專利申請代理服務(wù)規(guī)范

DB3310/T48—2018（2020）

專利申請代理服務(wù)規(guī)范

1范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了專利代理機(jī)構(gòu)在專利申請代理過程中的服務(wù)要求，包括基本要求、人員管理、文

件管理、合同處理、業(yè)務(wù)辦理、持續(xù)改進(jìn)等。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于臺州市內(nèi)專利代理機(jī)構(gòu)提供的專利申請代理服務(wù)。

2術(shù)語和定義

下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

2.1

專利代理機(jī)構(gòu)

依法設(shè)立，辦理專利代理業(yè)務(wù)或者提供其他專利服務(wù)的服務(wù)機(jī)構(gòu)。

2.2

專利申請代理

專利代理機(jī)構(gòu)以客戶名義，代客戶處理與專利申請、專利復(fù)審相關(guān)的事務(wù)。

2.3

客戶

委托專利代理機(jī)構(gòu)辦理專利申請業(yè)務(wù)、專利復(fù)審相關(guān)業(yè)務(wù)的組織或個人。

2.4

案件

客戶委托專利代理機(jī)構(gòu)處理的專利申請、專利復(fù)審等事項(xiàng)。

3基本要求

3.1執(zhí)業(yè)紀(jì)律

3.1.1根據(jù)專利代理服務(wù)約定，在權(quán)限范圍內(nèi)維護(hù)客戶利益。同一專利代理機(jī)構(gòu)不得接受與案件

有利益沖突關(guān)系的相對委托人的委托，但雙方委托人書面同意的除外。

3.1.2除有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)披露或經(jīng)客戶同意披露的內(nèi)容外，對客戶的商業(yè)秘密予以保密。

3.1.3專利代理機(jī)構(gòu)不得超越客戶委托權(quán)限，不得利用委托關(guān)系從事與客戶所委托事務(wù)無關(guān)的活

動。

3.1.4專利代理機(jī)構(gòu)應(yīng)與委托人訂立書面委托合同，統(tǒng)一收取費(fèi)用并如實(shí)入賬。

3.1.5專利代理機(jī)構(gòu)及其服務(wù)人員不得進(jìn)行不正當(dāng)競爭，包括但不限于：

a)承諾或采用給介紹人或客戶經(jīng)辦人員提取“案件介紹費(fèi)＂或者其它好處的方式爭攬業(yè)務(wù)；

b)明示或暗示可以幫助客戶達(dá)到不正當(dāng)目的，或者以不正當(dāng)?shù)姆绞?、手段達(dá)到客戶目的；

c)就服務(wù)結(jié)果或者行政機(jī)關(guān)、司法機(jī)關(guān)的決定、判決作出任何沒有事實(shí)及法律根據(jù)的承諾；

d)向客戶明示或者暗示與司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體及其工作人員具有特殊關(guān)系；

1

DB3310/T48—2018（2020）

e)通過不正當(dāng)手段壟斷服務(wù)事務(wù)，限定當(dāng)事人接受其指定的代理人或者專利代理機(jī)構(gòu)提供的服

務(wù)；

f)捏造事實(shí)，詆毀其它專利代理機(jī)構(gòu)或服務(wù)人員。

3.1.6專利代理機(jī)構(gòu)的服務(wù)人員等不得同時與兩個或兩個以上專利代理機(jī)構(gòu)建立勞動合同關(guān)系。

3.2服務(wù)內(nèi)容

應(yīng)提供包括以下的服務(wù)內(nèi)容：

a)提供專利申請事務(wù)方面的咨詢；

b)代寫專利申請文件，辦理專利申請；

c)代為答復(fù)審查意見；

d)代為請求專利復(fù)審；

e)代為監(jiān)控專利法律狀態(tài)與繳納年費(fèi)。

3.3信息公開

專利代理機(jī)構(gòu)應(yīng)采用合理方式向客戶公開：服務(wù)流程、各服務(wù)環(huán)節(jié)的時限、服務(wù)人員信息、收

費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、投訴方法等內(nèi)容。服務(wù)過程中，如機(jī)構(gòu)名稱、地址、聯(lián)系方式等發(fā)生變化，應(yīng)當(dāng)及時通知

客戶；對中間和最終處理結(jié)果及時告知客戶。

4人員管理

4.1人員構(gòu)成與任職條件

4.1.1專利代理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立專利申請業(yè)務(wù)接待、服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督管理以及專利技術(shù)支撐部門等組織

