ISO∕IEC 42001-2023人工智能管理體系之14：“7支持-7.5成文信息”解讀、實施流程和風(fēng)險描述(雷澤佳編制-2024)

“7支持-7.5成文信息”解讀、實施流程和風(fēng)險描述ISO∕IEC42001-2023《信息技術(shù)-人工智能管理體系》之14：“7支持-7.5成文信息”解讀、實施流程和風(fēng)險描述(雷澤佳編制，2024年9月)第1部分：“7.5成文信息”解讀“7.5成文信息”條文“7.5成文信息”標(biāo)準(zhǔn)條文解讀7.5成文信息成文信息定義成文信息：指組織在人工智能管理體系中需要控制和持續(xù)保持的信息及其載體；多樣格式與靈活載體：成文信息可以以任何格式存在，包括但不限于文字、圖表、流程圖、音頻、視頻等，同時其載體也多樣化，可以是紙質(zhì)文檔、電子文件、云存儲等；成文信息的廣泛來源：成文信息不僅來源于組織內(nèi)部，還可以來自任何外部來源，如行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)、政策文件、研究報告等。這種廣泛的來源確保了成文信息的全面性和權(quán)威性，為組織提供了豐富的參考和依據(jù)；成文信息涉及：人工智能管理體系：包括人工智能方針、目標(biāo)、過程、程序等，為管理體系的運(yùn)作、行提供了明確的指導(dǎo)和規(guī)范；為組織運(yùn)行而產(chǎn)生的信息（一組文件）：如操作手冊、工作指南、政策文件等。這些信息以文件的形式存在，為組織的日常運(yùn)行提供了詳細(xì)的指導(dǎo)和支持；實現(xiàn)結(jié)果的證據(jù)（記錄）：這些證據(jù)通常以記錄的形式存在，記錄了管理體系運(yùn)行過程中的各項活動、決策和成果。7.5.1總則組織的人工智能管理體系應(yīng)包括：a）本文件要求的成文信息；b）組織確定的人工智能管理體系有效性所必需的成文信息。7.5.1總則組織的人工智能管理體系應(yīng)包括：ISO∕IEC42001-2023標(biāo)準(zhǔn)要求的成文信息；成文信息要求對應(yīng)條款I(lǐng)SO∕IEC42001-2023組織應(yīng)建立、實施、保持、持續(xù)改進(jìn)人工智能管理體系，并形成文件4.4人工智能管理體系人工智能方針應(yīng)以文件形式提供，并在組織內(nèi)得到溝通，必要時可為相關(guān)方所獲取5.2人工智能方針組織應(yīng)保留為識別和應(yīng)對人工智能風(fēng)險和機(jī)會而采取的措施的成文信息6.1.1確定風(fēng)險和機(jī)遇的措施組織應(yīng)保留有關(guān)人工智能風(fēng)險評估過程的成文信息6.1.2人工智能風(fēng)險評估組織應(yīng)保留所有人工智能風(fēng)險應(yīng)對結(jié)果的成文信息6.1.3人工智能風(fēng)險應(yīng)對影響評估的結(jié)果應(yīng)形成成文信息，并在適當(dāng)情況下提供給相關(guān)方6.1.4人工智能系統(tǒng)影響評估成文信息應(yīng)作為監(jiān)視和測量結(jié)果的證據(jù)可獲取9.1監(jiān)視、測量、分析和評價應(yīng)提供成文信息，作為審核方案實施和審核結(jié)果的證據(jù)9.2內(nèi)部審核成文信息應(yīng)作為管理評審結(jié)果的證據(jù)可獲取9.3管理評審成文信息應(yīng)作為不符合的性質(zhì)和所采取的任何后續(xù)措施的證據(jù)可獲取10.2不符合和糾正措施組織確定的人工智能管理體系有效性所必需的成文信息；成文信息類別成文信息名稱成文信息（文件/記錄）內(nèi)容概述方針與政策文件人工智能方針明確組織在人工智能領(lǐng)域的意圖和方向，包括滿足適用要求的承諾和對持續(xù)改進(jìn)管理體系的承諾相關(guān)政策與人工智能管理相關(guān)的其他組織政策，如數(shù)據(jù)保護(hù)政策、隱私政策、信息安全政策等目標(biāo)與指標(biāo)文件人工智能目標(biāo)與方針一致的可測量目標(biāo)，包括戰(zhàn)略性和操作性的目標(biāo)績效指標(biāo)用于監(jiān)控和測量目標(biāo)實現(xiàn)情況的定量或定性指標(biāo)程序與作業(yè)指導(dǎo)書管理過程程序如風(fēng)險評估、風(fēng)險應(yīng)對、系統(tǒng)影響評估、內(nèi)部審核、管理評審等流程的具體步驟和要求作業(yè)指導(dǎo)書針對特定任務(wù)或活動的詳細(xì)操作步驟，如數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)處理、模型訓(xùn)練等記錄與報告風(fēng)險評估報告詳細(xì)記錄人工智能風(fēng)險評估的過程、結(jié)果和應(yīng)對措施系統(tǒng)影響評估報告評估人工智能系統(tǒng)對個人和社會潛在影響的報告內(nèi)部審核報告內(nèi)部審核的結(jié)果報告，包括發(fā)現(xiàn)的問題、糾正措施建議等管理評審報告管理評審的輸出報告，包括持續(xù)改進(jìn)的機(jī)會和變更管理體系的決定計劃與控制文件資源計劃包括人力資源、數(shù)據(jù)資源、系統(tǒng)資源等的分配計劃培訓(xùn)計劃針對員工的人工智能知識、技能提升的培訓(xùn)計劃變更控制計劃對管理體系變更進(jìn)行控制的計劃，包括變更申請、審批、實施和驗證等步驟合規(guī)性文件合規(guī)性證明證明組織遵守相關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和其他要求的文件合規(guī)性評估報告定期對組織合規(guī)性進(jìn)行評估的報告技術(shù)文件系統(tǒng)設(shè)計與開發(fā)文檔包括需求規(guī)格說明書、設(shè)計文檔、測試報告等系統(tǒng)操作手冊指導(dǎo)用戶如何操作和維護(hù)人工智能系統(tǒng)的手冊技術(shù)架構(gòu)圖展示系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)的圖表溝通文件內(nèi)部溝通文件如會議紀(jì)要、通知、簡報等，用于組織內(nèi)部的信息傳遞外部溝通文件如向相關(guān)方提供的報告、通知、合同等人工智能系統(tǒng)生命周期中可能涉及的不同類別的文件和記錄。