國企集團會議管理制度

國企集團會議管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)

本制度旨在規(guī)范國企集團會議的組織、召開、記錄及后續(xù)落實，提高決策效率與執(zhí)行力，保證集團各項業(yè)務順利進行。本制度依據(jù)《中華人民共和國公司法》、《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》以及集團相關規(guī)章制度制定。

第二條適用范圍

本制度適用于國企集團總部及下屬子公司召開的各類會議，包括但不限于董事會、總經(jīng)理辦公會、專題協(xié)調(diào)會等。

第三條會議分類

根據(jù)會議的性質(zhì)和內(nèi)容，將會議分為以下幾類：

1.決策性會議：對集團重大事項進行討論、決策的會議；

2.報告性會議：對階段性工作、項目進展等進行匯報、交流的會議；

3.協(xié)調(diào)性會議：解決跨部門、跨子公司之間協(xié)作問題的會議；

4.培訓與研討會議：針對員工能力提升、業(yè)務探討的會議。

第四條會議原則

1.精簡高效：會議應注重實效，減少形式主義，嚴格控制會議時間；

2.議題明確：會議議題應提前準備，明確討論目標和預期成果；

3.保密原則：會議內(nèi)容涉及敏感信息，參會人員需遵守保密規(guī)定；

4.公平公正：會議討論過程中，充分發(fā)揚民主，尊重不同意見。

第五條責任追究

參會人員應嚴格遵守會議紀律，如有違反，將按照集團相關規(guī)章制度追究責任。

第六條制度修訂

本制度根據(jù)集團業(yè)務發(fā)展需要，適時進行修訂。修訂后的制度經(jīng)集團董事會審議通過后生效。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.會議發(fā)起：會議發(fā)起人應根據(jù)業(yè)務需要，明確會議目的、議題、參會人員等，向會議管理部門提交會議申請；

2.會議審批：會議管理部門收到申請后，進行初步審查，報請相關領導審批；

3.會議通知：會議審批通過后，會議管理部門負責通知參會人員，并在會議通知中明確會議時間、地點、議程等；

4.會議資料準備：會議發(fā)起人應提前準備會議所需的相關資料，并在會議前送達會議管理部門。

二、會議召開

1.會議簽到：參會人員應在會議開始前進行簽到，會議管理部門負責統(tǒng)計簽到情況；

2.會議主持：主持人負責組織會議，按照議程逐項進行討論；

3.會議記錄：會議管理部門指定專人負責記錄會議內(nèi)容，包括議題討論、決策結果等；

4.會議發(fā)言：參會人員應按照會議議程積極發(fā)言，提出建議和意見。

三、會議決策

1.討論表決：會議主持人根據(jù)討論情況，組織參會人員進行表決；

2.決策記錄：會議管理部門將表決結果及決策內(nèi)容記錄在案；

3.決策公示：會議決策結果在集團內(nèi)部進行公示，接受監(jiān)督。

四、會議總結

1.會議總結：會議結束后，主持人對會議進行簡要總結，強調(diào)決策事項和落實要求；

2.會議紀要：會議管理部門根據(jù)會議記錄整理會議紀要，并在會議結束后的一定時間內(nèi)發(fā)送給參會人員；

3.跟進落實：會議發(fā)起人負責跟進會議決策的落實情況，并及時向會議管理部門反饋。

五、會議評估

1.會議效果評估：會議結束后，會議管理部門組織對會議效果進行評估，收集參會人員的意見和建議；

2.會議改進：根據(jù)評估結果，對會議流程、組織等方面進行持續(xù)改進，以提高會議質(zhì)量。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議紀要的編制：會議結束后，由指定的會議記錄人負責整理會議內(nèi)容，編制會議紀要。紀要應詳細記錄會議的議題、討論要點、決策結果及責任分配等；

2.會議紀要的審核：會議紀要編制完成后，需提交給會議主持人或相關領導進行審核，確保紀要內(nèi)容的準確性和完整性；

3.會議紀要的發(fā)布：審核通過的會議紀要應在規(guī)定時間內(nèi)通過郵件、內(nèi)部信息系統(tǒng)等渠道發(fā)送給所有參會人員及相關部門。

二、會議決策的分解與執(zhí)行

1.決策分解：會議紀要中明確的決策事項需分解為具體的行動計劃，明確責任單位、責任人、完成時限等；

2.任務執(zhí)行：各責任單位及責任人應按照分解后的行動計劃認真執(zhí)行，確保決策事項的落實；

3.進度反饋：責任人需定期向會議發(fā)起人及會議管理部門反饋任務執(zhí)行進度，確保會議決策的及時跟進。

三、會議紀要的跟蹤與監(jiān)督

1.跟蹤機制：建立會議紀要跟蹤機制，對會議決策的執(zhí)行情況進行定期檢查；

2.責任追究：對于未按期完成或執(zhí)行不力的決策事項，追究相關責任人的責任；

3.改進措施：針對跟蹤過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時采取改進措施，確保會議決策的順利實施。

四、會議紀要的歸檔與查閱

1.歸檔管理：會議紀要應按照集團檔案管理制度進行歸檔，便于日后查閱；

2.查閱權限：設置會議紀要的查閱權限，確保信息安全，同時方便相關人員查閱；

3.信息共享：在確保信息安全的前提下，促進會議紀要信息的跨部門、跨子公司共享，提高工作效率。

五、會議紀要的評估與優(yōu)化

1.定期評估：對會議紀要的編制、發(fā)布、執(zhí)行等環(huán)節(jié)進行定期評估，查找存在的問題；

2.持續(xù)優(yōu)化：根據(jù)評估結果，不斷優(yōu)化會議紀要的管理流程，提高會議決策的落實效率。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.預訂流程：需使用會議室的部門或個人，應提前向會議室管理部門提交會議室預訂申請，明確會議時間、參會人數(shù)、所需設備等；

2.審批權限：會議室管理部門負責審批會議室預訂申請，根據(jù)會議室使用情況及申請優(yōu)先級進行合理安排；

3.預訂公示：會議室管理部門定期發(fā)布會議室預訂情況，以便各部門了解會議室的使用狀況。

二、會議室配置

1.基礎設施：會議室應配備必要的基礎設施，如會議桌椅、投影儀、音響設備等；

2.技術支持：會議室管理部門負責保障會議期間的技術支持，確保設備正常運行；

3.環(huán)境布置：會議室應保持干凈整潔，根據(jù)會議性質(zhì)進行適當?shù)沫h(huán)境布置。

三、會議室使用

1.使用規(guī)范：會議召開期間，參會人員應遵守會議室使用規(guī)范，愛護公共設施；

2.會議服務：會議室管理部門提供會議服務，如茶水、文具等，確保會議順利進行；

3.安全保障：會議期間，會議室管理部門負責確保會議安全，包括信息安全、消防安全等。

四、會議室維護

1.定期檢查：會議室管理部門定期對會議室設備進行檢查、維護，確保設備處于良好狀態(tài)；

2.報修制度：發(fā)現(xiàn)會議室設備損壞或故障，應及時向會議室管理部門報修，盡快恢復設備正常使用；

3.更新改造：根據(jù)會議室使用需求，適時對會議室進行更新改造，提升會議室功能。

五、會議室管理評價

1.評價機制：建立會議室管理評價機制，收集各部門對會議室管理的意見和建議；

2.持續(xù)改進：根據(jù)評價結果，不斷優(yōu)化會議室管理規(guī)定，提高會議室使用效率；

3.獎懲措施：對會議室管理工作中表現(xiàn)突出的部門或個人給予表彰，對違反規(guī)定的部門或個人進行相應處罰。

第五章