系(院)檔案資料分類指導(dǎo)辦法

PAGEPAGE4淮陰工學(xué)院院（系）檔案資料分類指導(dǎo)辦法【供各系（院）參考】二○○五年九月二十日

一、黨群（DQ）類目名稱保管期限轉(zhuǎn)交自存?zhèn)渥Q11黨務(wù)綜合組織機(jī)構(gòu)，(①總支、行政機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員任職文件；②總支委員、系領(lǐng)導(dǎo)班子、支部委員名冊(cè)；③黨員名冊(cè)、教職工名冊(cè)；④系科介紹。)⑤黨總支換屆選舉的材料、總支委員名單及分工。短期組織部√重復(fù)件或轉(zhuǎn)交表院黨委文件及職能部門發(fā)來的工作材料。長(zhǎng)期√崗位職責(zé)及各種規(guī)章制度（黨政聯(lián)度會(huì)議、中心組學(xué)習(xí)、聯(lián)系支部、班級(jí)、廉政建設(shè)、經(jīng)費(fèi)管理等）長(zhǎng)期√會(huì)議記錄、紀(jì)要（黨員大會(huì)、總支委員會(huì)、黨政聯(lián)席會(huì)、民主生活會(huì)、總支擴(kuò)大會(huì)、支部書記會(huì)等）決議及會(huì)議討論的文件。短期檔案室√留轉(zhuǎn)交表領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)（①理論學(xué)習(xí)中心組名單；②學(xué)習(xí)計(jì)劃、學(xué)習(xí)資料；③學(xué)習(xí)記錄；④學(xué)習(xí)筆記；⑤學(xué)習(xí)成果。）短期宣傳部√報(bào)中心組名單及學(xué)習(xí)計(jì)劃重復(fù)件黨總支工作規(guī)劃；年度、學(xué)期工作計(jì)劃、總結(jié)；目標(biāo)管理及有關(guān)材料。短期檔案室√報(bào)規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)重復(fù)件隊(duì)伍建設(shè)（①干部隊(duì)伍建設(shè)、后備隊(duì)伍建設(shè)材料；②學(xué)工隊(duì)伍建設(shè)材料；③作風(fēng)建設(shè)材料）短期組織部√報(bào)領(lǐng)導(dǎo)干部隊(duì)伍建設(shè)材料，留轉(zhuǎn)交表成果材料（各項(xiàng)成果、圖片資料）短期檔案室√重大成果留復(fù)印件長(zhǎng)期√保管期限轉(zhuǎn)交自存?zhèn)渥捍妗虝捍妗潭唐凇潭唐凇潭唐凇潭唐凇潭唐凇潭唐诮M織部√重復(fù)件短期√短期√暫存√短期√短期組織部√重復(fù)件短期組織部√重復(fù)件短期√暫存√暫存√短期√保管期限轉(zhuǎn)交自存?zhèn)渥⒍唐诮M織部√報(bào)統(tǒng)計(jì)表長(zhǎng)期√短期組織部√重復(fù)件短期√暫存√長(zhǎng)期√短期院工會(huì)√重復(fù)件短期院工會(huì)√重復(fù)件或轉(zhuǎn)交表暫存√保管期限轉(zhuǎn)交自存?zhèn)渥㈤L(zhǎng)期√短期√短期院團(tuán)委√報(bào)計(jì)短期√系團(tuán)委機(jī)構(gòu)設(shè)置及人員名單，團(tuán)員花名冊(cè)；批準(zhǔn)入團(tuán)、離團(tuán)材料及名單短期院團(tuán)委√重復(fù)件團(tuán)委組織的重大活動(dòng)的有關(guān)材料暫存√類目名稱保管期限轉(zhuǎn)交自存?zhèn)渥⑾祵W(xué)生會(huì)組織的重要活動(dòng)的有關(guān)材料暫存√各種社團(tuán)組成人員名冊(cè)短期院團(tuán)委√重復(fù)件各種社團(tuán)組織的重點(diǎn)活動(dòng)的有關(guān)材料暫存√學(xué)生暑期、寒假三下鄉(xiāng)社會(huì)實(shí)踐統(tǒng)計(jì)、總結(jié)、評(píng)比等材料，留校學(xué)生情況調(diào)查暫存√開展多共專題講座一覽表（名稱、時(shí)期、人數(shù)、效果等）暫存√表彰和獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)團(tuán)支部、優(yōu)秀團(tuán)員的材料處分團(tuán)員以復(fù)查材料短期院團(tuán)委√報(bào)統(tǒng)計(jì)表

