線上會(huì)議策劃管理制度

線上會(huì)議策劃管理制度第一章總則

線上會(huì)議策劃管理制度旨在規(guī)范公司線上會(huì)議的召開、組織、管理及后續(xù)工作，確保會(huì)議效率，提升決策質(zhì)量，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作，并根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和實(shí)際運(yùn)作需要，特制定本制度。

一、適用范圍

1.本制度適用于公司內(nèi)部所有通過(guò)線上形式召開的會(huì)議，包括但不限于定期會(huì)議、臨時(shí)會(huì)議、項(xiàng)目會(huì)議等。

2.本制度涉及的所有人員包括公司員工、實(shí)習(xí)生、顧問(wèn)以及其他參與會(huì)議的相關(guān)方。

二、會(huì)議目的

1.明確會(huì)議主題，確保會(huì)議內(nèi)容緊密圍繞公司戰(zhàn)略目標(biāo)、業(yè)務(wù)發(fā)展及日常管理工作。

2.提高信息溝通效率，促進(jìn)跨部門、跨區(qū)域協(xié)作，統(tǒng)一思想，形成共識(shí)。

3.提升決策效率，推動(dòng)公司各項(xiàng)工作有序開展。

三、會(huì)議分類

1.定期會(huì)議：按周期性召開，如周例會(huì)、月度總結(jié)會(huì)等。

2.臨時(shí)會(huì)議：根據(jù)工作需要，臨時(shí)召集的會(huì)議。

3.項(xiàng)目會(huì)議：針對(duì)特定項(xiàng)目或任務(wù)召開的會(huì)議。

四、會(huì)議組織

1.會(huì)議召集人：負(fù)責(zé)確定會(huì)議主題、議程、參會(huì)人員及時(shí)間等。

2.會(huì)議主持人：負(fù)責(zé)主持會(huì)議，確保會(huì)議內(nèi)容按照議程進(jìn)行，并控制會(huì)議時(shí)間。

3.會(huì)議記錄人：負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容、決議事項(xiàng)及跟進(jìn)事項(xiàng)，形成會(huì)議紀(jì)要。

五、會(huì)議紀(jì)律

1.會(huì)議相關(guān)人員應(yīng)按時(shí)參加，如有特殊情況需提前請(qǐng)假。

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持手機(jī)靜音或振動(dòng)，如有緊急事項(xiàng)需離場(chǎng)，應(yīng)向主持人示意。

3.會(huì)議內(nèi)容涉及商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等信息，參會(huì)人員需嚴(yán)格保密。

六、本制度的解釋權(quán)與修訂權(quán)歸公司所有，如有未盡事宜，公司可根據(jù)實(shí)際情況予以解釋和修訂。后續(xù)章節(jié)將詳細(xì)闡述會(huì)議流程、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)、會(huì)議室管理規(guī)定等內(nèi)容，以保障線上會(huì)議策劃管理制度的實(shí)施與執(zhí)行。

第二章會(huì)議流程

為確保線上會(huì)議的高效與有序，明確會(huì)議各階段任務(wù)與要求，特制定以下會(huì)議流程。

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：會(huì)議召集人應(yīng)根據(jù)公司戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)發(fā)展或管理需求，明確會(huì)議主題，確保會(huì)議內(nèi)容具有針對(duì)性和實(shí)效性。

2.制定會(huì)議議程：會(huì)議議程應(yīng)包括會(huì)議主題、討論事項(xiàng)、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)等，并在會(huì)議前至少1個(gè)工作日發(fā)送給參會(huì)人員，以便大家提前準(zhǔn)備。

3.確定參會(huì)人員：會(huì)議召集人應(yīng)根據(jù)會(huì)議內(nèi)容，邀請(qǐng)相關(guān)崗位人員參會(huì)，并確保關(guān)鍵人員參會(huì)。

4.會(huì)議通知：通過(guò)郵件、企業(yè)通訊工具等方式，向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，包括會(huì)議時(shí)間、會(huì)議鏈接、會(huì)議議程等。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開始前，由會(huì)議主持人或指定人員負(fù)責(zé)簽到，確保參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)。

