3.使用部門應按照預訂時間合理安排會議，避免提前或延遲占用會議室，影響其他會議的正常進行。

三、會議室設備管理

1.會議室設備由后勤部門負責維護和管理，確保設備正常運行。

2.使用部門在會議開始前，需檢查會議室設備是否齊全、完好，如有問題應及時與后勤部門聯(lián)系。

3.會議結束后，使用部門應將設備歸位，關閉電源，避免設備長時間運行導致的損耗。

四、會議室衛(wèi)生與安全

1.會議室應保持干凈整潔，會議組織部門定期安排清潔工作。

2.使用部門在會議結束后，應清理會議室內(nèi)垃圾，保持衛(wèi)生。

3.會議室內(nèi)的消防設施、安全通道等安全設施應定期檢查，確保安全。

五、會議室資源調(diào)配

1.會議組織部門根據(jù)公司會議需求，合理調(diào)配會議室資源，提高會議室使用效率。

2.對于重要會議或大型活動，會議組織部門有權調(diào)整會議室預訂安排，確保關鍵會議的順利進行。

3.在會議室資源緊張的情況下，會議組織部門應優(yōu)先保障公司級重要會議的需求。

六、違規(guī)處理

1.對違反會議室管理規(guī)定的部門或個人，給予口頭警告或書面警告。

2.嚴重違反規(guī)定，導致會議室設備損壞或影響會議正常進行的，追究相關責任人責任。

3.通過加強會議室管理規(guī)定，提高全體員工對會議室資源的重視程度，形成良好的會議室使用氛圍。

第五章附則

一、本制度的解釋權歸公司所有，如有未盡事宜，公司可根據(jù)實際情況予以解釋和補充。