二、行政工作（XZ）類目名稱保管期限轉(zhuǎn)交自存?zhèn)渥Z11行政綜合院行政下發(fā)的有關(guān)行政管理的文件長(zhǎng)期√院行政工作規(guī)章制度長(zhǎng)期√系行政工作規(guī)章制度長(zhǎng)期√系事業(yè)規(guī)劃、實(shí)施計(jì)劃、總結(jié)、上級(jí)批復(fù)長(zhǎng)期檔案室√重復(fù)件系年度、學(xué)期工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、系向?qū)W院的請(qǐng)示及批復(fù)短期檔案室√重復(fù)件系主任辦公會(huì)議及擴(kuò)大會(huì)議的記錄、記要短期檔案室√留轉(zhuǎn)交表系開展的各項(xiàng)專題活動(dòng)（學(xué)術(shù)活動(dòng)、外交活動(dòng)、國(guó)內(nèi)協(xié)作活動(dòng)等）的材料短期檔案室√留轉(zhuǎn)交表系行政工作簡(jiǎn)報(bào)短期√各科、室、辦工作計(jì)劃總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄短期√系行政收發(fā)文登記表、印章使用登記表暫存√XZ12人事工作人事工作規(guī)章制度長(zhǎng)期√系機(jī)構(gòu)設(shè)置、干部崗位、人員劃分表及變動(dòng)材料短期人事處√重復(fù)件系師資工作規(guī)劃、年度計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、調(diào)查材料、會(huì)議記錄等材料短期人事處√報(bào)計(jì)劃總結(jié)重復(fù)件引進(jìn)人才的請(qǐng)示及批復(fù)、年終引進(jìn)人才名冊(cè)短期人事處√重復(fù)件新教師面試、試講、崗前培訓(xùn)及批準(zhǔn)上課的材料暫存√類目名稱保管期限轉(zhuǎn)交自存?zhèn)渥⒖妥淌?、兼職教授、?shí)習(xí)基地兼職教師聘用材料短期人事處√報(bào)統(tǒng)計(jì)表全體教職工年度考核材料短期檔案室√自留考核結(jié)果全體教職工聘任、考核、續(xù)職、緩聘、復(fù)聘、辭退材料短期人事處√留轉(zhuǎn)交表本系受表彰的材料，本系表彰和獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)集體的材料、教職工受獎(jiǎng)勵(lì)和處分的材料短期√臨時(shí)用工材料暫存√XZ13審計(jì)工作上級(jí)有關(guān)審計(jì)工作的材料和工作制度長(zhǎng)期√系接受審計(jì)的材料暫存√XZ14安全保衛(wèi)工作保衛(wèi)部（處）發(fā)來的安全工作的材料及系安全工作規(guī)章制度暫存√本系與學(xué)院簽定的安全責(zé)任狀短期√系保衛(wèi)工作網(wǎng)絡(luò)，崗位責(zé)任人及安全職責(zé)一覽表暫存√安全事故的調(diào)查、處理材料短期保衛(wèi)處√關(guān)于安全工作的請(qǐng)示報(bào)告及學(xué)校的批復(fù)短期√XZ15總務(wù)學(xué)校有關(guān)總務(wù)基建工作的材料及工作制度短期√系對(duì)總務(wù)方面的請(qǐng)示報(bào)告及回復(fù)短期總務(wù)處√重復(fù)件XZ16檔案、圖書、文博類目名稱保管期限轉(zhuǎn)交自存?zhèn)渥⑾蒂Y料管理制度、開放、利用情況材料短期√系圖書、重要教學(xué)、科研資料的登記冊(cè)長(zhǎng)期圖書館√

三、教學(xué)工作（JX）類目名稱保管期限轉(zhuǎn)交自存?zhèn)渥X11教學(xué)綜合學(xué)院和教學(xué)管理部門頒發(fā)的教學(xué)管理文件和規(guī)章制度長(zhǎng)期√本系制定的教學(xué)管理文件和規(guī)章制度長(zhǎng)期√系教學(xué)工作（管理、改革、發(fā)展等）計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、校歷表短期教務(wù)處√重復(fù)件系研究教學(xué)工作的會(huì)議記錄、紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、請(qǐng)示及回復(fù)短期√教研活動(dòng)計(jì)劃、活動(dòng)記錄、總結(jié)、匯報(bào)短期√上級(jí)對(duì)本系教學(xué)評(píng)估的材料短期教務(wù)處√重復(fù)件學(xué)院對(duì)本系教學(xué)工作檢查考核的材料短期√系教學(xué)自查考核材料暫存√省優(yōu)秀課程材料短期檔案室√自存轉(zhuǎn)交表省教學(xué)成果獎(jiǎng)材料短期檔案室√自存轉(zhuǎn)交表系