某某衛(wèi)生局檔案管理制度

某某衛(wèi)生局檔案管理制度

第一章總則第一條為提高局機(jī)關(guān)檔案的科學(xué)管理水平，維護(hù)檔案的完整與安全，更好地為衛(wèi)生工作服務(wù)，根據(jù)《檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》，制定本制度。第二條機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)工作的重要組成部分，是提高工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是反映工作及其歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。第二章管理機(jī)構(gòu)和人員第三條局機(jī)關(guān)辦公室內(nèi)設(shè)立檔案室，配備專人管理。各科室和直屬單位應(yīng)設(shè)檔案專柜，并指定專人管理，檔案管理員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定。第四條局機(jī)關(guān)檔案管理工作業(yè)務(wù)上接受上級(jí)衛(wèi)生部門和盟檔案局的指導(dǎo)和監(jiān)督。第五條檔案室的任務(wù)：（一）

制定局機(jī)關(guān)檔案管理工作的規(guī)章制度；（二）

集中統(tǒng)一管理局機(jī)關(guān)各種門類和載體的檔案；（三）

為局機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供檔案服務(wù)；（四）

指導(dǎo)和監(jiān)督局機(jī)關(guān)各科室和直屬單位的檔案工作；（五）

負(fù)責(zé)收集與局機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)有關(guān)的資料；（六）

按規(guī)定向盟檔案局移交應(yīng)進(jìn)館檔案；（七）

辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦有關(guān)業(yè)務(wù)的其它工作。第六條檔案綜合管理的范圍。局機(jī)關(guān)各科室和黨、政、工、團(tuán)組織工作中形成的各種門類、載體的檔案，包括文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、設(shè)備儀器檔案、聲像檔案、專門檔案、出版刊物檔案等都是局機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的歷史記錄，必須收集齊全，交由局機(jī)關(guān)檔案室進(jìn)行綜合管理，任何人不得據(jù)為己有。第三章檔案管理和利用第七條建立和完善檔案工作制度，把檔案工作列入局機(jī)關(guān)各科室相關(guān)人員的職責(zé)范圍和崗位責(zé)任。第八條檔案工作與局辦公現(xiàn)代化、系統(tǒng)化、微機(jī)化同步發(fā)展，不斷提高科學(xué)管理水平和服務(wù)效率。第九條檔案工作要有利于確保檔案資料的安全和延長其壽命，又要盡可能方便查找利用。第十條局機(jī)關(guān)的全部檔案為一個(gè)全宗。全宗內(nèi)的檔案必須按門類進(jìn)行分類，編制出檔案統(tǒng)一分類編號(hào)方案。檔案的分類要科學(xué)，編目要準(zhǔn)確，檢索工具力求多樣化，在提供利用時(shí)，做到準(zhǔn)確迅速。第十一條局機(jī)關(guān)檔案室對(duì)各種載體檔案的收進(jìn)、存放、移出、利用等情況，檔案員必須及時(shí)登記，做到統(tǒng)計(jì)數(shù)字真實(shí)準(zhǔn)確。第四章檔案的鑒定、移交和處理第十二條每年三月底前，由辦公室指定各科室及直屬單位熟悉業(yè)務(wù)的工作人員與檔案室組成三人鑒定小組，對(duì)超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出存、毀意見，并編制銷毀清冊(cè)，辦理銷毀手續(xù)。第十三條對(duì)永久、長期保存的檔案按規(guī)定移交盟檔案局，要辦理好移交手續(xù)。對(duì)銷毀及移交清冊(cè)長期保存。第十四條各科室、直屬單位如有撤銷、合并、增設(shè)或其他變動(dòng)，其檔案材料屬于局機(jī)關(guān)管理的，原建制部門應(yīng)負(fù)責(zé)將其應(yīng)歸檔的文件資料全部完整立卷移交局機(jī)關(guān)檔案室保存管理。第五章文件材料歸檔范圍第十五條凡是反映局機(jī)關(guān)工作活動(dòng)情況，具有查考利用價(jià)值的文件材料都屬歸檔范圍。第十六條歸檔的上級(jí)機(jī)關(guān)文件材料：（一）

上級(jí)機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議主要文件材料；（二）

上級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)、頒發(fā)的需要貫徹執(zhí)行的決議、決定、指示、規(guī)定、批復(fù)以及非局機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件；（三）

上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查局機(jī)關(guān)工作時(shí)的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等材料；（四）

代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬并被采用的文件的最后草稿；（五）

上級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)局機(jī)關(guān)的文件。第十七條歸檔的局機(jī)關(guān)文件材料：（一）

局機(jī)關(guān)召開的重要會(huì)議文件（包括聲像材料）；（二）

局機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)文件，直屬單位的請(qǐng)示與局機(jī)關(guān)的批復(fù)文件；（三）

局機(jī)關(guān)年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；（四）

局機(jī)關(guān)檢查直屬單位工作，調(diào)查研究形成的重要文件材料；（五）

局機(jī)關(guān)匯總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析材料（包括計(jì)算機(jī)盤片）；（六）