2.會(huì)議主持人致辭：會(huì)議主持人簡(jiǎn)要介紹會(huì)議主題、議程及注意事項(xiàng)，確保會(huì)議有序進(jìn)行。

3.會(huì)議討論：按照議程逐項(xiàng)進(jìn)行討論，參會(huì)人員積極發(fā)言，針對(duì)議題提出建設(shè)性意見和建議。

4.會(huì)議決策：針對(duì)討論事項(xiàng)，會(huì)議主持人引導(dǎo)參會(huì)人員進(jìn)行決策，明確責(zé)任人和完成時(shí)間。

三、會(huì)議記錄與整理

1.會(huì)議記錄：會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容、決議事項(xiàng)及跟進(jìn)事項(xiàng)，確保記錄準(zhǔn)確、完整。

2.形成會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人整理會(huì)議紀(jì)要，包括會(huì)議主題、參會(huì)人員、討論事項(xiàng)、決策結(jié)果等，并在會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送給參會(huì)人員。

四、會(huì)議跟進(jìn)與落實(shí)

1.事項(xiàng)分解：將會(huì)議決議事項(xiàng)分解為具體任務(wù)，明確責(zé)任人、完成時(shí)間及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

2.跟進(jìn)與協(xié)調(diào)：會(huì)議召集人負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決議事項(xiàng)進(jìn)行跟進(jìn)，協(xié)調(diào)相關(guān)資源，確保任務(wù)按時(shí)完成。

3.結(jié)果反饋：責(zé)任人定期向會(huì)議召集人匯報(bào)任務(wù)進(jìn)度，會(huì)議召集人匯總后向相關(guān)人員通報(bào)。

五、會(huì)議總結(jié)

1.評(píng)估會(huì)議效果：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議召集人組織對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估，收集參會(huì)人員的意見和建議，以便持續(xù)優(yōu)化會(huì)議流程。

2.持續(xù)改進(jìn)：根據(jù)會(huì)議評(píng)估結(jié)果，對(duì)會(huì)議流程、組織等方面進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)，提高會(huì)議效率。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

會(huì)議紀(jì)要是確保會(huì)議成果轉(zhuǎn)化的重要文件，本章重點(diǎn)闡述會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)流程，以保障會(huì)議決策的有效執(zhí)行。

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要編制：會(huì)議記錄人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的初稿，確保紀(jì)要內(nèi)容全面、準(zhǔn)確地反映會(huì)議討論和決策結(jié)果。

2.會(huì)議紀(jì)要審核：會(huì)議紀(jì)要初稿完成后，應(yīng)由會(huì)議主持人或指定人員進(jìn)行審核，確保紀(jì)要無(wú)誤。

3.發(fā)布會(huì)議紀(jì)要：審核通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)通過(guò)郵件、企業(yè)通訊工具等方式發(fā)送給所有參會(huì)人員，以便各方了解會(huì)議內(nèi)容和后續(xù)任務(wù)。

二、會(huì)議決議任務(wù)的分配與執(zhí)行

1.任務(wù)分配：會(huì)議紀(jì)要中明確的決議事項(xiàng)應(yīng)分解為具體任務(wù)，并明確每項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任人、協(xié)助人及完成時(shí)間。

2.任務(wù)執(zhí)行：責(zé)任人接到任務(wù)后，應(yīng)立即著手實(shí)施，并按照既定時(shí)間表推進(jìn)。

3.任務(wù)跟蹤：會(huì)議召集人負(fù)責(zé)對(duì)任務(wù)執(zhí)行情況進(jìn)行定期跟蹤，了解進(jìn)度，并提供必要的支持和協(xié)助。

三、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤與反饋

1.定期反饋：責(zé)任人需定期向會(huì)議召集人提供任務(wù)進(jìn)展情況，包括已完成的任務(wù)、存在的問(wèn)題及下一步計(jì)劃。

2.紀(jì)要更新：會(huì)議召集人根據(jù)責(zé)任人的反饋，更新會(huì)議紀(jì)要中的任務(wù)狀態(tài)，記錄關(guān)鍵進(jìn)展和問(wèn)題。