生命周期階段成文信息類別人工智能系統(tǒng)生命周期成文信息概述起始需求規(guī)格說明書詳細(xì)描述了系統(tǒng)的功能性和非功能性需求業(yè)務(wù)案例解釋了系統(tǒng)的業(yè)務(wù)價值、預(yù)期ROI和長期目標(biāo)業(yè)務(wù)或任務(wù)分析業(yè)務(wù)或任務(wù)分析報告定義了業(yè)務(wù)問題或機(jī)會，并建議了潛在的解決方案相關(guān)方需求和要求定義需求矩陣將相關(guān)方的要求映射到系統(tǒng)特性上系統(tǒng)要求定義系統(tǒng)要求規(guī)格說明書詳細(xì)列出了系統(tǒng)的技術(shù)需求，包括性能、安全、隱私等要求系統(tǒng)架構(gòu)定義系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計文檔描述了系統(tǒng)的整體架構(gòu)和組件間的交互方式知識獲取知識獲取報告記錄了收集到的領(lǐng)域知識及其來源人工智能數(shù)據(jù)工程數(shù)據(jù)集清單列出了所有用于訓(xùn)練、驗證和測試的數(shù)據(jù)集數(shù)據(jù)標(biāo)注指南描述了數(shù)據(jù)標(biāo)注的標(biāo)準(zhǔn)和流程數(shù)據(jù)質(zhì)量報告評估了數(shù)據(jù)集的完整性、準(zhǔn)確性和偏差實施算法選擇報告解釋了為何選擇特定機(jī)器學(xué)習(xí)算法模型訓(xùn)練日志記錄了模型訓(xùn)練過程中的參數(shù)、迭代次數(shù)和性能指標(biāo)模型調(diào)優(yōu)報告描述了如何調(diào)整模型以優(yōu)化性能集成集成測試計劃描述了如何測試系統(tǒng)各組件的集成效果驗證驗證計劃描述了驗證活動的范圍、方法和驗收標(biāo)準(zhǔn)驗證報告記錄了驗證結(jié)果，包括測試數(shù)據(jù)和性能指標(biāo)轉(zhuǎn)換部署計劃描述了如何將系統(tǒng)部署到生產(chǎn)環(huán)境轉(zhuǎn)換驗收報告記錄了部署過程中的問題和解決方案確認(rèn)用戶驗收測試計劃描述了如何測試系統(tǒng)是否滿足用戶需求用戶驗收測試報告記錄了用戶驗收測試的結(jié)果和用戶反饋運(yùn)行運(yùn)行手冊提供了操作和維護(hù)系統(tǒng)的指南性能監(jiān)控報告定期記錄了系統(tǒng)的運(yùn)行性能和穩(wěn)定性維護(hù)維護(hù)記錄記錄了所有系統(tǒng)維護(hù)活動，包括錯誤修復(fù)和模型再訓(xùn)練模型再訓(xùn)練報告描述了模型再訓(xùn)練的原因、過程和結(jié)果風(fēng)險管理風(fēng)險管理計劃描述了風(fēng)險識別、評估和緩解的策略風(fēng)險報告定期評估風(fēng)險狀態(tài)，記錄新識別的風(fēng)險和處理情況質(zhì)量管理質(zhì)量保證計劃描述了如何確保系統(tǒng)符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的策略質(zhì)量審核報告記錄了質(zhì)量審核的結(jié)果和改進(jìn)建議處置退役計劃描述了系統(tǒng)退役的步驟和資源回收計劃數(shù)據(jù)銷毀記錄記錄了敏感數(shù)據(jù)的銷毀過程和結(jié)果注：對于不同組織，人工智能管理體系成文信息的多少與詳略程度可以不同，取決于：——組織的規(guī)模，以及活動、過程、產(chǎn)品和服務(wù)的類型；——過程及其相互作用的復(fù)雜程度；——人員的能力。人工智能管理體系成文信息的差異性與影響因素人工智能管理體系的成文信息在制定時，會根據(jù)不同組織的特定情況進(jìn)行調(diào)整，對于不同組織，人工智能管理體系成文信息的多少與詳略程度主要取決于以下三個關(guān)鍵因素：組織的規(guī)模，以及活動、過程、產(chǎn)品和服務(wù)的類型對成文信息詳略程度的影響；組織規(guī)模：小型組織：通常資源和能力有限，其人工智能管理體系的成文信息可能較為精簡，聚焦于關(guān)鍵過程和決策點。這樣的組織更傾向于制定核心策略和控制措施，以確?；镜娜斯ぶ悄芑顒拥玫接行Ч芾恚恢行徒M織：隨著規(guī)模的擴(kuò)大，成文信息會相應(yīng)增加，以覆蓋更廣泛的活動、過程和人員。這類組織可能需要制定更詳細(xì)的政策和程序，以指導(dǎo)各部門之間的協(xié)作和資源共享；大型組織：由于活動范圍廣泛、產(chǎn)品和服務(wù)多樣化，其人工智能管理體系的成文信息往往最為詳盡。大型組織需要建立全面的管理體系，包括詳細(xì)的策略、政策、程序、工作指令和記錄，以確?？绮块T的協(xié)調(diào)一致和高效運(yùn)行?；顒?、過程、產(chǎn)品和服務(wù)的類型：高度專業(yè)化的活動：對于專注于特定領(lǐng)域或技術(shù)的組織，其成文信息會針對該領(lǐng)域的特定要求和風(fēng)險進(jìn)行詳細(xì)闡述；復(fù)雜的產(chǎn)品和服務(wù)：提供復(fù)雜產(chǎn)品或服務(wù)的組織，其成文信息需要覆蓋從設(shè)計、開發(fā)到部署和運(yùn)維的全生命周期，以確保每個環(huán)節(jié)都能滿足高質(zhì)量和高安全性標(biāo)準(zhǔn)；多樣化的業(yè)務(wù)線：擁有多條業(yè)務(wù)線的組織，其成文信息需要適應(yīng)不同業(yè)務(wù)線的特定需求和挑戰(zhàn)，可能包括行業(yè)特定的標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)和最佳實踐?！