局機(jī)關(guān)形成的財(cái)務(wù)報(bào)表、賬薄、憑證等文件材料；（七）

重要的群眾來信來訪及其處理過程中形成的材料；（八）

局機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人公務(wù)活動(dòng)形成的重要信件、電報(bào)、電話記錄、從外機(jī)關(guān)帶回來的與局機(jī)關(guān)有關(guān)的未經(jīng)文書處理登記的文件材料；（九）

局機(jī)關(guān)征用土地以及基建建設(shè)工程等文件材料；（十）局機(jī)關(guān)成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用信件及其組織原則、人員編制、機(jī)構(gòu)設(shè)置等文件材料；（十一）局機(jī)關(guān)制定的工作條例、章程、制度、細(xì)則、規(guī)定等文件材料；（十二）局機(jī)關(guān)的歷史沿革、大事記、年鑒、反映局機(jī)關(guān)（本系統(tǒng)）重要活動(dòng)的剪報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物、展覽及會(huì)議照片等文件材料；（十三）局機(jī)關(guān)干部任免（包括備案）、分配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘任方面的文件。黨員、團(tuán)員、干部、工人名冊(cè)、報(bào)表。職工的錄用、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、獎(jiǎng)懲、退職、退休、離休、撫恤、死亡材料。紀(jì)律檢查、治安保衛(wèi)工作中形成的文件材料；（十四）局機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)、物資、檔案等的交接憑證、清冊(cè)；（十五）局機(jī)關(guān)編印的各種信息材料的定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本；（十六）局機(jī)關(guān)與有關(guān)單位簽訂的各種合同文件：（二）

局機(jī)關(guān)重要活動(dòng)形成的聲像材料；（三）

局機(jī)關(guān)召開的重要會(huì)議形成的聲像材料；（四）

局機(jī)關(guān)組織的重要活動(dòng)、比賽、表演等形成的聲像材料；（五）

榮獲各種稱號(hào)、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)杯、牌匾、證書等聲像材料；（六）

各個(gè)時(shí)期領(lǐng)導(dǎo)班子的照片。第二十五條歸檔時(shí)間：（一）

照片沖洗加工后，錄音、錄像完成后，由攝錄人整理并編寫說明，及時(shí)向局機(jī)關(guān)綜合檔案歸檔；（二）

局機(jī)關(guān)檔案室應(yīng)隨時(shí)收集、征集零散的具有保存價(jià)值的聲像制品。第二十六條歸檔要求：（一）

聲像檔案必須詳細(xì)記錄攝錄時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事項(xiàng)說明、攝錄人；（二）

必須是原件；（三）

聲像必須清晰、完整；（四）

材料歸檔移交人要填寫移交清單（一式兩份），交接雙方核對(duì)清楚后，雙方在清單上簽名，各留一份備查；（五）

具有保存價(jià)值的聲像材料，由攝錄人在完成后及時(shí)整理，將正片與底片對(duì)應(yīng)夾好，移交局機(jī)關(guān)檔案室。第二十七條檔案的管理：（一）

聲像檔案由局機(jī)關(guān)檔案室集中統(tǒng)一管理，不準(zhǔn)由承辦單位和個(gè)人私存；（二）

聲像檔案管理的主要任務(wù)是協(xié)助攝錄人整理、鑒定聲像材料，保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用；（三）

聲像檔案由局機(jī)關(guān)檔案室統(tǒng)一編號(hào)，按不同種類、載體進(jìn)行組卷上帳、編目、存放；（四）

對(duì)榮譽(yù)（實(shí)物）檔案實(shí)行登記目錄和拍成照片管理，各部門保管的榮譽(yù)（實(shí)物）檔案，要定期清點(diǎn)，保證實(shí)物完好無損，于次年第一季度前向局機(jī)關(guān)檔案室移交；（五）

移交人將要移交的聲像、榮譽(yù)（實(shí)物）檔案，填寫清單一式兩份，交接雙方經(jīng)核對(duì)后在清單上簽字，各留一份備查。（六）

將底片編號(hào)、登記。內(nèi)容包括：分類底片號(hào)、攝錄人、攝錄地點(diǎn)、時(shí)間、底片數(shù)量、收編日期。第九章專門檔案立卷歸檔第二十八條歸檔范圍：（一）

會(huì)計(jì)報(bào)表：年度會(huì)計(jì)報(bào)表、月、季會(huì)計(jì)報(bào)表（包括文字分析）、主要財(cái)務(wù)指標(biāo)；（二）

會(huì)計(jì)賬?。喝沼涃~（包括現(xiàn)金和銀行存款日記賬）、明細(xì)賬、總賬、固定資產(chǎn)賬卡、輔助賬；（三）

會(huì)計(jì)憑證：會(huì)計(jì)原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和銀行存款金額調(diào)節(jié)表；（四）