機(jī)構(gòu)，并配置相應(yīng)的專業(yè)人員；至少應(yīng)當(dāng)具備以下服務(wù)人員：專利代理人、流程管理人員、質(zhì)量監(jiān)

控人員、客戶服務(wù)人員、文檔管理人員等。

4.1.2應(yīng)當(dāng)具備相應(yīng)的資質(zhì)和能力的服務(wù)人員；機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人除具有專業(yè)水平外，還應(yīng)當(dāng)具有全面

溝通與協(xié)調(diào)的能力；業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)具有良好的專業(yè)素養(yǎng)與管理能力。

4.1.3專利代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)與服務(wù)人員依法簽訂勞動合同，并繳納社會保險(xiǎn)金。

4.2人員培訓(xùn)與考核

4.2.1專利代理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立人才培養(yǎng)機(jī)制，對新入職人員進(jìn)行上崗培訓(xùn)，對其服務(wù)人員進(jìn)行上崗

培訓(xùn)和其它業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

4.2.2培訓(xùn)方式包括參加政府、高校、行業(yè)協(xié)會或者專業(yè)機(jī)構(gòu)等外部機(jī)構(gòu)組織的外部培訓(xùn)和專利

代理機(jī)構(gòu)內(nèi)部自行組織的培訓(xùn)。

4.2.3服務(wù)人員每年參加外部培訓(xùn)的時間不得小于8小時。

4.2.4定期組織業(yè)務(wù)研討活動，并對培訓(xùn)與研討活動進(jìn)行記錄。

4.2.5建立適當(dāng)?shù)目己藱C(jī)制，制定考核制度，明確考核方法，制定獎懲措施，確保嚴(yán)格執(zhí)行，記

錄考核過程與結(jié)果。

5文件管理

5.1信息安全

5.1.1專利代理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立必備的信息化管理系統(tǒng)，并確保案件的信息安全。

2

DB3310/T48—2018（2020）

5.1.2專利代理機(jī)構(gòu)建設(shè)內(nèi)部信息化系統(tǒng),包括：與國家知識產(chǎn)權(quán)局對接的案件電子申請系統(tǒng)，案

件流程管理系統(tǒng)，內(nèi)部自動化網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，客戶管理系統(tǒng)及客戶和案卷信息管理系統(tǒng)。

5.1.3有條件的專利代理機(jī)構(gòu)可以配備基于內(nèi)部局域網(wǎng)的多用戶的計(jì)算機(jī)案卷管理系統(tǒng)，一般包

括以下功能：申請管理、客戶管理、時限管理、費(fèi)用管理、檔案管理、任務(wù)管理。

5.1.4專利代理機(jī)構(gòu)應(yīng)采取措施保證客戶信息和案件數(shù)據(jù)的安全性，包括：

a)制定并落實(shí)客戶信息和案件數(shù)據(jù)安全管理制度；

b)與服務(wù)人員簽訂相應(yīng)的保密協(xié)議；

c)采取保證客戶信息和案件數(shù)據(jù)安全的物理設(shè)施和手段等。

d)保障客戶委托事項(xiàng)案卷的安全完整及計(jì)算機(jī)案卷信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全，對于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和動