斑^程及其相互作用的復(fù)雜程度”對成文信息詳略程度的影響；簡單過程：對于組織內(nèi)部相對簡單且獨立的過程，成文信息可以較為簡潔，主要關(guān)注過程的基本步驟、關(guān)鍵控制點和職責(zé)分配；復(fù)雜過程網(wǎng)絡(luò)：當(dāng)組織內(nèi)部存在多個相互關(guān)聯(lián)、相互依賴的復(fù)雜過程時，成文信息需要更加詳盡。這不僅包括每個過程的具體描述和控制措施，還需要明確過程之間的接口、交互方式和數(shù)據(jù)流，以確保整個系統(tǒng)的協(xié)同運(yùn)行和風(fēng)險控制；動態(tài)過程：對于經(jīng)常變化或需要快速響應(yīng)市場需求的過程，成文信息需要具有足夠的靈活性和可擴(kuò)展性。這可能包括制定動態(tài)調(diào)整機(jī)制、應(yīng)急響應(yīng)計劃和持續(xù)改進(jìn)策略等。組織工作人員的能力對成文信息詳略程度的影響。高能力團(tuán)隊：當(dāng)組織擁有高度專業(yè)化的工作人員時，其成文信息可以相對簡潔。這些員工通常具備豐富的經(jīng)驗和專業(yè)知識，能夠迅速理解和適應(yīng)復(fù)雜情況。因此，人工智能管理體系可以更側(cè)重于原則和指導(dǎo)方針，而非詳盡的操作細(xì)節(jié)；中等能力團(tuán)隊：對于能力適中的團(tuán)隊，成文信息應(yīng)提供足夠的指導(dǎo)和支持，以確保員工能夠準(zhǔn)確理解和執(zhí)行關(guān)鍵任務(wù)。這可能包括詳細(xì)的操作步驟、示例案例和常見問題解答等；初創(chuàng)或低能力團(tuán)隊：對于經(jīng)驗不足或新成立的團(tuán)隊，成文信息需要更加詳盡和全面。除了基本的過程描述和控制措施外，還需要提供詳細(xì)的培訓(xùn)材料、模擬演練和實時指導(dǎo)等，以幫助員工快速掌握關(guān)鍵技能和知識。7.5.2創(chuàng)建和更新成文信息在創(chuàng)建和更新成文信息時，組織應(yīng)確保適當(dāng)?shù)模篴）標(biāo)識和說明（如標(biāo)題、日期、作者、索引編號）；7.5.2創(chuàng)建和更新成文信息在創(chuàng)建和更新成文信息時，組織應(yīng)確保適當(dāng)?shù)模簶?biāo)識和說明（如標(biāo)題、日期、作者、索引編號）；標(biāo)題：每份成文信息都應(yīng)有一個清晰、準(zhǔn)確的標(biāo)題，以便于識別其主題和內(nèi)容。標(biāo)題應(yīng)簡潔明了，能夠迅速傳達(dá)文檔的核心信息；日期：記錄成文信息的創(chuàng)建日期或修訂日期，有助于了解文檔的時效性，便于跟蹤和管理文檔的版本變更；作者：標(biāo)明成文信息的作者或編制人員，有助于了解文檔的來源和背景，增強(qiáng)文檔的可信度，并便于后續(xù)的溝通和協(xié)作；索引編號：為成文信息分配一個唯一的索引編號或標(biāo)識碼，便于文檔的存儲、檢索和管理。索引編號應(yīng)遵循組織的內(nèi)部規(guī)范或標(biāo)準(zhǔn)，確保編號的唯一性和一致性。b）形式（如語言、軟件版本、圖表）和載體（如紙質(zhì)的、電子的）；除了上述提到的標(biāo)識和說明要素外，根據(jù)組織的具體需求和慣例，還可能包括以下典型的標(biāo)識和說明：版本號：對于多次修訂的文檔，應(yīng)記錄版本號，以便于區(qū)分不同版本的內(nèi)容；保密級別：對于涉及敏感信息的文檔，應(yīng)明確標(biāo)注保密級別，以確保信息的適當(dāng)保護(hù)；審批狀態(tài)：記錄文檔的審批狀態(tài)，如“已審批”、“待審批”等，以便于流程的跟蹤和管理；關(guān)鍵字：為文檔添加關(guān)鍵字或標(biāo)簽，以便于通過搜索引擎快速檢索相關(guān)信息。形式（如語言、軟件版本、圖表）和載體（如紙質(zhì)的、電子的）；成文信息的形式要求；在創(chuàng)建和更新成文信息時，組織需要確保采取適當(dāng)?shù)男问揭员阌谛畔⒌臏?zhǔn)確表達(dá)、易于理解及長期保存。這包括：語言：應(yīng)選用清晰、準(zhǔn)確且普遍能夠理解的語言，避免使用過于專業(yè)化的術(shù)語或行業(yè)俚語，除非這些術(shù)語在特定上下文中是必要且已明確定義的。確保信息的受眾能夠理解所傳達(dá)的內(nèi)容；軟件版本：對于電子格式的成文信息，應(yīng)明確指定使用的軟件版本。這有助于確保信息的兼容性，避免因軟件更新導(dǎo)致的格式錯亂或數(shù)據(jù)丟失。例如，使用MicrosoftWord2019版本編輯的文檔，在發(fā)送前應(yīng)明確告知接收方相應(yīng)的軟件版本需求；圖表：當(dāng)信息中包含大量數(shù)據(jù)或復(fù)雜邏輯時，使用圖表（如柱狀圖、折線圖、餅圖、流程圖等）可以有效地簡化信息呈現(xiàn)，提高可讀性。圖表應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，標(biāo)注完整，確保讀者能夠迅速捕捉關(guān)鍵信息；PDF文檔：優(yōu)點：跨平臺兼容性好，格式固定，不易被輕易編輯或篡改，便于打印和保存。應(yīng)用場景：適合發(fā)布最終版本的報告、手冊、標(biāo)準(zhǔn)等，確保內(nèi)容的權(quán)威性和一致性。演示文稿（如PowerPoint,Keynote）：優(yōu)點：便于展示和講解，支持多媒體元素（如圖片、視頻、動畫），增強(qiáng)信息傳遞的生動性和互動性。應(yīng)用場景：培訓(xùn)、會議匯報、產(chǎn)品演示等場合。電子表格（如Excel）：優(yōu)點：便于數(shù)據(jù)整理、分析和計算，支持排序、篩選、圖表生成等功能。