財(cái)務(wù)其它資料：收據(jù)存根、移交清單、銷毀清冊(cè)；（五）

科技檔案。第二十九條歸檔時(shí)間。每年形成的檔案，在次年六月底以前，由會(huì)計(jì)或科技管理人員進(jìn)行整理，按規(guī)定保管期限，依照局機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定的專門檔案編號(hào)方法進(jìn)行編目、組卷、登記裝盒。專門檔案在各科室保存一年后，由專人列出移交清單一式兩份，向局機(jī)關(guān)檔案室移交，以局機(jī)關(guān)綜合檔案管理人員檢查驗(yàn)收后，交接雙方在移交清單上簽字，雙方各留一份備案。第三十條財(cái)務(wù)檔案和科技檔案歸檔工作分別執(zhí)行國家《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)檔案管理辦法》。第十章檔案室管理第三十一條設(shè)置專門檔案庫房保管檔案，購置必要的設(shè)備，不斷改善檔案保管條件，并根據(jù)需要與可能，采用先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化與科學(xué)化。第三十二條對(duì)歸檔案卷、資料，按不同門類、載體和不同的保管期限分別排列。第三十三條庫內(nèi)檔案、資料櫥（柜）要編號(hào)，并編制檔案、資料存放指引卡和示意圖（表）。第三十四條庫房保持清潔、衛(wèi)生，并有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫等設(shè)施。庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，不得存放與檔案無關(guān)的物品，庫房周圍嚴(yán)禁存放易燃物品，保證檔案的安全與完好無損。溫度應(yīng)控制在14—24℃內(nèi)，濕度在45%-60%±5%內(nèi)，無蟲霉滋生。第三十五條對(duì)檔案庫房進(jìn)行定期或不定期檢查，主要檢查庫房設(shè)施和檔案情況，保證賬物一致，如有破損或字跡失真的檔案，應(yīng)及時(shí)修復(fù)、搶救。第三十六條建立健全檔案資料的統(tǒng)計(jì)制度。對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、庫存、利用、銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并按規(guī)定向上級(jí)和盟檔案局報(bào)送基本情況統(tǒng)計(jì)表。第三十七條檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)辦理好清點(diǎn)交接手續(xù)。第十一章檔案保密第三十八條檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家的各項(xiàng)制度，保守國家秘密，維護(hù)檔案的完整與安全。第三十九條檔案庫房應(yīng)安裝鐵門、配置鐵柜等保密設(shè)施。列入密級(jí)的檔案，要在檔案左上角蓋上密級(jí)章，設(shè)專柜保管。第四十條查閱秘密級(jí)檔案必須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外單位人員還必須持局以上單位介紹信。檔案管理人員應(yīng)詳細(xì)登記查閱人姓名、單位、查閱時(shí)間及內(nèi)容。查閱內(nèi)容必須控制在介紹信指定內(nèi)容和文件規(guī)定的傳達(dá)范圍，并在閱文室進(jìn)行，不得進(jìn)入庫房，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何單位和個(gè)人不得擅自抄錄、復(fù)印檔案資料。第四十一條對(duì)外提供資料、公布數(shù)據(jù)、發(fā)表文章等不得引用局機(jī)尚未解密的檔案。對(duì)超過保密期限的檔案資料，要及時(shí)做好降密與解密工作，擴(kuò)大利用范圍。第四十二條發(fā)生檔案泄密事件應(yīng)報(bào)告局領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)有關(guān)部門，并采取有效措施，盡力挽回?fù)p失。第十二章檔案借閱利用第四十三條局機(jī)關(guān)所保管的檔案，只供局機(jī)關(guān)利用。第四十四條因工作需要，局機(jī)關(guān)工作人員均可借閱一般檔案。一般情況下，只借閱本部門形成的檔案。需要借閱其它部門的檔案，要經(jīng)其他部門領(lǐng)導(dǎo)同意。需借閱人事、紀(jì)檢、監(jiān)察及其它不宜對(duì)外公開的檔案，要經(jīng)局機(jī)關(guān)辦公室批準(zhǔn)。需查閱有密級(jí)的檔案，按檔案保密制度辦理。第四十五條外單位確需查閱和利用局機(jī)關(guān)形成的檔案資料，要經(jīng)主管檔案工作的局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第四十六條查閱檔案，雙方交收手續(xù)要清楚，要認(rèn)真填寫檔案查閱登記表、辦理有關(guān)借閱手續(xù)。檔案資料原則上不外借。確需摘抄和復(fù)印資料時(shí)，屬密級(jí)文件、資料的需經(jīng)辦公室批準(zhǔn)，用后歸還檔案室銷毀。一般文件、資料要經(jīng)檔案員審閱同意。歸還檔案時(shí)，借閱人應(yīng)親自將檔案資料交還檔案室，經(jīng)檔案人員檢查清點(diǎn)無誤后，辦理注銷手續(xù)。第四十七條查閱檔案時(shí)，要愛護(hù)檔案，嚴(yán)禁勾畫、折疊、涂改、裁剪、撕毀或丟失檔案。違者將追究責(zé)任。第十三章檔案銷毀第四十八條局檔案室每五年進(jìn)行一次鑒定銷毀工作。第四十九條檔案的鑒定銷毀，應(yīng)在局機(jī)關(guān)辦公室領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案室及有關(guān)業(yè)務(wù)科室人員共同組成鑒定小組，按規(guī)定對(duì)檔