態(tài)數(shù)據(jù)，及時進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。

5.2檔案管理

5.2.1專利代理機(jī)構(gòu)建立完善的檔案管理制度，包括：

a)設(shè)立文件或檔案系統(tǒng)，以便于查找和存??；

b)在提供服務(wù)的過程中收到的或者生成的所有文件均予存檔；

c)按照與客戶約定的保存時間為客戶保存文件或檔案；

d)所有紙質(zhì)的文件或檔案掃描件以電子文檔進(jìn)行保存；

e)專利有效期滿后，專利代理機(jī)構(gòu)可以銷毀紙質(zhì)文件或檔案，但對于放棄的專利和撤回的專利申

請，代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)審慎處理。

5.2.2案件及相關(guān)內(nèi)容，除法律規(guī)定必須披露或者委托人同意披露的外，專利代理機(jī)構(gòu)負(fù)有法定

的保密責(zé)任。保密內(nèi)容包括代理活動中所接受的信息和生成的信息，在案件管理的全過程實(shí)施嚴(yán)格

的保密措施。

5.2.3就客戶委托事項(xiàng)所建立案卷的管理，保證其信息資料的完整，包括客戶資料的完整，官方

文件及收據(jù)的完整，工作成果的完整以及與客戶之間的信息交互記錄（時間、內(nèi)容、通信方式）等。

5.2.4專利代理機(jī)構(gòu)應(yīng)確定收案程序，確定案卷號。案卷號是確定客戶委托事項(xiàng)唯一號碼，案卷

號的設(shè)計(jì)必須區(qū)別不同的委托并便于內(nèi)部管理。案卷號及其指向的案卷伴隨案件的全部處理過程。

6合同處理

6.1合同準(zhǔn)備

6.1.1簽訂委托合同前應(yīng)當(dāng)獲悉客戶以下信息：

a)客戶的基本信息；

b)客戶的委托目的與委托內(nèi)容。

6.1.2簽訂委托合同前應(yīng)當(dāng)自行審查以下內(nèi)容：

a)委托事項(xiàng)的合法性審查；

b)委托事項(xiàng)的利益沖突審查；

c)委托事項(xiàng)的業(yè)務(wù)范圍與執(zhí)服務(wù)能力審查。

6.1.3簽訂委托合同前應(yīng)當(dāng)履行如下告知：

a)委托事項(xiàng)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)與不利情況；

b)委托事項(xiàng)的代理計(jì)劃、流程及客戶的配合義務(wù)；

c)服務(wù)人員的服務(wù)特長、執(zhí)業(yè)經(jīng)驗(yàn)等。

6.1.4與客戶協(xié)商服務(wù)事項(xiàng)及費(fèi)用支付方式、金額。

3

DB3310/T48—2018（2020）

6.2合同簽訂

6.2.1專利代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)與客戶簽訂書面的委托代理合同；在正式簽訂前，專利代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)將合同

交客戶審閱并解釋合同的主要條款。

6.2.2合同條款應(yīng)當(dāng)全面明確體現(xiàn)專利代理機(jī)構(gòu)與客戶協(xié)商的基本約定。

6.2.3合同條款包括但不限于服務(wù)事項(xiàng)、服務(wù)人員、代理權(quán)限、完成時限、服務(wù)質(zhì)量、驗(yàn)收方式、服

務(wù)金額、支付方式、保密約定、違約責(zé)任、變更與終止的情形以及爭議解決等。

6.2.4委托代理合同應(yīng)當(dāng)由客戶或取得客戶授權(quán)的代理人與專利代理機(jī)構(gòu)簽字、蓋章予以確認(rèn)。

6.3合同履行

在履行委托合同時，專利代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)將重要的文件、通知和處理結(jié)果及時送交或通知客戶。

6.4合同變更與終止

在出現(xiàn)約定、法定或其它需要變更或終止委托代理合同的情形時，專利代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)：

a)提前告知客戶并說明原因；

b)與客戶協(xié)商變更或解除委托代理合同；

c)告知客戶后續(xù)程序及需要注意的事項(xiàng)；

d)辦理法律法規(guī)規(guī)定需要辦理的事項(xiàng)；

e)進(jìn)行書面記錄。

7業(yè)務(wù)辦理

7.1文件撰寫與提交

7.1.1代理專利申請至少應(yīng)就以下環(huán)節(jié)規(guī)定作業(yè)流程：

a)與客戶就技術(shù)問題進(jìn)行充分的溝通與討論；

b)撰寫、校對或者準(zhǔn)備專利申請文件交由客戶書面確認(rèn)；

c)向?qū)＠痔峤粚＠暾埢蛘咂渌募?/p>

d)向客戶報(bào)告委托案件的進(jìn)展情況；

e)向?qū)＠掷U納專利申請等官方費(fèi)用；

f)接收、記錄專利局發(fā)出的文件并向客戶轉(zhuǎn)達(dá)；

g)對答復(fù)或者處理時限的工作進(jìn)行時限設(shè)置、時限提醒和完成后時限撤銷。

7.1.2撰寫專利申請文件前與客戶進(jìn)行充分的溝通與討論：

a)代理人充分理解技術(shù)交底書的內(nèi)容，把握技術(shù)本質(zhì)；

b)在與客戶進(jìn)行溝通和交流時，代理人根據(jù)自身的專業(yè)能力對客戶進(jìn)行積極引導(dǎo)，以促使客戶提

供更多的實(shí)施例，確定合適的專利保護(hù)范圍。

7.1.3在專利說明書的形成過程中，避免簡單拷貝技術(shù)交底書的內(nèi)容。

7.1.4專利說明書的內(nèi)容嚴(yán)格忠實(shí)于技術(shù)方案,在未與發(fā)明人充分討論并經(jīng)申請人許可時,避免對技術(shù)