應(yīng)用場景：財務(wù)管理、庫存管理、數(shù)據(jù)分析等需要處理大量數(shù)據(jù)的場景。思維導(dǎo)圖：優(yōu)點：直觀展示概念之間的層次和邏輯關(guān)系，幫助理清復(fù)雜問題。應(yīng)用場景：戰(zhàn)略規(guī)劃、項目管理、知識整理等。項目計劃工具（如MicrosoftProject）：優(yōu)點：支持復(fù)雜項目的時間管理、資源分配、成本估算等，具有強(qiáng)大的項目規(guī)劃和監(jiān)控功能。應(yīng)用場景：大型項目管理，確保項目按時、按預(yù)算、按質(zhì)量要求完成。視頻教程和動畫：優(yōu)點：生動形象，易于吸引注意力，適合復(fù)雜概念或操作過程的直觀展示。應(yīng)用場景：員工培訓(xùn)、產(chǎn)品演示、客戶服務(wù)等。信息看板（如Trello,Jira）：優(yōu)點：實時跟蹤項目進(jìn)度、任務(wù)分配、問題解決情況，提高團(tuán)隊協(xié)作效率。應(yīng)用場景：敏捷開發(fā)、項目管理和團(tuán)隊協(xié)作。流程圖和工作流：優(yōu)點：清晰展示業(yè)務(wù)流程、審批流程、工作步驟等，便于理解和優(yōu)化。應(yīng)用場景：業(yè)務(wù)流程管理、質(zhì)量管理、風(fēng)險控制等。Wiki和知識庫系統(tǒng)：優(yōu)點：集中存儲和管理組織的知識資源，便于多人協(xié)作編輯和查閱。應(yīng)用場景：內(nèi)部知識管理、客戶服務(wù)支持、產(chǎn)品文檔管理等。電子郵件和消息通信：優(yōu)點：即時傳遞信息，支持附件和多媒體內(nèi)容，便于遠(yuǎn)程溝通和協(xié)作。應(yīng)用場景：日常溝通、項目協(xié)調(diào)、通知公告等。成文信息的載體要求。成文信息的載體決定了信息的存儲、傳播和訪問方式，組織在創(chuàng)建和更新成文信息時，應(yīng)根據(jù)實際需要選擇合適的載體。常見的載體包括：紙質(zhì)載體：紙質(zhì)文檔便于攜帶、閱讀和批注，適合需要長時間保存或頻繁查閱的信息。但需注意防潮、防火和防蟲蛀等保護(hù)措施，以確保信息的完整性和安全性；電子載體：電子文檔（如PDF、Word文檔、Excel表格等）易于復(fù)制、編輯和分發(fā)，適合大規(guī)模、快速的信息傳遞。同時，電子載體也便于利用技術(shù)手段進(jìn)行加密、備份和版本控制，提高信息的安全性和可追溯性。然而，電子載體依賴于特定的設(shè)備和軟件，存在潛在的兼容性和安全性風(fēng)險；云存儲平臺：云存儲平臺如Dropbox、GoogleDrive、OneDrive等提供了遠(yuǎn)程存儲和訪問文件的能力。這些平臺便于團(tuán)隊成員之間共享和協(xié)作編輯文檔，同時確保信息的安全性和備份；專業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)（CMS）：專業(yè)的內(nèi)容管理系統(tǒng)如Confluence、Wiki、SharePoint等，不僅可以存儲文本信息，還能管理圖片、視頻等多種格式的文件。這些系統(tǒng)通常具備版本控制、權(quán)限管理等功能，適合需要復(fù)雜文檔管理和團(tuán)隊協(xié)作的場景；數(shù)據(jù)庫：對于結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，如項目信息、員工資料等，可以存儲在數(shù)據(jù)庫中。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)（DBMS）如MySQL、Oracle、SQLServer等能夠高效地組織、存儲和檢索這類信息，并支持復(fù)雜的查詢和報表生成；項目管理軟件：如Jira、Trello、Asana等項目管理工具，這些軟件不僅用于任務(wù)分配和進(jìn)度跟蹤，還可以作為文檔和會議記錄的存儲平臺。它們通過標(biāo)簽、分類和搜索功能幫助用戶快速定位所需信息；企業(yè)社交網(wǎng)絡(luò)平臺：如Yammer、Slack、MicrosoftTeams等，這些平臺不僅用于即時通訊，還支持文件和消息的歸檔。用戶可以在這些平臺上分享和討論文檔，實現(xiàn)知識的積累和傳承；專用硬件（如USB閃存盤、外接硬盤）：對于需要高度保密或離線存儲的信息，可以使用USB閃存盤、外接硬盤等專用硬件設(shè)備。這些設(shè)備便于攜帶，但在使用過程中需要注意物理安全和防病毒措施；音頻和視頻文件：對于會議記錄、培訓(xùn)資料等，可以采用音頻和視頻文件的形式存儲。這些文件不僅包含了文字信息，還記錄了語氣、表情等非文字信息，有助于更準(zhǔn)確地傳達(dá)意圖和情感。常見的格式包括MP3、WAV、MP4等；移動應(yīng)用APP：隨著移動設(shè)備的普及，許多企業(yè)開發(fā)了專屬的移動應(yīng)用來管理成文信息。這些應(yīng)用結(jié)合了移動設(shè)備的便攜性和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的實時性，支持離線查看和在線同步功能。c）評審和批準(zhǔn)，以保持適宜性和充分性。評審和批準(zhǔn)，以保持適宜性和充分性。評審的必要性；評審的目的是對成文信息的準(zhǔn)確性和完整性進(jìn)行驗證，確保其符合組織的信息安全管理體系要求、相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及內(nèi)部政策等；通過評審，可以發(fā)現(xiàn)并糾正成文信息中的錯誤、遺漏或不一致之處，從而避免在實際應(yīng)用中產(chǎn)生誤導(dǎo)或風(fēng)險。批準(zhǔn)的重要性；批準(zhǔn)是成文信息正式發(fā)布和使用的關(guān)鍵步驟。