會計檔案管理制度

會計檔案管理制度為了加強會計檔案管理，保證會計檔案的安全、完整、及時歸檔和定期銷毀，根據(jù)國家頒布的《會計法》和《會計檔案管理辦法》，結(jié)合醫(yī)院實際情況，制定本制度。一、會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：1、會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。2、會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。3、財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。4、存儲在磁盤（硬盤和光盤）上的會計文件。5、其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。二、會計檔案保管的規(guī)定1、財務(wù)辦指定專人負責(zé)會計檔案的管理，出納人員不得兼管會計檔案。2、當年形成的會計檔案，應(yīng)當由財務(wù)部按照歸檔要求，負責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。3、存儲在磁盤上的會計文檔必須按規(guī)定及時打印輸出書面形式，未打印之前不得抹去。4、移交檔案保管機構(gòu)的會計檔案，原則上應(yīng)當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構(gòu)應(yīng)當會同財務(wù)辦和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。5、會計憑證的保管（1）月度終了，財務(wù)辦要安排專人及時整理裝訂各類會計憑證。（2）會計憑證應(yīng)嚴格按始止順序號排列裝訂，做到附件齊全，折疊整齊，厚簿均勻，裝訂牢固美觀，每本會計憑證厚度一般應(yīng)在50MM左右，裝訂不要壓字，封面按規(guī)定填寫、蓋章。（3）會計憑證裝訂完畢，裝訂人將會計憑證移交檔案管理員，雙方共同清點后在移交清單上簽字。（4）會計憑證必須嚴格管理，做到安全保管，存放有序，查找方便，同時，嚴格執(zhí)行安全保密制度，不得隨意堆放，嚴防損壞、散失和泄密。6、磁盤會計檔案的保管（1）財務(wù)辦設(shè)系統(tǒng)管理員專職執(zhí)行對磁盤會計檔案的管理，系統(tǒng)管理員對磁盤會計文檔的安全負責(zé)。（2）系統(tǒng)管理員必須經(jīng)常對硬盤上的會計數(shù)據(jù)建立光盤備份。每月備份不得少于一次。不得直接對硬盤上的會計數(shù)據(jù)和作為正式檔案的備份光盤上的會計數(shù)據(jù)進行任何非法操作，如要對磁盤會計數(shù)據(jù)進行加工，必須使用備份光盤的副本，不得刪除硬盤和光盤上的數(shù)據(jù)。恢復(fù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)必須使用最新的正式備份。（3）必須妥善保管好會計數(shù)據(jù)的備份光盤。存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所。不得隨便亂放和外借。（4）磁盤形式的會計檔案保管期限必須在兩年以上，其中會計科目和總由數(shù)據(jù)（包括年度和月度匯總數(shù)據(jù)）必須永久保存，明細賬、記賬憑證及其他數(shù)據(jù)資料在兩年后可根據(jù)需要決定存毀。（5）備份的光盤必須在系統(tǒng)管理員和財務(wù)部各存放一份。7、其他會計檔案的保管其他會計檔案原則應(yīng)于每年1月30日前由責(zé)任人整理立卷，裝訂成冊后移交檔案管理機構(gòu)。雙方共同清點后在檔案移交清單上簽字。三、會計檔案的查詢1、人員查閱會計檔案，必須詳細登記《會計檔案查閱登記表》，在檔案管理員陪同下查閱。檔案管理員負責(zé)按照登記表內(nèi)容查找檔案，不得由查閱人擅自查找。會計檔案一般不得帶出室外，如有特殊情況，需帶出室外復(fù)印時，必須經(jīng)會計主管批準，并辦理有關(guān)手續(xù)，限期歸還。2、主管部門或外單位人員需要查閱、借用會計憑證，必須經(jīng)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準，辦理登記手續(xù)后，由會計檔案管理員協(xié)同查閱，嚴禁拆散或毀損，未經(jīng)批準嚴禁復(fù)印和借出。凡經(jīng)批準借出的會計憑證，必須詳細登記調(diào)閱檔案的名稱、調(diào)閱日期、調(diào)閱人員的姓名和工作單位，調(diào)閱理由和歸還日期等。四、會計檔案的移交1、由于會計人員的變動，會計檔案需要轉(zhuǎn)交時，須辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。2、會計人員與檔案管理員之間移交會計檔案的，需填寫《會計檔案移交清冊》五、會計檔案的銷毀1、保管期滿的會計檔案，可以按照以下程序銷毀：2、由本單位檔案機構(gòu)會同財務(wù)辦提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。3、單位負責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。4、銷毀會計檔案時，應(yīng)當由檔案室和財務(wù)辦共同派員監(jiān)銷。5、監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責(zé)人。“會計檔案銷毀清冊”要長期限保存。6、保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當在會計檔案銷