交底書的技術(shù)內(nèi)容進(jìn)行實(shí)質(zhì)性刪除和修改。

7.1.5撰寫專利申請文件，應(yīng)滿足如下要求：

a)嚴(yán)密性：避免用詞不當(dāng)對專利的保護(hù)范圍造成無謂的限制或者損害；

b)準(zhǔn)確性：內(nèi)容的描述應(yīng)清楚、準(zhǔn)確，無歧義；

c)規(guī)范性：符合專利法、專利法實(shí)施細(xì)則和審查指南的規(guī)定；

d)邏輯性：內(nèi)容的描述保持前后一致，富有條理；

4

DB3310/T48—2018（2020）

e)條理性：內(nèi)容的描述層次清晰，結(jié)構(gòu)合理；

f)客觀性：在描述技術(shù)內(nèi)容時要保持客觀分析。

7.1.6撰寫?yīng)毩?quán)利要求應(yīng)在具體實(shí)施例的基礎(chǔ)上，結(jié)合所要解決的技術(shù)問題進(jìn)行提煉概括，確定合

理保護(hù)范圍的權(quán)利要求，同時使得權(quán)利要求所限定的技術(shù)方案滿足新穎性和創(chuàng)造性。

7.1.7應(yīng)考慮訴訟成本、證據(jù)固定、賠償計(jì)算等因素，對權(quán)利要求進(jìn)行嚴(yán)密布局。

7.2答復(fù)審查意見

7.2.1認(rèn)真閱讀審查意見通知書：

a)明確審查員實(shí)質(zhì)審查后提出對該申請總體的傾向性意見；

b)閱讀重點(diǎn)放在審查意見通知書中所指出的實(shí)質(zhì)性缺陷，尤其在于權(quán)利要求書的評價；

c)將審查意見通知書中提出的所有問題進(jìn)行歸納整理。

d)答復(fù)文件應(yīng)由客戶書面確認(rèn)。

7.2.2對審查意見通知書及其引用證據(jù)的要具體分析，認(rèn)真對比：

a)結(jié)合審查指南進(jìn)行針對性答辯，做到有理有據(jù)；

b)抓住技術(shù)方案中的實(shí)質(zhì)不同點(diǎn)進(jìn)行分析。

7.2.3面對“顯而易見”或“公知常識”的審查意見，應(yīng)加強(qiáng)與審查員的溝通并注意答復(fù)技巧。

7.3專利復(fù)審

7.3.1按以下服務(wù)流程開展專利復(fù)審：

a)根據(jù)規(guī)定的格式，準(zhǔn)備好復(fù)審申請書和意見陳述書以及證據(jù)材料；

b)向?qū)＠麖?fù)審委員會郵寄或遞交材料，注意接收受理通知書；

c)根據(jù)情況決定是否提交補(bǔ)充證據(jù)或者補(bǔ)充意見。如有必要，提供實(shí)物以便查明事實(shí)和技術(shù)問題；

d)接收審查決定書；對審查決定書不服的，征詢客戶是否提起行政訴訟。

8持續(xù)改進(jìn)

8.1過程監(jiān)控

8.1.1應(yīng)針對不同業(yè)務(wù)形成業(yè)務(wù)流程，建立業(yè)務(wù)時限管理，記錄業(yè)務(wù)過程。

8.1.2應(yīng)配備專門流程管理及文檔管理的服務(wù)人員，明確職責(zé)，跟蹤及監(jiān)控業(yè)務(wù)處理過程。

8.1.3應(yīng)設(shè)置服務(wù)質(zhì)量監(jiān)控崗位，對服務(wù)質(zhì)量和進(jìn)程進(jìn)行監(jiān)控。

8.2客戶溝通

8.2.1應(yīng)建立客戶定期溝通機(jī)制，及時收集客戶的反饋意見，指定專人接受和處理客戶意見，對投訴

意見應(yīng)在3個工作日內(nèi)作出正式答復(fù)；對不予處理的投訴請求，做好解釋說明工作。

8.2.2專利代理機(jī)構(gòu)宜建立客戶滿意度評價制度。

8.3自我評價

8.3.1專利代理機(jī)構(gòu)應(yīng)開展和實(shí)施自我評價，保持服務(wù)質(zhì)量持續(xù)改進(jìn)：

a)對服務(wù)的人員、設(shè)施、環(huán)境、流程、結(jié)果及客戶服務(wù)進(jìn)行自我評價；

b)對代理的數(shù)量、授權(quán)率、補(bǔ)正率、撤駁率等指標(biāo)