教學(xué)競(jìng)賽及獲獎(jiǎng)材料、系教學(xué)競(jìng)賽及評(píng)獎(jiǎng)材料短期√社會(huì)調(diào)查、專業(yè)調(diào)查、畢業(yè)生調(diào)查材料短期客座教授、兼職教授學(xué)術(shù)報(bào)告、任課及指導(dǎo)科研的材料短期校外實(shí)習(xí)基地一覽表及合作辦學(xué)協(xié)議、聘任教師名冊(cè)，工作安排表短期教師工作量核算材料暫存教務(wù)處√重復(fù)件外聘教師課酬結(jié)算材料暫存人事處√重復(fù)件系領(lǐng)導(dǎo)、教師、管理人員聽課記錄及匯總統(tǒng)計(jì)表和反饋材料暫存√類目名稱保管期限轉(zhuǎn)交自存?zhèn)渥⒃?、系教學(xué)督導(dǎo)組督導(dǎo)工作材料暫存√JX12學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)上級(jí)關(guān)于學(xué)科、專業(yè)、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的材料及規(guī)章制度長(zhǎng)期√本系制定的有關(guān)學(xué)科、專業(yè)、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的文件及規(guī)章制度長(zhǎng)期√新增專業(yè)的論證、申報(bào)、審批材料短期教務(wù)處√重復(fù)件省、院品牌專業(yè)、特色專業(yè)、重點(diǎn)專業(yè)、主干專業(yè)建設(shè)的申報(bào)、審批、實(shí)施、檢查材料短期教務(wù)處√重復(fù)件新建實(shí)驗(yàn)室申報(bào)、計(jì)劃、論證、審批材料短期設(shè)備處√重復(fù)件省、院重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)建設(shè)申報(bào)、論證、計(jì)劃、總結(jié)、審批材料短期科產(chǎn)處√重復(fù)件實(shí)驗(yàn)、實(shí)習(xí)教學(xué)大綱，實(shí)習(xí)工作規(guī)程及手冊(cè)短期教務(wù)處√重復(fù)件實(shí)驗(yàn)、實(shí)習(xí)教學(xué)任務(wù)書、指導(dǎo)書、計(jì)劃日程表暫存√實(shí)驗(yàn)、實(shí)習(xí)教學(xué)考勤、考核表暫存√實(shí)驗(yàn)、實(shí)習(xí)項(xiàng)目表短期√實(shí)驗(yàn)、實(shí)習(xí)成績(jī)冊(cè)短期教務(wù)處√重復(fù)件綜合性、設(shè)計(jì)性實(shí)驗(yàn)開展統(tǒng)計(jì)表、學(xué)生反映材料，實(shí)驗(yàn)、實(shí)習(xí)教學(xué)改革、創(chuàng)新材料短期√學(xué)生職業(yè)技能鑒定通過名冊(cè)及材料短期教務(wù)處√重復(fù)件實(shí)驗(yàn)室開放登記表、學(xué)生反映材料短期√JX13招生工作長(zhǎng)期√招生宣傳、招生計(jì)劃、錄取、報(bào)到總結(jié)材料短期√研究生招生宣傳、招生計(jì)劃、錄取及報(bào)到總結(jié)材料短期√類目名稱保管期限轉(zhuǎn)交自存?zhèn)渥⑴c外單位聯(lián)合辦班的材料短期教務(wù)處√重復(fù)件JX14學(xué)籍管理本系在籍學(xué)生名冊(cè)短期√學(xué)生成績(jī)匯總冊(cè)，學(xué)生平時(shí)成績(jī)表、單科成績(jī)表短期教務(wù)處√學(xué)生補(bǔ)考統(tǒng)計(jì)表，補(bǔ)考通知底根、補(bǔ)考成績(jī)表、學(xué)生申請(qǐng)緩考表、補(bǔ)考成績(jī)冊(cè)暫存√學(xué)生重修統(tǒng)計(jì)表、重修通知底根、重修成績(jī)表暫存√學(xué)生學(xué)年學(xué)分統(tǒng)計(jì)表暫存√學(xué)生重新編班統(tǒng)計(jì)表、重新編班通知底根暫存教務(wù)處√重復(fù)件學(xué)生學(xué)籍變更（休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)班、退學(xué)、開除等）材料、通知底根短期教務(wù)處√重復(fù)件學(xué)生考試違紀(jì)處理材料短期學(xué)生處√報(bào)結(jié)果材料學(xué)生通過CET-4.6級(jí)或?qū)I(yè)4.8級(jí)名冊(cè)暫存√學(