3.績(jī)效關(guān)聯(lián)：將會(huì)議決議任務(wù)的完成情況與個(gè)人或團(tuán)隊(duì)的績(jī)效評(píng)估掛鉤，以促進(jìn)任務(wù)的有效執(zhí)行。

四、會(huì)議決議的閉環(huán)管理

1.結(jié)果驗(yàn)收：任務(wù)完成后，由會(huì)議召集人或指定人員對(duì)任務(wù)結(jié)果進(jìn)行驗(yàn)收，確保達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。

2.問(wèn)題處理：對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)分析原因，制定解決方案，并跟蹤落實(shí)。

3.總結(jié)經(jīng)驗(yàn)：在任務(wù)閉環(huán)后，組織相關(guān)人員總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提煉教訓(xùn)，為今后類似工作的開展提供借鑒。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為保障線上會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議室使用效率，制定以下會(huì)議室管理規(guī)定。

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.預(yù)訂原則：會(huì)議室預(yù)訂應(yīng)遵循“先到先得”的原則，確保會(huì)議資源的合理分配。

2.預(yù)訂方式：通過(guò)企業(yè)內(nèi)部預(yù)訂系統(tǒng)或指定方式進(jìn)行會(huì)議室預(yù)訂，預(yù)訂時(shí)需提供會(huì)議主題、參會(huì)人數(shù)、時(shí)間等信息。

3.預(yù)訂時(shí)間：鼓勵(lì)提前預(yù)訂會(huì)議室，臨時(shí)會(huì)議需提前至少1個(gè)工作日預(yù)訂。

二、會(huì)議室設(shè)備管理

1.設(shè)備檢查：會(huì)議前，由預(yù)訂人或會(huì)議組織者負(fù)責(zé)檢查會(huì)議室設(shè)備，包括網(wǎng)絡(luò)連接、音視頻設(shè)備等，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.設(shè)備使用：參會(huì)人員應(yīng)按照操作規(guī)范使用會(huì)議室設(shè)備，如有損壞，需及時(shí)報(bào)修并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

3.設(shè)備維護(hù)：定期對(duì)會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備性能穩(wěn)定。

三、會(huì)議室環(huán)境與秩序

1.環(huán)境整潔：會(huì)議前，預(yù)訂人或會(huì)議組織者負(fù)責(zé)檢查會(huì)議室衛(wèi)生，保持環(huán)境整潔。

2.會(huì)議秩序：會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持安靜，遵守會(huì)議紀(jì)律，不隨意離場(chǎng)。

3.會(huì)議結(jié)束：會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)將座椅歸位，關(guān)閉設(shè)備電源，整理會(huì)議室環(huán)境。

四、會(huì)議室安全與保密

1.安全管理：會(huì)議室使用期間，相關(guān)人員應(yīng)遵守公司安全規(guī)定，確保人身和設(shè)備安全。

2.保密要求：會(huì)議內(nèi)容涉及商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息時(shí)，參會(huì)人員需嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露。

3.會(huì)議資料：會(huì)議結(jié)束后，責(zé)任人負(fù)責(zé)收集和歸檔會(huì)議資料，防止信息泄露。

五、會(huì)議室資源優(yōu)化

1.資源調(diào)配：根據(jù)實(shí)際需求，合理調(diào)配會(huì)議室資源，提高使用效率。

2.容量調(diào)整：根據(jù)參會(huì)人數(shù)，調(diào)整會(huì)議室規(guī)模，避免資源浪費(fèi)。

3.技術(shù)支持：持續(xù)關(guān)注會(huì)議室技術(shù)發(fā)展，引入先進(jìn)設(shè)備，提升會(huì)議體驗(yàn)。

第五章附則

本制度的解釋權(quán)與修訂權(quán)歸公司所有。以下為附則相關(guān)內(nèi)容：

一、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，原有相關(guān)規(guī)定