它標(biāo)志著成文信息已經(jīng)通過了必要的評審和驗證，被組織認(rèn)定為是準(zhǔn)確、有效和適用的；批準(zhǔn)過程通常涉及具有相應(yīng)職責(zé)和權(quán)限的人員或團(tuán)隊，他們會對成文信息進(jìn)行綜合評估，并做出是否批準(zhǔn)的決定。這一決定對成文信息的有效性和權(quán)威性具有重要影響。保持適宜性和充分性；適宜性：指成文信息應(yīng)符合組織的實際情況和具體需求，能夠指導(dǎo)組織的信息安全活動并達(dá)到預(yù)期的效果；充分性：指成文信息必須完整、全面，覆蓋所有關(guān)鍵的信息安全方面，確保組織在應(yīng)對各種信息安全挑戰(zhàn)時都有據(jù)可依、有章可循。通過持續(xù)的評審和批準(zhǔn)過程，組織可以確保成文信息始終與組織的目標(biāo)、業(yè)務(wù)環(huán)境和外部要求保持一致，從而保持其適宜性和充分性。操作層面的具體要求。在創(chuàng)建和更新成文信息時，組織應(yīng)制定明確的評審和批準(zhǔn)程序，包括評審的標(biāo)準(zhǔn)、方法、參與人員及其職責(zé)等；評審和批準(zhǔn)過程應(yīng)留下詳細(xì)的成文記錄，以便追溯和審核。這些記錄應(yīng)包括評審的時間、地點、參與人員、評審意見、修改建議以及最終的批準(zhǔn)決定等；在成文信息發(fā)布前，應(yīng)確保所有相關(guān)的評審和批準(zhǔn)手續(xù)已經(jīng)完備，避免未經(jīng)評審或批準(zhǔn)的信息流入使用環(huán)節(jié)。7.5.3成文信息的控制應(yīng)控制人工智能管理體系和本文件要求的成文信息，以確保其：a）在需要的場合和時機(jī)，均可獲得并適用；7.5.3成文信息的控制組織應(yīng)控制人工智能管理體系和ISO∕IEC42001-2023標(biāo)準(zhǔn)要求的成文信息，以確保其：成文信息的可獲得性與適用性控制：在需要的場合和時機(jī)，成文信息應(yīng)均可獲得并適用；可獲得性；確保隨時訪問：成文信息應(yīng)確保在需要的時候能夠迅速被相關(guān)人員訪問。這要求組織建立一套高效的文件管理系統(tǒng)，使得信息能夠按照預(yù)定的路徑和方式流通；多渠道分發(fā)：除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，組織還可以利用數(shù)字化手段，如企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)、知識管理系統(tǒng)等，將成文信息電子化，便于遠(yuǎn)程訪問和實時更新；定期備份：為了防止信息丟失，組織應(yīng)定期對成文信息進(jìn)行備份，并確保備份數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。適用性。準(zhǔn)確性與最新性：成文信息必須準(zhǔn)確反映當(dāng)前的人工智能管理體系狀態(tài)，避免過時或錯誤的信息誤導(dǎo)決策。組織應(yīng)建立信息更新機(jī)制，確保所有成文信息都是最新的；相關(guān)性：成文信息應(yīng)與人工智能管理體系的實際運(yùn)行緊密相關(guān)，能夠直接指導(dǎo)實際工作。在編寫成文信息時，應(yīng)明確其目的和適用范圍，避免產(chǎn)生冗余或無關(guān)的內(nèi)容；易于理解：成文信息應(yīng)以清晰、簡潔的語言編寫，便于不同背景和層次的人員理解。對于專業(yè)性較強(qiáng)的內(nèi)容，應(yīng)提供必要的解釋和說明，以確保信息的有效傳達(dá)。b）予以妥善保護(hù)（如：防止泄密、不當(dāng)使用或缺失）。成文信息的妥善保護(hù)要求：成文信息應(yīng)予以妥善保護(hù)（如：防止泄密、不當(dāng)使用或缺失）；防止泄密；定義與重要性：泄密指成文信息未經(jīng)授權(quán)被泄露給外部人員或機(jī)構(gòu)，導(dǎo)致組織敏感信息外泄，可能引發(fā)商業(yè)風(fēng)險或法律風(fēng)險。防止泄密是成文信息保護(hù)的首要任務(wù)；實施措施：組織應(yīng)采取物理安全措施（如安全存儲柜、門禁系統(tǒng)）和技術(shù)安全措施（如數(shù)據(jù)加密、訪問控制）來保護(hù)成文信息。同時，應(yīng)制定嚴(yán)格的文件管理制度，限制接觸敏感信息的人員范圍，并對這些人員進(jìn)行背景調(diào)查和保密協(xié)議簽署。防止不當(dāng)使用；定義與重要性：不當(dāng)使用指成文信息被授權(quán)人員以非預(yù)期的方式使用，導(dǎo)致信息被濫用或誤用。這可能影響組織的決策質(zhì)量或運(yùn)營效率；實施措施：組織應(yīng)明確成文信息的使用權(quán)限和目的，確保信息僅用于授權(quán)范圍內(nèi)的活動。通過培訓(xùn)和教育，提高員工對信息使用的合規(guī)意識，并建立監(jiān)控機(jī)制來跟蹤信息的使用情況。防止缺失；定義與重要性：缺失指成文信息在存儲或傳輸過程中丟失，導(dǎo)致信息無法被檢索或使用。信息缺失可能導(dǎo)致業(yè)務(wù)中斷、決策失誤或合規(guī)風(fēng)險。實施措施：組織應(yīng)建立備份和恢復(fù)機(jī)制，定期對成文信息進(jìn)行備份，并存儲在安全可靠的位置。同時，應(yīng)制定災(zāi)難恢復(fù)計劃，以應(yīng)對意外情況導(dǎo)致的信息丟失。此外，還應(yīng)定期進(jìn)行信息審核，確保信息的完整性和可用性。綜合措施。制定成文信息管理政策：明確成文信息的分類、存儲、訪問、使用、備份和恢復(fù)等方面的要求，為信息保護(hù)提供政策指導(dǎo)。加強(qiáng)員工培訓(xùn)：定期對員工進(jìn)行信息安全和成文信息管理方面的培訓(xùn)，提高員工的信息保護(hù)意識和能力。