xué)生通過國(guó)家或省計(jì)算機(jī)等級(jí)考試名冊(cè)暫存√JX15課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐各專業(yè)教學(xué)計(jì)劃及調(diào)研論證材料長(zhǎng)期教務(wù)處√重復(fù)件各專業(yè)理論課程教學(xué)大綱長(zhǎng)期教務(wù)處√重復(fù)件院優(yōu)秀課程、重點(diǎn)課程立項(xiàng)、建設(shè)、評(píng)審材料短期教務(wù)處√重復(fù)及復(fù)印件課程改革（教學(xué)內(nèi)容、方法、考核等）材料短期√外購、自制CAI課件及一覽表，多媒體上課統(tǒng)計(jì)表短期教務(wù)處√報(bào)一覽表雙語教學(xué)方案、師資、實(shí)施情況、學(xué)生評(píng)價(jià)、總結(jié)等材料暫存√教師（含實(shí)踐教師）學(xué)期教學(xué)任務(wù)一覽表及各課程教學(xué)進(jìn)程表暫存教務(wù)處√重復(fù)件類目名稱保管期限轉(zhuǎn)交自存?zhèn)渥W(xué)期總教學(xué)進(jìn)程表、總課程表、班級(jí)課程表、期中、期末考試安排表暫存√公開課、優(yōu)秀課程教案樣本，重要備課筆記及教學(xué)觀摩材料短期√課程優(yōu)秀作業(yè)樣本（本數(shù)10本以上）暫存教研室√學(xué)生課程設(shè)計(jì)項(xiàng)目、成績(jī)一覽表及報(bào)告、圖紙樣本短期教研室√系存成績(jī)表JX16學(xué)位工作學(xué)校學(xué)位委員會(huì)頒發(fā)有關(guān)文件及制度長(zhǎng)期√本系學(xué)位委員會(huì)的工作文件及規(guī)章制度長(zhǎng)期√本系學(xué)位分委員會(huì)會(huì)議記錄、決定暫存√本系學(xué)位分委員會(huì)對(duì)學(xué)生授學(xué)位的上報(bào)名單短期院委√重復(fù)件研究生學(xué)位論文及評(píng)審材料短期院委√報(bào)統(tǒng)計(jì)表JX17畢業(yè)生上級(jí)關(guān)于畢業(yè)生工作的文件、計(jì)劃、制度長(zhǎng)期√系畢業(yè)生工作計(jì)劃、總結(jié)短期√畢業(yè)生名冊(cè)短期教務(wù)處√重復(fù)件畢業(yè)證書驗(yàn)印名冊(cè)短期教務(wù)處√重復(fù)件畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）(成果報(bào)告、圖紙、軟盤、光盤、實(shí)物等)短期教研室√畢業(yè)答辨評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)、答辨記錄暫存√畢業(yè)實(shí)習(xí)成績(jī)冊(cè)及實(shí)習(xí)報(bào)告暫存√優(yōu)秀畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）匯編短期√往屆畢業(yè)生返校座談報(bào)告會(huì)材料暫存√JX18教材類目名稱保管期限轉(zhuǎn)交自存?zhèn)渥⑾底跃?、主編教材、講義、專著、教學(xué)指導(dǎo)書、實(shí)驗(yàn)、實(shí)習(xí)指導(dǎo)書和習(xí)題集樣本及統(tǒng)計(jì)表短期√其他有保存價(jià)值的自編參考資料短期√

四、科學(xué)研究（KY）類目名稱保管期限轉(zhuǎn)交自存?zhèn)渥Y11科研綜合上級(jí)有關(guān)科研工作的材料及規(guī)章制度長(zhǎng)期√教職工自然科學(xué)、社會(huì)科學(xué)、教育教學(xué)科研項(xiàng)目分類統(tǒng)計(jì)表短期科研處√重復(fù)件教職工發(fā)表論文統(tǒng)計(jì)表短期科研處√重復(fù)件學(xué)生發(fā)表論文（文章）統(tǒng)計(jì)表短期學(xué)生處√重復(fù)件參加學(xué)術(shù)會(huì)議的材料（學(xué)術(shù)資料歸入圖書資料類）暫存√學(xué)會(huì)工作材料暫存√KY12科研項(xiàng)目（以項(xiàng)目立卷、結(jié)題后移交相關(guān)職能部門）科研準(zhǔn)備階段材料（包括前期論證、開題報(bào)告、任務(wù)書、合同、研究計(jì)劃、執(zhí)行情況、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等）短期√研究實(shí)驗(yàn)階段材料（到自然科研可?。┒唐凇炭偨Y(jié)鑒定階段材料（包括研究報(bào)告、論文專著、鑒定會(huì)材料、鑒定證書、推廣意見、課題總結(jié)等）短期√申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)階段材料（包括成果登記表、申報(bào)及審批材料、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、證書、專利申請(qǐng)材料等）短期√推廣應(yīng)用階段材料（非自然科研可?。┒唐凇?/p>