采用先進(jìn)技術(shù)：利用加密技術(shù)、訪問控制技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)手段，提升成文信息的安全防護(hù)水平。實施定期審核與監(jiān)控：定期對成文信息進(jìn)行審核和監(jiān)控，確保信息保護(hù)措施的有效性和合規(guī)性。為控制成文信息，適用時，組織應(yīng)進(jìn)行下列活動：——分發(fā)、訪問、檢索和使用；注1：對于成文信息的“訪問”可能意味著僅允許查閱或者意味著允許查閱和并授權(quán)修改?！鎯头雷o(hù)，包括保持可讀性；——更改控制（如版本控制）；——保留和處置。成文信息的全面控制與管理。為控制成文信息，適用時，組織應(yīng)進(jìn)行下列活動：分發(fā)、訪問、檢索和使用；分發(fā)：確保成文信息能夠被準(zhǔn)確、及時地傳遞給需要的人員或部門，避免信息孤島，保證信息的流通性和共享性；訪問：設(shè)定合理的訪問權(quán)限，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相關(guān)信息，防止信息泄露或濫用。注1中特別強(qiáng)調(diào)了成文信息“訪問”權(quán)限的靈活性。這里的“訪問”可能包含兩層含義：僅允許查閱：在某些情況下，為了確保信息的保密性和安全性，組織可能僅允許相關(guān)人員查閱成文信息，而不允許其進(jìn)行修改。這種權(quán)限設(shè)置適用于敏感或機(jī)密信息的保護(hù)，防止未經(jīng)授權(quán)的篡改；允許查閱并授權(quán)修改：對于非敏感或需要動態(tài)更新的信息，組織可能會授權(quán)相關(guān)人員查閱并修改成文信息。這種權(quán)限設(shè)置有助于保持信息的時效性和準(zhǔn)確性，同時需要建立相應(yīng)的審核和批準(zhǔn)機(jī)制，確保修改后的信息仍然符合組織的要求和標(biāo)準(zhǔn)。檢索：建立便捷的信息檢索機(jī)制，便于人員快速找到所需信息，提高工作效率；使用：在使用過程中，應(yīng)確保信息的準(zhǔn)確性和完整性，避免因信息錯誤或遺漏導(dǎo)致的不良后果。成文信息的存儲與防護(hù)，包括保持可讀性；存儲活動的重要性；存儲需求：組織應(yīng)根據(jù)成文信息的性質(zhì)和用途，選擇合適的存儲方式和介質(zhì)。這些存儲介質(zhì)可以是紙質(zhì)文檔、電子文件、數(shù)據(jù)庫等，確保信息能夠被長期、安全地保存；集中管理：為了方便信息的檢索和管理，組織應(yīng)對成文信息進(jìn)行集中存儲，并建立清晰的目錄結(jié)構(gòu)和索引系統(tǒng)，便于快速定位和訪問。防護(hù)措施的必要性；物理安全：對于紙質(zhì)文檔，應(yīng)存放在防火、防水、防盜的專用檔案室或文件柜中，確保文檔不受外界物理因素的破壞。對于電子文件，應(yīng)采用加密、備份、訪問控制等技術(shù)手段，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和篡改；信息安全：確保存儲環(huán)境的網(wǎng)絡(luò)安全，防止黑客攻擊和病毒入侵。同時，對敏感信息進(jìn)行加密處理，即使信息被非法獲取，也無法被輕易解讀。保持可讀性。格式兼容：在存儲成文信息時，應(yīng)注意保持文件的格式兼容性。確保在未來能夠使用合適的軟件或工具打開和查看這些信息，避免因技術(shù)更新導(dǎo)致的信息丟失或無法訪問；定期維護(hù)：定期對存儲介質(zhì)進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保信息的完整性和可讀性。對于紙質(zhì)文檔，注意防潮、防蟲；對于電子文件，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)測試，確保備份的有效性。成文信息的更改控制（如版本控制）；通過版本控制，組織可以追蹤每一份成文信息的修改歷史，確保每次修改都被準(zhǔn)確記錄，并且新版本的發(fā)布得到妥善管理。具體來說，版本控制包括以下幾個方面：標(biāo)識與編號：為每一份成文信息分配唯一的版本號，并確保每次修改后版本號遞增。這樣，任何查閱成文信息的人員都能清楚地知道當(dāng)前版本是第幾版，以及它相較于前一版有何改動；修改記錄：每次對成文信息進(jìn)行修改時，必須記錄修改的內(nèi)容、時間、修改者以及修改原因。這些記錄有助于后續(xù)的審計和追溯，確保所有修改都有據(jù)可查；審批流程：對于重要的成文信息修改，應(yīng)設(shè)立審批流程。修改提議需經(jīng)過相關(guān)負(fù)責(zé)人的審核，確保修改內(nèi)容符合組織的政策、目標(biāo)和信息安全要求。審批通過后，方可進(jìn)行版本更新；發(fā)布與分發(fā)：新版本成文信息發(fā)布前，應(yīng)確保所有舊版本已被妥善存檔，并通知相關(guān)人員新版本的存在。新版本的分發(fā)應(yīng)有序進(jìn)行，避免新舊版本混用導(dǎo)致的混亂；培訓(xùn)與溝通：對于涉及廣泛應(yīng)用的成文信息修改，組織應(yīng)組織培訓(xùn)活動，確保相關(guān)人員了解新版本的內(nèi)容及其重要性。同時，通過內(nèi)部溝通渠道廣泛宣傳新版本的存在及其變化點。成文信息的保留和處置。保留成文信息；目的：保留成文信息的目的是為了確保組織在需要時能夠隨時訪問和使用這些信息，以支持ISMS的運(yùn)行、監(jiān)視、測量、審核和管理評審等活動；內(nèi)容：需要保留的成文信息包括但不限于信息安全方針、目標(biāo)、風(fēng)險評估報告、風(fēng)險處置計劃、適用性聲明（SoA）、監(jiān)控記錄、審核報告、管理評審報告等所有與ISMS相關(guān)的關(guān)鍵文件；要求：保留的成文信息應(yīng)當(dāng)清晰、準(zhǔn)確、易于理解，并且隨時可供授權(quán)人員查閱。同時，組織需要定期對這些信息進(jìn)行評審和更新，以確保其與當(dāng)前的安全環(huán)境和業(yè)務(wù)需求保持一致。成文信息的處置；目的：當(dāng)成文信息不再需要時，組織應(yīng)及時對其進(jìn)行處置，以避免信息冗余、混亂和潛在的安全風(fēng)險；流程：成文信息的處置應(yīng)遵循一定的流程，包括識別不再需要的信息、評估其敏感性和保密性、采取適當(dāng)?shù)匿N毀或歸檔措施，并記錄整個處置過程；注意事項：在處置成文信息時，組織應(yīng)確保不會違反任何相關(guān)法律法規(guī)或合同條款的要求。對于敏感或機(jī)密信息，應(yīng)采取額外的安全措施來防止信息泄露或被不當(dāng)使用。綜合控制。全生命周期管理：組織應(yīng)對成文信息進(jìn)行全生命周期管理，從創(chuàng)建、審批、發(fā)布、使用、更新到最終處置的每一個階段都應(yīng)進(jìn)行有效控制；信息安全屬性維護(hù)：在成文信息的整個生命周期中，組織應(yīng)確保其完整性、保密性和相關(guān)性。完整性指信息在傳輸、存儲和使用過程中未被未經(jīng)授權(quán)的修改或破壞；保密性指信息只能被授權(quán)的人員訪問和使用；相關(guān)性指信息與當(dāng)前的業(yè)務(wù)需求和安全目標(biāo)保持一致；技術(shù)與管理結(jié)合：成文信息的控制不僅依賴于技術(shù)手段（如加密、訪問控制等），還需要與管理措施相結(jié)合（如制定信息分類標(biāo)準(zhǔn)、實施定期評審等），以形成全面的信息安全防護(hù)體系。對于組織所確定的策劃和運(yùn)行人工智能管理體系所必需的來自外部的成文信息，組織應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)識別，并予以控制。外部成文信息的識別與控制:對于組織所確定的策劃和運(yùn)行人工智能管理體系所必需的來自外部的成文信息，組織應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)識別，并予以控制。外部成文信息的識別；在策劃和運(yùn)行人工智能管理體系的過程中，組織首先需要明確哪些外部成文信息是必要的。這些外部信息可能包括行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)、最佳實踐指南、技術(shù)規(guī)格說明等。組織應(yīng)對這些信息的來源進(jìn)行全面評審，確保不會遺漏任何對管理體系構(gòu)建和運(yùn)行至關(guān)重要的外部成文信息。人工智能管理體系相關(guān)外來成文信息示例外來成文信息分類外來成文信息具體內(nèi)容外來成文信息概述法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)歐盟通用數(shù)據(jù)保護(hù)條例（GDPR）確保人工智能系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理符合隱私保護(hù)要求蒙特利爾人工智能道德準(zhǔn)則為人工智能的發(fā)展和應(yīng)用提供道德指導(dǎo)ISOIEC80001-1-2021《IT網(wǎng)絡(luò)合并醫(yī)療設(shè)備用風(fēng)險管理應(yīng)用程序.第1部分:作用,職責(zé)和行為》醫(yī)療電氣設(shè)備的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，體現(xiàn)特定行業(yè)對技術(shù)應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)要求行業(yè)特定標(biāo)準(zhǔn)（如）ISO/IEC80001-1醫(yī)療IT網(wǎng)絡(luò)中的風(fēng)險管理標(biāo)準(zhǔn)行業(yè)報告與指南人工智能治理框架如世界經(jīng)濟(jì)論壇發(fā)布的AI治理框架，提供實施人工智能戰(zhàn)略的指導(dǎo)原則最佳實踐案例研究行業(yè)領(lǐng)先企業(yè)實施人工智能項目的成功案例市場研究報告分析人工智能技術(shù)的發(fā)展趨勢、市場規(guī)模、競爭格局等技術(shù)文檔與規(guī)范開源框架與庫文檔如TensorFlow、PyTorch的使用手冊和API文檔機(jī)器學(xué)習(xí)算法論文學(xué)術(shù)論文描述新算法的原理、實現(xiàn)和實驗結(jié)果安全性與隱私保護(hù)指南針對人工智能系統(tǒng)的安全性設(shè)計、隱私保護(hù)措施的指南合作伙伴與供方提供的信息供方合同與SLA明確服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、責(zé)任劃分等第三方工具與平臺文檔使用第三方平臺或工具的用戶手冊、API文檔等國際組織與機(jī)構(gòu)的建議聯(lián)合國教科文組織（UNESCO）的AI道德原則為全球范圍內(nèi)的人工智能應(yīng)用提供道德指導(dǎo)經(jīng)濟(jì)合作與發(fā)展組織（OECD）的AI原則為政府和企業(yè)提供在人工智能領(lǐng)域決策的指導(dǎo)框架用戶反饋與市場需求分析市場調(diào)研報告收集并分析目標(biāo)客戶群體的需求和偏好客戶反饋現(xiàn)有客戶對人工智能產(chǎn)品或服務(wù)的評價和建議外部成文信息的控制。一旦識別出必要的外部成文信息，組織應(yīng)對其進(jìn)行嚴(yán)格的控制。這包括確保信息的準(zhǔn)確性、完整性和時效性。組織應(yīng)建立有效的機(jī)制來定期更新這些信息，以反映行業(yè)和技術(shù)發(fā)展的最新動態(tài)。