五、儀器設(shè)備管理類目名稱保管期限轉(zhuǎn)交自存?zhèn)渥B11綜合上級(jí)關(guān)于儀器設(shè)備管理的文件及規(guī)章制度長(zhǎng)期√本系制定的儀器設(shè)備管理規(guī)章制度長(zhǎng)期√設(shè)備工作計(jì)劃、購置計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)及批復(fù)短期設(shè)備處√重復(fù)及復(fù)印件教學(xué)設(shè)備固定資產(chǎn)明細(xì)帳、卡(以實(shí)驗(yàn)室設(shè)分冊(cè))長(zhǎng)期√教學(xué)設(shè)備低質(zhì)品明細(xì)帳長(zhǎng)期√一般設(shè)備固定資產(chǎn)明細(xì)帳、卡長(zhǎng)期√一般設(shè)備低質(zhì)品明細(xì)帳長(zhǎng)期√普通儀器設(shè)備（單價(jià)低于5萬元）招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)記錄及結(jié)論、定購合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等材料短期設(shè)備處重復(fù)及復(fù)印件合作項(xiàng)目?jī)x器設(shè)備使用合同、經(jīng)費(fèi)結(jié)算等材料短期設(shè)備處財(cái)務(wù)處√復(fù)印件儀器設(shè)備對(duì)外服務(wù)的審批、使用經(jīng)費(fèi)收入等材料短期設(shè)備處財(cái)務(wù)處√復(fù)印件儀器設(shè)備年終清點(diǎn)或其他檢查的有關(guān)記錄、材料短期設(shè)備處√重復(fù)及復(fù)印件儀器設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)、論證、審核、估價(jià)、處理結(jié)果等材料短期設(shè)備處財(cái)務(wù)處√重復(fù)及復(fù)印件儀器設(shè)備調(diào)出、調(diào)入的申請(qǐng)、批準(zhǔn)、估價(jià)等材料短期設(shè)備處財(cái)務(wù)處√重復(fù)及復(fù)印件儀器設(shè)備修理、改造的申請(qǐng)、審批、結(jié)論等材料短期設(shè)備處財(cái)務(wù)處√重復(fù)及復(fù)印件儀器設(shè)備綜合統(tǒng)計(jì)等材料短期設(shè)備處√重復(fù)件類目名稱保管期限轉(zhuǎn)交自存?zhèn)渥⒈鞠底灾平虒W(xué)儀器設(shè)備統(tǒng)計(jì)表及有關(guān)材料短期設(shè)備處√報(bào)統(tǒng)計(jì)表上級(jí)檢查評(píng)估儀器設(shè)備工作的記錄、結(jié)論等材料短期設(shè)備處√重復(fù)件SB12儀器設(shè)備項(xiàng)目（單價(jià)≥10萬元設(shè)備資料交檔案室）申購報(bào)告、論證報(bào)告（論證會(huì)材料、記錄）短期設(shè)備處√重復(fù)件學(xué)院或上級(jí)主管部門的批復(fù)及準(zhǔn)購批示短期設(shè)備處√復(fù)印件招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)記錄及結(jié)論、定購合同短期設(shè)備處進(jìn)口設(shè)備過程中有關(guān)技術(shù)商務(wù)文件短期設(shè)備處開箱記錄及裝箱清單短期設(shè)備處√復(fù)印件安裝調(diào)試記錄和雙方管簽字移交的文件、保修單短期設(shè)備處√復(fù)印件驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及文件材料短期設(shè)備處√復(fù)印件索賠函件及結(jié)果報(bào)告短期設(shè)備處√復(fù)印件設(shè)備說明書及隨機(jī)文件材料短期設(shè)