此外，組織還應(yīng)確保這些信息在組織內(nèi)部得到適當(dāng)?shù)姆职l(fā)和使用，同時防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和泄露。為了有效控制外部成文信息，組織可以采取以下措施：建立信息庫：將所有外部成文信息存儲在統(tǒng)一的信息庫中，便于檢索和管理；權(quán)限管理：設(shè)置合理的訪問權(quán)限，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和使用這些信息；定期評審：定期對信息庫中的內(nèi)容進(jìn)行評審，刪除過時或無效的信息，補(bǔ)充新的信息；培訓(xùn)和溝通：定期對員工進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，確保他們了解并遵守外部成文信息的使用規(guī)定。同時，通過內(nèi)部溝通渠道，及時將重要信息的更新通知到相關(guān)人員。第2部分：“7.5成文信息”流程控制表一級流程二級流程三級流程流程節(jié)點控制要點所期望輸出成文信息策劃確定成文信息需求需求分析與定義分析管理體系成文信息需求，包括標(biāo)準(zhǔn)要求和組織特定需求；確定成文信息類別和范圍，考慮組織的規(guī)模、活動、過程、產(chǎn)品和服務(wù)的類型，以及過程復(fù)雜性和人員能力。成文信息需求清單制定成文信息管理策略管理策略制定制定成文信息管理策略，包括信息的收集、編寫、評審、批準(zhǔn)、分發(fā)、存儲、版本控制、保留與處置等方面的政策；設(shè)定成文信息管理的關(guān)鍵績效指標(biāo)（KPIs）。成文信息管理策略文檔成文信息創(chuàng)建與編制收集成文信息來源信息收集從內(nèi)部和外部來源廣泛收集成文信息，包括行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)、政策文件、研究報告等；整理并篩選收集到的信息，確保其準(zhǔn)確性和相關(guān)性。收集的成文信息資料庫編寫成文信息內(nèi)容內(nèi)容編寫根據(jù)信息需求編寫成文信息內(nèi)容，確保信息的準(zhǔn)確性、完整性和清晰度；明確成文信息的目的和適用范圍，避免冗余或無關(guān)內(nèi)容。成文信息初稿設(shè)計成文信息格式與載體格式與載體設(shè)計選擇合適的成文信息格式（如文字、圖表、視頻等），確保信息表達(dá)的準(zhǔn)確性和易讀性；確定成文信息的存儲和分發(fā)載體（如紙質(zhì)、電子、云存儲等），考慮信息的可訪問性和安全性。成文信息設(shè)計稿（含格式和載體說明）成文信息評審與批準(zhǔn)成文信息內(nèi)部評審組織內(nèi)部評審組織內(nèi)部專家對成文信息進(jìn)行評審，確保信息的準(zhǔn)確性、完整性和適用性；收集并整理評審意見，提出修改建議。內(nèi)部評審報告及修改建議成文信息外部審核（如需要）第三方審核邀請第三方專家對成文信息進(jìn)行審核，確保信息的客觀性和中立性；處理外部審核意見，進(jìn)一步修改和完善成文信息。外部審核報告及最終修改稿成文信息批準(zhǔn)與發(fā)布高層批準(zhǔn)與發(fā)布高層管理人員對成文信息進(jìn)行最終批準(zhǔn)，確保其符合組織戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求；發(fā)布成文信息，并確保其在組織內(nèi)部的可達(dá)性和易用性。成文信息正式發(fā)布稿及發(fā)布通知成文信息控制成文信息分發(fā)與訪問控制分發(fā)與訪問控制制定成文信息分發(fā)計劃，確保信息能夠準(zhǔn)確、及時地傳遞給相關(guān)人員；設(shè)定合理的訪問權(quán)限和角色，控制信息的訪問和修改權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和修改。成文信息分發(fā)計劃和訪問控制策略成文信息存儲與保護(hù)存儲與保護(hù)選擇安全的存儲介質(zhì)和位置，實施數(shù)據(jù)加密、訪問控制等安全措施，確保信息的安全性和完整性；定期對存儲介質(zhì)進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止信息丟失或損壞。存儲介質(zhì)選擇和安全措施實施記錄成文信息版本管理版本管理管理成文信息的版本更新，記錄每次更新的內(nèi)容和原因；分配唯一的版本號，確保版本的可追溯性。版本更新記錄及當(dāng)前版本說明成文信息保留與處置保留與處置確定成文信息的保留期限，制定并執(zhí)行成文信息的處置計劃；對于不再需要的成文信息，按照規(guī)定的流程進(jìn)行安全處置，防止信息泄露。成文信息保留期限表及處置計劃執(zhí)行記錄外部成文信息管理識別外部成文信息需求需求識別分析并確定所需的外部成文信息類型，如行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)、最佳實踐等，確保這些信息對管理體系的構(gòu)建和運(yùn)行至關(guān)重要。外部成文信息需求清單獲取外部成文信息信息獲取從相關(guān)機(jī)構(gòu)、標(biāo)準(zhǔn)組織、行業(yè)協(xié)會等渠道獲取所需的外部成文信息；驗證信息的準(zhǔn)確性和時效性。獲取的外部成文信息資料庫評審與整合外部成文信息評審與整合對獲取的外部成文信息進(jìn)行評審，評估其對管理體系的適用性和價值；將評審?fù)ㄟ^的外部成文信息整合到內(nèi)部管理體系中，確保信息的一致性和協(xié)調(diào)性。評審報告及整合后的外部成文信息控制外部成文信息的分發(fā)與使用分發(fā)與使用控制制定外部成文信息的分發(fā)計劃，確保信息在組織內(nèi)的適當(dāng)傳播和使用；監(jiān)控外部成文信息的使用情況，防止信息的濫用或泄露。外部成文信息分發(fā)計劃和使用監(jiān)控記錄第3部分：“7.5成文信息”過程風(fēng)險清單一級流程二級流程